管理远程员工的终极指南

大流行前的远程工作通常被认为是一种福利，由少数雇主在有限的情况下提供。 现在，它已成为常态，并且有望继续下去，美世最近的一项研究发现，83% 的雇主打算在大流行后继续提供更大规模的远程工作。

然而，管理远程员工需要一种不同于传统的、基于办公室的策略的方法。 在本文中，我们将探讨远程工作模式带来的挑战和机遇，以及如何管理远程工作人员和异地员工。

远程工作带来挑战

管理远程员工的挑战包括：

• 缺乏面对面的互动。 远程工作时，员工与同事和经理互动的方式不可避免地会发生变化。 如果没有围绕饮水机的日常互动，远程员工可能会感到孤立，从而影响他们的敬业度和积极性。 从管理的角度来看，缺乏面对面的互动可能会成为监控生产力的障碍。
• “变焦疲劳。” 虽然视频通话可以解决缺乏直接互动的问题，但在虚拟团队会议上花费数小时可能同样有害。 “变焦疲劳”一词是在大流行几个月后创造的，用于描述持续使用视频的负面影响。 在一项调查中，超过 49% 的受访者表示由于使用网络摄像头而感到筋疲力尽。 一揽子“摄像头”政策还可以让员工感觉自己被监视，从而产生不信任感。
• 削弱团队纽带。 员工通常重视与同事的自发对话、社交互动和职业关系。 但是，在远程工作时，这些联系可能会减弱，而转向远程工作可能造成的社会孤立加剧了这种风险。 这些因素会破坏员工对其团队和组织的归属感。
• 沟通问题。 当员工想要寻求同事或主管的澄清时，远程工作环境为办公室中发生的快速、即兴的沟通留下了更少的空间。 即使有了技术，即时消息或电子邮件也有可能被忽视。 信息收集过程可能需要更多时间，这可能会让员工感到沮丧并影响生产力。 尤其是当您的团队在不同时区工作时，成功管理远程团队成员可能会成为一项挑战。
• 分心。 在家庭环境中工作的分心通常是管理层对远程工作的主要关注点之一。 家务、送货和托儿服务会打断员工的工作日，影响他们的敬业度。

但它也提供了机会

另一方面，远程工作也为组织提供了多种机会，例如：

• 潜在的成本降低。 远程工作减少了与维护实体办公室相关的开销，例如电力、文具用品、清洁和差旅费用。 因此，组织可能能够搬到更小的空间或完全没有办公室。 远程工作还可以通过减少通勤、能源使用和固体废物处理产生的二氧化碳排放来减少组织的碳足迹。
• 提高生产力。 一个普遍的误解是，远程工作人员的工作效率低于现场工作人员。 远程工作者通常更快乐，因为他们拥有更大的自由、灵活性和自主权。 缺乏通勤在这方面起着重要作用——一项研究发现，79% 的受访者认为避免通勤是远程工作的最大好处。 因此，52% 的雇主报告说，自远程工作以来，员工的工作效率有所提高。
• 提高工作满意度和员工敬业度。 远程工作与更高的工作满意度有关。 满意的员工更有可能在他们的组织中停留更长时间，从而降低流失率并总体节省组织资金。 远程工作的灵活性也提高了员工的敬业度，敬业度的工作场所的缺勤率降低了 41%，盈利能力提高了 21%。
• 获得更多样化的劳动力。 远程工作使雇主可以访问更广泛的人才库，使组织在寻找合适的人选方面有更多选择。 54% 的员工表示他们会因为选择远程工作而换工作，远程工作也是吸引和留住人才的关键策略。

有效管理远程员工的 8 种策略

在大流行开始时，超过十分之七的雇主报告说难以适应远程工作。 以下是管理远程团队的一些技巧。

远程工作策略为您的组织中如何以及何时管理远程工作提供了一个框架。 它规定了谁可以远程工作、相关的审批流程以及如何在团队中管理远程工作。

如果您采用混合工作模式，您的政策还应解释员工需要在办公室出现的情况，例如出于安全或实际原因。

与远程团队沟通时，您不能采取一刀切的方法。 相反，要适应个别员工的沟通方式。 有些人可能需要每天联系，而另一些人只需要每周或出现特定问题时联系一次。

就像在办公室环境中工作一样，您有时需要与远程员工进行艰难的对话，例如，围绕绩效管理或纪律问题。 当依赖技术并且没有非语言暗示时，这些对话有可能变成梨形。

这就是为什么您应该使用一系列不同的工具与您的员工进行交流。 视频通话适用于更敏感的对话，而即时消息可能有助于开展协作项目或共享时间敏感信息。

为了解决对生产力的任何担忧，您应该围绕员工的远程工作安排和工作输出设定明确的期望。 明确时间表、优先事项和里程碑，并确保您可以回答员工可能遇到的任何问题。

然后，您可以正式或非正式地监控这些目标。 跟踪员工绩效不是密切关注，而是帮助您识别任何潜在问题，例如倦怠。 然后，您可以在必要时在组织和个人层面解决该问题。

为了克服缺乏面对面互动的问题，请花时间在远程团队中进行团队建设和互动。 这可以是定期的团队会议，以非正式聊天、专门的团队建设练习或社交追赶（例如周五下午的测验）开始。

在计划团队互动时，以员工的反馈为指导，包括他们想要见面的频率以及他们是否想要使用他们的相机。 活动可以通过电话或电子邮件、消息或视频会议电话举行。 它们不必太长——为了避免 Zoom 疲劳，更短的可能更有效。

远程员工需要有必要的工具来完成他们的工作。 确保他们与现场员工一样可以访问技术和实物资产，并在必要时进行调整以反映远程工作的实际情况。

这包括对政策和程序手册、模板、客户文件和软件（包括会议和日程安排工具）的数字访问。 可能还需要物理工具，例如笔记本电脑、打印机和公司信用卡。

不同的员工需要不同的资源，尤其是在沟通工具方面，因此要满足他们的个人需求。

除了团队活动外，您还应该安排定期与员工进行一对一的签到。 虽然您可以调整这些活动的频率和长度以满足团队和个人的需求，但可预测性是关键，因此请按照任何预定的签到进行。

单独联系员工可以让您衡量他们的总体健康状况，确定他们遇到的任何问题，并回答他们可能遇到的任何问题。 它还传达了他们的价值并有助于保持他们的积极性。

这些签到是开发和改进管理远程团队的方法的良好反馈来源。 您还可以不时向员工分发一份简短调查，以便他们就在家工作的体验提供匿名反馈。

激励员工和建立团结感的一个好方法是收集和分享具有远程工作经验的员工的建议，例如通过推荐视频或电子邮件。

他们可以提供有关时间管理的见解和技巧，解决社会孤立的策略，以及在家工作时保持工作与生活的平衡。

盖洛普的一项分析发现，感觉被低估和被低估的员工表示他们将在未来 12 个月内辞职的可能性是其两倍，而远程工作的挑战可以放大这种情绪。 在管理远程团队时，认可仍然是组织员工保留策略的重要组成部分。

寻找远程庆祝个人和团队成就的方法，例如向您的团队发送一封感谢电子邮件，在您的一个常规团队会议上向员工大喊大叫，或发送关怀包裹。

管理远程团队的底线

管理远程团队的最佳方法是保持耐心和灵活——应调整成功的远程工作策略以适应团队成员的个人需求。

通过采用上述提示，您可以放心，您的远程员工正在有效地工作，并确保您避免陷入微观管理的陷阱。