2022 年优化员工轮班安排的 8 种方法

员工轮班安排应该轻而易举，对吧？ 您不希望日程安排占用您的大部分时间，但它仍然如此。 您的经理平均每周花费 3.14 小时来制定员工时间表。 即使是大品牌和大公司也会有大量的日程安排偏头痛，并且众所周知，在员工轮班安排中会犯下数百万美元的错误。

如果大人物凭借他们所有的经验和预算犯了错误，那么你会认为对于小企业的员工管理来说——员工轮班安排从一开始就注定要失败。 但是，它不一定是。

将您的轮班安排想象成一台具有许多移动部件的机器，这些部件必须协同工作才能使机器正常运行，并且在大多数情况下是自动运行的。 如果一个部分出现故障，其他部分必须弥补不足。 如果他们失败了，那么你的机器只需要一些修复。

就机器而言，好的机器很少需要维护，而有些机器几乎不需要用胶带和良好的意图固定在一起。 如果您的员工轮班安排是那些生锈的旧的基于电子表格的安排或（上帝禁止）手动安排，而不是现代的轮班安排软件，那么常见的故障可能会花费您一分钱。

瑞安航空的员工排班发生了什么

2017 年 9 月，由于排班问题，该航空公司被迫取消 20,000 个航班，这使得欧洲最大的航空公司无法为乘客配备飞行员上飞机。 结果是愤怒的客户如雨后春笋般涌现，数千英镑的报销和罚款，许多飞行员离开去为竞争对手工作，以及需要大幅提高工资和升级条件以让其他人留下来。

不出所料，瑞安航空公司的安全带被解开。 对于标语为“总是越来越好”的公司来说，这不是一个好的飞行计划。

调度错误代价高昂

我想我们都同意，安排错误最终会让你付出代价。 多少钱？ 好吧，瑞安航空被迫承诺提高飞行员的薪酬和条件，并声称这超过了竞争对手提供的条件。 但是，这还不足以避免将来发生这种情况。 这就是为什么该公司正在招聘数百名飞行员，希望能够及时将每架飞机的机组人员比例从 10.5 人提高到 11.0 人，以赶上欧洲的暑假。

瑞安航空还投资优化了班次安排和缺勤记录，包括一个新的机组控制手机应用程序。 流程优化和移动员工应用程序的采用不会成为新闻稿的头条新闻，但对于 RyanAir 避免代价高昂的飞行员计划管理差点发生的计划同样不可或缺。

如何在轮班安排上省钱（不要成为另一个 RyanAir ）

1. 提前计划轮班时间表

时机就是一切。 例如，您可以通过简单地预先为员工提供工作时间表来减少缺勤和缺勤请求。 更多的时间来准备和换班为员工提供了他们需要移动东西以匹配他们的轮班时间表的灵活性。

给每个人足够的空间来计划和调整，也必然会降低最后一刻争先恐后地寻找替代品的速度。 你知道哪一个——那个占用了那些经理的工作时间。

说起来容易做起来难？

当然，提前两到三周计划员工轮班听起来可能是一项艰巨的任务。 但是，拥有一个移动应用程序可以让员工提前输入他们的轮班偏好并在几周前查看计划的和最新的时间表，这有助于减少与最后一分钟的时间表发布相关的整体压力和紧张感。

这一切都与创建例程和改进工作方式有关。 就像任何优秀的童子军都会告诉你，现在花时间在准备上会节省你以后的时间，让你进入一个提前准备好轮班的状态。 这样，即使变化来了，而且它们会来，你也会为它们做好准备。

更不用说，可预测的日程安排让您的员工快乐并与您的组织互动。 他们可以维持工作之外的生活，这对工作的父母来说意义重大。 可预测的时间表可能意味着您的员工决定与您待更长时间，以解决可能是小时工的最大问题 - 员工流动率。

根据 CAP 的一项研究，更换员工的成本约为其年薪的 16%。 保持可预测的时间表最终可能会为您节省更多的变化，它可能会改变您的业务。

2.对待命安排说不

待命安排是要求员工在轮班开始前致电并确认他们确实需要他们的做法。 安排员工轮班，然后在轮班缓慢时将他们送回家，这充其量是一种可疑的做法，实际上可能会花费您比节省的更多的钱。 与上述非常相关的是，日程安排需要是可预测的，不仅是为了经理，也是为了员工。

直到最近，大多数大型零售商都会实行随叫随到的安排，但由于强大的监管和公众压力，The Gap、A&F、星巴克和其他公司已承诺终止随叫随到的安排。 然而，这只是故事的一小部分。 他们没有告诉你的是，他们有股东要考虑，如果在随叫随到的日程安排中可以获得巨额利润，他们仍然会这样做。

真正的问题是，on-call 调度不仅对 PR 不利，而且对日益严重的问题也是一个糟糕的解决方案，即未经优化的调度最终会因人员过多而导致您的金钱损失。 有更好、更具成本效益的方法来解决这个问题，但它确实需要管理者非常以数据为导向，并跟踪他们业务中发生的一切。

3.密切关注加班

优化的时间表不仅适用于零售商，在其他行业也非常重要。 当涉及到承包商时，OT 就是资金所在。 有一个普遍的误解，认为加班实际上不会花费您任何费用，因为所有固定开销都已计入标准的 40 小时工作周。 额外的工资和费用被抵消了，因为您已经将其计为固定开销。

要做到这一点，您必须一方面非常擅长向客户出价，另一方面要管理员工的生产力。 只做两者之一就足够具有挑战性了。 如果您可以持续管理这两者，那么您已经解决了这个合同问题。

对于所有其他人来说，这通常会发生（示例由 WoodWeb 提供）：

假设您从事固定价格的工作，并且无论出于何种原因，您都落后了一天，这不是您自己的过错，也没有受到任何处罚（换句话说，您落后是因为下雨延迟之类的事情，而不仅仅是因为有些事情比平时花费了更长的时间）。

你是否会在周末工作，即使你以正常的时间费率计算工作，但你可以开始另一个你之前计划在周一开始的工作，因此推迟到周二开始？ 答案是您在周末加班时以正常的速度工作（这是一种清洗），但是因为您能够按时开始下一项工作，并且您没有损失任何工作量天数。

第二个示例说明了您需要如何尽可能准确地预先计算加班时间，否则最终会导致您付出代价：例如，您的间接费用基于每月 320 个工时（1 个月内每周工作 40 小时的 2 个人），以及你只利用了其中的 240 小时，而这 240 小时中有 40 小时在加班。 换句话说，你根据工作期限在第一周为你的两个人工作 60 小时，然后在第 2 周和第 3 周因为无事可做而将他们送回家，然后在第 4 周他们每人工作 60 小时，再次基于工作截止日期，但可能在他们无事可做的两周内缺乏开始的材料和/或信息（这永远不会这么明显，但为了说明我的观点，为了简单起见，我选择了这个例子）。

对于为员工提供加班费的企业来说，加班几乎总是一个问题。 解决方案很简单：对 OT 说不。 如果您的员工需要每周工作超过 40 小时，那么让他们成为受薪员工可能是值得的。 将工人从有资格加班转为受薪雇员一直是 Walgreens 等公司采用的策略。

4. 快速响应

噩梦般的场景：预定明天开店的员工中，有一半因正在流行的严重流感而请病假。 或者，想象一个快乐而美妙的场景，您的企业从某个社交媒体明星那里获得了意想不到的正面评价，客户蜂拥而至。 你通常会做的是吓坏了、惊慌失措，然后继续打电话给每一位员工，可能会为最后一分钟的换班提供额外的报酬。

在这两种情况下，如果您想拥有必要的人力以保持事情顺利进行，您就需要快速响应。 疯狂的电话几乎不是处理计划中的轮班意外变化的最有效方法。 理想情况下，当一个班次可供员工“申请”时，他们会自动收到通知，如果他们有空并且可以使用额外的班次，他们可以选择接班。

在第 1 节中，我们已经提到了让员工参与的好处以及它如何对员工流动率产生积极影响。 在与员工进行有效沟通方面，技术也是您的朋友。 有几种工具可以将沟通的噩梦变成一个简单而有效的过程，即使您需要联系超出当前工资员工的后备员工。

5. 公平（和聪明）的班次分配

人类很难客观。 因此，在计划员工轮班时间表时，我们可能会受到我们随着时间的推移而养成的习惯的影响。 一些员工会因为（他们认为）你在玩最爱而感到不满。 其他人则获得更少的轮班或更少的加班选择。

在许多情况下，原因是技能和经验的差异。 您至少需要一名员工可以在夜班时关闭商店，但这可能很快导致同一员工夜复一夜地担任该职位，这可能是好事也可能是坏事。

计算机不播放收藏夹。 只需设置即可。 您可以分配员工“角色”和技能，同时设置完美的轮班表以考虑员工偏好和您的业务需求。

如果您还没有，请获取自己的排班软件，即轮班管理软件，以帮助您优化轮班。 那里有一些好的，设置起来不会很痛苦，也不会掏空你的口袋。

6. 简化班次分配

手动换班和调换给员工和经理增加了相当多的开销。 我们都看到了这种情况的发生，有人要求或批准换班，但在此过程中的某个地方被遗忘或沟通不畅。

快速有效的换班和批准流程可以使每个人的工作变得更轻松，同时确保每个班次都配备具有必要技能和“角色”的人员。

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7. 预测分析如何帮助轮班经理

细节很重要，只需询问任何员工经理即可。 人手不足意味着您的客户没有得到他们应得的服务，而您的员工自己也过度劳累。 人手过多意味着您因不必要的工资而蒙受损失，因为员工们站在周围梦想着去度假（如果航班没有因为人手不足而取消）。 你需要让它恰到好处。

能够计算每个班次的所有成本和收入是优秀班次经理与优秀班次经理的区别所在。 在您开始考虑这项技术之前，您需要知道您想如何使用它。 与人员配备类似，您不希望库存不足或库存过多，一切都需要恰到好处地优化。 但是，这就是你需要关注的地方，它需要优化的不是昨天的班次，而是明天和下周的班次。

您和您的值班经理、项目经理或工头需要成为统计向导，并预测您未来的成本和收入。

什么是预测分析？

简而言之，预测建模使用统计数据（例如安装工作的收入历史记录或午餐班次的收入）来预测未来的结果。

例如，作为 HVAC 承包商，您可以使用预测模型来分析过去一年所有管道系统安装工作的数据，例如零件成本、工资单、每小时工作收入，并使用这些数据来预测如何成本您的下一个管道系统安装工作。

你可以用预测模型做什么？

• 在未来更有利可图的不断增长的行业领域从事工作
• 配备更多训练有素的员工
• 工作人员放下你的慢班
• 准确预测每个工作/班次的成本和收入
• 预测员工的表现
• 预测发展业务的成本和预计收入

用于班次优化的 3 个主要预测分析模型

有与班次优化相关的三个主要预测模型：

1. 倾向模型——查看现有变量以预测行动
2. 集群模型——根据用户的行为在算法上将用户分类为段
3. 协同过滤——使用贝叶斯网络分析数据、潜在语义和其他技术来寻找共性（如果你喜欢《教父》，你会喜欢《疤面煞星》）

大多数提供优化模型的调度软件解决方案都使用这些模型之一。 但是，预测调度软件可能非常昂贵，因此如果您想节省一些现金并学习新知识，您可以通过单击上面的链接了解有关如何使用每个模型的更多信息。

8. 放弃论文，改用软件

上述员工日程优化步骤要求您采用技术并超越过时的纸质表格和不可靠的电子表格。 灵活且用户友好的排班软件解决方案适用于各种规模的企业，您真的没有理由在 2018 年继续使用陈旧的排班方法。事实上，切换到排班应用程序肯定会比您节省更多的钱该软件可能需要付费。

纸呢？ 你仍然可以用它制作纸飞机，然后在没有飞行员的情况下让它在办公室里飞来飞去。 因为与瑞安航空不同，您不需要管理数千名飞行员的名册，他们都希望在假期中休假。 而且，如果您的员工不是技术型的，这里有一个有用的指南，可能会有所帮助。

优化员工轮班时间表的底线

如果你和我们之前的普通经理一样，你可能会花很多时间来创建轮班表。 但是，它并没有就此结束。 换班怎么办？ 调度变化？ 想象一下，如果您可以让日程安排不那么糟糕，您和您的团队可以做些什么！ 如果我告诉你，你可以做到这一点，同时减少与计划外缺勤相关的费用，以及人员不足和人员过剩的成本。

1. 提前计划轮班时间表
2. 对随叫随到的安排说不
3. 密切关注加班
4. 快速响应
5. 公平（和智能）的班次分配
6. 简化班次分配
7. 预测分析如何帮助轮班经理
8. 放弃纸张，改用软件