20 个有效的外出消息示例来激励您
已发表: 2023-07-10外出消息（简称 OOO 消息）是商务通信的重要组成部分。 当您度假、生病或因任何原因不在办公室时，您可以设置自动回复消息，回复每封新电子邮件，让他们知道您不在。它们对于沟通很有用信息并让收件人知道如何与您联系。
我们将了解什么是外出消息以及一些帮助您创建自动回复的示例。
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什么是外出消息？
外出消息是一种自动回复，如果您碰巧不在办公室并且没有机会检查您的电子邮件帐户，则可以从电子邮件客户端设置该自动回复。 例如，您可以提前安排，因为您在机票最便宜的一天购买了一张会议机票，并且知道您当天没有空。
您可以让它运行特定的时间段并添加确切的日期，以便自动回复仅在这些日期期间发出。 外出消息将在您决定运行自动消息的日期自动发送到传入消息。
什么时候需要外出消息？
业务通信需要外出消息的原因有多种。 最值得注意的是，让人们知道您在某些时间无法回复是件好事，这是良好的电子邮件礼仪。
外出电子邮件还可以告诉潜在客户他们应该多快收到您的回复，并为他们提供在紧急情况下如何最好与您联系的说明。
以下是您需要 OOM 的几个主要原因：
- 商务旅行：当您出差离开办公室时，需要外出消息。 这让人们知道他们不会立即收到回复，并为他们提供了另一个联系人，例如工作同事或主管。
- 假期：休假对于恢复活力和放松很重要，但让人们知道您不在也同样重要。 外出消息可以让人们知道您正在度假以及您何时回来。
- 缺勤：如果您因生病或紧急情况而必须请假，外出消息将让您的联系人随时了解情况以及您何时回来。
- 客户会议：外出消息非常适合让人们知道您正在参加客户会议以及何时期待您的更新或回复。
- 培训课程：如果您正在参加培训课程，请让您的联系人知道，这样他们就不会认为您忽略了他们
阅读完后，请务必观看“如何在 Microsoft Teams 上设置外出”视频：
如何提出令人惊叹的 OOO 信息
您希望您的外出信息既风度翩翩又信息丰富。 以下是有关如何使您的外出电子邮件脱颖而出的一些提示：
第 1 步：保持简短而甜蜜
外出信息应该简短、简洁并能表达要点。 没有人愿意阅读冗长的消息只是为了发现您不会立即回复。
第二步：友善
您希望您的信息礼貌且专业，因此请避免使用“离开办公室，直至另行通知”之类的短语，因为这听起来有点轻蔑。
第三步：个性化
如果您外出度假或参加活动，请考虑添加一些关于您将要做的事情的个人信息。 这将帮助您的信息脱颖而出，并表明它来自真人，而不是自动化系统。
第 4 步：给出明确的指示
请务必提供明确的说明，说明人们在紧急情况下或急需什么东西时如何与您联系。
第五步：添加一点幽默感
如果您觉得自己很有创意，为什么不在您的信息中添加一点幽默呢？ 这将有助于使其脱颖而出，甚至可以引发与您的联系人的对话。
另外，不要忘记将以下信息添加到您的自动回复电子邮件中：
- 你为什么不在办公室
- 您何时回来，包括您不在办公室的日期范围（开始日期、返回日期等）
- 其他联系您的方式，例如手机号码（如果适用）。 您可以在自动回复电子邮件中添加类似“如果您需要立即帮助，请联系（您的手机号码）”之类的内容。
- 在您不在的情况下，收件人可以联系其他联系点以获得即时帮助，包括另一个联系电子邮件地址、电话号码和/或商业网站。
外出留言中不应该写什么
- 避免在外出回复中添加太多细节：添加很长的解释可能很诱人，例如您正在参加午餐会议，但最好避免添加太多细节。 相反，请保持您的自动办公电子邮件简短明了。
- 不包含其他联系信息：如果可能，消息中应始终包含另一个联系人信息，以便知道在需要时应该与谁联系。
- 传播过多的个人详细信息：在电子邮件中放入过多的信息会使读者更难收集他们需要的信息。 此外，添加太多个人详细信息供全世界查看可能会引起安全问题，尤其是当您让人们知道您将离开家庭办公室等地方时。
- 未经许可委托同事：如果您需要在您缺席的情况下委托同事，请先获得他们的许可，然后再这样做。
- 补充说你一回到办公室就会回复：告诉每个人你一回来就会回复可能是一个地雷。 虽然这很好地表明了您如何照顾客户和同事，但可能需要一些时间才能回复在您离开期间与您联系过的每个人。 保持现实，这样当你回来时就不会有人感到被忽视。
以下是这些步骤的表格，以供快速参考：
| 步 | 描述 | 关键提示 |
|---|---|---|
| 1 | 保持简短而甜蜜 | 您的消息应该简洁，提供必要的信息，但又不能太长。 |
| 2 | 善待 | 始终保持礼貌和专业的语气。 避免使用“不在办公室，直至另行通知”之类的短语，因为这可能会让人觉得不屑一顾。 |
| 3 | 个性化 | 如果您正在度假或参加活动，请为您正在做的事情添加一些个人风格。 它让信息感觉更人性化，更少自动化。 |
| 4 | 给出明确的指示 | 包括有关人们在紧急情况下或需要紧急帮助时如何联系您的说明。 |
| 5 | 添加一点幽默 | 如果合适的话，在你的信息中注入一点幽默感。 这可以帮助它脱颖而出，甚至促进对话。 |
| 6 | 解释你的缺席 | 明确说明您不在办公室的原因。 无论您是在度假还是在参加会议，您的联系人都应该知道。 |
| 7 | 注明您的返回日期 | 提供您离开办公室的日期（开始和结束），以便人们知道何时可以得到回复。 |
| 8 | 提供其他联系方式 | 包括联系您或公司其他人以获得即时帮助的其他方式。 包括另一个联系电子邮件、电话号码和/或企业网站。 |
20 个令人惊叹的外出消息示例
如果您不确定如何构建外出消息，我们针对不同情况提供了外出消息示例以提供帮助。
1. 简单的外出消息示例
这一篇短小精悍，一语中的：
感谢您的留言。 我离开办公室，无法访问电子邮件，直到（日期），我返回办公室后会回复。 感谢您的理解。
亲切的问候，
（姓名）
2. 专业的外出消息
专业的 OOO 消息对于同事、客户和业务联系人来说非常有用：
感谢您的留言。 我从（日期）到（日期）不在办公室，对电子邮件的访问受到限制。 如果您需要立即帮助，请通过我的手机（号码）或我的秘书XX（电话号码）与我联系。
此致
（姓名）
3. 有趣的外出消息
一条有趣的外出消息可以给人一种私人的感觉，并帮助你的联系人知道你还活着，而且身体健康，不要把自己太当回事。 这是一个例子：
感谢您的消息，但这是一个机器人回复您，因为（姓名）目前不在办公室，并且非常努力不检查他们的办公室电子邮件。 他们将在（日期）之前回来，所以请随时与我们联系！
谢谢
电子邮件机器人
4. 外出自动回复电子邮件
如果您需要在外出度假或因其他原因无法联系时发送外出自动回复消息，请参阅以下示例：
这是一封办公室自动回复电子邮件，因为我没空，也没有检查电子邮件。 当我回到办公室时，我会回复您的电子邮件。
这是一条自动的 OOO 消息，因为我在（日期）之前不在办公室。 我回来后会及时回复您的消息。 如果您需要立即帮助，请通过（电子邮件）与 XX 联系以了解更多详情。
5. 不在办公室病假消息示例
病假是休息和康复的时间。 请务必让您的同事和联系人知道您无法通过以下消息联系到您：
感谢您的留言，但我目前正在休病假或病假，无法处理电子邮件。 如果您需要立即帮助，请随时与 XX 办公室联系。
感谢您的理解
（姓名）
6.外出休假留言
如果您要外出度假，请参阅以下为您的联系人提供的信息丰富的电子邮件假期回复消息：
谢谢您的来信。 我目前正在度假，在（日期）返回之前无法回复电话或消息。 如果您的事情紧急，您可以通过（电子邮件）联系 XX 寻求帮助。 或者，您可以发送电子邮件至（通用公司电子邮件），团队中的人员将与您联系。
最好的，
（姓名）
此外，如果您想提升您的信息，请添加特殊的自动回复，使其对读者来说更有趣。 您可以通过在外出回复中链接到 GIF 来完成此操作。
7. 产假非工作时间留言
休产假又不想担心？ 自动回复（例如下面的 OOO 消息示例）可以帮助您的联系人知道您何时返回办公室，减轻回复消息的压力，让您安心：
感谢您的留言。 我目前正在休产假，直到（日期）为止无法查看电子邮件或打电话。 如果您的事情紧急，请联系（电子邮件）。 或者，您可以通过（团队电子邮件）联系更广泛的团队，公司的人员将尽快为您提供帮助。
一切顺利，
（姓名）
8. 出差外出留言
如果您要出差，此示例外出消息可以帮助您传达您的缺勤情况和联系方式：
感谢您的留言。 我在（日期）之前出差，返回办公室时电子邮件访问权限有限。 如需立即帮助，请联系我的同事 XX（电子邮件）。
问候，
（姓名）
9.休假不在办公室
休假是恢复活力并带来新想法的好方法。 此外出消息可以帮助您传达您的缺勤情况：
感谢您的留言。 我从 (日期) 到 (日期) 休假，在此期间无法发送电子邮件或拨打电话。 如果您需要帮助，请通过（电子邮件）与 XX 联系。 我期待着尽快回来！
亲切的问候，
（姓名）
10. 个人紧急情况外出消息
生活可能会抛出意想不到的曲线球。 此外出消息可以帮助您传达任何个人紧急情况：
感谢您的留言。 由于个人紧急情况，我不在办公室，直到（日期）才有空。 如果您的事情紧急，请通过（电子邮件）联系 XX 寻求帮助。
祝一切顺利，
（姓名）
11. 外出培训
去参加培训课程吗？ 此外出消息可以帮助您传达联系人需要了解的详细信息：
感谢您的留言。 我在（日期）之前不在办公室参加培训课程，在此期间无法回复电子邮件或电话。 如果您需要帮助，请通过（电子邮件）与 XX 联系。
一切顺利，
（姓名）
12. 外出预约
当您外出赴约时，这条外出消息可以帮助您传达您的缺席信息：
感谢您的留言。 我目前不在办公室参加预约，直到（日期）才能回复。 如果您需要帮助，请通过（电子邮件）联系 XX。
问候，
（姓名）
13. 搬出办公室消息
搬到新办公室或新家？ 此外出消息可以帮助您在搬家期间传达您的缺勤信息：
感谢您的留言。 我要搬家，在（日期）之前可能无法回复电子邮件或电话。 如果您需要立即帮助，请通过（电子邮件）联系我的同事 XX。
小心，
（姓名）
14. 外出会议
此外出消息可以帮助您在参加会议时向其他人传达您的缺席信息：
感谢您的留言。 我不在办公室参加会议，直到（日期）才能回复。 如果您需要帮助，请通过（电子邮件）联系 XX 以获取更多信息。
最好的，
（姓名）
15. 团队外出外出留言
这种外出方式非常适合团队外出，因为它可以帮助您传达人们需要了解的相关细节：
感谢您的留言。 我和我的团队外出一日游，直到（日期）才能回复。 如需立即帮助，请通过（电子邮件）联系我的同事 XX，并将紧急消息标记为高优先级。
祝一切顺利，
（姓名）
16. 会议外出消息
感谢您的留言。 我目前正在参加一个会议，直到（日期）才能回复。 如果您的事情紧急，请通过（电子邮件）联系 XX 寻求帮助。
一切顺利，
（姓名）
17. 短期外出消息
很多时候 OOO 消息是针对较长时间段而定制的。 另一方面，此内容是为了防止您短暂离开办公室而创建的，其中包括为可能有紧急事务而迫不及待的人提供的内容：
感谢您的留言。 我短期不在办公室，直到（日期）才能回复。 如有紧急事宜，请通过（电子邮件）联系 XX。
问候，
（姓名）
18. 办公室外遥不可及
这适用于那些不在办公室且无法回复的人，通常是因为访问受限：
感谢您的留言。 我今天不在办公室，没有电子邮件联系，直到（日期）才能回复。 如有紧急事宜，请通过（电子邮件）联系 XX 寻求帮助。
此致，
（姓名）
19. 假期外出消息
在您休息之前，使用以下通用示例将这条节日 OOO 消息从您的待办事项列表中标记出来：
感谢您的留言。 我从（日期）到（日期）休假。 如需立即帮助，请通过（电子邮件）联系 XX。
节日快乐，
（姓名）
20. 外出远程工作消息
此 OOO 消息示例适用于那些不在办公室但仍在远程工作的人：
感谢您的留言。 我目前正在远程工作，直到（日期）才能回复。 如有紧急事宜，请通过（电子邮件）联系 XX。
此致，
（姓名）
使用这些外出消息示例来创建您自己的消息示例
上面提供的外出消息只是创建您自己的消息的起点。 在撰写自己的信息时，请考虑客户和团队成员需要了解什么，以及在您缺席时谁是团队中指导他们的最佳人选。
这些示例可以让您了解要包含（或排除）多少信息以及创建消息的重要组成部分。
另外，不要忘记返回办公室后立即更新您的外出消息，以便您的客户收到及时的回复。
什么是好的自动电子邮件回复？ 能够产生潜在客户的一种
请放心，在互联网领域，有一个优秀的自动办公消息回复服务。 然而，考虑定制您的外出消息以吸引潜在客户确实是个好主意。 首先，创建外出自动回复电子邮件消息非常重要，对于电子邮件营销而言更为重要。
好消息是，创建潜在客户开发机会非常容易，可以在您的响应者中收集潜在客户。 此外，收集线索、紧迫感、明确的号召性用语以及让读者微笑的办公室信息示例也很关键。
是否有可用于外出电子邮件的模板？
是的，网上有许多模板可以帮助您制作有效的外出信息。 以下是一些需要注意的要点：
- 在 Etsy 等平台上，您可以找到价格合理的 OOO 消息模板。 如果您正在寻求更独特或更有创意的方法，这些可能特别有用。
- 这些 Etsy 模板通常带有自定义选项，使您能够调整消息以适应您公司的声音或您的个人风格。
- 亚马逊还提供一系列数字资源，包括书籍和电子指南，为 OOO 消息提供各种模板或示例。
- 有些在线平台不仅仅提供模板。 这些平台提供了一套全面的工具来帮助您设计、编写和安排 OOO 消息。 其中一些平台可能包括电子邮件管理或自动化软件。
- 请记住，使用模板的目标应该是指导您创建简洁、信息丰富并反映您专业水平的 OOO 消息。 一个好的模板应该使这个过程更简单，而不是更复杂。
始终建议根据您的具体情况对这些模板进行个性化，因为 OOO 消息的目标不仅是提供信息，而且是维持和增强您的专业关系。
如何因身份而离职？
要设置外出状态，您需要启用外出回复。 如果您使用基于网络的电子邮件客户端（例如 Gmail 或 Outlook），则可以通过进入“设置”并启用“外出”功能来执行此操作。
您还可以在电子邮件设置中访问自动回复，这是设置“外出”状态的绝佳工具。 如果您使用的是桌面电子邮件客户端，则需要访问该特定程序的设置才能打开“外出”消息。
如何在 Gmail 上设置外出消息？
在 Gmail 上设置外出电子邮件非常简单！ 只需打开 Gmail 设置，选择“假期回复者”选项卡，然后选中复选框即可启用该功能。 然后，只需输入您想要的回复，设置您离开收件箱并返回的开始日期和结束日期，然后保存更改。
您还可以自定义外出消息，以包含紧急查询的具体联系信息以及任何其他相关详细信息，例如预期响应时间。
如何在 Outlook 中设置外出消息？
在 Outlook 中设置外出电子邮件也轻而易举！ 只需打开“文件”选项卡并选择“发送自动回复”选项即可。 然后，选中该框以启用它，输入您所需的响应，然后保存更改。 您可以自定义外出消息，以包含紧急查询的具体联系信息以及任何其他相关详细信息，例如预期响应时间。
对您的假期响应者的最后检查
离开之前，您需要检查以下内容：
- 可用性：自动回复消息中的所有内容（包括假期回复者和时间范围（例如开始日期和结束日期））均不可用。
- 格式：根据电子邮件客户端的不同，自动回复消息有时可能会出现格式问题。
- 外观：在发送给客户和团队成员之前，请务必检查并查看自动回复消息在桌面和移动设备上的外观。
- 内容：检查并仔细检查您的自动回复消息，以确保其准确、清晰和专业。
- 紧急事项：确保包含紧急事项的替代联系信息，例如手机号码或电子邮件地址。
一旦您的外出消息设置完毕并准备好发送，您就可以放心，因为发送到您收件箱的任何电子邮件都会得到及时回复。 通过这 20 个来自小型企业趋势的外出消息示例，您一定能制作出完美的消息并开始吸引潜在客户！ 祝你好运，旅途愉快！
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图片：Envato Elements