发票号码——你需要知道的

发送发票是开展业务的重要且必不可少的部分：毕竟，这是您获得报酬的方式（通过促进客户的应付账款流程）。 因此，管理好发票流程对于管理企业的财务状况非常重要。 在本文中，我们将讨论发票中的一个关键要素：发票编号。

什么是发票号码？ 它为什么如此重要？ 应该采用什么格式？ 这些是我们将详细回答的一些问题。 请注意，这是我们关于如何编写发票的指南的补充文章。

什么是发票号码？

发票编号（有时称为发票 ID）是分配给您发送的每张发票的唯一编号或代码。 发票编号的目的是在您发出的所有发票中识别特定发票。

发票编号可以是字母数字，有时可能使用特殊字符，如破折号或连字符。 连同发票中的其他详细信息，例如发件人的公司名称和联系方式，发票编号使供应商和客户更容易参考金融交易而不会产生任何误解。

例如，您的两个客户可能购买完全相同的产品或服务。 您只需通过相关的发票编号即可轻松识别每笔交易，而无需查看发票的其他详细信息。 您的客户还可以通过参考他们从您那里收到的发票上的号码轻松与您就他们的付款等进行沟通。

为什么发票编号很重要？

正如我们已经指出的那样，发票号码对于轻松查找和识别您的交易至关重要。 在开展业务的过程中，您将发送大量文件，包括报价、账单和采购订单。 引用这些中的每一个的最简单方法是您分配给它们的编号或 ID — 对于发票，它将是发票 ID。

在许多司法管辖区，对发票进行编号也是一项法律要求。 他们甚至可能需要将特定序列分配为您的发票编号系统。 在向您的企业或每个项目提供发票编号之前，请查看您所在国家或州的法律和专业要求。

发票编号对于您的会计系统也很重要。 无论您使用专业会计服务还是聘请内部簿记员，他们都需要发票编号来管理您的财务记录。

发票号码是什么样的？

为了跟踪您的发票，每张发票都应有一个唯一的编号，并按顺序排列。 因此，每个发票编号都是不同的，但是对于如何将它们分配给发票，会有一个易于理解的顺序。

发票编号可能纯粹是一个数字，也可能是数字和字母的组合，具体的组成取决于您选择如何组织和分配发票编号。 例如，如果您按年份组织发票，则数字可能为 2020-2435：这里的前四位数字基于年份，其余代码表示发票在序列中的位置。 如果您使用像 Hiveage 这样的在线开票软件，这个发票编号序列可以定义一次，然后在创建发票时自动为您管理。

我在哪里可以找到发票号码？

发票的布局因供应商而异，但都遵循共同的通用标准。 发票将包括您的公司名称、客户名称、发票日期、付款到期日期、应付总额、已提供的产品或服务、税费和其他费用。 . . 和发票号码。

发票编号应该出现在容易找到的地方，通常在发票的顶部。 它们的位置应该在您的发票中保持一致，这样您和客户都不必搜索它。 有些发票可能在发票上的多个位置有编号，但这不是必需的。

我应该从什么发票号码开始？

没有关于如何设置发票编号格式的特定规则。 在后面的部分中，我们将讨论几个选项。 如果您使用像 Hiveage 这样的在线发票软件，您可以选择从一组标准选项中进行选择，或者定义您自己的选项。 该软件还将负责自动增加发票编号序列，这样您就不会意外地重复发票编号。

发票号码是否与账单号码相同？

请注意，发票编号与帐单编号不同。 账单编号是欠贵公司的总金额。 账单上的金额来自所有发票的总和。

例如，假设您正在做一个需要来自多家公司的材料的项目。 工作完成后，您必须向客户开具所有材料和人工费用的发票。 这些项目中的每一个都可以在自己的发票上，并带有自己的发票编号。 然后用所有这些数字创建一个带有自己编号的单一账单会更方便，这样客户就可以参考一个文档而不是多个单独的发票。

什么是发票副本？

发票副本就像它听起来的样子：它只是现有发票的副本，用于生成相同交易的详细信息。 例如，如果您有一位客户经常购买相同的产品或服务，则无需为每次购买创建新发票，您只需创建原始发票的副本即可。 然后购买的物品、数量、价格和税金将保持不变。

在 Hiveage 中，我们通过“重复发票”功能促进了这一点。

处理发票编号时的最佳实践

以下是生成发票编号的一些技巧：它们将使您与客户之间的沟通更轻松、更清晰。

做的

• 确保您的发票编号按顺序排列
• 创建一种现在和将来都有意义的数字格式
• 尽可能使用发票软件（Hiveage 甚至提供免费计划）
• 检查您当地的财务记录保存法律
• 使发票号码易于在发票上找到
• 将发票编号放在每张发票的相同位置（通常在发票抬头中）
• 在客户的所有付款请求中包含发票编号，以方便沟通和记账
• 保持发票布局和结构一致
• 包括付款到期的日期，并让未来的发票遵循正确的顺序

不要做

• 发票编号格式不要太复杂
• 不要随意分配发票编号
• 请勿在交易中更改发票编号

组织发票编号的不同方法

没有一种适合所有发票编号系统的方法。 即使您使用发票软件也是如此。

以下是一些可用于分配发票编号的常用方法。 找到适合你的，然后坚持下去。 不断更改您的唯一发票编号方法会给您和您的客户带来混乱。

简单序列发票编号系统

为发票编号的最简单方法是从 1 开始，然后为后续发票递增。 将发票编号设为几位数是一种常见做法，因此可能显示为 001、002、003 等。 您还可以为发票添加前缀，以将它们与其他类型的文档（例如，估计）分开。 Hiveage 中的默认选项使用 INV 作为发票的发票编号前缀。 基于上述内容的简单发票编号序列为：INV-001、INV-002、INV-003。 . .

按客户分配发票编号

您可以选择的一个选项是给每个客户一个唯一的代码。 例如，它可能是 760 之类的数字或基于客户名称的字母代码。 每次您为该特定客户开具发票时，760 都可以作为发票编号中的前缀。 该客户的第一个发票编号可以是 760-001，随后的编号是 760-002、760-003，依此类推。

按日期或年份的发票编号

创建发票编号的另一种常见方法是按日期。 这可以是一种直接的方式来帮助跟踪您的发票，同时还可以指示发票的开具时间。 一种这样的选择是使用日期作为前缀，采用 YYYYMMDD 格式（例如，20201025-001）。

但是，这会导致发票编号较长。 您可以选择通过简单地使用年份作为前缀来缩短它们。 这样的序列可能采用 2020-001、2020-002 等形式。

按项目的发票编号

如果您进行基于项目的工作，另一种格式化发票编号的方法是使用项目代码作为前缀。 因此，这要求您的每个项目也具有唯一的代码。 然后，为该特定项目开出的每张发票都可以将项目代码作为发票编号前缀。

例如，如果项目代码为 WAB25，则该项目的发票编号序列将采用 WAB25-001、WAB25-002 等形式。

使用 Hiveage 等开票软件可以轻松实现大部分工作的自动化：您可以使用上述任何选项简单地设置发票编号格式，然后继续创建发票，而无需费心为每张发票生成正确的编号。 这样，您的发票始终会被系统编号，便于查找和更新发票。

如何在其他报表中使用发票编号

除了最终发票之外，发票编号可能还会出现在各种其他文件中。 这使您可以识别与特定作业关联的所有记录。

例如，假设您为客户准备了一份估算。 他们接受了这份工作，现在您想要跟踪和识别与该工作相关的购买。 然后，为该作业创建的所有发票都需要通过提及其编号来参考采购订单。 此外，一旦他们发送了最终付款或部分付款，您希望确保您的记录已更新。 无论在何处记录与发票相关的交易，您都希望提及正确的发票编号以便于交叉引用。

发票编号在 Hiveage 中的工作原理

发票软件可能是处理发票编号的最简单方法。 Hiveage 允许您为发票定义发票编号格式，并在您每次创建新发票时自动递增。 这消除了必须跟踪编号顺序的麻烦，并让您专注于发票的关键要素：客户以及您为其计费的产品或服务。 其他所有内容，包括税金、折扣、运费和付款方式，都可以预设并自动应用于您的所有发票。

Hiveage 还支持定期计费，您可以在其中为特定客户设置定期发票时间表（例如，每月或每年订阅）。 在这种情况下，Hiveage 可以在生成这些自动发票时使用下一个可用的发票编号，或者您可以为循环计费计划定义单​​独的发票编号顺序。 因此，您既可以拥有默认发票编号序列，也可以拥有遵循它或使用它们自己的序列的重复配置文件。

目前 Hiveage 的一个限制是单独的、基于项目的发票编号序列（当它们与重复配置文件无关时）。 在撰写本文时，这是我们产品路线图中即将推出的功能之一。

自动化发票编号只是 Hiveage 中众多方便的功能之一，可让您轻松轻松地管理财务。 一如既往，我们的目标是减少这些行政麻烦，以便您可以专注于发展您的自由职业或小型企业。 通过注册一个功能齐全的免费试用版（无需信用卡）来尝试 Hiveage，看看如何让您的发票变得如此简单。

发票编号格式常见问题解答

什么是发票号码？

这是分配给您的每张发票的唯一编号。 专业发票具有连续的发票编号。 确保避免重复的发票编号。 大多数会计软件都会为您自动执行此过程。

我需要发票号码吗？

是的，由于会计、法律和税务目的，分配发票编号是必不可少的。

如何找到发票编号？

发票编号出现在发票的抬头中，并明确说明。

发票号码有多少位数字？

发票编号系统没有任何规则，除了它们是字母数字（它们可能包括数字和字母）。 发票编号通常不包含特殊符号或字符。 大多数企业将发票编号为三到四位数。