什么是发票——完整指南

无论您是管理小型单人企业还是大型公司，创建和发送发票都是您运营的重要组成部分。 发票是企业主获得报酬的方式：客户在您开具发票时向您付款。

为您的产品或服务编写销售发票相当简单。 但是，确保您的发票上包含所有必需的信息很重要：不完整或不正确的发票可能会导致客户与您之间产生误解，甚至可能引起金钱纠纷（如果使用适当的发票更容易避免这些问题）小企业发票软件）。

发票的交付也是此过程的重要组成部分：一旦您创建了发票，还必须通过可靠的媒介将其发送给客户：无论是邮寄、电子邮件还是其他渠道。

在本文中，我们将解释发票的所有重要元素、如何创建发票以及如何将发票交付给您的客户。 我们还讨论了像 Hiveage 这样的发票软件如何使整个过程对您来说变得简单而高效。

在本文中 。 . .

1. 什么是发票？
2. 开具发票如何改善您的业务？
3. 发票应该包括什么？
4. 一般发票布局
5. 如何开具发票：遵循的步骤
6. 总结：要添加的关键信息
7. 要添加的可选信息
8. 如何发送发票
9. 如何编写发票电子邮件
10. 如何在 MS Word 中制作发票
11. 如何使用发票软件编写发票
12. 关于如何写发票的常见问题

什么是发票？ ↩

那么，什么是发票？ 发票是您在向客户交付产品或服务后应发送给客户的文件。 发票列出了客户需要为他们收到的商品或服务支付多少费用，以及他们应该如何支付。

重要的是要记住发票不是账单或收据； 它们是对所提供服务的付款请求。 账单意味着立即付款行动，而发票则建议客户何时以及如何付款。 此外，客户付款后会收到收据：发票要求付款，因此不能用作收据。

开具发票如何改善您的业务？ ↩

既然我们已经处理了发票是什么，让我们看看如何创建专业发票并将其发送给您的客户可以帮助您更快地获得付款。 通过及时开具发票，您可以避免延迟付款或与客户就他们因提供的服务欠您的钱而发生纠纷。

拥有优雅且具有视觉吸引力的发票也可以给您的客户留下更好的印象。 它表明质量和关怀对您的业务很重要。

发票应该包括什么？ ↩

所有专业发票应包括的基本要素是：

1. 带有“发票”一词的独特标题
2. 您的公司名称、联系信息和徽标
3. 发票日期和付款到期日
4. 发票号码
5. 客户的姓名和地址
6. 所提供的服务以及每项服务的费率、数量和总金额
7. 付款条件

一般发票布局↩

发票的总体风格应该看起来专业而优雅。 任何更少的内容都可能意味着您没有认真对待您的付款。

如果您不知道从哪里开始或如何开始，请查看我们的免费发票模板或免费发票生成器。 我们创建了这些发票模板和发票生成器以及我们的发票服务，以消除围绕发票流程的这些麻烦。

无论哪种方式，以下都是创建发票的关键步骤：

如何开具发票：遵循的步骤↩

1. 创建发票布局

首先要做的是确定发票的布局。 它需要一个包含联系信息、日期等的标题部分（如下所述），以及一个列出需要付款的产品/服务详细信息的主体。 在决定布局时，选择看起来专业的字体和颜色。 您可能希望包含您公司的徽标，以确保品牌一致性和真实性。 确保标题中包含“发票”一词。

2.添加必要的联系信息

包括贵公司的联系信息，以便客户了解他们购买的服务以及从哪个供应商处购买的服务。 公司名称、地址和电话号码是必不可少的信息。

发票还需要包含客户的联系信息，例如姓名、地址，可能还有电话号码。 它定义了发票的对象，并确保将发票交付给正确的人。

3. 包括发票编号、发票日期和发票到期日

发票编号是整个发票的关键部分。 生成发票时，请确保它具有唯一编号，以便您可以轻松跟踪其付款状态。 不要重复发票号码，因为它可能会在未来让您感到困惑，尤其是在纳税季节。 大多数企业保持一致的发票编号顺序（例如，INV-001、INV-002、INV-003、...）。 在某些司法管辖区，这是一项法律要求。

发票日期是您开具发票的日期。 到期日是客户必须向您付款的最后一天。 包括发票日期和到期日表明客户必须支付多长时间，并有助于防止发票逾期。

4. 确保有包含正确信息的行项目

行项目是您描述您交付给客户的产品或服务的地方。 虽然您不必在对服务的描述中过于详细，但您应该为订单项添加足够的解释，以便您的客户知道他们所支付的费用。

在每项服务旁边，一定要显示它的成本。 显示特定商品或服务的数量、单价和总成本可以让客户清楚地了解他们的付款义务。

5. 加总

完成订单项信息后，将总金额相加。 添加每项服务的小计，并在单独的行上突出显示总支付金额（例如，以粗体文本）。 在说明此最终余额之前，请务必包括任何适用的税费和折扣。

6. 解释付款条款和付款方式

在提供服务之前讨论付款条件是必不可少的，但您也可以在开具发票时将其包括在内。 这可以防止纠纷并澄清付款的到期时间以及您的客户如何付款。

在解释付款条款和信息时，包括：

1. 发票到期日
2. 退货政策或退款保证
3. 逾期付款的处罚
4. 如何付款（现金、支票、在线等）

将付款条款添加到您的发票中并不是必需的，但它肯定可以改善客户体验并简化付款流程。

总结：开具发票时要添加的重要信息↩

既然您已经知道如何编写信息丰富、专业且简单明了的发票，那么以下是您需要包括的所有内容的细分：

1. 贵公司的名称、地址和电话号码
2. 客户的姓名和地址
3. 发票编号、签发日期和到期日
4. 服务说明
5. 每项服务的数量和小计，作为分项列表
6. 欠款总额和应付余额

这些是您在所有发票上必须拥有的项目。 缺乏上述任何一项可能会导致混乱、争议，在极端情况下，还会导致客户流失。

开具发票时要添加的可选信息↩

有些信息对交易不是必需的，但可以改善某些类型发票的客户体验。 以下是一些可以增强您的发票模板的内容：

1. 付款条款的描述，例如满意保证
2. 如何完成交易
3. 个人笔记

如前所述，您的发票不需要满意保证和其他信息，因为您很可能在执行服务之前对其进行了解释。 如果您没有，那么最好包含该信息。

如果您也没有事先向您的客户提及，您应该解释如何完成交易。 无论是在线、支票还是现金邮寄，您都可以选择让客户知道您希望客户如何付款。

最后，在写完发票时，个人笔记可能是一个不错的选择。 这里有一些你可以说的：

1. 以他们的名字问候他们
2. 感谢他们与您开展业务
3. 让他们知道您期待很快再次与他们开展业务
4. 提及他们经历的一些细节
5. 解释发票的任何方面，例如折扣和促销机会
6. 总的来说，保持友好的语气

如何发送发票↩

既然您知道如何写发票，那么您需要知道如何发送发票。 有多种方法可以做到这一点。 有时，您编写发票的方式取决于您选择发送发票的方式。

以下是一些可能的方式来发送您的发票：

1. 电子邮件
2. 邮件
3. 在线发票软件

电子邮件是企业发送发票的常用方式。 但是，发票本身通常是附加文件。 总而言之，电子邮件是一种发送发票的有效方式，因为大多数企业都将其作为主要的通信方式。

一些企业主也走老式的路。 邮寄发票并不是最流行的形式，因为现在一切都通过电子邮件简化了。 如果您认为这是开展业务的最佳方式，那就去做吧！

像 Hiveage 这样的发票软件可以减轻在线创建发票和发送发票的压力。 尽管您仍然应该了解如何编写发票的基础知识，但发票服务可以让您更轻松。 他们可能会为您提供使用电子邮件直接从平台发送发票、下载要由您发送的发票或打印以通过邮件发送的选项。

如何编写发票电子邮件↩

编写发票电子邮件相当简单。 以下是电子邮件应包含的重要元素：

1. 清晰醒目的主题行
2. 一封简单而简短的电子邮件
3. 附上发票文件

主题行不宜过长。 您可以包含发票编号或您的公司名称，但最重要的是，请务必包含“发票”一词。

电子邮件消息不必太长。 由于发票包含大部分信息，因此您可以输入简短而温馨的信息。 在大多数情况下，让发票进行大部分讨论。

请务必将发票附在电子邮件中。 这是电子邮件中最重要的部分，因为它包含您赚钱的所有信息。

如何在 Microsoft Word 中开具发票↩

Word 有自己的发票模板，对小企业主来说很方便。 以下是使用 Word 制作发票的方法：

1. 打开一个新的 Word 文档
2. 创建标题
3. 选择发票抬头
4. 按照上面的步骤写完整的发票，确保有明确的发票号

如果您使用 MS Office 套件中的其他工具：Excel 还附带开箱即用的发票模板。

如何使用发票软件开具发票↩

开发票是经营小型企业不可避免的麻烦之一，这就是为什么我们试图通过 Hiveage 自己解决这个问题。 显然，我们偏向于我们自己的解决方案，但有几种发票软件可以帮助您编写和发送发票。

使用发票服务是在线创建发票的最快、最简单的方法之一。 您甚至可能不需要知道如何创建发票，因为它包含所有必填字段供您填写。一些发票软件还通过在发票本身上启用在线支付来协助处理交易。

在小型企业用户中，Hiveage 因其在管理整个发票过程中的易用性而受到喜爱。 使用 Hiveage，您可以准备报价、获得客户批准、创建和发送定期和经常性发票、接受在线支付、生成详细的财务报告等等。 免费注册，看看如何在几分钟内开始创建发票！

关于发票的常见问题

如何写发票？

清楚地将文件标记为发票。 添加您自己的联系方式，然后添加客户及其公司地址。 写下您要开具发票的商品/服务的描述、费率和总金额（最好以表格的形式）。 添加发票日期和付款到期日。 包括付款条款，以及您将如何接受付款（现金、银行转账、在线等）。

什么是发票示例？

查看适合您业务的免费发票模板（见上文）或免费发票生成器。

可以手写发票吗？

可以接受手写发票，但不建议这样做。 它们对于非常小的企业来说就足够了，但大多数客户需要更专业的东西。

您是否将银行详细信息放在发票上？

当它用作首选付款方式时，在发票上提供您的银行详细信息可以让您的客户更轻松地处理付款。 它避免了确认重要信息的来回沟通，并使整个过程更快。