提高项目成功率的 13 条项目管理原则

无论是单独管理项目还是作为团队的一部分来管理项目都具有挑战性。 不可避免地，需要考虑最后期限、预算、客户要求、风险和不同的优先事项。 所有这些都会很快变得势不可挡。

这就是为什么遵循一些关键的项目管理原则可以帮助提高生产力、设定切合实际的期望并确保更多的项目成功。

13 条项目管理原则可提高您的生产力

这 13 条项目管理原则并不是您必须遵循的严格规则或结构。 相反，它们是提高您或您的团队生产力的指导方针。 遵循这些核心原则将使您走上启动和执行任何项目的正确道路。

1. 明确定义项目目标和目的

在您投入任何项目之前，请明确定义您的目标。 您为项目设定的目标和目的将是项目成功或失败的关键决定因素。

当您在工作开始之前定义目标时，团队、客户和您都会对项目设定切合实际的期望。 这样，您就可以避免任何潜在的未来误解，并从第一天开始管理每个人的期望。

以下是使用项目管理平台 Monday.com 设置季度目标和期望的示例：

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2. 提名一名经验丰富的项目负责人

虽然团队中的每个人都应该有机会就项目发表意见，但您需要有人做出最终决定并监督每个任务和项目阶段的完成。 否则，您可能会面临决策缓慢、无休止的任务和有限的质量检查的风险。

提名一名经验丰富的项目负责人，他可以从头到尾监督整个项目，委派任务并做出关键决策。

您选择的项目负责人需要能够轻松地处理多任务并在利益相关者、团队成员、高级经理、客户和利益相关者之间工作。 他们需要成为可靠的沟通者，能够清楚地表达他们对团队成员的期望和目标。

像 Kissflow 这样的项目管理软件对于从头到尾维护项目的完整概览至关重要。 它使项目负责人可以更轻松地委派任务、评​​估工作量并确定不同移动部分的优先级：

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3. 了解项目可交付成果

当您定义了项目目标和目的后，就该澄清项目可交付成果了。 可交付成果是项目成功结束将带来的具体项目或服务。

可交付成果可以是任何独特的可展示产品、新功能、结果或服务能力。

您可以通过考虑您的目标来确定您的项目可交付成果。

例如，如果最终目标是用户可以更好地管理、跟踪和分析他们的公司营销预算，那么您的可交付成果可能是允许用户上传数据然后根据需要进行监控、跟踪和管理的软件。

您还可以创建一些内容丰富的指南和培训手册，以便用户知道如何有效地操作新软件。

这是您的项目可交付成果的示例：

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4. 制定明确的团队角色和职责

很少有事情比定义不明确的团队角色和职责更能引起问题。 当人们不知道他们应该做什么，或者他们的任务如何与其他团队成员的角色相关时，项目很容易脱轨。

围绕职责的模糊界限也可能导致不必要的分歧、任务被完成两次或项目未完成。

当团队成员知道他们需要做什么以及他们的职责如何适应大局时，您的项目将更有可能顺利运行并取得成功。

在项目启动阶段，清楚地概述每个团队成员的角色，以确保每个人都能有效地协作。

5. 评估项目风险

无论是不完成、超出预算还是其他非货币资源耗尽的风险，都存在与管理项目相关的风险。

在正式启动项目之前，必须识别所有潜在风险并在开始时尝试减轻它们，而不是在以后被意外风险所困。

使其成为一个协作过程，并要求所有团队成员参与他们认为您应该考虑的风险。

可靠的风险评估承认事情可能会出错。 虽然您无法避免所有可能的风险，但您可以为它们做好适当的准备并使您的项目免于失败。

6. 了解项目优先级和里程碑

有时，当您处于一个复杂项目的中间时，很容易被当时感觉很重要但不是优先事项的小细节所牵制。

了解您的项目优先级和关键里程碑将帮助您评估进度并向您展示您的位置。 从一开始就定义您的任务优先级将告诉您在发生任务冲突或问题时将团队的重点放在哪里。

要定义您的优先事项：

• 在规划阶段设置关键项目里程碑，以便您和您的团队了解您的项目是否按计划进行。
• 确定让您的团队有切实进步感的 KPI 和指标。
• 根据任务的重要性以 1-10 的等级对任务进行评分。

下面是一个可视化示例，说明您的项目里程碑的外观：

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7. 建立问责制和责任制

通过保持团队成员对项目的投入和激励来保持责任感。

为此，请选择一个中央项目管理系统，使您能够将任务和截止日期分配给特定的团队成员。 确保每个人都知道他们应该做什么以及您希望何时收到已完成的工作。 自动电子邮件和聊天提醒可以确保人们不会忘记工作，从而帮助他们对自己的工作负责。

所有团队成员都应该能够访问项目管理工具，并且能够轻松地跟踪进度并从全局角度查看他们在项目中的角色。

当您从一开始就花时间建立一个有效的项目管理系统时，您也可以腾出自己作为项目经理的时间。 您无需对每一个小细节进行微观管理，而是让您的团队成员有信心发挥自己的优势，更好地管理自己和时间。

使用 Trello 等项目管理软件，您可以轻松地将任务分配给有截止日期的团队成员：

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8. 设定切合实际的预算

每个项目的资源都是有限的。 为了最大限度地提高项目成功和完成的机会，考虑一个现实的预算很重要，这样您就可以获得足够的资源。

你需要足够的资源来给自己一些空间来应对意外成本、延误和合理的时间表。 同时，充分利用项目资源。 在整个项目期间采取措施，以确保您尽可能节省开支并保持在正轨上。

我们建议您将预算上传到 ProjectManager 等项目管理应用程序中，以便实时跟踪成本和支出：

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9. 制定启动策略

项目启动是在任何其他项目活动开始之前需要完成的所有初步任务。 在此阶段，您需要完成所有管理任务，例如创建可行性文档、业务案例，以及与利益相关者和任何其他经理联络。

遵循正确的启动策略可确保您从一开始就组织所有项目管理文档。 这意味着当您在项目进行到一半并且利益相关者要求查看可行性文件时，您会知道您有一个以及在哪里可以找到它。

确保所有相关的项目启动文档都存储在一个易于访问的中央位置，以便人们可以在需要时检查文档。

10.制定执行策略

项目执行通常从初始项目启动会议开始，以正式启动项目。 在这里，您可以分享项目的愿景和目标，将任务分配给团队成员，并让每个人都开始着手。

在执行阶段，确保您有记录错误、方向变化或其他意外事件的方法。 这样，即使发生变化，您也可以使事情顺利进行。

11. 制定沟通计划

项目经理可以轻松设置多个沟通渠道，例如 Slack、电子邮件和项目管理聊天，让每个人都了解项目进度。 但是，当有这么多不同的渠道需要跟踪时，团队成员可能会不知所措。

这就是为什么一个清晰而有条理的沟通计划对于让您的项目保持正轨至关重要。 围绕您选择的沟通渠道实施指导方针，无论是电子邮件、Slack 还是每日 Zoom 会议。

您可以选择对不同类型的任务更新使用不同的通信方法。 例如，团队成员可能必须每天更新他们的项目管理仪表板，以便向其他人更新任务进度。 您可能还会每周召开一次团队 Zoom 会议，以分享总体进展和症结所在。

关键是团队中的每个人都了解如何通过正确的渠道传达不同的项目更新。

与利益相关者和客户就他们何时可以收到项目更新设定现实的期望也很重要。 人们需要知道他们何时可以期待有关项目的某些信息。

从一开始就制定清晰的沟通计划，以便每个人都在沟通期望方面达成一致。

您选择的项目管理应用程序中的标记评论可以帮助每个人随时了解小型日常任务更新：

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12. 跟踪和监控进度

为了使进度成为团队可以更轻松地跟踪的有形项目，设置一些 KPI 很重要。 您的 KPI 可能包括预算、质量预期和项目时间表。

在项目期间，跟踪您的项目进度并定期审查您的 KPI。 这样，如果您的项目开始超出预算或未达到时间表预期，您可以及早发现问题并在它们使您的项目脱轨之前进行调整。

这是一个如何设置可视仪表板来跟踪项目 KPI 的示例：

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13. 有一个关闭项目的流程

创建项目结束流程很重要，这样您的项目就不会陷入无休止的反馈循环或成为永远未完成的事情。

即使你没有达到所有的项目目标和目的，你仍然需要正式地结束事情。 为此，请正式将成品或新功能移交给利益相关者。 然后，提供有关如何操作和排除新产品故障​​的指导。

如果您没有完成您希望完成的所有事情，请为接下来发生的事情创建一个协议。 您会在以后完成这些项目，还是不再是优先事项？

您还需要创建一份正式的签字文件，这意味着您在项目上的工作已经完成，并且现在已交到利益相关者或客户手中。

与团队成员和利益相关者开会讨论经验教训以及下次如何改进也是一个好主意。

实施这些项目管理原则以促进您的项目成功

项目的成功通常归结为有效的项目管理。 遵循这 13 条项目管理原则，了解如何更轻松地与团队成员和利益相关者协作。

如果您的目标是提高项目效率、简化流程和清晰的沟通，那么您将有望成为一名可靠的项目经理。 准备好开始使用这些原则管理项目了吗？ 首先，查看 AppSumo 商店，我们有一些可用的最佳软件优惠。