自己为小型企业运行工资单

已发表: 2020-12-28

您的业务正在增长，激动人心的时刻即将到来。当您雇用人员时，您需要建立一个支付他们工资的系统。您需要自己了解运行工资单的来龙去脉。成长中的企业通常拥有比现金更多的能力。因此，他们往往不得不采取艰难的路线，自己做这一切。这包括设计和实施工资系统。

为什么需要薪资系统

您需要一个最明显的原因是建立一个系统来支付您的员工。还有更大的原因，例如降低风险和改善业务运营。如果您没有适当的系统，则每次需要支付工资时，您将有大量的设置和缓冲时间。

如何为小型企业运行工资单

作为一家小型企业，您可以通过以下选项来运行工资单：

使用工资单软件——工资单软件可以打包购买，也可以通过云访问。他们为您完成计算工资和扣除额、生成工资单、生成纳税申报表和维护工资记录等繁重工作。
企业主的责任通常仅限于审查和批准工资单。工资单软件大大简化了企业主自己处理工资单的过程。
将工资单外包给会计师——如果您不想学习如何为您的小企业做工资单，您可以将工作外包给服务提供商的会计师。会计师通常接受过处理工资单的培训，但成本可能很高，通常高于工资单软件。这里的好处是有一个人机界面来回答你的问题，而他们接管了这个过程。
聘请内部会计师- 如果您想在内部运行工资单，您也可以聘请会计师或将工资单委托给有能力的员工。您可以培训管理人员来接管您的流程。
自己动手——如果你有更多的时间而不是金钱，你可能会发现这是一个选择。让我们进一步讨论这个选项。

如何自己运行工资单

自己动手的选择最受小企业主的青睐，至少在他们旅程的一开始是这样。小企业主可能会感到沮丧，但从长远来看，在雇用之前了解工资单流程会让他们受益。事实上，小阶段是学习的最佳时机，因为当你雇佣更多员工时，它会变得更加困难。

自己做工资单的最大好处是您可以保留对流程的控制权。您有能力在错误发生时审查和纠正错误，而无需太多来回。当您的服务提供商犯错时，您也不必经历不愉快的意外。

但是，自己动手的工资单的缺点是设置所需的时间，以及处理每个支付周期所需的重复时间。此外，没有多少企业主了解税收制度以及训练有素的会计师。当出现税务问题并需要联系外部会计师时，他们通常会不知所措。

为小型企业运行工资单的先决条件

拥有多名员工的小型企业可能会从外包工资单中受益。但是，如果您只有几名员工并打算让您的企业保持小规模，那么您最好自己管理工资单，因为这样会更具成本效益。

在你甚至开始面试人之前，有一些事情需要设置为如何自己做工资单的新雇主：

获取雇主识别号 (EIN) – 作为运行工资单的雇主，您需要向 IRS 注册 EIN。这是 IRS 用来跟踪您的工资税和合规性的数字。获得 EIN 是免费的，可以在 IRS 网站上轻松申请。
注册电子联邦纳税系统 (EFTPS) – 运行工资单的一个重要组成部分是按时更新工资税。 EFTPS 是一项免费的政府服务，可帮助您通过计算机支付联邦工资税和失业税。
注册为雇主- 在您进行工资单之前，需要满足特定于州的商业注册要求。每个州都有不同的注册程序，因此请务必查看这些程序。
学习联邦和州的劳动法——在你自己发工资之前，熟悉相关的劳动法是很重要的。其中许多法律与您处理工资单、最低工资、加班计算、预扣税要求以及员工工资单中包含的信息的频率有关。
准备员工文书工作- 当您雇用新员工时，他们需要完成一些强制性的员工文书工作。文书工作将为您提供为您的小型企业支付工资所需的详细信息。招聘新员工需要填写的最重要的表格包括：
- 表格 W-4 – 表格 W-4 由员工填写，让雇主知道根据受抚养人、申请状态、税收减免等，他们的付款需要预扣多少税款。员工当时可能最终缴纳更多税款如果他们没有及时或正确地填写 W-4，他们将无法提交纳税申报表。
- I-9 就业资格验证表 - 填写 I-9 表以确认员工的身份和在美国工作的合法授权。该表格是美国公民和移民服务局要求和强制要求的。
- 州预扣税表——许多州允许单独使用 W-4 表，但有些州可能有特定的预扣税要求，需要新员工披露。
- 直接存款授权表——如果您计划进行直接存款，此表允许您直接向员工的银行账户付款。
选择一个支付期——您必须决定多久支付一次您的员工。您可以选择每周、每两周、每半周或每月。您需要仔细考虑允许您收集付款所需资金的期限。但是，它也不应该让您的员工在不合理的长时间内无偿支付。一些州要求小时工每周获得报酬，因此请确保您研究您所在州对工资表的要求。

有效运行工资单的流程

员工期望及时准确地发放薪水。中断和错误可能会阻碍您的业务运营。在我们开始讨论如何计算工资单之前，有一些基本的基础知识需要牢记：

了解不同类型的工资——总工资是指员工在扣除前收到的金额。奖金是指在员工正常工资之外收到的任何额外付款，通常与高绩效有关。净工资是指员工扣除后的实得工资。区分这些不同的类型很重要，这样您就不会犯任何工资单错误。
了解每位员工的实际工作时间——为了准确地运行工资单，需要对员工进行适当的监控。跟踪员工工作时间的最简单方法是通过电子表格。但是，这可能会耗费一些时间，并且可能需要您过度参与，尤其是在有多名员工的情况下。选择与工资单流程集成的可靠时间跟踪软件可能是关键，因为手动方法可能会导致差异。

运行工资单的步骤

为了运行工资单，需要执行几个步骤：

计算工资总额——要计算小时工的工资总额，只需将员工的小时工资乘以他们在工资期内工作的小时数。对于受薪员工，只需将他们的年薪除以一年中的支付期数即可获得每月支付给他们的金额。总工资包括奖金、小费、佣金、病假和休假以及加班费。
计算税前扣除- 税前扣除由员工自愿扣除，包括退休金、健康福利、残疾保险和通勤津贴。这些扣除额是从员工的税前总工资中扣除的，但要检查它们是否需要纳税。一些员工福利是免税的。

联邦税、社会保障、地方税和医疗保险也构成从员工工资中扣除的税前扣除的一部分。

联邦所得税和其他工资税

计算联邦预扣税 –有两种主要类型的联邦税需要预扣，即 FICA 工资税和联邦所得税 (FIT)。 FICA 工资税由雇主和雇员分担，并用于雇员的社会保障和医疗保险。雇主有责任向政府支付 FICA 税，并在工资单中显示扣除额。 FIT 是根据工资等级或百分比计算的，具体取决于员工的收入。截至 2020 年，如何计算也取决于员工提交的 W-4。
计算州预扣税–根据您所在州的地方税法，您可能需要从员工的薪水中预扣一些州税。
计算工资扣押– 工资扣押是指员工没有发言权的其他扣减，它们是强制性从薪水中扣除的。这方面的一些例子是未付医疗费、未付子女抚养费、拖欠学生贷款和未付税款。如果您的员工有工资扣押，政府通常会通知您。

进行员工付款和支付期限

计算出每位员工的净工资后，就该支付款项了。联邦法律通常不要求雇主提供工资单，但是，可能有一些特定于州的要求。

薪水单

如果您所在的州没有工资单要求，则无需提供工资单。如果您和您的员工同意，您可以这样做。在大多数州，您向员工提供电子或实物工资单。只要员工有一种简单的打印或访问方式，这两种方法都可以工作。

有些州属于选择加入或选择退出的状态。在选择退出的州，雇主必须向选择退出电子工资单的员工提供纸质工资单。在选择加入的州，除非员工特别选择电子表格，否则雇主会提供纸质存根。

自动化系统可以帮助节省运行工资单的时间，尤其是在您拥有多名员工的情况下。更不用说，它通常还针对系统中内置的许多联邦法律进行配置。这可以减少从头开始设置系统的许多复杂性。

工资记录

当您学习如何自己处理工资单时，维护全面且有条理的工资单记录至关重要。跟踪您支付给员工的金额很重要，以防净工资与他们期望收到的工资之间存在差异。如果您需要与 IRS 联络，记录也很方便。

记录保存对于支付工资税变得非常重要。计算总工资、扣除额和净工资的电子支付方法通常会生成自动记录，然后可以将这些记录存储在某种形式的云存储中。

纸质支票和邮寄支票将要求您保留某种形式的分类账或记录。虽然每个员工可能只需要几分钟，但这些分钟对于许多员工来说可能是一项长时间的锻炼。

联邦雇主税

作为雇主，您有责任支付两种联邦税：FICA 工资税和联邦失业或 FUTA 工资税。

雇主支付 FICA 工资税的一半，而雇员支付另一半。 FICA 工资税包括社会保障和医疗保险。雇主的责任仅适用于社会保障。 Medicare 完全由雇员承担。

FUTA 工资税用于联邦失业保险。它适用于雇员工资的百分比上限。除了这块板，雇主不再需要支付 FUTA 税。按时缴纳州就业税可能使您有权获得抵免或回扣，因此请务必检查按时缴纳的好处。

计算完应缴税款后，您必须将其支付给政府。如果您不需要立即这样做，最好将其转移到一个单独的帐户以保留，直到您需要支付为止。

季度和年度税表

自己管理工资单的最后一步是开发并建立一个系统，让您的企业定期按时提交这些回报。让我们更深入地讨论这些税表：

表格 941 - 表格 941，雇主的季度纳税申报表，要求雇主每季度填写一次。该表格向美国国税局提供了雇主从员工薪水中预扣了多少税款以及本季度支付了多少雇主税款。大多数雇主都必须在下个季度的月底之前提交 941 表格。如果雇主在整个季度按时在线支付了所有工资税，则该雇主将获得额外 10 天的时间来提交表格。
拥有季节性雇员、农场雇员、家庭雇员和某些被通知人的企业免于提交 941 表格的要求。
表格 940 – 表格 940，雇主的年度联邦失业税申报表，要求雇主每年填写。如果雇主满足以下两个条件之一，则必须提交报税表：
- 雇主在当年支付了至少 1,500 美元的工资，或
- 雇主让任何雇员在一年中工作 20 周或以上，无论这 20 周是否连续。
表格 940 应在每年的 1 月 31^日提交，但所有在该年度按时缴纳 FUTA 税款的员工可额外获得 10 天的时间。
表格 W-2 – 表格 W-2 是针对每位员工提交的年度表格。它披露了员工的工资、扣除额和预扣税款。每年 1 月 31^日前提交。
表格 W-2 的副本将发送给员工、社会保障局以及城市或州的税务部门。
州税表——您可能还需要向州税务部门提交季度或年度税表。请与相应的当地部门联系以获取详细信息。

选择适合您的选项

自己为您的小型企业运行工资单将使您对自己的能力充满信心，并让您对自己的企业有一种主人翁感。人们常说，企业主身兼数职。其中一顶帽子通常类似于会计师。作为企业主，您经常不得不亲自动手。但别担心，你完全有能力这样做。

归根结底，请查看最适合您的选项。在您对管理工资单的过程有所了解后，您可以选择将其外包给服务提供商或投资软件。我们已经为您提供了每个选项的优缺点，以及如何自己进行工资单的路线图。您知道什么最适合您，因此请选择适合您的选项。