揭示 WhatsApp 的局限性：寻求更好的内部通信替代方案
已发表: 2023-07-30WhatsApp 已成为组织的日常沟通工具，这更多地归功于其广泛的流行和使用，而不是任何深思熟虑的决定。
然而，WhatsApp 无法满足寻求有效内部通信工具的组织的需求，更不用说其使用带来的相关风险，并且经常被操纵，尽管有其局限性，但仍然尝试这样做。
WhatsApp 在哪些方面无法实现有效沟通？
沟通是无法衡量的
“你通知团队了吗？ 我在 WhatsApp 上给他们发了一条消息，不确定谁看到了……我会请他们回复。”
有效的沟通使组织能够轻松衡量消息传递和影响，这在使用 WhatsApp 时是一项具有挑战性的任务。 一些组织尝试通过手动分析发送的每条 WhatsApp 消息并检查每条消息背后的列表来做到这一点。 在极端情况下，组织甚至在 Excel 中记录此类列表，以确认其团队审查了传达给他们的相关信息。
缺乏消息优先级
“抱歉，我从未见过此更新。 我现在看到它是在线程中较早发送的，但我只是没有注意到。”
在 WhatsApp 上，所有消息都会受到平等对待。 无法将消息标记为“优先级”，导致它们很容易在持续的消息流中丢失或被忽视。 这是组织环境中的一个严重缺陷，紧急或重要的更新不能被忽视。
缺乏新团队成员的对话历史记录
“我如何找到共享的信息？ 我刚刚加入这个团队，但我的 WhatsApp 群组中没有它。”
每当组织的团队成员发生变化时，他们都需要在 WhatsApp 群组中添加或删除人员。 由于新团队成员无法访问加入之前的对话，因此他们无法获得之前共享的重要信息。 最重要的是，很难跟踪谁看到了哪些信息，尤其是当团队成员在不同时间加入时。
缺乏格式和结构
“我看到你发来的信息了。 你有事件发生的照片吗？ 你记得要联系方式吗？”
有时 WhatsApp 并不适合这项工作。 它通常用于传达结构和格式良好的信息，例如，在报告事件或总结特定事件时。 然而，WhatsApp 是一款免费文本工具，不支持这一点，这使得报告变得更加乏味、缺乏结构化和可控性。
不是为任务委派而构建的
“我告诉过你要这样做……”
虽然 WhatsApp 可让您快速委派任务，但一个主要缺点是缺乏适当的任务管理和文档。 当通过 WhatsApp 分配任务时，很难跟踪请求的内容和请求者。 此外，管理人员难以跟踪任务进度和完成情况以及维护任务记录，从而进一步导致混乱和混乱。
不适合缩放的手动工具
“我仍在等待杰米将乔什从区域主管小组中除名。 你把他从所有其他 WhatsApp 群组中删除了吗？”
由于 WhatsApp 并非被设计为组织通信工具，因此它缺乏必要的组织功能。 因此，使用它需要大量的手动维护。 当必须手动从组中删除用户时，即使是基本的组成员管理也会变得具有挑战性。 一些组织使用 Excel 电子表格来执行此操作，从而导致错误，例如将人员排除在重要组之外或在终止后将其保留在其中。
总体而言，缺乏可扩展性和组织功能使得 WhatsApp 成为大型组织内高效、无差错通信的不切实际的选择。
缺乏直接大规模接触整个团队的能力
“问：我们需要多长时间才能通知团队？ 答：嗯，这取决于我们的区域经理传递信息的速度......”
WhatsApp 在将不同组织级别的信息传递给所有员工方面存在不足。 虽然对于小型团队来说问题不大，但信息必须通过各种聊天组才能到达大型组织中的一线团队。 如果没有可靠的方法来确保每个人都能收到并确认重要信息，WhatsApp 就无法在整个组织内实现一致的沟通。
“ WhatsApp 并非旨在充当组织沟通工具，大多数组织出于习惯而使用它。 由于其局限性和能力的缺乏，它无法为组织提供有效的沟通。 我们强烈建议那些认为沟通是成功关键的组织寻求更好的替代方案。”
Amir Nehemia，Connecteam 首席执行官兼联合创始人
寻求更好的组织沟通替代方案
在寻求更好的替代方案时，了解什么使沟通变得有效和有吸引力至关重要。 团队经常在移动的公司需要移动优先的解决方案来满足整个团队的需求，而不仅仅是办公室团队的需求。 这就是为什么现在组织经常转向 WhatsApp：所有感觉遥不可及的一线员工都可以轻松使用它。
那么，是什么让组织沟通平台变得高效呢？
与您的团队有直接联系的渠道
有效的沟通平台允许组织直接与整个团队沟通，无需中间人。 因此，适当的沟通平台将使您能够立即向正确的团队发送正确的消息，而无需进行沟通。 快速细分团队并选择相关受众的能力对于确保正确的信息传达给正确的人员至关重要。
迎合多样化的沟通方向
这包括 从上到下、从下到上和点对点。 虽然聊天功能对于日常沟通至关重要，但它不一定是员工与首席执行官交谈或鼓励不同级别的点对点沟通的正确工具。 有效的沟通平台将为组织提供除聊天消息之外的不同沟通工具。
需要最少的手动工作
为了获得成功并包容团队中的每个人，通信平台应该需要操作员最少的手动工作，并尽可能多地实现流程自动化。 然而，这只是基线。 优质平台应主动促进有效沟通，减轻沟通者的负担，改善团队体验。
支持结构化和非结构化通信
虽然聊天是谈论日常琐事的好方法，但通常需要更结构化的方法。 有效的沟通平台允许组织使用预定义的结构化格式，确保报告完成并减少来回。
确保消息传递并衡量影响
通过使用有效的沟通平台，组织可以快速识别谁收到了信息，并在必要时请求团队主动确认。 它确保优先级消息不会在混乱中丢失，并允许您在几分钟而不是几天内与每位员工建立闭环。
良好的治理和控制
沟通是每个组织日常工作的重要组成部分，因此应该得到良好的管理和控制。 与 WhatsApp 不同，有效的通信平台提供工具、设置和权限，允许组织监督和控制其通信流程。
概括
尽管 WhatsApp 存在相关风险，但如今许多组织仍使用它与团队进行沟通。
由于 WhatsApp 从未打算作为组织沟通工具，因此它无法提供直接、可衡量、有效且管理良好的沟通。
因此，组织应该重新考虑他们的沟通目标，并探索 WhatsApp 的更好替代方案。
有鉴于此，我们邀请您探索 Connecteam，这是一个从头开始设计的平台，旨在满足拥有许多团队成员的组织的通信需求。