使您付出金钱的薪资错误以及如何解决这些错误
已发表: 2021-11-07还在使用笔和纸记录员工时间吗? 依靠轮班时间表计算工资? 那么您的公司正在漏钱,您可能会受到诉讼和美国国税局的处罚。
如果有什么安慰的话,你并不孤单。 根据美国国税局的数据,33% 的雇主每年都会因薪资错误造成数十亿美元的损失。 美国薪资协会显示,在使用传统考勤卡的公司中,总薪资的错误率在 1-8% 之间,由于薪资流程管理不善,大约 40% 的小企业每年平均遭受 845 美元的 IRS 罚款。
“错误将会发生,”美国薪资协会政府关系主管比尔邓恩对 CNBC Make It 说。 “它们并不常见,但确实会发生。”
您已经知道,从净收入的角度来看,工资单错误会损害您的业务。 但是,不要忘记工资单错误对您的员工的伤害更大。
员工应注意这些薪资误区
不要失去任何辛辛苦苦赚来的钱,而是要确保定期查看工资单,并特别注意:
- 查看毛薪或净薪,您看到任何变化吗?
- 你的工资记录正确吗? (如果您按小时工作,您是否为所有工作时间支付报酬?如果您是受薪雇员,您在支付期间的工资记录是否正确?)
- 预扣了哪些税款(联邦和州)?
- 您的 401(k) 供款是否正确?
- 是否正确扣留了其他员工福利,如医疗保健、人寿保险、残疾或通勤?
此外,您和您的经理应该仔细阅读时钟规则,以便你们都遵守法律的要求。
如果您发现错误,那么您可以将其提交给人力资源部,以快速纠正错误并帮助将来避免再次发生工资单错误。 这一切都是关于在失控之前修复工资单错误。
薪资变得简单
轻松跟踪和管理工作和项目的工作时间,改进薪资流程和管理时间表的方式,并以前所未有的方式与不在办公室的员工协作。
经理每天都面临的薪资错误
作为小企业主,您会竭尽全力高效无误地管理工资单。 好吧,也许不是一切。 毕竟,您有一项业务要经营,您或您的人力资源团队(如果确实有的话)可以投入检查和重新检查员工时间表的时间有限。
然而,隐藏在那堆时间表中的一些错误已经让你付出了代价,而且将来可能会花费更多。
这就是为什么如此多的公司投资于 Connecteam 的薪资软件以遏制薪资错误和自动化时间跟踪流程的原因。
使用 Connecteam 轻松修复所有薪资错误
以下是困扰企业的一些问题,这些问题仍然依赖于过时的计时做法:
工资单文件混乱(或“谁动了我的时间表?”)
与数字媒体相比,纸张的主要缺点之一是保持最新备份的挑战。 纸质时间表和穿孔卡片易碎且易腐烂。 这是一种责任! 它们可以被手动交换、更改,而不会记录所做的更改、销毁或简单地放错地方。
试想一下,您的企业必须应对火灾或洪水,同时又因没有员工工时记录来计算工资单而大吃一惊。
加班工资计算错误
作为小企业主,您必须正确计算加班工资——加班工资与正常工资完全不同。 如果您没有支付正确的加班费,您将欠薪、罚款和利息。 修复工资单错误意味着密切关注加班工资。
在此处详细了解 2020 年生效的新加班规定。
根据 FLSA,对于每周工作超过 40 小时的员工,您必须支付其正常工资的 1.5 倍或 1.5 倍的工资。 例如,如果一名员工通常每小时支付 10 美元,那么您每小时欠他们 15 美元的加班费。 请注意,大多数州和城市都有不同的加班工资法,因此如果您需要遵守更严格的规定,请务必学习。
缺席混乱(假期工作)
根据您计算工资单的方式和您依赖的数据来源(时钟、轮班时间表、员工报告),您可能会遇到重叠的时钟条目和意外错误分类的计薪时间。
充其量,这种混淆需要时间来弄清楚。 在最坏的情况下,您最终可能会支付比您需要的多得多的钱。
例如,假设一名正在休假的员工突然不得不工作以处理紧急事务。 然后,您的记录可能会有一名带薪休假的员工在工作时间打卡。 当你有十几个人的团队时,整理这整个烂摊子可能会让人头疼。 但是随着您的员工队伍的增长,这些重叠可能会变成全面的工资偏头痛。
昏昏欲睡的薪资人员(数据输入错误)
如果你幸运的话,你有一个薪资人员或者你外包。 如果你不是。 你 DIY(例如,处理餐厅工资单)。 但最终,您无法消除 100% 的错误。
你只能减少它们。 犯错误的是你还是其他人并不重要——我们都是人。
我们都会打错字,任何人都可能不小心输入 20 小时而不是 2 小时。这是由打字错误产生的 18 小时计费小时数。
Buddy Punching 系统的好友(和其他时间窃贼)
这个问题是一个老歌,但也是一个好东西……好吧,也许只是一个老歌。 19% 的员工(五分之一)参与了某种形式的时间盗窃,这可能会使公司损失高达其年度工资总额的 7%。
这不仅仅是“伙伴打卡”——员工互相“掩护”并互相打卡打卡以打发时间。 每个员工在每个发薪期平均每周“盗用”时间为 4 小时 5 分钟。 这包括长时间的午餐和休息时间、迟到、早退等。
支付错误的税率
在任何特定时刻,税率都在变化,因此您最初用于支付员工工资的任何税率现在可能都不适用或不正确。 支付错误的利率意味着您需要补足任何税款、罚款和利息。
定期检查您的就业税率,因为大多数税率每年都会更新。 请关注以下有关如何修复工资单错误的信息:
根据您所在的位置,请留意任何额外税费率。
错误分类员工
您可以雇用独立承包商,而其他人是全职员工。 然而,当你混淆这些工人时,这是一个代价高昂的错误。 例如,承包商不需要支付最低工资或加班费。
此外,您不会从他们的工资中预扣就业税。 因此,如果雇员被归类为承包商,他们可能会损失工资,政府也会损失税收。
当您对工人进行错误分类时,您将被迫支付雇员和雇主的税款份额,以及所有罚款和利息。 此外,您甚至可能拖欠员工的工资。 你怎么知道工人应该被归类为独立承包商还是雇员?
美国劳工部建议您使用由六部分组成的经济现实测试。 如果您仍然不确定,请提交 SS-8 表格以避免工资单分类错误问题。 通过填写此表格,您请求 IRS 确定该工人的身份。
法律与秩序(合规、州法律和您)
难道你不喜欢 IRS 审计吗?! 员工因不公平薪酬而提起的诉讼怎么样?! 您可能认为要求您准确记录员工工作时间的法规是一种官僚主义拖累,但它们实际上是为了保护您。 与规范薪资流程的州法律一样。
当然,您仍然可以在使用传统解决方案或仅使用旧笔和纸的同时遵守法规。 但是使用应用程序更容易。
如何纠正薪资错误:走向数字化
切换到数字考勤和工资单管理并不像您想象的那么昂贵或复杂,也不像您上次检查时那样。
基于云的移动应用程序解决方案,如 Connecteam,允许企业所有者和经理处理工资单的几乎所有方面。
从轻松跟踪员工的时间,确保他们打卡上班而无需签到,或发送清晰的员工工资单时间表,Connecteam 涵盖了所有方面,等等。
让我们进一步分析 Connecteam 如何帮助处理工资单错误:
- 不同的工作类型应该得到不同的报酬: Connecteam 确保不同的员工可以明显地胜任不同的工作。 因此,他们在每项工作上的工作时间都计算在他们的时间表中。
- 员工需要在他们的工资单中报销他们的费用:通过 Connecteam,员工可以将他们的费用、汽车里程或任何其他相关信息添加到他们的时间表中,以便于报销。
- 员工无法访问他们过去的时间表来查明错误: Connecteam 保证可以直接从他们的移动应用程序中做到这一点。 他们可以实时向他们的经理发送编辑请求,所有更改都会在批准后自动更新。
- 难以发现员工的加班时间,这意味着加班费是偶然得到的:您可以使用 Connecteam 对员工的加班时间进行颜色编码,这意味着您再也不会在他们的时间表上错过它。
- 管理人员每次需要将时间表发送给工资单时都需要收集时间表: Connecteam 的自动报告可以轻松设置时间表何时自动发送给负责工资单的人员。
- 需要使用多种软件来处理工资单:从技术上讲,您可以使用 Connecteam 处理工资单的所有方面——只要您已经在使用 QuickBooks Online 和 Gusto。 如果是这种情况,那么您可以无缝集成这两个软件,这意味着您可以通过单击按钮将时间表直接发送到 QBO。
- 管理人员难以跟踪员工的工作时间/位置:借助 Connecteam 的内置 Breadcrumbs 技术,通过 GPS 跟踪,员工可以按时上班和下班打卡,并在这段时间之间收集随机位置点,为管理人员提供基本思路每个员工在哪里(以及何时)工作。
纠正薪资错误的底线
人不会改变,所以技术必须改变。 人们总会找到一种方法来在考勤报告中进行错误作弊。
但是,通过切换到移动时钟,您可以大大降低错误频率、节省资金并提高业务效率。
虽然进行数字转换似乎是一项艰巨的任务,但当您考虑时间跟踪解决方案所带来的消除工资单错误的好处时,很明显这是值得的。
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