如何使您的律师事务所自动化并减少浪费

您想知道如何使您的律师事务所自动化吗？ 你不是一个人; 这是 2020 年公司的普遍考虑因素。

法律行业在技术方面落后于其他行业已经不是什么秘密了，而且大多数公司已经接受了这样一个事实，即在未来几年内，技术的实施将是必不可少的。

尽管应对信息量和复杂性的增加仍然是 72% 的律师关注的问题，但只有 31% 的人表示他们的组织“非常准备”解决这个问题。

这是因为，如果没有别的原因，简单的数字化转型战略——尤其是那些解决纸质工作流程的战略——正在成为企业处理越来越多的信息涌入的必要工具。

今天我们将看看如何使您的律师事务所自动化，以及您可以采取的一些简单措施以使自己走上正轨。

律师事务所需要数字化

如果任何行业需要更多的数字化，那就是法律行业。

最需要自动化的行业落后于其他行业，这是命运的转折——例如，考虑医疗保健提供者和零售商如何使用数字计划来推动业务发展。

一个典型的办公室员工每年将打印大约 8,500 张纸； 一项对律师的调查发现，他们打印了大约 100,000 张纸。

考虑到律师每天必须处理的信息量以及浪费打印习惯的相关隐性成本，律师事务所在纸质工作流程自动化方面是数字化的优秀候选人。

在欧洲和美国，超过十分之七的律师表示，“应对不断增加的信息量和复杂性”和“强调提高生产力和效率”是他们必须解决的两个最大问题。

解决打印习惯

我们知道，纸质文件实际上是律师事务所运营的核心，无论您是否有新的系统，这都不太可能改变。

但是，您可以做的是将有助于减少浪费的计划付诸实施，同时提高安全性、合规性和效率。

尽管在纸的文化堆栈中根深蒂固，但今天仅基于纸张的系统存在许多复杂性。

对于初学者来说，如果一切都是基于纸质的，那么建立审计跟踪要困难得多，并且由于没有在现代技术允许的最大范围内备份或保护的松散文档而产生安全问题。

那么改变你的打印习惯如何解决这个问题呢？

许多律师事务所现在都在使用托管打印服务来满足他们的打印需求。

2018 年，只有 23% 的企业认为 MPS（托管打印服务）在数字化转型中发挥了重要作用。 到 2020 年，这一数字将高达 54%。

服务提供商将检查您当前的设置，为提高效率制定平面图，然后安装多功能打印机和连接的中央数据库，并帮助您进行企业内容管理。

通过智能打印机设置和 ECM 系统，工作人员可以捕获和扫描文档，这些文档将自动存储在您新的集中式数据库中。

这为律师事务所提供了许多优势：

• 提高数据存储效率
• 更快地检索数据和信息
• 符合现代合规性和安全标准的已处理信息的云存储

只有 37% 的法律和合规负责人表示他们的公司拥有正式的信息治理框架。

还有其他好处； 尤其是通过完全集成到您的 IT 基础架构中的打印机网络，您现在可以全面了解您的打印习惯和使用情况，从而在必要时设置限制并减少浪费。

还值得注意的是，托管提供商会为您的车队负责打印耗材和维修，这是他们在律师事务所中受欢迎的另一个原因——对于一个每天如此依赖文件的行业来说，他们会额外保证他们会永远不会耗尽或必须处理有故障的机械问题是一个巨大的好处。

工作流程自动化

在考虑如何使您的律师事务所自动化时，消除公司工作流程中经常出现的瓶颈是重中之重。

2019 年的一项调查询问受访者，他们公司面临的最大挑战是工作流程； 最重要的答案是导致工作运营延误的瓶颈，36% 的律师表示这是他们遇到的最大问题。

超过一半的企业同意管理他们的印刷品对他们的数字战略很重要，这主要是因为它通常充当在工作场所实施其他技术的启动点。

在这里，自动化您的工作流程可以成为创建一个显着提高生产力和效率的公司的下一步。

自动化工作流程也不是人们关注的事情——律师事务所 57% 的员工同意通过软件增加更多自动化可以解决他们的问题。

那么，这到底是什么样的呢？

律师事务所的工作流程自动化几乎可以涵盖通过计算机或 MFP 以某种方式处理的任何文档，并且最适合手动和可预测的任务。

诸如数据输入、计费和文档准备之类的事情都可以自动化，以帮助提高您的效率并简化您的运营。

律师每周在文件管理问题上浪费多达六个小时。

您的 ECM 平台将是您用来开始识别和自动化您的工作流程的解决方案。

您（或您的合作伙伴，如果您选择了 MSP 来帮助您）将观察您当前的工作流程并构建一个地图，自动确保将文档立即发送给需要它们的人 — 实际上，不再追逐松散的文档。

您还可以自动化开票和入职等关键流程（自动读取和索引捕获的文档），为处理这些重复性手动任务的员工节省时间和金钱。

下一步是什么

我们之前提到过，律师事务所经常不愿为其运营参与数字化计划。

正如我们今天所看到的，在您的公司中引入一些非常简单的自动化措施是很有说服力的，尤其是当您考虑到所带来的好处时。

在打印方面，这是律师事务所的致命弱点，通过实施智能连接的打印机组来自动化您的文档捕获和打印过程可以带来一些非常显着的好处。

组织将大约 1-3% 的年收入用于印刷。 90% 的北美公司不知道他们在印刷上的花费。

一旦您掌握了打印，下一步自然是开始通过额外的自动化来简化您的工作流程。

这对于那些对员工来说非常耗时的手动任务特别有用，并且为您的公司创建更有效的工作流程将提高您的生产力并为您节省劳动力成本。

外卖

• 许多律师事务所的文档工作流程效率低下。
• 管理您的打印是未来数字计划的绝佳起点。
• 带有自动索引的文档捕获有助于减少浪费、加快流程并提高合规性。
• 工作流程自动化减少了花在不再需要由人执行的任务上的时间，使员工能够专注于更需要人工关注的工作。

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