会议请求电子邮件模板 + 主题行
已发表: 2023-05-03
- 2023 年 4 月 23 日
内容
这不是什么秘密：拥有决策权的高级管理人员和经理很忙。 如果你正在做冷电子邮件和冷电话，发送商务会议请求电子邮件，或者试图在未经通知的情况下推销这些潜在客户，这些人很容易以他们繁忙的日程为借口在你有机会之前拒绝你来证明你的价值。
使用我们经过验证的电子邮件模板预订更多会议
下载免费模板
引起他们注意的最佳方式之一是在他们已经花费大量时间的地方与他们会面：在他们的收件箱中。 一般人每周花在阅读、写作和回复电子邮件上的时间超过四个小时，因此您很有可能在那里联系到他们。
什么是会议请求电子邮件？
会议请求电子邮件是发送来要求安排与某人的会议的任何电子邮件。 通常，它会询问收件人是否有时间谈话或预约谈话。 这适用于虚拟会议和面对面会议。
通常，会议将深入讨论特定主题。 在许多情况下，这些是需要决策的可操作项目。 例如，某人可能会发送会议请求电子邮件，试图安排时间讨论企业的预算或营销计划。
当然，有很多方法可以要求安排会议，无论是通过电话、面对面还是通过电子邮件。 然而，发送会议邀请电子邮件是一种特别好的方法，因为它可以让用户仔细计划他们的措辞和语气，避免在一时冲动的谈话中可能出现的任何令人尴尬的错误或笨拙。
此外，发送会议电子邮件请求是跟踪您的计划的更简单方法，因此双方可以快速将建议的会议时间和日期添加到他们的日历或返回电子邮件以供将来参考。
→立即下载：会议请求 [免费模板]
发送会议请求电子邮件是安排忙碌人士日程安排所需的基本步骤中的第一步。 以下是如何增加获得积极回应的机会。
- 在您发送会议请求电子邮件之前
- 自动化您的外展序列
- 会议请求电子邮件模板
- 仔细检查拼写和语法错误
- 跟进您的潜在客户
- 如何使用电子邮件模板
- 在社交媒体上预热前景
在您发送会议请求电子邮件之前
请记住，人们会收到很多电子邮件，因此请重视您的邮件。 有效的会议请求电子邮件为会议本身定下了基调。 你不想让一些小的（但很容易犯）错误阻止你得到你想要的东西。
如何查找和验证电子邮件地址
首先，对您要发送电子邮件的人进行研究，以确保他是您需要与之通信的人。 然后，如果您确定找到合适的人选，请验证他们的姓名、拼写、职位、公司名称和联系信息。
不准确的联系数据每年浪费销售代表 27.3% 的时间，发错人的电子邮件可能意味着得不到回复。 它们还会使您的信誉受到打击。
为确保您拥有正确的电子邮件，您可以使用专为电子邮件验证而设计的工具：
- 例如，Voila Norbert 会验证电子邮件以确保可送达性并防止退回邮件。 它通过根据一个非常大的数据库检查电子邮件来做到这一点。
- Email Hunter 是另一个强大的电子邮件查找工具。 如果您只知道公司的域名，只需输入该域名即可找到员工电子邮件地址列表以及常见的电子邮件格式，例如：{first}@hunter.io
与手动验证不同，这些自动化工具可以非常快速地检查大量电子邮件，从而节省您的时间，同时仍然确保您的电子邮件能够到达您想要的人，并且不会将您的电子邮件列入黑名单。
有很多电子邮件验证工具，其中许多报告的准确度高达 98%，并验证了数百万封电子邮件。
请检查！
即使您在其他地方寻找潜在客户，由 Voila Norbert 提供支持的Mailshake列表清理器也可以提供额外的防御级别来防止错误的电子邮件地址。
如果您使用的是日程安排工具，请向自己发送一封测试电子邮件，以便您准确了解潜在客户将看到的内容，并确保一切正常。 您应该知道您给收件人带来什么样的体验：如果他们安排会议太困难或太混乱，他们只会继续前进。
在主题行上加倍努力
电子邮件主题行是您电子邮件中最重要的部分，但很多时候，它们被视为事后才想到的。 研究表明，47% 的电子邮件仅根据主题行打开，因此编写一个成功的标题对于接近会议至关重要。
令人难以抗拒的主题行是什么样的？ 包括会议日期和电子邮件收件人的姓名已被证明可以提高打开率。 此外，将主题行限制在只有三个或四个词会导致最高的响应率。
正确的口味
使用难以阅读或垃圾邮件的电子邮件，尤其是在主题行中，不太可能被阅读，更有可能被发送到促销或垃圾邮件。 Mailshake 的电子邮件副本分析器提供实时反馈和建议，以提高可传递性和可读性。
观看这个简短的视频，了解如何编写主题行和打开电子邮件副本
自动化您的外展序列
您的目标受众可能很大，因此如果您每周接触数百名潜在客户，则不可能手动跟进所有这些人。
这就是为什么像 Mailshake 这样的销售参与工具对于创建有效、可扩展的后续电子邮件序列至关重要。
使用 Mailshake，您可以：
- 使用强大的邮件合并功能批量个性化您的电子邮件
- 使用 Lead Catcher 直接从您的 Mailshake 仪表板回复潜在客户
- 根据收件人打开电子邮件、单击链接或回复来安排暂停或触发的后续电子邮件
- 设置跟进之间的时间间隔（第一封和第二封电子邮件之间间隔 5 天，第二封电子邮件和第三封电子邮件之间间隔 7 天，等等），以及您希望他们发送的日期和时间（例如，上午 8 点到下午 6 点之间）工作日下午）
- 通过 A/B 测试不同的主题行、正文和完整的活动序列来优化您的文案和整体外展策略
- 通过与您的 CRM 的本机集成以及通过 Zapier 与数百种软件工具的第三方集成，您可以通过在有人下载电子书、预订会议或注册演示时触发活动来进一步自动化您的外展活动
如果社交媒体和电话是您外展节奏的一部分（继续阅读以了解为什么您应该这样做），您可以将这些接触点包括在外展序列中以及 Mailshake Sales Engagement 中。
→立即下载：会议请求 [免费模板]
底线：如果操作得当，自动化可以成为您预订更多会议的秘密武器。 像 Mailshake 这样的自动化平台可以帮助您在不牺牲个性化或质量的情况下扩大您的影响范围。
会议请求电子邮件模板
个性化您的请求（示例）
个性化是您的销售工具中最强大（而且免费！）的工具之一。 B2B 买家不仅对个性化做出反应，而且还开始期待它。 超过 80% 的买家希望品牌了解他们，而 87% 的买家表示个性化对他们对公司的看法产生积极影响。
特殊订单
个性化是成功进行冷电子邮件外展的关键。 使用邮件合并填写收件人的姓名、公司、最近获奖情况和其他个人详细信息。
以下是一些简单但个性化的主题行，您可以将其复制并粘贴到您的会议请求电子邮件中：
- 凯伦，有时间谈谈吗？
- 要求与约翰共进商务午餐
- [你的公司] + [他们的公司] 会议？
然后将这些主题行与个性化的电子邮件副本结合起来，例如：
嗨，珍妮特，
我的同事约翰·休斯 (John Hughes) 将您推荐为杰出的平面设计师。 我的公司与平面设计师和其他创意人员合作，帮助他们更好地营销他们的服务，我很乐意与您谈谈您的工作，看看我是否能够帮助您推动一些业务。
您可以在周一上午 9 点参加一个简短的咖啡会议吗（请客）？ 如果这对你有用，请在星期五之前告诉我。
一会再聊，
劳拉
案例分析
Banzai 帮助 B2B 科技公司推动现场营销活动，在拥挤的环境中，确保您的消息传递给目标受众至关重要。 Banzai 使用 Mailshake 驱动 80% 的产品演示。 了解他们是如何做到的。
具体说明您的要求
从积极的方面来看，一个人阅读一封电子邮件的平均时间已增加到约 11.1 秒（自 2011 年以来增加了 7%）。 然而，留下深刻印象的时间仍然不多，这意味着您需要开门见山。
明确说明您想见面的原因，以便他们可以充分利用他们（和您）的时间。 如果他们不得不花时间弄清楚你想要什么，答案很可能是“不”。 这是优先级矩阵的一个很好的例子：
嗨，本，
我是 Appcues 的卡尔。
很高兴与您讨论{{topic from last communication}}。
我之所以与您取得联系，是因为我知道您最近{{他们或他们的公司正在做的事情}}。
我对如何实施{{helpful related topic or resource}}有一些想法，我认为我可以帮助你。
下周你有时间打电话或一起喝杯咖啡吗？
我保证不会占用你太多时间。 我真的很感谢你花时间听我说这件事。
卡尔
让说“是”变得容易
您是通过电子邮件发送商务会议请求的人，因此您的潜在客户唯一的责任就是同意并出席。 您需要完成大部分或全部繁重的工作，例如选择地点并建议日期和方便的时间。 他们要做的工作越少，您看起来就越好，他们就越有可能说“是”。
您还应该提前让他们知道您希望会议持续多长时间。 您的目标受众需要知道您要求他们花费多少时间。
避免歧义。 使您的要求简洁而具体。 他们对会议的疑问会更少，并且能够更好地做出明智的决定。
这是您可以编辑供自己使用的另一个请求电子邮件示例：
主题：有时间开会吗？
嗨迈克，
我叫 Kyle，是 Career Services Inc. 的销售总监。我注意到贵公司有多个职位空缺，我很乐意与您会面，看看潜在的合作是否有益我们俩下周四上午 11 点你能在你的办公室或我们的办公室见面吗？
我期待着您的回音。 如果上述方法不适合您，请随时建议其他地点或时间。
问候，
凯尔
请求回复
在电子邮件末尾加入号召性用语可以使您的商务会议请求完整无缺。 您努力选择目标对象、获取他们的联系信息、查找会议日期、时间和地点，以及编写您的消息。 不包括回复请求可能会破坏您的所有努力并阻止收件人采取行动。
您可以通过以下几种方式要求回复您的会议请求：
- “请随时直接回复此电子邮件，或致电 123-456-7890 与我联系。”
- “使用我的 Calendly 选择最适合您的日期和时间。”
- “期待你的回复！”
- “让我知道你的日程安排是什么样的，我们将从那里开始。”
此外，请确保将 CTA 限制为仅一个请求或操作，以减少对下一步该做什么的困惑。 单个 CTA 已显示可将响应率提高近 400%。 此外，它消除了潜在客户如何接受会议请求的猜测。
添加到菜单
将效果最好的电子邮件保存为模板，以便您和您的团队成员可以再次使用它。
仔细检查拼写和语法错误
尽管像 Grammarly 这样的拼写检查工具可以发现许多拼写错误或语法错误，但它们并非万无一失。 研究表明，即使您的电子邮件副本中只有一个错误也会毁掉您的信誉。
即使是百事可乐和通用汽车这样的大品牌和高端公司也难免会犯错误。 HubSpot 发布了一系列备受瞩目的拼写错误（包括他们自己的一个），以表明没有人是完美的。 养成校对会议请求电子邮件（以及所有其他书面内容，就此而言！）的习惯，这样您就不会因为容易避免的错误而错过会议。
跟进您的潜在客户
您发送了完美的商务会议请求，然后……蟋蟀。
首先，不要惊慌。 即使是时间敏感的内容，您也可能无法立即得到回复。 发生这种情况的原因有多种：
- 收件人没有收到或看到您的电子邮件
- 您在会议请求中指定的时间、日期或地点对他们不适用
- 他们因为忙而忘记回复
- 他们不小心删除了您的电子邮件或将其发送到错误的文件夹
- 他们不感兴趣
不要把没有回应当作答案。 不感兴趣只是让你重影的一个可能原因。 唯一可以确定的方法是跟进您的潜在客户。
研究表明，50% 的销售发生在第五次跟进之后，但 44% 的销售人员在第一次尝试后就停止了联系。 跟进您的会议请求电子邮件绝对可以帮助您获得更多的会议——以及随之而来的销售。
好到最后一滴
将自动跟进添加到您的活动序列中，以确保每个人都收到它们。
以下是您可以根据自己的需要进行调整的会议请求跟进示例：
嗨，保罗，
我上周要求与您会面，但没有收到您团队中任何人的回复。 我认为我们的公司可以从合作中获益，并希望与您见面讨论。
如果你很忙，我可以理解。 如果您认为我们的谈话有意义，请告诉我您的日历是什么样子的。
期待您的回音，
布莱恩
2023 年使用电子邮件模板的 7 种方法
复制粘贴永远行不通。 任何销售代表都不应期望将模板简单地粘贴到一封空白电子邮件中，交换他们潜在客户的姓名，点击“发送”并期望看到结果。 买家很精明； 他们可以分辨出他们收到的是模板而不是真实的个性化电子邮件——而且他们不太可能被打动。
那么应该如何使用模板呢？ 它们最适合用于哪些电子邮件？ 他们需要什么程度的编辑才能获得最佳效果？
1. 模板最适合用于可重复的消息。
Rex 最常使用模板来处理高度可重复的消息——比如会议跟进。 相同的目标，相同的信息。 但是更复杂的场景呢，比如冷电子邮件外展？ 你应该完全放弃模板吗？ 绝对不。 但是使用它们需要您付出更多的努力。
2. 适用于一项业务的方法不一定适用于您。
不要只相信那些说“这个电子邮件模板在三个月内带来了 100 万美元的净新销售额”的文章的表面价值。 毫无疑问，电子邮件文案起到了一定作用，但行业、产品、价格点、位置和许多其他因素也起了作用。
3.使用模板作为创作灵感。
您自己很可能会收到大量冷电子邮件。 或者您可能已经在 LinkedIn 上看到了一些很好的例子。 同样，不要只是扯掉它们。 但是您绝对应该将它们用作创作灵感。 就像 Twitter 上无数的模因格式一样，采用一种成功的格式并将其改编为您自己使用并没有错。
4. 问问自己：利用报价模板是否有意义？
一些最有效的电子邮件包含特别优惠——例如免费试用和大幅折扣。 优惠是这些消息成功的原因。 因此，发送类似的电子邮件但提供的报价不那么有吸引力是没有意义的。 它只是行不通。
5. 个性化时，分批进行研究。
Rex 每次在 LinkedIn 上花费两个小时来挑选关于他的目标受众的关键信息。 使用这些事实，他将为每个潜在客户制作一个句子，可以直接插入模板电子邮件中。 在那段时间，他通常可以做足够的研究来为 100 个不同的潜在客户发送个性化的电子邮件。
6. 按类别个性化，而不是一对一。
大规模添加个性化的另一个重要提示：根据潜在客户类型而不是个人添加个性化元素。 例如，收入高达 500,000 美元的 SaaS 初创公司的首席执行官可能会有类似的经历和痛点。 找出您的产品可以为该客户做什么，并在您的电子邮件中引用它。
7. 收到关于电子邮件长度的建议了吗？ 忽略它！
Rex 认为没有任何“完美”的电子邮件长度。 当然，您几乎总是希望它尽可能简短，但这并不一定意味着它必须少于 100 个单词（或任何其他任意数量）。 空头本身还不够好； 还需要有一个引人注目的钩子——一个让你的潜在客户做出回应的理由。
在社交媒体上预热前景
如果您的会议请求电子邮件没有得到很好的回复，您可能会通过其他渠道获得更大的成功。 包括另一个接触点，例如 LinkedIn 或 Twitter，可以帮助您的名字在他们的收件箱中脱颖而出，此外，它还为您提供了一个额外的渠道来了解更多关于他们的信息。
对于 B2B 卖家来说，LinkedIn 是探矿的金矿。 销售代表可以直接与利基专业人士和决策者联系，同时更多地了解他们的前景和他们工作的公司。 例如，您可能会查看某人的个人资料并注意到他们最近赢得了奖项或者他们的公司达到了一个重要的里程碑。
销售人员可以将这些见解转化为破冰船，在他们尝试与潜在客户建立联系时让他们“参与进来”。 它为对话增加了一层个性化和真实性，这比一般的群发消息更容易引起您的注意。 如果您还没有，请查看我们关于如何发送 LinkedIn 消息请求的指南。
Twitter 还加入了社交销售行列，帮助您识别潜在客户并与之建立联系，并为他们的对话做出贡献。 您可以在 Twitter 上创建私人列表来跟踪您的潜在客户及其发布活动，这样您就不会错过参与的机会。 您还可以与目标潜在客户互动，参与他们的内容，鼓励参与您自己的内容，并以电子邮件无法实现的方式了解您的目标受众。
预热你的前景可能需要一些时间，所以如果你没有看到立竿见影的效果，不要气馁。 最佳做法是在与潜在客户建立联系之前，不要请求商务会议。 一旦你不是一个完全陌生的人，他们可能会更愿意接受你所说的话。
混合方法
在您的活动序列中加入冷呼叫，并使用Mailshake Dialer直接在平台中拨打电话。
结论
与潜在客户会面是销售过程的关键部分。 它设定了一个议程，您可以在其中更深入地研究他们的问题和解决方案，而无需争夺他们的注意力。 请记住，请求会面只是第一步。 您还需要计划一旦他们接受您的请求后如何进行，并让他们高兴他们接受了您的提议。
但现在，将上述请求电子邮件示例和会议电子邮件主题行制作成您自己的。
会议请求电子邮件常见问题解答
如何通过电子邮件发送会议请求？
发送有效的会议请求电子邮件有几个基本步骤。 首先查找并验证您联系人的电子邮件地址，然后写一个引人注目的主题行，最好包括他们的姓名和会议日期。 使其具体化，并通过添加明确的 CTA 来请求响应。
你如何要求会议预约？
请求会面约会有很多可行的方法，但您的主要目标是让您的潜在客户尽可能简单地说“是”。 这意味着您自己建议地点、日期和时间，但给他们建议替代方案的余地。
你如何礼貌地要求约会？
要求回应有时会让人觉得有点粗鲁。 但不这样做会阻止收件人采取行动。 要取得适当的平衡，请尝试以下响应请求之一：
- “请随时直接回复此电子邮件，或致电 123-456-7890 与我联系。”
- “使用我的 Calendly 选择最适合您的日期和时间。”
- “期待你的回复！”
- “让我知道你的日程安排是什么样的，我们将从那里开始。”
如何索取 Zoom 会议电子邮件？
在新的 Zoom 工作文化时代，发送 Zoom 会议邮件变得越来越普遍。 要做到正确，请按照下列步骤操作：
- 登录 Zoom 的桌面客户端
- 安排您的会议
- 点击“会议”
- 选择您要邀请人员参加的会议，然后单击“复制邀请”
- 将信息粘贴到电子邮件（或任何其他通信平台）中并发送给整个日历组
