为设计师开具发票：按时获得报酬的 8 个简单步骤

设计师总是热衷于为他们的客户提供最好的解决方案。 然而，同一批敬业的专业人士不太关注跟踪他们的付款和管理他们的发票，这已经不是什么秘密了。 现实情况是，在这里使用正确的工具和流程与拥有正确的设计工具一样重要。

现金流管理是企业不可或缺的一部分：当您没有按时获得已完成工作的报酬时，将对您的底线产生重大影响。 对于设计师来说，为客户生成发票或提醒他们延迟付款并不是他们工作中最愉快的部分。 您宁愿花时间找出下一个设计解决方案。 但是，如果您经营一家设计机构，跟踪您的发票和记录付款是必不可少的。

在本文中，我们将了解设计师如何通过八种简单的方式掌握开发票的艺术。 我们来看一下：

1. 决定你的价格

“我应该向客户收取多少费用？” 是百万美元的问题，有时甚至是字面上的问题。 定价始终是设计师不能忽视的元素，设计师可以根据经验、竞争、服务水平（尤其是服务速度）和位置来决定价格标签。

尽管某些项目的定价似乎是固定的，但总是可以协商的。 设计师倾向于认为谈判是他们游戏的一部分，但大多数时候，客户只是拒绝这样做。 然而，大多数设计师认为谈判过程是实用的，因为它可以帮助你更好地与客户沟通，并对你与他或她的关系产生积极影响——对双方来说都是双赢的局面。

Hiveage 用户和 RC Design 创始人 Rachel Christmas 说：

为平面设计客户开具发票的最重要部分是对成本非常了解，因此不会有任何意外，并且在这样做时不要低估您的才能。 我确保对每个项目都非常详细——研究、编辑、设计师产生的硬成本——这样他们才能意识到服务的全部价值。

话虽如此，设计是一个需要大量技能和才能的职业。 选择完美的颜色组合或绘制理想的布局需要数年时间才能掌握您的眼睛。 所以重要的是你收取你真正的价值：不要把自己局限在如果你收取更高的费用就会失去你的客户的看法。 与总是要求最便宜的选择的客户合作绝非易事。 与您认为在留住客户方面具有更大价值的用户协商您的价格，甚至提供大幅折扣。

2.创造更好的条款

当客户最初与您联系以获取您的详细信息时，并不能保证您将获得该项目。 为了确保交易，您需要为您的客户制定适当的付款条款和条件：您需要进行自己的研究以创建报价/估算，向您的客户提供有关您的条款的明确信息。 最重要的是，这些术语也应该反映你的技能和才能。

根据这篇文章，这些是您需要在估算中包含的一些基本术语：

• 您的最终价格
• 付款截止日期
• 付款方式
• 滞纳金
• 预付现金：全部还是部分？
• 包含的修订数量
• 退款政策

提及这些重要术语将避免项目期间的混淆和意外。 如果您继续以延迟添加的方式让您的客户感到惊讶，那么您更有可能延迟获得报酬（或者甚至可能没有一分钱）。

与您的客户设定明确的期望对于愉快和健康的供应商/客户关系至关重要。 因此，设计师在为客户开具发票时应遵循的最重要步骤是明确发票所针对的项目中包含的内容。 诸如将交付什么文件格式、包含多少轮修订以及付款条件等内容只是您在交付发票时应该涉及的一些项目。 你对所包含的内容越是坦率和直接，误传和错误假设的空间就越小。 最后，您的发票越详细越好。

在 O Design，我们始终在发票页脚添加个性化备注。 本说明感谢客户的业务，并加强了首选的付款方式和付款条件。 我们认为这有助于我们及时向客户付款，而个性化的说明有助于表明我们重视他们的习惯。

Delve Design 的 Kay Mankoo 说，从一开始就有适当的付款条件将确保与您的客户建立健康的关系：

付款条款将使您的客户确切知道您期望付款的方式和时间。 这些条款应包括当客户需要向您付款时您是按小时计费还是按项目计费，以及如果他们错过付款日期将面临的后果。 作为一家企业，我们需要稳定的现金流，在我们的发票流程中设置这样的付款条件确实有助于我们按时获得付款。

允许客户从该日期起有一定的时间付款，并明确如果他们不按时付款是否有任何费用。 这可以帮助每个人准确地了解预期的内容以及时间和意味着您更有可能按时获得报酬，因为您已经设定了特定的日期。 我想让我的客户知道我也会提前一段时间向他们发送发票，所以没有什么会让人感到意外！

3. 寻求在线发票服务

使用面向设计师的在线发票软件将帮助您在旅途中检查发票的状态并让您有效地管理它们。 加入此类服务将始终加快您与发票相关的杂务。 与维护电子表格或手动文档不同，在线服务可为您的财务数据带来更好的组织和更高的准确性，同时显着降低成本和时间。 Hiveage 是一种易于使用的在线发票服务，具有强大的功能，可帮助您使用单一平台发送发票和估算、跟踪时间、费用和里程。

4.设计专业的发票

为什么不使用您惊人的设计技巧来制作一张看起来很漂亮的发票？ 设计优雅而简单的有据可查的发票不仅将您标记为出色的设计师，而且还标志着您是具有专业敏锐度的组织良好的商务人士。 从繁忙的日程中抽出几分钟来微调您的设计。 您的发票说明了您和您的品牌：不要掉以轻心。

一张好的发票必须清楚地反映项目期间承诺交付的所有内容。 列出的项目应该为客户所熟悉，否则他们可能会遇到一些他不同意被收费的东西。 不用说，一个好的发票系统只有在导致它的通信正确完成的情况下才能工作。 这就是为什么设计师应该始终致力于一个非常清晰的估计、建议或工作说明。 完成工作后，第一步将使开发票变得轻而易举。

为客户创造良好的体验不仅仅在工作完成时就结束了； 我们在发票中写下的信息是与客户联系的另一个机会。 我喜欢个性化发送发票时包含的信息。 让客户知道我期待再次与他们合作并对他们的项目感到兴奋，这是建立更牢固关系的一步。

5. 快速准备发票

在繁忙的设计项目之后，许多设计师都希望得到当之无愧的休息。 这些长时间的休息通常会发生，设计师往往会忘记他们必须在几天内寄回给客户的发票。 这将导致延迟付款和与客户发生不愉快的冲突。 你只能怪你自己，因为你没有按时寄出发票。

对于 Arika Kay Designs 的 Arika Yager 来说，开发票一直是个难题。 经过这么多的尝试和错误，她发现了当场完成发票而不是长时间坐在上面的重要性：

我发现，当有人要求报价或我接手一个项目时，那天晚上坐下来开具发票对我来说很重要。 最重要的一步是定期开具发票。 创建完成后，我将其发送出去，或者等到我在流程中走得更远并要求在完成之前付款。

许多设计师建议您应该在实际完成之前开始处理您的发票。 显然，它看起来不会 100% 完成，但在项目完成后添加其余细节只需要 10-15 分钟。 最好让您的现金流快速开具发票并从您的客户那里收款。

Hiveage 用户和设计师 Margaret Weinberg 发现制定发票计划并坚持下去很重要。

过去，我会推迟它，因为感觉它妨碍了我的创作。 然而，拖延计费对我的客户是一种伤害，最终会损害我作为专业人士的地位，导致客户恼火和不付款。 我现在齐心协力按月计费，并在客户要求时立即计费。 它与任何设计截止日期一样重要。

6.确保添加所有必要的细节

通过将它们添加到电子邮件正文中，使您的客户可以轻松查找您的详细信息。 确保您也将它们放入发票中，以便他们可以轻松快速地向您付款。

您应该在发票中添加的一些详细信息：

• 您的银行帐户详细信息
• 付款条件
• 付款截止日期
• 逾期付款的费用

发票中的相关细节为您和客户之间更好的沟通创造了一个平台。 如果客户避免您的付款，这些相同的详细信息可用于法律目的。

“为我的设计业务向客户开具发票最重要的一步是详细描述计费项目。 您希望通过完整描述您执行的工作、执行工作需要多长时间以及费用多少来消除围绕设计和优化过程的任何谜团。”

在发票中，您需要提及为客户执行了哪些服务以及这些服务的费用。 对于客户，它将清楚地显示您为他们所做的事情，帮助他们识别他们已经计费的元素以及他们已经支付的费用。 对您而言，它将帮助您管理您的记录并了解已开具发票的客户的详细信息。

Millicent Design 的创始人 Millicent Flynn 分享了她的想法，即明确您将与客户分享的细节。

为客户开具发票时最重要的一步是通过在发票描述中清楚地传达所取得的成就来证明您的服务价值是合理的。 我们必须记住，我们的客户不是设计师，如果他们认为您没有立即交付结果，他们可能会对您的发票提出异议。 从创意产生到市场研究再到概念化——包括所有内容。 这将帮助客户认识设计的过程和价值。 他们不太可能对您的发票提出异议，更有可能按时付款！

最重要的是要透明。 客户应该能够重现他所支付的费用，因此我总是包含我向客户收取费用的工作包的简短描述。 如果使用像 JIRA 这样的票务系统，我总是在描述中引用票号，以便他可以在票务系统中获得完整的描述。

Pacer Studios 的 Jason Bumblis 表示，详细的发票无疑有助于他的组织更快地获得报酬。

“为客户开具发票时最重要的一步是花时间提供详细信息。 没有人喜欢在不确定自己要付什么钱的时候付钱。 多年来，我们发现，当我们详细说明我们的账单时，它可以让我们更快地付款，并减少客户对费用的询问。”

在发票中逐项列出您的服务非常重要。 不要只说“设计工作”：客户想确切地知道他们所支付的费用。

Entrepreneur 中的一篇文章讨论了使用正确的语言将所有必要的详细信息放入发票中的重要性。 它可以显着减少您获得付款的时间，还可以与您的客户建立联系，定义获得付款的流程并消除可能阻碍付款的障碍。

[估计] 为客户提供了他们要支付的准确范围。 此外，这将（希望）减轻对设计师的期望和职责以及客户支付的费用的任何混淆或模棱两可。 从本质上讲，它消除了猜测，我发现当客户确切知道他们得到什么时，他们更倾向于汇款！

7. 让您的客户轻松付款

让您的客户能够在收到发票后立即完成付款。 当您如上所述在发票中添加所有相关详细信息时，您在银行帐户中收到付款只是时间问题。

Elisa Design 的 Elisa Gutierrez 建议在发票的不同阶段将付款分成不同的元素。 这是她说的：

例如，如果将付款分为三部分，则在设计方向获得批准后，预计将进行第一笔付款。 因此，在设计方向获得批准后，应立即向客户发送通知，提醒他们将发送第一张发票并且立即到期。 第二笔付款将在提交第一份完整的项目证明时开具发票。 同样，可以在出示证明之前发送一张便条，提醒客户将发送一张新发票。 最后，一旦文件被批准并准备好，但在文件被发送到打印机之前，最终付款将被开具发票。

为什么不尝试在线支付方式？ 您可以轻松地在发票中启用支付网关，以方便您的客户向您付款。 启用这些网关将允许您通过信用卡或直接借记进行付款，而无需在您的银行设置任何特殊设施。 Hiveage 支持许多在线支付网关，并允许您接受用户的在线支付。

8. 跟进以避免逾期付款

在做生意时，您会发现客户在支付发票方面相当松懈，而另一批客户根本不付款就会消失。 这很令人沮丧。

当您的未付发票接近到期日时，Vandelay Design 中的这篇文章建议您花点时间跟进客户，提醒他们，看看是否正在付款或是否有任何问题。 只需向他们发送一封随意的电子邮件。 询问他们的情况并非常有礼貌地提醒他们付款，使用诸如“请”和“谢谢”之类的词。 您也可以通过礼貌的电话跟进。 不要粗鲁地要钱：只需与他们友好地聊天，并抓住最佳时机提醒付款。

新闻周六设计工作室的 Ramon Thompson 说：

与我们不同，客户正在担心与他们的业务有关的一百万件事。 它有助于发送提醒以帮助您将发票放在首位，从而减少错过付款的机会。 我有客户感谢我发送提醒，并坚持让我继续这样做，因为他们会忘记。

如果所有这些都不起作用，请非常坚定并要求付款。 不要忘记提醒他们您在没有问题的情况下为他们提供服务的速度有多快，并且在向您支付所提供的服务时也应该这样做。

结论：在线发票可加快付款速度

作为设计师，发票不仅可以帮助您发展业务并按时获得报酬，还可以在与客户开展业务时建立专业精神。 在本文中，我们挖掘了 8 个简单但有效的技巧，每个设计师都应该遵循这些技巧，以便通过正确为客户开具发票来按时获得报酬。 他们是：

1. 确定定价策略
2. 为您的客户制定实用的条款和条件
3. 选择在线发票服务
4. 设计精美的发票
5. 迅速采取行动完成发票
6. 添加所有相关详细信息
7. 启用简单的付款方式
8. 跟进付款进度

您是否有任何其他技巧可以让设计师获得愉快的开发票体验？ 在下面的评论部分让我们知道您的想法！