项目工作流管理软件：它是什么？ 哪种工具适合您？

随着您的业务增长，完成工作变得既麻烦又具有挑战性。 您成为项目管理协会在其 2018 年研究中发现的统计数据的一部分：平均而言，超过三分之一的项目没有达到他们的目标——与 2012 年相同。

资料来源：项目管理协会

正如 Project Management Institute 解释的那样，您和各地的企业主和经理一样，明白当项目失败时，利润也会失败，因为组织不太可能实现战略目标。

在其 2017 年的研究中，PMI 与《精益企业：高性能组织如何大规模创新》一书的合著者 Barry O'Reilly 进行了交谈，并表示：“成功的企业正在不断尝试以了解哪些有效，哪些无效。 他们专注于通过明确目标、缩短反馈循环以及根据结果而非产出衡量进度来满足客户需求。”

资料来源：项目管理协会

从上图中，我们可以看出，80% 或更多的项目按时按预算完成，并且还达到最初目标和业务意图的组织将具有较高的收益实现成熟度。 PMI 在他们 2017 年的研究中也指出，“37% 的项目失败是因为缺乏明确的目标，正如商业领袖所证实的那样。”

IBM（国际商业机器公司）自己说，“IBM 对项目有 3 个关键的明确目标——进度、预算和质量。 只有 40% 的项目达到了这些关键目标。”

因此，与其他人一样，您决定将技术解决方案整合到您的运营中，希望更有效地发展您的业务。 但随后您会发现，选择正确的工具并不像您想象的那么容易。

我的意思是，不乏可以帮助您完成工作的解决方案。 根据您的行业和业务规模，您可能有数十种（如果不是数百种）软件解决方案和服务可供选择。

但是您应该考虑什么标准，您应该如何为您的特定业务的目标和运营找到最准确的解决方案？

项目管理与工作流管理

PMChat 报告称“使用商用 PM 软件可以提高绩效和满意度”，但“44% 的项目经理不使用任何软件。”

如果是您，那么进入工具市场可能会让人不知所措。 因此，在我们讨论工具和软件解决方案之前，让我们澄清一下项目管理和工作流管理之间的区别，以帮助您了解要查找的内容。

尽管这两个概念相关，但它们并不相同。顾名思义，一个用于管理项目，而另一个用于管理操作和流程——或者换句话说，工作流。

奇怪的是，PWC 发现“数字 PM 软件提高了性能，并发现 77% 的高性能项目使用项目管理软件，但发现 44% 的项目经理不相信使用软件来管理项目。” 最重要的是，Access Group 发现 66% 的项目经理指出，投资软件的关键决策取决于组织。 面对如此混杂的信息，选择正确的项目管理软件至关重要，这不仅是为了完成您的项目，也是为了让那些使用项目管理软件的人相信它确实有效。 找到合适的工具是成功与失败的区别。 毕竟，“在美国每投资 10 亿美元，就有 1.22 亿美元因项目绩效不佳而浪费，”PMI.org 说。 我们再说一遍，正确的项目管理软件只会帮助您的企业完成其目标。

什么是项目管理？

根据项目管理协会的说法，项目管理是“将知识、技能、工具和技术应用于项目活动以满足项目要求。 ”

想看看建筑项目经理的一天是什么样子的吗？ 看看这个老歌但好听的视频：

正如您在视频中看到的，项目是单一操作，独特且短暂，受时间和范围限制。 因此，项目管理工具通常是为有起点和终点的工作而构建的。 他们的目的是帮助您规划和管理每项工作的全局。

这是它们与工作流管理工具的不同之处。

什么是工作流管理？

工作流管理专注于将大局变为现实的小细节。 根据 TaskTrakz 的说法，“工作流是…… [a] 一系列阶段以及如何在阶段之间移动。”

专注于此的工具可帮助您管理单个员工的任务和工作量，并创建定义明确的业务流程，这些流程将成为例行公事。

这里的目的是创建和自动化重复流程，您可以随着时间的推移对其进行调整和优化以提高生产力，从而促进增长。

您可以使用这些工具来更好地管理项目，并改善正在进行的组织运营。

听起来很复杂……

这是工作流管理的一个很好的可视化。 其中，您将看到由于行业的复杂性和官僚作风而只收取 60% 发票款项的医疗保健从业者如何在最终优化和自动化业务时最终获得他们所做的所有工作的报酬过程。

大多数项目管理和工作流管理工具中缺少的关键方面

有趣的是，如果没有工作流管理让您优化的小细节，您就无法实现项目管理的大局，但工作流管理在市场上处于劣势。

您可以找到更多的项目管理方法和工具，这已经够糟糕的了，而工作流管理解决方案通常只能为您提供美化的清单。

但真正令人沮丧的是，就像在项目管理中一样，大多数工作流管理工具都缺乏协作和沟通选项。 许多工具过于依赖外部解决方案（如电子邮件）来进行协调和沟通。

因此，您经常会发现自己管理着一个团队，其中不同的人使用不同的工具来完成相同的工作。 例如，一些人使用 Google Docs 来简化协作，而另一些人仍然坚持使用 Microsoft Word。

难怪 62% 的企业认为，了解一个项目花费了他们多少时间和金钱是他们面临的第一大项目管理挑战。

要克服这一点，您需要对项目和业务运营流程采用整体方法。 进入项目工作流程管理。

项目工作流管理：结合两全其美的整体解决方案

项目工作流管理更像是一种方法，而不是一种软件类别。 通过在工作流管理上实施项目管理方法（反之亦然），您可以用最少数量的系统实现两全其美。

当然，这意味着更高的生产率、更快的增长和更大的利润。

根据在该行业拥有超过 25 年经验的 Dan Epstein 所说，项目工作流管理如此有效的原因之一是它创建了无差错的项目管理。 在此处观看他关于该主题的整个网络研讨会：

如何为您选择最佳的项目工作流管理工具

值得庆幸的是，有一些软件产品可以让您优化项目管理和工作流管理，同时以经济高效的方式保持敏捷性和多功能性。

这些工具让您无论每个人身在何处都可以与团队沟通，来回分配任务和子任务，并更快、更有效地与其他团队成员协作。 这反过来又转化为成本节约和更大的业务增长。

每个伟大的项目工作流管理软件都需要提供什么

大多数工作流管理工具只是给你一堆重复的清单，但这还不足以让软件产品真正被视为项目工作流管理工具。

相反，该工具需要提供更全面的视角，并能够展示任务如何作为项目路线图的一部分协同工作，具有特定的目标、反对意见和任务。 该软件必须能够在单个员工级别提供问责制，并以易于理解的方式提供这些见解。 此外，该工具必须能够为特定项目和跨项目的团队协作提供整体解决方案。

确保为您的企业选择准确的项目工作流管理工具的 5 个其他重要考虑因素

• 您的需求。 首先将它们规划出来，然后选择一款可帮助您完成首要任务的软件。
• 你的预算。 选择对您的现金流和您将节省的时间有意义的产品。
• 多久时间？ 它有多简单或复杂？
• 使用方便。 让您的团队在免费试用期间进行试用，以确保它非常适合。
• 可靠性和经验。 查看他们在您的特定行业中还为谁服务。 阅读同行的推荐和案例研究。

我们最喜欢的项目工作流管理工具：比较

为了让您更轻松地提高工作效率，我们决定承担所有繁重的工作，并为您提供我们最喜欢的项目工作流管理工具的比较。

价钱

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74-149 美元/月。 对企业来说更多，对早期创业公司来说更少。 年度采购可享受 20% 的折扣。

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成功案例包括 LinkedIn、Siemens、OkCupid。

最多 30 个用户每月 29-49 美元，此外您还可以添加更多用户，并且有一个企业计划。 Connecteam 非常适合无办公桌的员工。

14 天，还有一个最多 10 个用户的永久免费计划

入职一对一课程、帮助中心、内置教程和博客文章。

成功案例包括 Sodastream、FOX Group、Centennial Sweeping、Canada Restoration、SodexoMAGIC、

云版本每月 33-111 美元。 如果您有 100 多个用户，则更多。 提供年度购买折扣。 服务器版本：一次性支付 559-2,239 美元。 如果超过 100 个用户，则更多。

14天

知识库包括大量手册。

成功案例包括 Gita Technologies、World Innovation Technologies、Lear Corporation。

通过选择团队成员、来宾、项目经理和具有完整访问权限的人员的数量以及订阅期限来计算您的价格。 折扣从订阅 3 个月开始。

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知识库提供用户指南和教程（包括视频教程）。

客户包括 CLH、Repsol、Loewe、Elavon。

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准备好高效地发展您的业务了吗？

在您分析每个项目工作流管理产品如何为您的企业和团队服务时，请使用我们今天在这里设定的指南。 如果您不确定，请考虑多试一试。

然后，与您的团队交谈并获得他们的反馈，了解哪些方法对他们的工作效率和协作更有效。

实施工具、设置流程、测试它们并在进行过程中进行优化。 不久之后，您的团队将达到新的效率高度，您的业务将比以往任何时候都增长得更快。