激励您的 20 个外出消息示例
已发表: 2023-01-05外出消息，或简称 OOO 消息，是业务通信的重要组成部分。 当您休假、生病或出于任何原因不在办公室时，您可以设置一条自动回复消息来回复每封新电子邮件，让他们知道您不在。它们对于沟通很有用信息并让收件人知道如何与您取得联系。
我们将了解什么是外出消息，并提供一些示例来帮助您创建自动回复。
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什么是外出消息？
外出消息是一种自动回复，如果您碰巧不在办公室并且没有机会查看您的电子邮件帐户，您可以从您的电子邮件客户端设置该消息。 例如，您可以提前设置一个，因为您在最便宜的一天购买了一张会议机票，并且知道您当天没有空。
您可以让它运行一段特定的时间并添加确切的日期，这样自动回复只会在这些日期出现。 外出消息将在您决定运行自动消息的日期自动发送到传入消息。
何时需要外出消息？
业务通信需要外出消息的原因有多种。 最值得注意的是，让人们知道您在某些时间无法回复是件好事，这是良好的电子邮件礼仪。
不在办公室时发送的电子邮件还可以告诉潜在客户他们应该多快收到您的回复，并向他们提供在紧急情况下如何最好地与您联系的说明。
以下是您需要 OOM 的几个主要原因：
- 商务旅行：当您出差离开办公室时，需要外出消息。 这让人们知道他们不会立即收到回复，并为他们提供备用联系人，例如工作同事或主管。
- 休假：请假休假对于充电和放松很重要，但让人们知道您不在也同样重要。 外出消息可以让人们知道您正在度假以及何时回来。
- 不可用：如果您因生病或出现紧急情况而不得不请假，则不在办公室的消息将使您的联系人了解情况以及您何时回来。
- 客户会议：外出消息非常适合让人们知道您正在参加客户会议，以及何时可以收到您的更新或回复。
- 培训课程：如果您正在参加培训课程，请让您的联系人知道，这样他们就不会认为您忽略了他们
如何想出一个惊人的 OOO 消息
您希望您的外出消息具有风度和信息量。 以下是有关如何使您的外出电子邮件脱颖而出的一些提示：
第 1 步：保持简短和甜美
不在办公室的消息应该简短、简明并能表达要点。 没有人愿意阅读冗长的消息只是为了发现您不会立即回复。
第 2 步：友善
您希望您的信息礼貌且专业，因此请避免使用“离开办公室直至另行通知”之类的短语，因为这听起来有点不屑一顾。
第 3 步：使其个性化
如果您外出度假或参加活动，请考虑添加一些关于您将要做的事情的个人信息。 这将帮助您的消息脱颖而出，并表明它来自真人，而不是自动化系统。
第 4 步：给出明确的指示
请确保提供明确的说明，说明人们在紧急情况下或需要紧急帮助时如何与您联系。
第 5 步：添加一点幽默感
如果您觉得自己很有创意，为什么不在您的信息中加入一点幽默呢？ 这将有助于使其脱颖而出，甚至可以激发与您的联系人的对话。
另外，不要忘记将以下信息添加到您的自动回复电子邮件中：
- 为什么你不在办公室
- 您何时回来，包括您不在办公室时的日期范围（开始日期、返回日期等）
- 联系您的其他方式，例如手机号码（如果适用）。 您可以在您的自动回复电子邮件中添加类似“如果您需要立即帮助，请联系（您的手机号码）”之类的内容。
- 在您不在的情况下，收件人可以联系的其他联系人可以立即获得帮助，包括另一个联系电子邮件地址、电话号码和/或商业网站。
在外出消息中不应该写什么
- 避免在不在办公室的答复中添加太多细节：添加冗长的解释可能很诱人，例如您正在参加午餐会议，但最好避免添加太多细节。 相反，让您的自动办公电子邮件信息简短明了。
- 不包括其他联系信息：如果可能，消息中应始终包含另一个联系点，以了解在需要时跟进谁。
- 传播过多的个人详细信息：在电子邮件中放置过多的信息会使读者更难收集到他们需要的信息。 此外，添加太多个人详细信息以供外界查看可能会带来安全问题，尤其是当您让人们知道您将离开家庭办公室等地方时。
- 未获得委任同事的许可：如果您需要在您不在时委任同事，请先征得他们的同意，然后再这样做。
- 补充说你一回到办公室就会立即回复：告诉每个人你一回来就会回复可能会埋下地雷。 虽然这很好地表明了您如何照顾客户和同事，但可能需要一些时间才能回复在您不在时联系过您的每个人。 保持现实，这样当你回来时没有人会感到被忽视。
20 个惊人的外出消息示例
如果您不确定如何构建您的外出消息，我们针对不同情况提供了示例外出消息以提供帮助。
1. 简单的外出消息示例
这个简短，甜美且切中要点：
感谢您的留言。 我不在办公室，直到（日期）才可以访问电子邮件，我会在回到办公室后回复。 感谢您的理解。
亲切的问候，
（姓名）
2.专业外出消息
专业的 OOO 信息非常适合同事、客户和业务联系人：
感谢您的留言。 我从（日期）到（日期）不在办公室，只能访问有限的电子邮件。 如果您需要立即帮助，请通过我的手机（号码）或我的秘书 XX（电话号码）与我联系。
最好的祝福
（姓名）
3. 有趣的外出消息
一条有趣的外出消息可以增添个人风格，并帮助您的联系人知道您还活着并且身体健康，并且不要太把自己当回事。 这是一个例子：
感谢您的消息，但这是一个机器人回复您，因为（姓名）目前不在办公室，并且非常努力地不检查他们的办公室电子邮件。 他们将在（日期）之前回来，所以请随时与我们联系！
谢谢
电子邮件机器人
4. 外出自动回复电子邮件
如果您需要在外出度假或因其他原因不在时发送不在办公室的自动回复消息，示例如下：
这是一封办公室自动回复电子邮件，因为我没空并且没有查看电子邮件。 当我回到办公室时，我会回复你的电子邮件。
这是一条自动 OOO 消息，因为我在（日期）之前不在办公室。 我回来后会及时回复您的消息。 如果您需要即时帮助，请通过（电子邮件）与 XX 联系以获取更多详细信息。
5. 外出病假消息示例
病假是休息和恢复体力的时间。 请务必让您的同事和联系人知道您无法使用以下消息：
感谢您的留言，但我目前正在休病假或病假，无法处理电子邮件。 如果您需要即时帮助，请随时与 XX 办公室取得联系。
感谢您的理解
（姓名）
6.外出休假消息
如果您要外出度假，这里有一封信息丰富的电子邮件假期回复消息，供您的联系人使用：
谢谢您的来信。 我目前正在休假，在（日期）返回之前无法回复电话或消息。 如果您的事情很紧急，您可以通过（电子邮件）联系 XX 寻求帮助。 或者，您可以发送电子邮件至（通用公司电子邮件），团队中的某个人会与您联系。
最好，
（姓名）
另外，如果你想提升你的信息，包括一个特殊的自动回复，使它对读者来说更有趣。 您可以通过在外出回复中链接到 GIF 来做到这一点。
7. 产假信息
休产假不想烦恼？ 像下面这个示例 OOO 消息这样的自动回复可以帮助您的联系人知道您何时回到办公室，减轻回复消息的压力并让您高枕无忧：
感谢您的留言。 我目前正在休产假，直到（日期）才能访问电子邮件或电话。 如果您的事情很紧急，请联系（电子邮件）。 或者，您可以通过（团队电子邮件）与更广泛的团队联系，公司人员会尽快为您提供帮助。
祝一切顺利，
（姓名）
8. 出差外出留言
如果您要出差，此外出消息示例可以帮助您传达您的缺席情况和联系方式：
感谢您的留言。 我出差到（日期），将返回办公室，但电子邮件访问权限有限。 如需即时帮助，请通过（电子邮件）联系我的同事 XX。
问候，
（姓名）
9.休假不在办公室
休假是充电和带着新想法回来的好方法。 这条不在办公室的消息可以帮助您传达您的缺席情况：
谢谢你的留言。 我从（日期）到（日期）休假，在此期间无法接收电子邮件或电话。 如果您需要帮助，请通过（电子邮件）与 XX 联系。 我期待着很快回来！
亲切的问候，
（姓名）
10. 个人紧急情况外出消息
生活会抛出意想不到的曲线球。 这条外出消息可以帮助您传达任何个人紧急情况：
感谢您的留言。 由于个人紧急情况，我不在办公室，直到（日期）才有空。 如果您的事情很紧急，请通过（电子邮件）联系 XX 寻求帮助。
祝一切顺利，
（姓名）
11. 外出培训
去参加培训课程？ 这条外出消息可以帮助您传达联系人需要知道的详细信息：
谢谢你的留言。 我在（日期）之前不在办公室参加培训课程，在此期间将无法回复电子邮件或电话。 如果您需要帮助，请通过（电子邮件）与 XX 联系。
祝一切顺利，
（姓名）
12. 外出赴任
这条不在办公室的消息可以帮助您在外出赴约时传达您的缺席信息：
谢谢你的留言。 我目前不在办公室参加约会，直到（日期）才能回复。 如果您需要帮助，请通过（电子邮件）联系 XX。
问候，
（姓名）
13.搬出办公室消息
搬到新办公室或新家？ 这条不在办公室的消息可以帮助您在搬家期间传达您的缺席情况：
感谢您的留言。 我要搬家，可能要到（日期）才能回复电子邮件或电话。 如果您需要即时帮助，请通过（电子邮件）联系我的同事 XX。
小心，
（姓名）
14. 外出会议
这条不在办公室的消息可以帮助您在参加会议时向其他人传达您的缺席情况：
谢谢你的留言。 我不在办公室参加会议，直到（日期）才能回复。 如果您需要帮助，请通过（电子邮件）联系 XX 以获取更多信息。
最好，
（姓名）
15.团队外出消息
这种不在办公室的情况非常适合团队出游，因为它可以帮助您传达人们需要了解的相关细节：
谢谢你的留言。 我和我的团队出差了一天，直到（日期）才能回复。 如需即时帮助，请通过（电子邮件）联系我的同事 XX，并将紧急消息标记为高优先级。
祝一切顺利，
（姓名）
16. 会议外出消息
感谢您的留言。 我目前正在外出参加会议，直到（日期）才能回复。 如果您的事情很紧急，请通过（电子邮件）联系 XX 寻求帮助。
祝一切顺利，
（姓名）
17. 短期外出消息
很多时候 OOO 消息是为一段较长的时间量身定做的。 另一方面，这个是为你短时间离开办公室而创建的，包括为可能有急事等不及的人准备的东西：
谢谢你的留言。 我短期不在办公室，直到（日期）才能回复。 如有紧急事宜，请通过（电子邮件）与 XX 联系。
问候，
（姓名）
18. Out of Reach 离开办公室
这一个是为那些不在办公室而无法回应的人准备的，通常是因为访问受限：
感谢您的留言。 我今天不在办公室，没有电子邮件联系方式，直到（日期）才能回复。 如有紧急情况，请通过（电子邮件）联系 XX 寻求帮助。
最好的祝福，
（姓名）
19. 假期外出消息
在您使用这个通用示例休息之前，将此假期 OOO 消息从您的待办事项列表中标记出来：
感谢您的留言。 我从（日期）到（日期）休假。 如需即时帮助，请通过（电子邮件）联系 XX。
节日快乐，
（姓名）
20.远程办公外出消息
此 OOO 消息示例适用于那些不在办公室但仍在远程工作的人：
谢谢你的留言。 我目前正在远程工作，直到（日期）才能回复。 如有紧急事宜，请通过（电子邮件）与 XX 联系。
最好的祝福，
（姓名）
使用这些外出消息示例创建您自己的
上面提供的外出消息只是创建您自己的消息的起点。 在撰写您自己的信息时，请考虑客户和团队成员需要知道什么，以及在您不在时团队中谁是指导他们的最佳人选。
这些示例可以让您了解要包含（或排除）多少信息以及创建消息的重要组成部分。
此外，不要忘记在您回到办公室后立即更新您的外出消息，以便您的客户及时收到回复。
什么是好的自动电子邮件回复？ 一个会产生潜在客户的
请放心，在互联网领域为您提供出色的自动办公消息响应。 但是，考虑为潜在客户定制您的外出消息是一个非常好的主意。 首先，创建一个不在办公室的自动回复电子邮件很重要，对于电子邮件营销来说更为重要。
好消息是，创建潜在客户生成机会以在响应者中收集潜在客户非常容易。 此外，收集线索的办公室消息示例、包括紧迫感、明确的号召性用语和让读者微笑是关键。
是否有可用于外出电子邮件的模板？
是的，您可以在 Etsy 等地方获得价格合理的 OOO 消息模板。 他们甚至有可定制的版本，您可以根据贵公司所需的信息进行定制。 此外，还有许多带有免费模板或措辞示例的在线资源，可帮助您为任何场合制作完美的 OOO 消息。
我如何取消办公室状态？
要将外出状态置于外出状态，您需要启用外出回复。 如果您使用基于 Web 的电子邮件客户端，例如 Gmail 或 Outlook，您可以通过进入“设置”并启用“外出”功能来执行此操作。
您还可以在电子邮件设置中访问自动回复，这是设置外出状态的好工具。 如果您使用的是桌面电子邮件客户端，则需要访问该特定程序的设置以打开外出消息。
如何在 Gmail 上设置外出邮件？
在 Gmail 上设置外出电子邮件非常简单！ 只需打开您的 Gmail 设置，选择“假期回复”选项卡，然后选中复选框以启用该功能。 然后，只需输入您想要的回复，设置您离开收件箱和返回的开始日期和结束日期，然后保存您的更改。
您还可以自定义外出消息，以包含紧急查询的特定联系信息，以及任何其他相关详细信息，例如预期响应时间。
如何在 Outlook 中设置外出消息？
在 Outlook 中设置外出电子邮件也轻而易举！ 只需打开“文件”选项卡并选择“发送自动回复”选项。 然后，选中复选框以启用它，输入您想要的响应，并保存您的更改。 您可以自定义您的外出消息，以包括紧急查询的特定联系信息，以及任何其他相关详细信息，例如预期响应时间。
假期响应者的最后检查
在离开之前，您需要检查以下内容：
- 可用性：您无法使用自动回复消息中的所有内容，包括假期回复者和时间范围（如开始日期和结束日期）。
- 格式：根据电子邮件客户端的不同，自动回复消息有时会出现格式问题。
- 外观：在发送给客户和团队成员之前，请务必检查并查看您的自动回复消息在桌面和移动设备上的外观。
- 内容：检查并仔细检查您的自动回复消息，以确保其准确、清晰和专业。
- 紧急事项：确保包含紧急事项的备用联系信息，例如手机号码或电子邮件地址。
一旦您的外出消息设置完毕并准备就绪，您就可以放心了，因为您知道发送到您收件箱的任何电子邮件都将得到及时答复。 有了来自 Small Business Trends 的 20 个外出消息示例，您一定会制作出完美的消息并开始挖掘潜在客户！ 祝你好运，快乐的假期！
图片：Envato 元素