如何为您的电子商务业务使用永续盘存系统

库存是您企业的命脉。 您需要有足够的库存来满足客户的需求，但又不能过多地支付过多的存储成本。 这就是库存系统发挥作用的地方。

永续盘存系统是实时跟踪库存的可靠方式。 继续阅读以了解永续盘存系统是什么以及它是如何工作的。

什么是永续盘存系统？

永续盘存系统是一种用于跟踪和记录库存水平的系统，其中每次购买和销售库存都会自动并立即记录下来。 在该系统中，每次发生交易时，软件都会实时记录库存水平的变化。

什么是永续盘存？

永续盘存是一种会计方法，企业在该方法中不断实时跟踪其库存水平。 这种方法使企业始终可以使用更精确的库存盘点。

永续盘存与永续盘存系统不同，永续盘存系统通常是指执行永续盘存核算方法的软件或程序。

永续盘存系统有哪些优势？

永续盘存系统对各种规模的电子商务企业都有很多优势。 它不仅有助于实时跟踪库存数据，还有助于消除劳动力成本和人为错误。 让我们看看为什么电子商务企业选择使用永续盘存系统。

实时记录数据

永久系统会在库存更新和移动发生时记录它们。 这意味着您可以相信您的库存计数在任何时候都是准确的。

提供详细的书面记录

永久库存系统跟踪整个电子商务供应链中的库存变动和交互。 这些数据将为您提供有关程序瓶颈的更多见解，以便您找到优化供应链的方法。

降低库存管理成本

通过实时更新，库存持有成本和库存补货得到控制和最小化。 由于永续盘存系统自动化了许多手动流程，因此可以节省劳动力成本。

计算年终库存余额

由于永续盘存系统连续计算库存，因此您的年终库存余额是在年终时即时计算的。 这有助于确保您有准确的库存编号来报告用于会计目的。

更准确地预测需求

实时库存系统使预测需求变得简单。 历史库存和销售数据可用于预测未来的销售周期，并确保您在季节的不同时间（例如节假日）拥有最佳的库存量。

“ShipBob 的分析工具也很酷。 它对我们计划库存重新订购、查看 SKU 何时用完有很大帮助，我们甚至可以设置电子邮件通知，以便在 SKU 剩余数量少于一定数量时收到警报。 他们的技术有很多价值。”

MDacne 首席执行官兼联合创始人 Oded Harth

永续盘存系统如何运作？

永续盘存系统通过在商品买卖时不断更新库存计数来工作。 与定期库存系统相比，这种库存会计方法提供了一种更准确、更有效的库存核算方法。 以下是此类库存系统如何工作的分步概述。

第 1 步：销售点系统更新库存水平

每当销售产品时，附加到 POS（销售点）系统的库存管理系统会立即将借方记入所有销售渠道的主要库存。 条形码或 RFID（射频识别）扫描仪使这一过程变得快速而简单。

例如，假设您经营一家销售香薰蜡烛的企业。 一位客户以每支蜡烛 10.00 美元或总计 30.00 美元的价格购买了 3 支香草香味蜡烛（即单个 SKU 的 3 个单位）。

当仓库拣货员挑选每个单位时，拣货员会扫描每支蜡烛的条形码。 扫描每个条码后，您的永续盘存系统软件就会将该 SKU 的总库存计数减少 3。

使用永续盘存系统，对客户的销售还会在您的损益表上触发两个会计日记帐分录，在您的资产负债表上触发两个。

在您的损益表中，客户为商品支付的金额（在本例中为 30.00 美元）被记录为收入的贷项。 在您的资产负债表上，同样的金额记录为应收账款或现金的借方。

第 2 步：自动更新销货成本

每当销售或接收产品时，都会重新计算销售成本 (COGS)。

继续上面的例子，我们假设每支香草香味蜡烛的销货成本（包括原材料、仓库劳动力和间接费用等费用）为每单位 5.00 美元。 每次扫描一根蜡烛，您企业的整体 COGS 都会增加 5.00 美元——这意味着扫描 3 根蜡烛后，COGS 会增加 15.00 美元。

这 15.00 美元应记录在另外两个会计日记帐分录中。 在您的损益表中，15.00 美元记为 COGS 的借方。 在您的资产负债表上，同样的金额记入您的库存。

第三步：频繁调整再订货点

根据历史数据，永续盘存系统会随着销售额的增加或减少自动更新再订货点，以始终保持最佳的库存水平。

按照前面的示例，假设您的商店提供一种特殊的节日主题蜡烛，并且在过去 4 年中，该蜡烛的销售额在第四季度一直在上升。

永续盘存系统将从过去 4 年的销售数据中学习，并自动将您的再订购门槛从 25 件提高到 50 件。 这样，您可以比平时更快地重新订购库存并防止缺货。

第四步：自动生成采购订单

每当一个项目或 SKU 达到其重新订购点时，系统就会生成一个新的采购订单并将其发送给您的供应商，而无需人工干预。

例如，正如您预期的那样，您的假日主题蜡烛的销售额在第四季度迅速增长。 一旦您的库存中只剩下 50 支蜡烛，您的永续库存系统将自动为另外 500 支蜡烛生成新的采购订单（以每支 3.00 美元的价格购买），并将其发送给您的供应商。

此购买交易触发另一个日记帐分录，这一次仅在您的资产负债表上。 在此示例中，总计 1,500 美元（500 个单位 x 每个 3.00 美元）应记录为借记库存，贷记应付账款或现金。

第 5 步：将收到的产品扫描到库存中

当库存发送到您的仓库时，仓库员工将使用仓库管理软件(WMS) 扫描产品，因此它们会出现在您的库存管理仪表板中，并可以在所有或选择的销售渠道上购买。

在我们的示例中，假设采购订单通过，一两周后，您的供应商的 500 支蜡烛装运到达您的仓库。

当您的仓库员工完成收货流程时，每个单元都经过质量检查，并在转移到仓库之前使用条形码扫描仪进行扫描。 一旦扫描了一个单位，永续盘存系统就会自动将该 SKU 的库存计数增加 1。一旦扫描了所有 500 个单位，库存计数应该增加 500。

永续盘存制和定期盘存制有什么区别？

定期和永久库存系统是电子商务企业用来跟踪和监控库存商品的两种不同的库存跟踪方法。 永续盘存系统比定期系统更先进，使用更频繁。

永续库存控制系统实时跟踪库存并集中库存数据。 库存数据可用于系统的所有部分，以预测销售趋势、计算再订购点和采购当前缺货的项目。

定期库存系统通过按特定时间间隔对现有货物进行实物盘点来保持最新，以使用FIFI、LIFO 和加权平均等库存估值方法计算 COGS 。 使用定期库存系统，企业在会计期或财政年度结束时计算当前库存计数，然后才对其进行报告。

永续盘存与图书盘存

根据会计记录，账面库存是指企业手头的库存量。 它不一定与实际库存相同（这是企业手头的真实库存数量），因为库存可能会损坏、丢失、被盗或以其他方式在账簿中被高估或低估。

永续盘存系统有助于保持您的图书盘存更加准确，因为您不太可能错过交易、损坏、库存丢失和其他不一致的情况，并提供详细的实时记录。

永续盘存方法中使用的公式

为了在订购库存物品时更加精确，可以使用公式。 企业主可以使用多种公式来跟踪实物库存数量。 这是我们最喜欢的列表。

EOQ

EOQ 或经济订单数量旨在为企业找到最佳订单数量，以最大限度地减少成本、仓储空间和缺货等某些因素。

公式：EOQ = [2SD] / H 的平方根

S = 设置成本（每个订单，通常包括运输和处理）

D = 需求率（每年销售的数量）

H = 持有成本（每年，每单位）

完成品

产成品存货是指可供客户采购且可以履行的存货。 通过成品库存公式，卖家可以计算库存成本。

公式：(COGM – COGS) + 上一年产成品价值

先进先出

FIFO（先进先出）是一种存货估价方法，先销售先购买的商品，然后再销售后购买的商品。 从理论上讲，这意味着最旧的库存在较新的库存之前被运送给客户。

后进先出

LIFO（后进先出）是一种库存评估方法，它使用最近购买的产品的成本来计算销售成本 (COGS)，而较旧的库存价值被认为是资产负债表上的期末库存。

加权平均成本

加权平均成本是一种会计系统，它使用加权平均值来确定进入 COGS 和库存的金额。

公式：可供销售的商品成本/库存中的总单位数

如何优化您的库存管理流程

选择永久库存系统而不是手动且耗时的系统是管理库存的第一步。 但您还需要合适的技术和合作伙伴来优化您的库存跟踪系统和流程。

如果没有正确的库存管理流程，就无法正确完成订单。 第三方物流(3PL) 允许商家外包履行，包括仓储、库存管理、拣货和包装以及运输。 使用 ShipBob，您可以在库存管理任务上花费更少的时间，同时仍能全面了解履行流程。

Skubana与 ShipBob 合作并提供先进的永久多渠道库存管理功能，例如自动库存、库存报告和强大的分析。

“我们切换到的履行网络似乎通过自动计算该数字并直接与产品页面同步来解决这个问题。

但是，我们了解到库存数据不可信。 例如，我们的商店视图将显示库存产品的负数，但履行库存计数将显示数千个可用单位。

使用 ShipBob，我们能够将任何 SKU 组合标记为唯一捆绑包，并直接通过仪表板选择组件 SKU。

每次 ShipBob 完成该捆绑包时，我们都可以看到实际挑选的各个组件，并且我们会知道订单按预期发出。 ShipBob 还允许我们在完全控制和可见性的情况下动态更改捆绑包。”

杰拉德·埃克，Ocean & Co 创始人兼首席执行官。

结论

永续盘存系统是快速发展的电子商务企业的最佳选择。 定期库存系统有很高的差异概率和较弱的库存控制。 借助永续盘存系统，您可以集中库存管理、优化库存水平等等。

ShipBob 的履行技术带有内置的库存管理工具，包括需求预测、订单管理以及数据和分析。 要了解有关 ShipBob 如何支持您的电子商务业务的更多信息，请单击下面的按钮以请求信息。

有自己的仓库吗？

ShipBob 拥有一流的仓库管理系统 (WMS)，适用于拥有自己仓库并需要帮助实时管理库存、减少拣货、包装和运输错误以及轻松扩展的品牌。

借助 Merchant Plus，品牌商甚至可以利用 ShipBob 在美国、加拿大、欧洲和澳大利亚任何一个 ShipBob 配送中心的配送服务来改善跨境运输、降低成本并加快交付速度。

永续盘存系统常见问题

库存跟踪是您电子商务业务的重要组成部分。 拥有可供出售的库存并确保您将 COGS 降至最低是关键。 永续盘存系统是快速发展的电子商务企业最常用的方法。

1. 什么是永续盘存系统？

永续盘存系统是一种实时跟踪库存水平变化的库存方法。 它提供了现有库存和已售商品的详细概览。

2. 永续盘存系统如何运作？

通过使用库存管理软件，永久库存系统实时跟踪库存水平和订单，并将数据集中在一个地方。

3. 为什么公司使用永续盘存系统？

永续盘存系统使电子商务企业可以随时准确地查看库存水平，而无需定期盘存系统所需的手动过程。 永续盘存系统提供的自动化可以释放时间和资金。

4.永续盘存制有什么好处？

永续盘存系统比不太先进的定期盘存系统更准确。 始终对库存进行更准确的计数可以防止缺货和库存过剩问题。