专业电子邮件模板：电子邮件格式和示例

凯特欧文

• 2021 年 12 月 8 日

使用这些专业的电子邮件模板和电子邮件格式示例，减轻编写正式电子邮件的压力。

非正式与正式电子邮件写作

我们写电子邮件有很多不同的原因，但它们往往分为两类：非正式的和正式的。

正式的电子邮件可能是您发送给朋友或家人的电子邮件。 一个快速的追赶，一个晚餐的邀请，一个伟大的食谱的推荐——像这样简单的事情。

正式电子邮件通常用于商业环境。 它们在 B2B 和 B2C 销售以及办公室内部通信中很常见。 当然，非正式电子邮件和正式电子邮件之间的界限可能很模糊，有时您可能会在电子邮件中使用每种电子邮件的元素，但重要的是要认识到区别。

例如，您的办公室可能有一位好朋友，您与他们沟通的方式将取决于电子邮件的主题。 如果您要安排午餐会议，它可能会更加非正式，但如果您要向合同发送推荐的编辑，那么它可能会更加正式。

每个人都有自己的写作风格，但你会发现有时需要更正式一些，而其他时候，你可以使用更轻松的风格。

基本的专业电子邮件格式

当您发送非正式电子邮件时，后果通常并不高。 当你给你的朋友请客吃饭的时候，你是否混淆了几个词，然后再啰嗦几句，这并不重要。

但是，当您发送专业电子邮件时，情况并非如此，因此关注格式非常重要。 如果您将电子邮件分解为其基本元素，那么规划您的通信并有效地构建它会容易得多。

一封专业的电子邮件应该有四个基本要素：

• 主题行
• 问候
• 电子邮件正文
• 电子邮件签名

为了充分利用您的电子邮件，每个方面都应该针对您正在发送电子邮件的个人进行优化和个性化。

主题行

主题行可能看起来像是您事后才填写的内容，但它非常重要。 商务人士每天都会收到数百封电子邮件，而且很多时候，他们的收件箱里都充斥着大量垃圾邮件。

为了在繁忙的日程中节省时间，人们使用主题行来决定是否要打开电子邮件。 事实上，47% 的人会根据主题行打开电子邮件，因此这是优化的绝佳机会。

您的主题行需要引起注意并暗示您提供的价值。

这可能是一个很难找到的平衡点，但是一个完美的主题行会对您的回复率产生很大影响。

问候

在商业中，人们往往希望你直截了当，但首先，你必须处理好手续。 如果您在电子邮件中快速来回切换，那么这可能没有必要，但您的大多数电子邮件都会以问候开头。

对于那些花时间争论是否以“hi”、“hello”或“hey”开头的人来说，一个常见的问题是什么是最好的称呼？

关键是不要想太多，并且总是对您正在发送电子邮件的人进行一些研究。 使用LinkedIn 找出收件人的首选姓名（例如Dan vs Daniel）并保持简单。

虽然“嘿”可能更倾向于非正式的一面，但“嗨”和“你好”是完全可以接受的，并且是开始您的电子邮件的好方法。

其他可接受的选项包括：

• 亲爱的[姓名]
• 问候
• 你好呀
• 大家好

您将通过问候来发展自己的风格，但没有必要使它们过于复杂。

电子邮件正文

一旦你抓住了收件人的注意力并向他们致以愉快的问候，那么你就可以进入你的电子邮件正文。

在这里，您将制作您的信息并说服读者采取行动。

但是，不要太得意忘形！

简短而简洁的电子邮件效果最好。 没有人愿意看到一大段文字而不得不阅读一篇文章。 相反，重要的是让您的电子邮件保持重点并使其看起来吸引人阅读（保持段落简短并使用标题来分解内容）。

始终将您的电子邮件集中在一条消息上。 如果您有不止一点要讨论，那么最好将它们分开到不同的电子邮件中。 专注于您的观点，向收件人提供他们做出决定并要求采取行动所需的所有信息。

你写一封电子邮件是有原因的——你想取得一些成就。 通过突出显示您希望该人采取的行动来完成您的电子邮件，他们更有可能这样做。

包括电子邮件签名

创建一个干净的电子邮件签名是一个简单的步骤，它让你看起来更专业。 这将使收件人可以轻松了解您的身份、您的工作以及如何与您联系。

很多时候，我们会向不熟悉的人发送电子邮件，因此能够识别自己的身份很重要。 您的电子邮件签名应包含以下信息：

• 全名
• 电子邮件地址
• 电话号码
• 链接到您的网站
• 链接到您的 LinkedIn 个人资料

这将有助于收件人更清楚地了解他们正在与谁交谈，并增加他们做出回应的可能性。

专业电子邮件模板

编写专业电子邮件的原因有很多，因此很难编写适合所有内容的通用模板。 每种情况都需要稍有不同的东西，因此您需要对其进行调整，但这个专业的电子邮件模板可以帮助您入门。

主题行：[问题] - [称呼] [您的姓名]

亲爱的[研究接受者的首选姓名]，

第一段：

第一段应该简短而切题。 不要拐弯抹角，因为人们的时间很宝贵。 例如，如果您正在申请工作，请包括职位名称、您如何发现空缺职位以及您希望采取的行动。

中间段：

在这里，您展示了您提供的价值，并展示了接收者应该采取行动的原因。 确保您不要过分关注自己，但也要谈论您要联系的公司/人。

在工作申请示例中，这意味着谈论公司所做的一些出色工作以及它的价值观如何与你的价值观相匹配。

最后一段：

感谢收件人的时间，并通过号召性用语强化您希望他们采取的行动。

结束：

真挚地，

您的电子邮件签名

特定情况的电子邮件模板

上面的通用电子邮件模板可以根据任何情况进行调整，但有时您需要更具体的内容。 以下是一些常见情况，您会发现自己正在编写商务电子邮件和一些模板来帮助您入门。

一、公告

当您发送公告电子邮件时，您可能不一定需要人们采取行动，但您确实需要人们阅读它。 这是确保发生这种情况的方法。

主题行：令人兴奋的团队更新：认识 [姓名]

大家好，

我很高兴向您介绍我们新的[新团队成员的职位]。 [新团队成员姓名]带来[行业]丰富经验，将成为[工作规范]

[新团队成员的姓名] 是 [新员工可能想要分享的有趣细节，例如一个巨大的星际迷航迷]，所以请随时打个招呼并开始对话。

真挚地，

[您的电子邮件签名]

2. 业务跟进邮件

网络仍然是业务中非常重要的一部分。 当您结识新朋友时，重要的是要确保培养这种关系，而您可以做到这一点的方法之一是通过后续电子邮件。

主题行：很高兴在 [活动] 见到你

嗨[收件人姓名]，

很高兴在 [你是如何认识的] 见到你。 我真的很喜欢我们关于 [主题] 的对话，并且很想在未来赶上并进一步讨论它。

你在[公司]担任[职位]的工作很有趣，我很想听听更多关于你的工作。 如果您在接下来的几周内有时间，那么喝杯咖啡会很棒。

我通常在 [days] 有空，这些对你有用吗？

真挚地，

[您的电子邮件签名]

3.请求

您将编写的最常见的商务电子邮件之一是请求。 无论是请假、要求加薪还是其他什么，正确处理这些电子邮件很重要。 即使您对请求感到紧张，也没有必要拐弯抹角。 取而代之的是，用一个简单但精心设计的信息直截了当。

主题行： [日期]的假期申请

亲爱的[收件人姓名]，

从 9 月 5 日星期五到 9 月 12 日下一个星期五，我想使用我的 PTO 度假。

我将确保提前处理好我的所有任务和职责，并且我已经与我的同事 [name] 和 [name] 讨论了我目前的工作量，以便他们保持最新状态。

期待你的认可，

[您的电子邮件签名]

4. 问题

问题的范围可以从最简单的是/否到极其复杂的。 当您通过电子邮件向某人发送问题时，重要的是要保持简单，不要将人们的注意力从您需要回答的问题上转移开。

主题行：我们是否正在更新我们的可持续发展政策？

亲爱的[收件人姓名]，

根据最新的政府建议，我想知道我们是否会立即改变我们的可持续发展政策？

多年来，我们的品牌一直是可持续发展领域的领导者，因为这是我非常热衷的事情，因此我感到非常自豪。 我希望我们能够根据新的建议继续保持我们对环境的承诺。

很高兴知道您是否计划更新我们的政策，并且如果您正在寻找任何意见，那么我很乐意为您做出贡献。

真挚地，

[您的电子邮件签名]

5. 投诉

不幸的是，有时您会抱怨并需要表达您的挫败感。 这是做生意的一部分，但它可能是一封难以处理的电子邮件。 关键是你要明确你的观点并保持简单。

主题行：关于 [投诉主题] 的投诉

你好呀，

我最近从您位于 [location] 的商店购买了 [subject of crime]，但它无法正常工作。 当我第二天去退货时，服务员无法帮助我修理它，也不允许我退回产品以获得退款。

我已经使用你的商店很多年了，对糟糕的服务水平感到非常失望。

请你看看这个问题并为我解决这个问题。

真挚地，

[您的电子邮件签名]

6. 道歉

我们在生活中并不总是把事情做好，有时这意味着我们必须道歉。 这对任何人来说都不好玩，但是您可以使用这个简单的道歉模板减轻一些压力。

主题行：[道歉主题]

嗨[客户名称]，

我们在 [when] 上发现 [what] 存在问题。

这对你意味着什么？

[注意详细说明问题的影响]

[注意让客户放心]

我们很快就通过[道歉主题]注意到了这个问题，并尽可能地限制了干扰。 我们的技术团队一直在夜以继日地解决问题，我们可以通知您，截至 [时间]，一切恢复正常。

[公司] 的每个人都对这可能造成的不便表示歉意。 我们现在正在分析问题并使用这些见解来确保将来不会再次出现该问题。

真挚地，

[您的电子邮件签名]

7. 终止

许多业务情况可能很微妙。 一种特别微妙的情况是终止。 当然，您不会通过电子邮件终止某人的工作，但您可能必须终止用户的帐户或类似的东西。

主题行：立即终止您的帐户

敬启者，

我们已立即终止您在 [公司] 的帐户。

[原因]

在 [日期和时间] 与您就 [问题] 进行过交谈后，我们发现 [使用类型] 没有任何变化。 在多次沟通后，您继续违反我们的使用条款，这意味着我们别无选择，只能暂停该帐户。

真挚地，

[您的电子邮件签名]

关键要点

撰写专业电子邮件是生活的重要组成部分。 即使在我们的个人生活中，也会有一些时候我们需要使用更正式的写作风格。

当你写一封重要的电子邮件时，很容易想太多，但如果你把事情简单明了，你会取得更大的成功。 将电子邮件分成几个部分，专注于个性化，并保持简短和甜蜜。