如何格式化电子邮件：最佳实践和示例
已发表: 2023-06-04
- 2023 年 5 月 29 日
内容
无论您是向组织中的某个人、招聘经理、营销机构发送电子邮件，还是作为冷电子邮件活动的一部分，格式都很重要。 不仅专业很重要，而且电子邮件还需要易于阅读，并以清晰、简洁的方式传达要点。 如果您曾经问过自己，“您如何格式化电子邮件？” 我们已经为您准备好了。
如何在 2023 年格式化专业电子邮件
您应该将任何专业电子邮件的格式设置为类似于典型的商业信函——在每个段落之间留出空白，并注意任何错别字和语法错误。 在我们深入了解邮件的各个方面之前，这里有一些关于如何设置电子邮件格式的快速提示：
- 越长越好——保持简短并切中要点。
- 避免使用过于复杂的语言和冗长的句子。
- 确保收件人可以轻松浏览文本以了解消息的要点。
- 在点击发送之前一定要校对。
- 如果您容易打错字，打印电子邮件的物理副本比在屏幕上查看更容易发现错误。
主题行
确保在您发送的每封电子邮件中都包含主题行。 如果您将其遗漏，那么其他人打开您的电子邮件的机会几乎为零。 主题行是总结您发送电子邮件的原因的最佳位置。 保持简短、简单和信息丰富。
以下是专业电子邮件主题行的一些示例：
- 申请[职位] – [您的姓名]
- 关于[日期]的会议
- 谢谢 - [职位名称] 采访 - [你的名字]
- 由[姓名]推荐讨论[主题]
打招呼
撰写专业电子邮件时最糟糕的事情之一就是没有将其发送给特定的人。 想一想——如果您打开一封电子邮件，它以“亲爱的销售团队”或“亲爱的营销机构”开头，您会费心阅读其余部分吗？ 可能不会。 如果您不知道此人的姓名，您可以通过查看公司的 LinkedIn 页面或致电公司前台找到。
此外，在专业电子邮件中称呼某人时，请避免使用“嘿”、“你好”和“嗨”。 坚持使用更正式的“亲爱的”总是一个安全的选择。
身体
大多数时候，专业电子邮件中只需要三个简短的段落。 有时，您可能需要更多来传达您的整个信息，但越短越好。 你应该包括的三个段落是：
- 简介：简要描述你是谁。
- 你写作的原因：切中要点。 如果您需要添加额外的细节并创建更多的段落，请将它们分成几个句子，以增强可读性。
- 谢谢：感谢收件人抽出时间并鼓励他们做出回应。
闭幕式和签名
有许多合适的方法可以关闭正式电子邮件。 最重要的是避免过于随意。 关闭专业电子邮件的一些好方法包括：
- 真挚地
- 尊敬
- 最好的
- 谢谢
- 感谢
小心使用随意的短语，例如：
- 爱
- 之后
- 总是
- 干杯
- 再见
关闭后，您应该包括您的电子邮件签名。 它至少应包含您的姓名和电子邮件地址。 如果合适，您还应该包括您的电话号码，以便收件人可以直接与您联系。 最重要的是，您可以包含指向您的 LinkedIn 个人资料的链接，以便轻松访问有关您或您公司的信息。
介绍 SHAKEspeare AI 电子邮件编写器
SHAKEspeare 是一位 AI 电子邮件作家，由来自数千封冷电子邮件活动的英特尔提供支持，可以不断学习并自动编写有效的电子邮件。 它可以在一分钟内为您自动生成 3 种电子邮件变体，从而帮助克服任何作者的障碍。
AI 电子邮件编写器可让您大规模地与潜在客户建立联系，同时保持个性化的语气和感觉。 告诉莎士比亚你的业务和你的冷电子邮件的目标，它会为你处理写作。电子邮件总是简短而切中要害，有明确的行动号召和一些社会证明。 完成编写不同的电子邮件变体后，您所要做的就是选择最喜欢的草稿并将其添加到 Mailshake 活动中。
当您使用 Mailshake 自动化冷外展时，SHAKEspeare 也免费包含在内。
专业电子邮件：正确电子邮件格式的模板
这是发送专业信息的最佳、最简单的电子邮件格式：
主题行：短小精悍，切中要害。 用几句话总结您的电子邮件。
问候语： “亲爱的[名字和姓氏]”或“亲爱的[先生/夫人。 姓]”
第一段：清晰直接。 在这一段中，您应该自我介绍并说明您发送电子邮件的原因。 无论您是申请工作、询问有关会议的问题，还是提供产品或服务，请在前几句话中提及。
第二段：这部分应该更详细地说明您发送消息的原因。 如果您正在申请工作，请说明您可以为公司带来什么好处。 当你有问题时，问他们——不要东拉西扯。 如果您要销售东西，请直接说明您的产品或服务如何解决收件人的问题。
第三段：通过感谢收件人的时间和考虑来结束您的专业电子邮件。 要有礼貌和尊重，但不要表现得好像他们是你最好的朋友，或者表现得好像你通过联系帮了他们一个大忙。
结束语： “真诚地/恭敬地/最好的/等等。 [你的名字和姓氏]”
签名： [您的名字和姓氏]/[您的电子邮件地址]/[您的电话号码]（可选）/[您的 LinkedIn 个人资料 URL]（可选）
格式化专业的冷电子邮件：最佳实践和示例
格式化和撰写专业的冷电子邮件遵循许多与典型商业信函相同的准则，但有一些细微差别。
让我们看看两种最常见的冷电子邮件格式和要遵循的最佳做法：
AIDA 冷电子邮件格式
AIDA（注意力、兴趣、欲望和行动）是冷电子邮件最强大的格式之一。 这是它的样子：
问候语： “嗨 [名字]”（冷淡的电子邮件中更常见的是随意的问候语，但“亲爱的”应该几乎总是用于正式情况，例如典型的商务电子邮件。）
第一段：与其像在典型的商务电子邮件中那样介绍自己，不如先了解公司或个人可能面临的问题，而您的产品或服务可以解决这个问题。
第二段：简要介绍您的产品并说明它如何解决他们的问题以及它可以为他们/他们的业务带来哪些具体好处。
第三段：此处包含简短、具体的号召性用语。 例如，“想看看 [产品] 如何增加您的 [ROI/leads/sales/etc.]？ 让我知道安排个性化演示的好时机。”
BAB 冷电子邮件格式
BAB（前、后、桥）是另一种强大的格式，它使用动机的力量来触发响应。 这是它的样子：
问候语： “嗨[名字]”
第一段：从一个有趣的问题开始。 例如，“如果潜在客户增加 200%，贵公司会怎么做？” 跟进来自一个（或多个）客户的统计数据，显示您的产品为他们带来了好处。
第二段：向他们展示您上面提到的客户在规模和行业上与您要接触的公司相似。
第三段：自信地说你可以帮助他们取得同样的结果。 包括号召性用语以安排电话或演示。
寻找更多？ 查看这17 个有效的电子邮件模板！
不要忘记跟进！
一旦您掌握了如何格式化电子邮件，下一个需要关注的重要领域就是您的后续电子邮件。 为什么跟进您的冷电子邮件如此重要？ 看看这两个销售跟踪统计数据：
- 60% 的顾客在购买前会拒绝四次。 然而，48% 的销售人员甚至没有进行一次跟进尝试。
- 70% 的销售人员在一封电子邮件后停止联系，但如果您发送后续邮件，您有 25% 的机会得到回复。
如果您不确定从哪里开始发送后续电子邮件，我们将这 14 个模板放在一起以帮助您进行销售。
准备好您的电子邮件游戏了吗？ 注册免费的冷电子邮件大师班：学习如何格式化、编写和优化最好的专业电子邮件，包括冷电子邮件和后续邮件。
电子邮件格式常见问题 (FAQ)
如何专业地格式化电子邮件？
要专业地格式化电子邮件，请以正式的称呼开头，例如“亲爱的”，然后是收件人的姓名或职位。
然后，使用简单的语言，不要使用行话，写出清晰简洁的信息。
最后，以礼貌的结束语结束您的电子邮件，例如“最好”或“恭敬地”，并避免使用任何随意的结束语，例如“爱”或“干杯”。
此外，在您最终点击发送按钮之前，请务必检查是否有任何错别字和错误！ Grammarly 在这方面非常有用。
如何为工作申请格式化电子邮件？
要为工作申请格式化电子邮件，请以专业称呼开头，例如“尊敬的招聘经理”，然后解释为什么您是该职位的最佳人选。 包括相关详细信息和资格证明您的技能和经验。
在消息的最后，感谢收件人抽出时间并提供联系信息，以便他们与您联系。
电子邮件正文中应包含哪些内容？
在撰写电子邮件正文时，请确保清楚地说明您要在邮件中传达的内容。
包括关于你自己的简短介绍，或者你为什么要联系收件人。 然后提供有关您的请求的更多详细信息，并添加可能有助于解释您的请求的任何必要的上下文或背景信息。
最后，如果信息太长，请以重申要点的结论结尾，并感谢读者抽出宝贵时间。 TDLR 是总结电子邮件而又不显得不专业的好方法。
我应该使用哪种字体大小来格式化电子邮件？
为确保您的电子邮件易于阅读，建议您使用标准字体大小，例如邮件正文使用 12 磅，主题行使用 10-14 磅。
您应该避免使用过大的字体，例如 18 或 24 磅，因为它们会显得过于粗体和难以抗拒。
如果我不知道收件人姓名，我应该如何处理电子邮件？
如果您不知道或不确定收件人的姓名，最好使用通用的称呼，例如“亲爱的[职位/职位]”或“可能涉及的人”。
什么是好的电子邮件签名？
一个好的电子邮件签名至少包括您的全名、电子邮件地址和您的联系电话，以便收件人可以直接与您联系。
您还可以添加指向您的社交媒体帐户的链接和个人资料图片，以使您的电子邮件更“人性化”。
