如何衡量工作场所的沟通:完整指南
已发表: 2021-04-11您是否正在衡量工作场所的内部沟通以最好地确定它的有效性? 了解它是否对您的业务产生影响或影响? 不幸的是,研究表明60% 的公司甚至没有长期的内部沟通战略,而有这种战略的企业中有 12% 根本没有衡量内部沟通指标。
也许你在想,“这有什么大不了的? 所以呢?” 但是,等等,我们专注于这个与人力资源相关的特定问题是有原因的。
为什么衡量工作场所的内部沟通很重要
您甚至应该衡量工作场所的内部沟通吗? 真的那么重要吗? 是的! 一百万次,是的。 内部沟通是贵公司的基石。
我们的意思是什么? 可以这样想,作为贵公司的基石,内部沟通对员工的工作效率和敬业度、协作努力、办公室士气以及整个组织的一致性有着直接而重大的影响。
如果您发现员工敬业度低下、士气低落、协作几乎不存在、公司愿景没有得到有效执行、客户不完全满意、营业额增加以及生产力下降,那么是时候了仔细研究您的内部沟通策略。 但在您甚至可以增强您的内部沟通策略之前,您需要对其进行衡量。 毕竟,当您没有要备份的数据或不了解什么在起作用以及什么需要快速改进时,您怎么能改善您的内部沟通甚至做出有效的决策呢?
“内部沟通的重要性不可低估; 它是为数不多的涉及组织所有领域的角色之一。” – Jenni Field,CIPR Inside 主席
但缺乏数据和内部通信指标是以下问题的结果:
- 内部沟通指标分散在各个部门、平台和渠道中
- 内部沟通的 KPI 与公司目标不一致
- 证明有效内部沟通的价值很难
- 企业主和合作伙伴不认为内部沟通是一种有效的投资策略
- 不通过正确的渠道为每个员工分享沟通的情况经常发生,“一劳永逸”的观点是有限的
- 内部沟通者不知道如何将沟通提升到一个新的水平
- 与员工分享的涓滴式沟通只会导致误解
- 对内部沟通的太多误解让人难以理解其真正含义
现在对内部沟通的问题有了更好的理解,我们可以继续回答如何衡量工作场所的沟通。
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如何衡量工作场所的沟通
定义您的业务目标
事情是这样的,知道如何衡量工作场所的沟通并不是那么简单,因为没有一个全面适用的内部沟通 KPI 列表。
每家公司的内部沟通 KPI 都会有所不同,因为没有一家企业具有他们想要跟踪的相同目标。 另外,您打算对数据执行的操作也不同。
内部沟通的一些 KPI 是什么? Intranet 页面上的页面浏览量、跟踪电子邮件通信中的打开率、跟踪电子邮件中的点击率、跟踪电子邮件和 Intranet 页面中的视频观看次数、使用预定义答案跟踪员工调查等。
设置基线以更好地了解您何时知道要测量的内容,然后您可以有效地确定当前工作的有效性。
一旦知道要实现的目标,就可以更轻松、更清晰地设置内部沟通的 KPI。
确立目标
查看您当前的宣传活动或您发送的消息,例如电子邮件或 WhatsApp 群组频道。 哪个渠道似乎表现最好? 您希望更多地接触哪些员工? 你对成功的定义是什么?
定义贵公司遵循的指标、指标的遵循方式以及当前数据表明的内容。
使用正确的媒介
与您的员工沟通有多种渠道或媒介,这在很大程度上取决于业务类型、您的员工工作地点(在现场或办公室)、团队规模等。
一旦确定了以上所有内容,您就可以选择最佳渠道(媒介)来进行员工沟通:
- 必须每月至少举行一次面对面会议,以建立人际关系、提高参与度并获得反馈。
- 团队会议可以在内部举行,也可以在户外野餐等特殊地点举行。这有助于在您的团队成员之间建立同志情谊,并促进更好的协作。
- 视频通话允许您进行基于桌面的对话,以便您共享演示文稿和讲述故事。企业经常使用 Zoom。
- 员工通信应用程序是拥有无办公桌和现场员工的企业的最佳解决方案,因为它提供了完美的移动通信解决方案。 例如,
- 每个人都有手机,所以您可以让每个人都在同一页面上
- 您可以创建基于位置、职务、部门等的沟通渠道
- 所有与工作相关的通信都集中在一个屋檐下
- 实时沟通有助于提高参与度和工作效率
- 所有数据都是可视化且可操作的,因此您始终知道谁打开和查看了您的消息、有多少员工填写了您发送的调查、谁回答了实时投票等等。 对于任何没有阅读您消息的员工,向他们发送推送通知提醒他们阅读。
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回顾SWOT
对您的内部沟通策略进行 SWOT 分析对于想要加强沟通的企业来说是一个有效的工具。 当您了解您面临的挑战以及您可以使用哪些资源来应对这些挑战时,您就可以制定有效的策略来更好地沟通。
使用 SWOT 方法来确定您的沟通优势和劣势,有哪些机会可以改善沟通,以及您面临的沟通威胁是什么?
- 优势:贵公司的内部积极属性在您的控制范围内以适应
- 弱点:削弱你优势的负面因素,你必须改进才能成功
- 机会:工作环境中有助于您成功的外部因素
- 威胁:您无法控制的外部因素,因此您需要制定应急计划
在发送之前制作消息
当你准确地勾勒出你想说的话和你想从听众那里得到什么反应时,你不会错过任何细节,并且随着时间的推移可以最好地调整信息。
关注是什么、为什么、在哪里、何时、如何以及谁。 如果您不能简单地回答这个问题,那么您需要重新考虑目标。
例如,“提高员工在工作场所的敬业度”这一目标并不具体。
相反,将目标设置得更具体,这样更容易衡量。 例如,将其更改为“到第二季度末将亚特兰大分公司的员工敬业度提高 18%,以有效地在第三季度推出新的 X 产品。”
制定明智的目标
一定要创建一个 SMART 的消息。 你问什么? SMART 代表特定的、可衡量的、可实现的、相关的和基于时间的。
- 具体:确定您希望完成什么,并确保每个人都能理解信息
- 可衡量的:设置里程碑和目标以有效跟踪进度
- 可实现:保持目标可管理和切合实际
- 相关:制定目标以发展您的团队并与您的公司目标相关联
- 基于时间:遵循特定的时间表以最好地保持在正轨上
概述您的信息
Sue Dewhurst 和 Liam Fitzpatrick 在他们的书中强调了沟通者如何最好地概述信息的技巧:
- 输入:您将为内部沟通开发和实施哪些资源?
- 输出:内容是否信息丰富且引人入胜?你达到你计划的结果了吗? 如果不是,为什么?
- 满意度:您的员工对您的内部沟通满意吗?信息被理解了吗? 信息是否及时收到? 您是否允许您的员工分享他们的反馈?
- 收获:您的员工获得了哪些收获?
- 结果:您的内部沟通是否影响了员工的行为?每个人都在朝着一个共同的目标努力吗?
查看周转率
当您的员工对自己的工作角色感到快乐和满意时,他们会在公司待更长的时间。 然而,不快乐和不满的员工将很快开始寻找新工作。
跟踪您的离职率,以最好地了解您的内部沟通的有效性。 当您的团队与公司发生的事情联系更紧密并保持一致时,他们就会感到信任和赞赏。 然而,当这种信任根本不存在时,生产力就会下降,营业额就会上升。
就内部沟通的 KPI 而言,这是一个容易跟踪的指标,但很难直接与内部沟通挂钩。
发送调查
向您的团队和高级领导发送调查在两个关键阶段至关重要——当您设置 KPI 和衡量结果时。 (是的,我们告诉过你这是在两个关键时刻)。
你为什么要为调查而烦恼? 因为它允许您从所有不同的部门和员工级别获得关于您的目标的实时、重要的见解。 这有助于确保您可以在掌握全局的情况下设置 KPI。 更不用说它允许您在必要时调整和增强您的目标和策略。
但是,发送能够推动行动而不是浪费时间的调查至关重要。 因此,请确保您的调查简短、切题且匿名。 任何太长的内容只会进一步惹恼您的团队,并且基本上会确保收集到一系列不准确、低效的响应。
衡量工作场所内部沟通的底线
众所周知,在内部沟通方面很难有效地衡量您的优势和劣势。 但是,如果为内部沟通设置了明确的 KPI,那么收集必要的数据以推动您的公司发展就会变得更加容易。 正是这些数据使您能够跟踪进度以及是否实现了更广泛的目标。
正如我们一开始所说,内部沟通是贵公司的基石。 如果做得好,员工的工作效率和敬业度、协作努力、办公室士气以及整个组织的一致性都会受到积极影响。
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