采购订单与发票——有什么区别？

在大多数情况下，创建采购订单是您进行业务交易的第一步。 买方发出采购订单，允许卖方以特定价格提供服务或产品。 然后，发票被视为账单，并在服务或产品完成或交付后提供给卖方，并附有适当的付款条件，例如在收到时到期。 这两个文件对于财务部门和小企业主来说都是必不可少的。 因此，了解这两个选项以及为什么它们在应付账款领域如此重要是一个好主意。

什么是采购订单？

采购订单或采购订单是您对订单的正式确认。 该文件由购买者发送给供应商，授权购买。

什么是发票？

发票是要求付款的文件。 发票从供应商发送给购买者。 采购订单和发票有什么区别？

采购订单和发票之间的主要区别在于它们的使用方式。 您需要确认订单已从采购订单中下达。 发票文件有助于请求为订单付款。 发票由供应商提供给购买者，并在订单完成时根据付款条件发送。

采购订单和发票之间的相似之处

尽管文件不同，但它们之间有一些相似之处。 当然，任何东西的采购订单都是具有法律约束力的合同，发票也是如此。 因此，您在供应商和购买者之间达成了协议，并且需要按照这些文件中的规定采取某些行动。

这两份文件都包括相关的订单详细信息，以及定价和邮寄信息。 发票包括发票编号、任何付款调整（折扣/信用）、供应商联系信息、供应商应付的总金额和付款计划。 也可以提供采购订单 (PO) 编号以供参考。

什么是采购订单号？

采购订单编号在采购订单上清楚标明，是唯一编号。 每个订单只能使用一次，因此此采购订单号与其他订单号不同。 一些会计软件在准备新订单时会自动生成采购订单号。 卖方和客户在整个购买过程中都可以参考此编号。 然后，卖方使用它稍后发送发票。

您应该在采购订单中包含哪些信息？

尽管每个软件都不同，但大多数采购订单都包含类似的信息。 这包括：

• 订购单号码
• 今天的日期
• 服务或商品的数量
• 服务或商品的描述
• 供应商联系信息（包括电子邮件地址）
• 价格
• 特别说明
• 税务信息

为什么采购订单很重要？

采购订单必不可少，原因如下：

具有法律约束力

这是买卖双方之间的正式协议。 从某种意义上说，这意味着双方公司（或公司和个人）都授权了此次购买。 对于商品和服务的采购订单，您可能不需要针对特定​​交易的单独合同。

更容易追踪

企业主更喜欢在整个交易过程中使用采购订单作为工具。 您可以轻松地参考采购订单号来确定物品在哪里以及何时应该到达买家的位置。

简化发票

卖家可以快速参考发票上的采购订单号，表明所提供的服务或产品是预先批准的。

如何使用采购订单

作为企业主，您可以使用使工作更容易的东西。 您的网站可能有条款和条件，因此使用发票和采购订单是有意义的。 这也显示了买方的欠款、付款到期日和交货时间。 当您为采购订单创建模板时，它可以为您节省大量时间。

企业通常有模板，因此很容易发送和接收采购订单。 双方都获得了他们想要和需要的数据，以便他们可以专注于购买和收集要发送的产品。

当您与某人谈论提供商品或服务时，您可能会有冗长的电话和电子邮件。 一旦双方就所有内容达成一致，您就需要一份列出所有内容的具有法律约束力的文件。 例如，如果您希望为您的企业定制椅子，采购订单将反映所有信息。 您知道何时提供成品或服务，如果它们没有在订单中列出的日期发送，您可以稍后索取这些物品。 PO 文件还解释了付款的到期时间以及有哪些付款安排（如果有）。

为确保文件合法，双方必须签字。 这样，您就知道何时付款，何时应提供商品或服务，以及所有其他信息。

如何使用发票

供应商致力于提供产品或服务，这可能需要几天或几周的时间。 但是，付款也是一个大问题。 提供物品或服务的企业需要在客户收到商品或服务后为其所做的事情获得报酬。 因此，会创建一个列出一些相同信息的发票。 您可以每次都创建新发票，但制作模板可能会有所帮助。 这样，您可以要求付款并有一张表格可供使用。 这应包括采购订单号以及其他相关数据。

为什么公司使用采购订单

无论您经营有采购部门的大公司还是小型企业，您可能出于多种原因想要使用采购订单。

设定明确的期望

采购订单允许购买者向供应商充分解释他们的需求。 您可以使用该文档作为参考来确定要制作什么以及您拥有多长时间。 此外，如果产品未按照采购订单中的说明交付，您有证据证明该公司没有按照其声称的那样做。

管理订单

大多数公司将同时处理多个订单。 如果您没有可依赖的采购订单，则很难确定客户的需求。 当它们发出时，在线系统将确保发送的文件准确无误并发送到正确的电子邮件帐户。 PO 为采购、运营和财务团队提供有关即将交付和待交付的正式文件。 这也确保他们可以有效地管理和跟踪它们。

没有法律问题

如果您不经常使用正式合同，则 PO 可作为具有法律约束力的文件。 但是，只有在供应商和供应商接受后才合法。

审计跟踪

审计师必须找出任何财务差异。 因此，当您发出、处理和记录采购订单时，您可以向审计员证明您的账目是准确的。 这包括已支付的款项以及在该特定日期达成的协议。

当然，上面的好处主要是针对购买者的，但采购订单对卖家来说也是必不可少的。 您可以使用它们在付款处理和订单履行方面提供帮助。 购买订单文件可以保护您免受法律问题的影响，并帮助您跟踪您正在做的事情。

为什么公司使用发票

出于多种原因，发票是必不可少的文件。 这些包括：

收集资金的能力和公司支出的可见性

有时，在将发票发送给买方之前，供应商不会获得服务或商品的报酬。 通常，要求付款的电话和电子邮件是不够的。 发票描述了您所花的钱所得到的东西。 这使您的财务部门对部门购买的内容更加透明。

管理没有法律问题的付款

当然，您确实会为所获得的东西付费，但如果您不知道要支付多少或为什么要支付，就不会发生这种情况。 因此，发票用于显示已售出的商品、花费的金额、是否已过帐任何付款以及存在哪些未结费用。 从某种意义上说，它们帮助公司更好地跟踪所有事情，而且这样更正式。

就像采购订单一样，发票就像一份法律合同。 它显示提供了服务或项目，以及它的成本和应该何时支付。 这证明该企业被收取了某些费用，并且可用于在没有提出付款要求时对付款要求提出异议。

总结：采购订单与发票

在采购订单和发票方面，两者对于采购流程都至关重要。 您应该了解这两个文档的角色，以便正确使用它们。 当然，两者之间存在各种差异，但也有一两个相似之处。 这些文件旨在保护买家和卖家，否则他们将无法证明某物已被支付或购买。 两份文件都可以包含类似的信息，例如买卖双方的姓名，以及电子邮件地址和其他内容。

采购订单、采购发票和销售发票的常见问题

什么是采购发票和销售发票？

采购订单由买方发送给供应商，授权购买指定的商品/服务。 采购发票是与采购订单一起使用的发票，由供应商发送给买方：它用于表明买方欠卖方多少钱。 销售发票通常与采购发票相同，但可以在所有商品和服务交付之前提供——以便与买方共享信息。

谁发出采购订单？

买方向卖方发出采购订单。

谁开具采购发票？

卖方/卖方向买方/客户开具采购发票。

采购发票是收据吗？

发票不是收据。 发票是在付款前开具的，作为请求商品或服务补偿的一种方式。 付款后会发出收据作为交易证明。