2022 年小型企业人力资源完整指南

作为小企业主或经理，您习惯于戴很多帽子。 您不仅负责企业的战略监督和领导，还大量参与日常任务，尤其是在人力资源方面。

但人力资源职能的范围非常广泛，即使对于小型企业也是如此。 它会很快占用您的时间，并且您可能会发现自己在人力资源文书工作和管理上花费了数小时。 您几乎没有足够的时间来确保没有任何事情从裂缝中溜走，更不用说专注于发展和发展您的业务了。

毫不奇怪，有足够的时间做所有事情是小企业主最担心的五个问题之一。

这就是为什么不可避免地需要将人力资源委派给组织内的另一个人或团队的原因。 但是你怎么知道什么时候是做这件事的正确时间呢？ 您如何建立专门的人力资源人员或团队？

请仔细阅读，找出答案！

什么是人力资源？

HR代表人力资源。 人力资源管理协会 (SHRM) 将人力资源管理定义为“管理组织员工……以有效实现组织目标的过程”。

人力资源团队最终负责整个员工体验，从招聘到终止、辞职或退休——以及介于两者之间的一切。

这包括：

• 招聘和保留
• 薪酬福利管理
• 工资单，包括税务合规
• 员工满意度、敬业度、安全性和幸福感
• 入职和离职
• 绩效评估
• 员工奖励和认可
• 开发和维护员工资源，例如培训手册和员工手册
• 创造企业文化
• 员工参与与沟通
• 训练与发展
• 时间跟踪和考勤
• 劳动法合规

小型企业从雇用第一位员工的那一刻起就开始处理人力资源问题。 只有少数员工，除了您的管理和所有权责任之外，您还可以自己管理人力资源任务。 但是随着您的业务增长，很容易看到这个列表变得太多，一个人无法单独管理！

小型企业的关键人力资源职能

小型企业人力资源的关键领域是：

1. 招聘和保留
2. 薪酬福利
3. 员工敬业度
4. 训练与发展
5. 劳动法合规。

让我们仔细看看其中的每一个，以及它们为什么对您的业务很重要。

吸引和留住顶尖人才是小型企业最重要的人力资源职能之一。 但它并不便宜。 高质量的招聘和保留实践需要时间和金钱来开发和实施。

招聘包括准备职位描述、创建招聘决策框架、管理招聘流程（包括面试）、完成合规文书工作（例如雇佣合同和工作资格文件）以及设计和实施入职流程。

多元化、公平和包容 (DEI) 是各种规模企业招聘的一个重要方面。 DEI 不仅仅是一个象征性的姿态。 它必须渗透到组织的各个层面和职能中，包括人力资源部。 DEI 是吸引顶尖人才的重要因素——几乎 80% 的员工希望为重视 DEI 的组织工作。

除了吸引新人才外，人力资源部还负责保留政策和实践。 旨在提高员工满意度和敬业度以及培训和发展的策略是提高员工保留率的好方法。

HR 通常负责确定组织的薪酬理念、薪酬策略和薪酬结构，包括基本薪酬和额外薪酬。

在设计薪酬结构时，您需要了解任何法定最低工资以及您的竞争对手为员工提供的服务。

薪酬方案的一个重要部分是员工福利，例如健康保险、带薪休假、灵活工作时间、佣金和员工健康计划。 福利对员工很重要。 虽然薪水很重要，但 79% 的员工会接受加薪后的新福利或额外福利。

与法定最低工资一样，确定您必须依法提供的任何福利非常重要。 这些取决于您所在的位置，可能包括工伤补偿、带薪休假和伤残保险等福利。

薪酬的另一个方面是工资和税收。 即使对于员工有限的小型企业，这些流程也会很快变得复杂和耗时。 许多小企业主低估了发薪所需的时间，每个发薪期可能需要将近五个小时。

员工敬业度是员工与组织及其目标的联系。 它在您的业务成功中发挥着重要作用。 它可以直接影响您的盈利能力——敬业的员工效率更高，缺勤的可能性更小。 另一方面，74% 积极离职的员工正在寻找新工作或留意其他机会。

HR 负责设计策略和流程，以解决影响敬业度的任何潜在问题，例如提高员工士气。 这样做可以提高保留率和底线。

为您的员工提供持续的专业发展机会对于提高积极性和敬业度至关重要。 员工渴望有机会学习新技能。 在德勤的一项调查中，近 80% 的千禧一代认为正规的工作场所培训、在职培训和专业发展对于帮助他们发挥最佳表现非常重要。

精心设计的培训和发展计划还有助于员工为内部晋升做好准备，从而为您节省外部招聘成本。

HR 的培训和发展职责包括准备一份员工手册，其中列出了您的公司使命、核心价值观、员工期望、公司政策以及纪律处分和解雇程序。

即使对于小型企业，也有大量的劳动法律和法规来管理员工互动。 HR 的主要职能之一是跟踪劳动法律法规的任何发展，并确保您的组织完全遵守这些法规。

例如，美国的小企业需要考虑其在一系列联邦法律下的义务，包括：

• 1970 年职业安全与健康法
• 1964 年民权法案第七章
• 1967 年就业年龄歧视法
• 1990 年美国残疾人法案 I 和 V 的标题
• 家庭和医疗休假法
• 公平劳工标准法
• 全国劳资关系法

监管违规的成本可能很高，导致巨额罚款或其他处罚。 其他成本包括在您处理问题时对您的业务造成的声誉损害和中断。 最重要的是，员工想知道您致力于解决旨在保护他们的合规问题。

委派人力资源的好处

有效的人力资源对于企业的成功至关重要，无论其规模大小。 HR 为内部沟通定下基调，并直接影响您的公司文化以及您的底线。 您的员工是您最宝贵的资源——通过人力资源政策和程序照顾他们的福祉必须是优先事项。

任命专门的人力资源人员或设立人力资源部门需要时间和金钱的初始投资。 但这样做有很多好处，无论是短期还是长期。

• 节省您的时间。 作为小型企业的所有者或经理，您的时间非常宝贵。 在经营业务之外承担人力资源职责可能会使您因繁重的工作量而不堪重负，包括耗时的管理任务和文档管理。 通过委派人力资源，您可以腾出时间专注于其他旨在发展业务的高级管理和战略决策。
• 为您省钱。 做出错误的人力资源决策（或根本不做决策）的成本可能很高。 例如，当涉及到糟糕的招聘时，盖洛普保守估计更换员工的成本可能是他们年薪的 0.5-2 倍。

专门的人力资源人员或团队可以将他们的时间和资源集中在做出高质量、有效的人力资源决策上。 他们还可以通过标准化和集中人力资源流程和决策来提高效率。

• 发展内部人力资源专业知识。 通过任命特定的人或团队来管理人力资源，您可以开始建立组织的机构知识。 这样做可以让那些担任 HR 角色的人成为专家，对您的组织及其员工有特定的了解。 这种组合增加了更有效的人力资源决策的机会。
• 确保合规。 鉴于劳动法律法规的复杂性和不断变化的性质，期望您在管理业务的同时保持合规性是不现实的。 专门的人力资源团队有时间和知识来跟踪发展、维护必要的记录和管理审计。 不遵守必要的法律法规可能代价高昂，因此委派您的人力资源职责是一项值得的投资。

另一种选择——人力资源外包公司

一些小型企业没有任命专门的人力资源人员或创建内部人力资源团队，而是使用人力资源外包服务，例如专业就业组织 (PEO)。

PEO 充当组织的替身雇主，代表组织与员工签订合同。 这种结构允许 PEO 代表小型企业处理一系列行政人力资源职能，包括工资、税收、员工福利、工人薪酬、合规性和其他人力资源支持。

如果您正在考虑此选项，重要的是要权衡成本和收益。 对于小企业主来说，外包人力资源管理的前景可能很有吸引力——它可以为您节省大量时间，并将您的人力资源交给经验丰富的第三方。

但 PEO 通常会为小型企业的人力资源服务收取高额费用。 参与人力资源外包服务还会扼杀您组织的机构知识，这在您的业务增长时尤其有用。 员工也可能对就雇佣问题与第三方打交道有所保留。

什么时候委派人力资源？

任命专门的人力资源专业人员或创建内部人力资源团队的合适时间取决于您的业务情况，包括预算、预计增长和规模。

作为一般经验法则，许多人力资源专家表示，当您的组织发展到超过 10 名员工时，您应该考虑委派人力资源职能。 在这一点上，管理人力资源对于小企业主或经理来说可能变得太多，尤其是在合规性方面，因为合规性要求可能很复杂、措辞密集并且经常变化。

其他指标包括：

• 错误开始发生，例如，合规要求被遗漏
• 组织面临重大变革或成长时期
• 您根本无法跟上日常人力资源流程以及您的其他工作
• 人力资源流程占用了您的大部分时间，使您无法专注于战略层面的工作

当你达到这一点时，是时候认真考虑任命一个专门的人力资源人员或团队了。

如何通过 7 个步骤建立人力资源部门

委派人力资源的过程取决于您的业务情况，并取决于包括您的业务的年龄和规模、其预计增长和行业在内的因素。 作为起点，这里有八个步骤可帮助您确定您的人力资源需求并建立一个内部人力资源部门。

了解组织内 HR 的当前状态有助于您确定需求并为构建 HR 团队提供框架。 查看本文开头概述的 HR 的关键职能，并反思您的组织目前是否执行这些职能。 如果是这样，它的效果如何？ 如果没有，这是您需要解决的领域吗？

从其他员工或部门收集有关其人力资源需求的反馈也可以帮助完成此步骤。 在此过程结束时，您将确定贵组织的人力资源需求和优先事项。

一旦您确定了组织的人力资源需求，您就可以组建一个团队来满足他们的需求。

您可能会发现您只需要一个专门的人力资源人员开始，例如人力资源通才。 较大的企业或快速扩张的企业可能需要更大的人力资源团队。 这可能包括人力资源经理、招聘经理、人力资源协调员和人力资源助理的组合。

即使是小型人力资源团队，明确定义角色和职责以确保您满足组织需求也很重要。

一旦你知道你需要填补哪些职位，你就可以寻找有才华的人来填补他们的空缺。 在外部招聘人力资源职位时，请注意基本技能，例如情商、强大的沟通、解决冲突、解决问题和时间管理。

不要忘记你现有的员工——如果有人具备必要的技能，你总是可以在内部提拔他们。

建立人力资源团队的另一种方法是识别具有潜力的现有员工，并投资于他们的培训和发展，以便以后进入人力资源角色。

使用软件自动化日常任务和简化 HR 流程对于创建有效的 HR 团队至关重要。

人力资源的很大一部分是记录保存。 出于合规和审计目的，需要保存各种人力资源文件，例如工资信息、培训记录、招聘文件、就业资格表、纪律处分和解雇记录。 使用带有移动应用程序的 HR 软件解决方案，您的员工和 HR 团队可以随时随地更新和访问这些记录。

您还可以使用员工管理应用程序自动执行一系列与人力资源相关的任务，包括工资单、入职、员工调查、培训甚至奖励和表彰的时间跟踪。

关键绩效指标 (KPI) 对于衡量人力资源团队的有效性至关重要。 HR KPI 包括员工流失率、满意度、培训成本、生产力、缺勤率和内部晋升率。

现在设定这些目标可以帮助您稍后查看您的人力资源人员或团队的绩效以及他们对您的整体业务战略的贡献。 同时，他们也指导人力资源决策。

人力资源决策也以您的预算为指导。 现在，为您的 HR 团队分配财务资源有助于他们优先考虑支出并确保 HR 高效运行。

为此，请查看您的组织以前的人力资源支出并预测您的预期人力资源需求。 请记住，您的人力资源预算需要涵盖基本职能，例如工资、福利、DEI、员工安全和福利，以及招聘、人力资源技术以及培训和发展。

人力资源预算需要来自领导层，以便与组织更广泛的预算和业务目标一起工作。

一旦您的人力资源团队就位，他们就可以着手解决您组织的人力资源问题。 这涉及制定人力资源战略，以及支持政策和程序。

虽然委派人力资源职能会将它们从您的日常待办事项列表中删除，但您仍然需要监督人力资源团队。 作为更广泛业务战略的一部分，您应该继续审查您企业的人力资源需求，尤其是在您的小公司不断发展壮大的情况下。 随着时间的推移，您可能会发现需要添加或调整角色或重新定义 HR 优先级，以反映业务不断变化的需求。

小型企业的更多人力资源

在决定是否委派 HR 职责时，您希望尽可能了解情况。

以下是有关小型企业人力资源的更多资源：

• 人力资源管理协会 (SHRM) 有一系列有用的文章
• 美国的小企业可以参考劳工部的网站——尤其是关于合规问题的问题——或美国商会的人力资源博客
• 创新人力资源学院 (AIHR) 提供多种免费在线人力资源资源，包括博客、播客、指南和案例研究
• 我们的 Connecteam 博客有一系列关于各种小型企业人力资源主题的文章

是时候在您的小型企业中委派人力资源了？

作为小企业主，您无疑花费了大量时间来管理您企业的日常人力资源职能。 但是这种方法很快就会变得难以管理，尤其是随着您的业务和员工数量的增长。

将您的小型企业的人力资源委派给专门的人力资源人员或团队可以节省您的时间，并且从长远来看通常可以节省您的企业资金。 它确保您的组织遵守任何相关的劳动法律和法规。 同时，它建立了一个内部团队，了解您组织的人力资源需求的来龙去脉。

外卖？ 如果您仍在管理您拥有或经营的企业的人力资源需求，那么可能是时候考虑委派这些职责了。 这是您、您的企业和您的员工都可以从中受益的变化。