商务写作中要避免的 11 个最常见错误

您是否发现发送商业提案是一种让您流泪的负担？

如果您像大多数商务人士一样，每天都会发送无数的电子邮件、提案和报告，因此一想到要写它们就会让您不情愿。

但是，如果质量马虎，从数量上处理“文书工作”并没有任何好处。

如果您的商业写作复杂、正式且乏味，可能会导致许多商业交易失败。

这与您想要实现的目标和“不走”正好相反。

您希望所有的商业写作都能带来成果——无论是推动销售还是与客户建立信任。

那么什么是好的商业写作，你如何确保你的文案达到它的目标呢？

今天，我们将指导您了解顶级营销专家的一些提示和技巧，这些技巧可以帮助您避免商业写作中最常见的错误。

通过遵循这些建议，您可以提高您的写作水平，听起来更专业，并在您的盘子上获得更多成功的商业交易。

让我们潜入吧！

好的写作是有效的写作

与读者建立有效和建立的通信是任何成功企业的重要组成部分。

要成为成功的商业写作大师，你需要形成一套你想要实现的目标：

• 说服高管投资你的想法
• 为您的网站增加流量
• 扩大您的销售额
• 创建可转换的内容
• 让某人发笑

专注于目标将帮助您清晰简洁地写作，以便您的读者在阅读您的提案、广告或电子邮件后确切地知道他们应该做什么。

在商业中，对于读者、潜在买家或合作伙伴来说，只有一件事很重要——回答“这对我有什么好处？”这个问题。

为了实现这些目标，绕过商业写作中的常见错误并找出如何使用会影响读者采取预期行动的词语的方式至关重要。

商务写作中要避免的 11 个错误

既然我们知道如何在商务写作中建立我们的主要关注点，那么让我们来看看在这个过程中要避免什么。

以下是我们列出的商业写作中最常见的 11 个错误以及如何处理它们以获得更成功的商业成就。

#1 混淆单词或短语

商业作家最常犯的错误之一是使用令人困惑的单词和短语。

许多以写作为生的人并没有仔细考虑他们的文字选择，这可能会损害他们的工作。

例如，如果您要邀请某人参加某个项目或活动，请不要使用“请求”一词，而应使用动词“询问”或“邀请”。

这两个词都比“请求”具有更积极的含义，这听起来很官僚。

此外，避免过度描述性的词语，例如：

• 参加⇒加入

• 利用⇒使用

• 努力⇒尝试

让我们看看具体的例子：

注意：要有效地进行商务写作，重要的是要选择具有最强含义的单词和短语，不要让读者感到困惑。

#2 使用非正式的语气或过度熟悉

商务写作通常比给朋友、家人和同事的日常电子邮件更正式。

这并不意味着您不能使用缩写词或俚语，但商务电子邮件不是随便或过度熟悉您的读者的地方。

这是商务写作中第二个最常见的错误。

您使用的语气应该正式且正确，因为您永远不知道谁会阅读您的电子邮件。

例如，如果您正在给某人写一封电子邮件，您可以称呼她为“亲爱的史密斯女士”或“亲爱的史密斯夫人”。

如果是大公司，称呼它为“尊敬的先生们”或“亲爱的女士们先生们”。

如果您不确定要在电子邮件中向谁发送电子邮件，请在撰写电子邮件之前对公司进行一些研究，并找出您的目标受众是谁。

让我们看看正式写作和非正式写作之间的区别：

永远记住，发送电子邮件不同于通过电话交谈或面对面开会。

您可能非常了解您正在写信的人，但不要忘记您仍然与老板或客户通信。

注意：忽略此因素可能会导致错误的印象，无法获得预期的结果。

#3 模糊的语言

在商务写作中，最好避免使用模糊的语言，例如“必须”、“可以”和“可能”。

相反，要具体并使用能够告诉人们如何做事的动词，而不是描述他们正在做的事情的词语。

例如，不要说“我们必须取消您的订单”，而是说“我们不得不取消您的订单”。

让我们看看沃尔玛的例子：

注意：让您的读者了解正在发生的操作的当前状态，并消除他们的任何疑问。

#4 被动语态

被动语态是许多人在商务写作中犯的另一个常见错误。

被动语态无效且烦人。

它使声明听起来不那么直接，有时甚至不那么权威。

被动语态听起来像是句子的主语不执行动作而是从另一个来源接收它。

例如：“这篇文章是约翰写的。”

这句话应该是主动语态，因为约翰不只是简单地写报告。

当您发现自己使用被动语态时，请花点时间重新考虑您的句子并将其改写为听起来清晰和令人信服：

被动：稿件由我们的编辑按时提交。

活跃：我们的编辑按时提交了稿件。

注意：用主动语态写你的句子，这样它们更容易阅读，并且它们的意思对读者来说是清楚的。 主动语态与读者互动，您可以使用HemingayApp识别和纠正所有被动语态。

#5 感叹号太多

不要在每个句子的末尾使用感叹号来表达观点。

仅当您强烈想要传达一个想法或想要表达极度兴奋时，您才应该使用它们。

例如： “这是一个绝妙的主意！！！”、“让我们去做吧！！！”

不要使用感叹号，而是使用数字、有趣的事实或统计数据来增加你的论点的可信度。

例如：

“使用我们的软件，您可以将工作速度提高 65%，并使计算过程更容易。”

下面是一个例子，说明如何通过使用销售的事实来表达观点：

注意：为了提高您的可信度并听起来更有说服力，请避免使用感叹号，并用事实证明您的陈述。

#6 拼写和语法错误

很难相信，但有些人在写作时仍然会犯拼写和语法错误。

解决方法很简单——校对！

以下是一些关于如何始终领先于拼写和语法错误的提示：

• 花点时间找出写作中的错误
• 在您发送电子邮件之前让其他人仔细检查您的电子邮件
• 大声朗读您的内容
• 使用校对工具，例如 Grammarly

如果有人决定搁置你的提议，那将是一件很糟糕的事，只是因为你在发送提议之前没有仔细审查你的提议。

注意：发送电子邮件时，不要忘记拼写错误通常与网络钓鱼有关。

不要仅仅因为它简单而愚蠢而忽视这个错误。

#7 结构和思路不清晰

许多企业在写作中犯了这个常见的错误——他们没有在写之前花时间计划他们的信息。

他们假设，仅仅因为他们知道他们想说什么，读者也会理解他们的意思。

让我们看一下这个例子—— “在这份报告中，我们将讨论与当前主题相关的几个问题。”

这句话没有说明主题是什么。

另一个例子是—— “我们的团队已经能够在预算内按时完成我们的任务，但对于任务的执行方式仍然存在一些担忧。 在本报告中，我们将讨论这些问题，并就未来如何解决这些问题提出建议。”

很难理解这两个陈述是如何相关的，或者对这些已完成的任务是否有任何顾虑。

您的读者需要遵循您的推理路线——用清晰的流程和清晰的信息来支持它。

以下是有关如何实现这一目标的一些想法：

• 提供带有要点的清晰讨论摘要
• 撰写包含问题与潜在解决方案的段落
• 保持概念简洁、准确、直截了当

这是一个良好商业写作的电子邮件示例：

注意：向您的读者解释您为什么要逐步提出某个建议或推荐。 这样你会“听起来”更专业，并获得读者的信任。

#8 不考虑读者的观点

不研究您的目标受众是“致命的罪过”。

如果您不遵循需求和供应链的自然过程，您就无法期望您的业务取得任何积极进展。

有一点是肯定的——你不能把钻头卖给一个终身支持饼干的老奶奶，对吧？

在开始编写任何类型的内容之前分析您的受众非常重要。

问你自己：

• 谁会阅读我的内容？
• 我对他们了解多少？
• 他们的需求是什么？
• 什么会给他们留下深刻印象或震惊？

将此技巧纳入您的写作中，以吸引适合您业务的人群。

注意：如果您希望您的内容有效，请针对您的受众并确保满足他们的需求。

#9 信息不足

没有提供足够的背景信息只是懒惰的写作。

这包括忽略理解主题所必需的事实，以及没有提供足够的证据来支持论点、产品或建议。

例如，假设您正在写一篇关于为什么大学生应该住在家里而不是住在校园宿舍的文章。

在这种情况下，您需要为读者提供有关大学和宿舍生活的背景信息。

这样，您就不必从头开始解释所有内容，甚至更糟——让您的读者在别处寻找答案。

取而代之的是，每段都以主题句开头，清楚地说明该段的内容。

注意：让每个句子都集中在一个想法上，以便读者可以轻松理解。

#10 过多的技术语言

商业写作有时可能充满特定行业的流行语和首字母缩略词。

虽然这些术语有时是不可避免的，并且有时可以作为速记有用，但它们通常表示懒惰或不清楚的想法。

商务写作应该尽可能简单明了。

不要使用技术语言，除非你的听众理解并欣赏它。

以下是商务写作中一些常用的技术语言词，一般应避免使用：

• Be That As It May — 这与“尽管如此”的含义相同。

示例： “尽管如此，价格还是公道的。”

良好的输出： “尽管如此，价格还是公道的。”

• 绝对——如果某事肯定会发生，就没有必要这么说。

改用“将”。

示例： “他一定会出现的。”

好的输出： “他会出现的。”

• 有效地—— 能够产生想要的结果。

如果某件事已经有效地完成，那么它显然是以期望的方式完成的。

示例： “机器已被有效拆除。”

良好的输出： “机器被拆除了。”

注意：您希望您的内容清晰且信息丰富，但您不希望过多的信息和令人困惑的首字母缩略词让您的观众不知所措。

#11 糟糕的组织

无论您是在撰写文章、提案、广告还是电子邮件——写作的一致性和良好的组织都很重要。

如果你的文章组织得不好，你就有可能失去读者的注意力。

使用想法之间的转换来形成从一个点到下一个点的逻辑流程。

过渡示例： “例如”、“另外”、“另一方面”、“同时”。

良好的组织还包括将信息从最重要到最不重要，或从最不具争议性到最具争议性等顺序排列。

注意：确定你的商务写作中哪些信息是关键的、可取的和不必要的——然后相应地组织你的商务写作。

使用 AI 工具避免错误并加快流程

无论您是创建提案、电子邮件还是新闻稿——如果您想避免最常见的业务错误，都需要考虑很多事情。

通过牢记这些提示，我们希望您能够使您的写作更加有效和吸引人，从而扩大您的业务成就。

请记住，重要的是要知道您要通过写作达到什么目的。

否则，你的话会落空——你的成功也会如此。

考虑到这一点，商业写作可能是一个艰难的主题，因为有许多变数在起作用——但不一定非要如此。

如果您想通过在 70% 的时间内创建更多不同类型的内容来永久避免写作错误并提高效率，那么 AI 写作工具可以成为您的完美盟友。

这些工具旨在提高内容的质量，因此您可以花更少的时间校对，而将更多时间花在对您的业务很重要的其他任务上。

其中一些工具，例如 TextCortex，使用基于模块的学习过程，可以在几秒钟内提供类似人类的高质量输出。

下载 Chrome 扩展程序后，您需要做的就是提出一个 5 字的想法，突出显示它，然后点击“长篇文章”按钮。

选择适合你的输出，你的段落就准备好了。

在您的商业写作程序中实施 AI 工具可以：

• 提高你的写作能力
• 自动化整个写作过程
• 节省大量写作时间
• 注意商务写作错误
• 在需要的地方找到合适的词

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最好的部分是它可以节省您的精力和金钱。

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