如何给潜在客户写一封跟进邮件 [+ 5 个例子]

在与客户开始一个潜在项目时，您是否经常无法让他们回复您的电子邮件？ 您是否担心后续电子邮件的效率？

这可能会令人沮丧到最高程度。

同时，您要避免在试图赢得潜在客户的支持时采取粗鲁、不耐烦或不专业的行为，从而失去与潜在客户长期合作的机会。

那么问题是如何在不损害进一步合作潜力的情况下应对这一挑战？

为了帮助您找出客户没有回复的原因以及在这种情况下该怎么做，这篇文章将讨论一些最常见的陷阱以及如何向潜在客户发送后续电子邮件的最佳技巧。

然后，我们将向您展示一些后续电子邮件示例，并提供有用的提示来帮助您个性化自己的电子邮件并减少您每天编写电子邮件的时间。

让我们潜入吧！

什么是跟进电子邮件？

在商业世界中，通常的做法是在初次联系后向客户发送后续电子邮件。

当我们想要或需要别人的东西时，这是我们使用的一种技术。

此外，后续电子邮件主要用于提醒收件人待处理的操作（如支付发票或提供反馈）。

为什么跟进电子邮件与业务相关？

在提供客户服务时，必须在整个项目期间与客户保持开放的沟通渠道。

必须兼顾多个客户意味着这种沟通经常被忽视，这反过来会减慢您的项目进度。 此外，未能发送后续电子邮件可能会导致客户对您和您的业务产生错误的印象。

跟进电子邮件的目的是：

• 提醒潜在客户回复您
• 保持项目正常进行
• 确保信息不会在洗牌中丢失
• 给项目一种组织感和奉献精神
• 告诉您的新老客户，您认真对待他们的业务。

没有得到回复的最常见原因？

您没有得到回复的原因并不总是对您的报价缺乏兴趣。 您可能没有收到客户的回复，因为：

• 他们太忙了，没时间给你回信。
• 您的电子邮件可能已在他们的垃圾邮件或收件箱中丢失。
• 他们可能需要更多时间来考虑您的请求或与他人协商。

当金钱受到威胁时，我们都会犹豫，对吧？ 他们为什么不呢？

这正是我们使用后续电子邮件的原因——向我们的客户保证他们是安全的。

我们已经介绍了它们是什么，所以现在让我们进入承诺的步骤，以编写后续电子邮件，以获得回复并让您脱颖而出。

如何撰写后续电子邮件

每种情况都有利有弊，重要的是要认识到这两者，然后再进行良好的后续电子邮件的基本步骤。

我们已将掌握此方法所需采取的步骤分解为注意事项和注意事项，以便您快速上手。

让我们开始！

跟进电子邮件 - DO's

1.注意你的主题行

简洁明了是处理后续电子邮件主题行的最佳方式。

清楚你需要什么，并指出伸出援手的原因。 以下是一些良好的后续主题行示例：

• [项目名称] 第一阶段的阶段
• [日期] 的逾期发票
• 我们需要您在 [问题] 上的帮助
• [日期] 的会议更新
• 有任何问题或疑虑吗？

电子邮件的主题行应该简单明了，清楚地表明您需要从收件人那里得到什么。 主题行越自然，您期望的响应率就越高。

2. 关注他们

如果您对后续电子邮件有明确的目标，那么设身处地为客户着想，编写让他们感到有价值的内容是轻而易举的事。

后续电子邮件不仅仅是简短的提醒。 它们是与您的客户建立牢固关系的开放线路。 因此，重点需要放在他们身上。

以下是有关如何以复杂的方式吸引客户注意力的一些想法：

• 请求对提案或观点的反馈。
• 寻求一种改进您的产品的方法。
• 通过为他们最紧迫的问题提出解决方案来唤起古怪

这会给他们一种印象，即您不仅关心他们，而且还花时间研究和考虑各种选择，以满足他们的特定需求。

3. 保持简短

你听说过 12 秒规则吗？

12 秒规则是人们花在阅读电子邮件上的平均时间。

而且，尤其是在商业世界中，没有人有太多时间花在需要几分钟阅读的深入电子邮件上。

大多数读者只会浏览您的电子邮件，因此最好在涵盖所有基础的同时尽可能简短地进行后续跟进。

4. 呼吁您的客户采取行动

每封后续电子邮件都应该有一个号召性用语，除非它是严格信息性的。 许多营销人员没有考虑到这个关键细节，这是导致人们没有像他们应该的那样认真对待他们的电子邮件的主要原因。

换句话说，如果您希望您的客户和潜在客户采取特定行动，您必须让他们清楚地知道该行动。

以下是一些开始的想法：

• 请评论。
• 联系我们。
• 给出你喜欢的日期。
• 让我们谈谈。

注意：要设置有效的 CTA，请避免产生不安全感。 例如，你能注意到这两个句子之间的区别吗：

• “请，如果您有时间，我会很高兴有机会为我们安排一次会议，讨论有关该项目的详细信息”，以及
• “给我们一个更合适的时间和日期，以便我们安排下一次会议。”

区别在于奉献和大胆。 不要犹豫使用它。

5. 学会耐心

现在我们已经达到了问题的关键——我们应该等待多长时间才能发送后续电子邮件？

不要等太久。 最佳实践表明，您可以在一两天内收到客户的回复。

在跟进之前允许您的客户这个时间窗口是一个好主意。

事实上，简单地询问他们何时最容易再次收到您的来信会更明智。 这样，您将根据自己的决定建立良好的关系，同时避免太烦人。

注意：考虑到您的客户可能不会在周末和节假日查看他们的电子邮件。

为你的后续行动计时是很棘手的，这样你在引起他们的注意后就不会显得太执着。

给他们更多的空间总是比过早采取行动要好。

跟进电子邮件不要

现在，是时候看看发送后续电子邮件时最常见的陷阱了：

1.责备——即使您的客户没有按照承诺发送信息，后续电子邮件也应该着重于温和地提醒他们该行动。 专注于未来的合作和客户的利益会给你带来另一套卡片。

2.糟糕的主题行- 主题行是您的客户首先看到的内容，也是决定它是否重要的​​主要过滤器。 简明扼要地说明您对客户的需求。 这将帮助您的客户过滤您的相关电子邮件。

3.等待回复的时间过长- 如果您等待的时间过长，您的客户可能会将您的项目放在最后，或者忘记它。 如果做得对，提醒不等于烦人。 因此，迅速跟进。

4.咄咄逼人的行为- 向您的客户表明这是一个友好的提醒，要有礼貌和轻松。 设定期望，告诉他们如果他们没有回应，你什么时候会跟进。

5.没有 CTA - 如果您的客户只扫描您的电子邮件，他们可能会错过任何号召性用语并将其设置为休息。 为他们提供下一步的清晰大纲和完成项目的时间表。

6.不正确的沟通- 您必须了解客户的沟通偏好。 大多数客户更喜欢温和的电子邮件提醒，但有些客户更喜欢简短的电话。 如果它提供了您需要的信息，那就值得了！

跟进电子邮件模板

1.“刚刚签到”电子邮件模板

如果您需要跟进您的产品，或提醒您的客户您之前的电子邮件，请避免有需要。

在他们繁忙的日程中表达你的同理心，如果他们有兴趣，可以提议开会。

专业提示：当您太忙或根本不想使用模板时，TextCortex 等人工智能 (AI) 解决方案可以帮助您编写引人入胜的个性化电子邮件。

例如，TextCortex 的 Chrome 插件包括一个有用的“子弹到电子邮件”功能，可用于从您最重要的点快速撰写电子邮件。

只需设置您要在电子邮件中涵盖的主要内容，选择项目符号，单击徽标并点击“项目符号到电子邮件”选项。

2.“跟进报价”电子邮件模板

您的潜在客户可能会同时分析多个报价。 一封简短的电子邮件表明您希望建立联系。

更重要的是，这种类型的电子邮件也会表现出对项目本身的奉献精神。 信不信由你，有时这就是赢得客户的全部。

3.“紧迫感”电子邮件模板

FOMO 效应（害怕错过）一直是并将继续成为一种强大的营销工具。

在您的报价上设置到期日期可以在潜意识中鼓励客户立即回复您的电子邮件。

没有人愿意错过一笔好交易，对吧？

专业提示：除了众多重写功能外，TextCortex 的 Chrome 插件还有一个非常有用的音调转换器选项，可以用不同的语调重写您的内容。

要使用它，请选择要以各种不同语气重写的句子或段落，单击徽标并选择“语气”功能。

单击建议窗口底部的语气类型链接，然后选择“紧急”语气，以在使用“语气”功能时为您的电子邮件添加紧急性。

4.“让我们重新连接”电子邮件模板

商人是行动者。 话虽如此，如果您直接提出上诉，您更有可能在后续电子邮件中收到回复。

无论请求的类型如何，如果您的后续电子邮件保持相同程度的专业性，您的客户都不会误解它。

专业提示：无论主题或受众如何，TextCortex 的“释义”功能都可以帮助您保持高标准的写作质量。

批量选择您的句子或段落，单击徽标并选择“释义”选项。

5.“会议跟进”电子邮件模板

与客户会面后，建议发送后续电子邮件。 这是一个成熟的步骤，随着时间的推移可能会导致许多富有成效的关系。

这种形式的后续电子邮件只是快速感谢客户的时间。

总结

毫无疑问，您是否应该在业务战略中利用后续电子邮件。

花时间培养人脉是对业务健康的投资，这将以持续成功完成交易和维持关系的形式提供红利。

即便如此，这并不能使他们娱乐。 特别是如果您需要每天编写它们。

如果您被困在灵感中，厌倦了使用相同的旧模板，或者只是想看看还有什么其他东西，我们建议您尝试 TextCortex。

更重要的是，利用 TextCortex 可以让你最糟糕的写作日变成现有的任务。

这还不是全部。

除了 Chrome 扩展中提供的重写功能之外，TextCortex 还允许您访问：

• 在线访问20 多个预先构建的 AI 模板。
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