发票与收据：主要区别以及何时发送

作为一名自由职业者，您经常同时处理许多任务，而簿记任务，如跟踪费用、发送发票和提供收据，都是保持您的自由职业者业务运转的重要部分。

你要赚钱，对吧？

商业术语可能令人生畏，尤其是对于那些成为自由职业者来使用他们的创造性技能的人。 很容易混淆相似的事物，例如发票和收据。 它们都与客户计费和付款有关，但它们的用途略有不同。

从不畏惧！ 在本文中，我们将分解发票与收据之间的区别。 我们将深入了解每个的用途，以及您何时需要发送它们。 我们甚至会为您提供有关这些文档应该是什么样子的想法。

发票与收据：它们有何不同

让我们谈谈发票与收据。

发票是交易的文件。 它详细说明了您已完成的工作以及您的客户同意为此支付的费用。 发票代表了双方在跟踪收入和支出时可以参考的清晰记录。 （您可以在此处阅读有关发票用途的更多信息。）

另一方面，收据代表货币兑换。 它表明客户在某个日期向您支付了一定数量的钱。 并非所有客户都需要收据，但有些客户会。

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简而言之，发票 vs 收据 = 付款请求 vs 付款证明。

在收到付款之前发送发票，之后发送收据。

发票和收据的重要性

没有一些文书工作你就不能做生意。

在大多数情况下，发送发票是获得付款的唯一方式。 这是工作已经完成并且欠款的信号。 但获得报酬并不是您应该使用发票系统的唯一原因。

发票有助于跟踪双方的财务信息。 发票和收据可以包含您需要或想要包含的尽可能多的详细信息：日期、提供的服务、超额费用等。这样，如果您将来需要参考收入，您就拥有了所有可用的信息。

发票对于税收目的也很重要。 虽然您只需要一个简单税表的运行总计，但如果您曾经被审计过，或者如果您在客户的收入报告和您自己的报告之间存在争议，您可以参考详细的发票来弄清楚发生了什么。

如果这还不足以让您相信发票的重要性，请考虑他们提供的所有信息。 如果您以可读格式跟踪所有内容，例如电子表格或使用流行的发票软件，您可以了解很多关于您自己业务的信息。

什么客户最赚钱？ 谁按时付款？ 谁没有？ 您的客户是否倾向于来自特定行业？ 你在哪里度过没有回报的时间？ 是否有可以外包并腾出更多可计费时间的高利润率任务？ 所有这些信息都可以用来以有意义的方式发展您的业务。

那么发票与收据呢？ 收据对于表明付款发生同样重要——对您和您的客户都是如此。

收据不仅仅是提供服务的记录，它们是付款发生的证明。 如果您在每次兑换货币后向客户开具正式收据，则不会发生争议。

收据为您和与您合作的公司或个人提供法律保护。 如果客户想对付款提出异议，他们可以证明他们已经向您支付了商定的金额。 他们还帮助您的客户跟踪自己的开支。

如何创建正确的发票

那么创建发票的最佳方法是什么？

基本上有两种方法：使用模板手动或使用软件服务。

对于一次只接待几个客户的小公司或自由职业者来说，手动创建发票可能没什么大不了的。 您可以使用 Excel、Numbers 甚至 Google Sheets 之类的程序来制作可以填写适当信息的模板。 这些程序将为您进行基本计算，而且价格便宜，甚至可以免费使用。

如果您采用这种方式，只需确保以通用格式（如 PDF）导出它们，这样您的客户就不会在阅读文件时遇到问题。 并详细记录发送的地点和时间，以便轻松找到您需要的信息。

使用 FreshBooks、Bonsai 或 AND.CO 等软件可以有一个学习曲线，您会在这里投资一些钱，但如果您每个月发送的发票数量超过几张，从长远来看，这可能是值得的.

您需要为这些服务付费，但它们会帮助您看起来很专业。 大多数服务将在程序中向客户发送发票，有些会自动跟进以收取款项。 一个好的发票软件还将跟踪您需要的所有内容，以便以后轻松查找信息，区分发票与收据之间的区别，甚至生成税表。

不要忘记包括：

• 创建发票的日期
• 到期日条款
• 完成工作的描述
• 总量
• 客户资料
• 发票跟踪号
• 销售税（如适用）
• 其他必要信息，例如发票是否已部分支付、是否有滞纳金、折扣等。

您应该预先与您的客户商定什么样的发票时间表。 对于较大的项目，您可能希望每月、每季度或在达到大型里程碑时发送发票。 对于较小的项目，通常在项目完成时发送发票。

您的收据应包括什么

在比较发票和收据时，收据要简单得多。 收据的主要目的只是显示付款证明。

收据是什么或必须包含什么，没有法律定义。 也就是说，您希望收据提供上述法律保护，因此包含更多内容而不是简单的“我的客户支付了 XX 美元”是有意义的。

如果您查看发票与收据，并删除大部分信息，您基本上会得到收据的外观。 但是，收据应至少包含一些细节。 您需要列出已付费的服务、付费日期和付费方式。 不要包含信用卡号或个人信息，但在以后说明它是支票、信用卡、Venmo、PayPal、Stripe 还是其他东西会很有帮助。

您还应该提供某种手写或电子签名来验证付款证明。 即使在这个数字时代，签名也具有法律效力。

如果您愿意，收据可以像拿发票一样简单，以某种方式将其标记为“已付款”，然后将其发送给您的客户。

创建完美收据的最好和最简单的方法之一就是简单地询问您的客户哪些信息对于他们的目的是必要的。 这样就不会有任何来回或挫败感。

如果您使用的是簿记软件，收据通常可以像发票一样自动生成。 只需确保您在正确的时间发送正确的文件，这样您的客户就不会被发票和收据混淆。

软件解决方案通常会在收到付款后立即发送收据，因此如果您使用手动模板，请务必及时发送收据。 清楚地标记电子邮件也很有帮助——当客户快速支付发票时，发票与收据可能难以识别。

结论

如果您完全进行过任何计费或费用跟踪，您就会知道发票和收据在业务中都有其一席之地。 熟悉每一项所需要的内容以及如何利用它们来发挥自己的优势对于扩展您的自由职业者产品至关重要。

如果发票与收据的问题似乎仍然令人沮丧，那么获得一个易于使用的会计软件来为您完成所有繁重的工作可能符合您的最大利益。

计费的底线是您需要跟踪所有内容。 注意诸如何时需要发送发票和收据等细节可以帮助您以一种智能的方式构建您的业务。 保留销售记录、付款记录、费用记录、未付款记录以及项目所需时间的记录。

所有这些信息只需几分钟即可输入电子表格或簿记软件，并且可以在后端证明是无价的。

你有它，发票与收据，揭开神秘面纱。 现在你可以少做一件事了——重新开始工作。

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