Salesforce Sharepoint 集成 – 优势、流程和挑战

在企业运营的快节奏商业世界中，多种自我补充的技术和平台的集成不再是一种趋势，而是一种必然。 本文详细介绍了在两个科技巨头 Salesforce 和 SharePoint 之间创建协同效应的细微差别。 通过将 SharePoint 强大的文档管理功能与 Salesforce 的客户关系管理相结合，企业可以进一步实现大规模协作和生产力水平。

如果您计划建立 Salesforce SharePoint 集成，但不确定它将为该流程带来的好处以及该流程中可能出现的挑战，您的问题将在此处得到解答。

[另请阅读：Salesforce 集成解决方案 – 主要优势、功能和方法]

SharePoint 与 Salesforce 集成是否有必要？

虽然 Salesforce 确实提供文档上传和维护功能，但它并非没有限制。 为了在这个问题开始影响生产力之前解决这个问题，公司开始寻找基于文档的协作系统（例如 SharePoint）来存储文档并管理公司范围内的协作。

但这种整合真的有必要吗？ 好吧，当您将流程限制在 Salesforce 时，会发生以下情况。

1. 文件大小 – Salesforce 提供两个上传文档的选项 – “附件”允许上传高达 25 MB 的数据，“文件”允许上传高达 2 GB 的数据。 由于平台的多租户架构，任何大于此数据大小的数据分配和文档管理都会直接增加存储成本并随着时间的推移阻碍系统性能。
2. 文档可访问性和隐私 –只能通过公共 URL 与非 Salesforce 用户共享 Salesforce 文档。 然而，由于该文件是公开共享的，因此存在 GDPR 合规性和其他数据安全法的问题。 解决方案是为非 Salesforce 用户获取额外的许可证——这可能是一件昂贵的事情。
3. 实时同步 –用户本地驱动器中所做的更改不会自动与 Salesforce 文件同步，反之亦然。 用户唯一的选择是上传/下载，然后用新版本替换文件。

虽然在这种情况下，SharePoint 甚至不在图中，但可能会出现另一个事件，即企业同时使用 Salesforce 和 SharePoint，但它们没有集成。 以下是与该方法相关的问题。

1. 有缺陷的流程 –由于供应商、客户和合作伙伴的合同都围绕相同的审批流程进行，因此它们往往会在 SharePoint 等同一个工作流程管理解决方案中实现自动化。 现在，在合同审批方面，Salesforce 用户必须从 CRM 转向 SharePoint，反之亦然。
2. 团队协作出现问题 –虽然客户记录存储在 Salesforce 上，但他们的协作同时发生在 SharePoint 和 Salesforce 上。 因此，Salesforce 用户往往会浪费时间在系统之间切换以与团队保持联系。
3. 文档重复 – Salesforce 与 SharePoint 缺乏集成带来的另一个挑战是，销售团队通常必须从 SharePoint 下载文档，然后在每次与团队或客户共享文档时将其上传到 Salesforce。 此过程通常会导致两个系统中的文档重复，从而导致文件版本混乱。
4. 内容遗弃 –销售团队可以在 Salesforce 中复制 SharePoint 文件的链接，但他们无法在 Salesforce Global 搜索中预览它们，甚至无法在 Salesforce Global 搜索中找到它们。 结果，可能对客户沟通有价值的内容被埋藏在 SharePoint 库中。

现在我们已经研究了不进行 SharePoint 和 Salesforce 集成的副作用，让我们在进行集成步骤之前研究一下建立 SharePoint 和 Salesforce 集成的明显好处。

SharePoint 和 Salesforce 集成有哪些主要优势？

与 Salesforce 集成的 SharePoint 文档管理系统为希望改善服务和销售团队之间的协作，同时有效管理数据处理的企业带来了巨大的好处。 Salesforce 作为 CRM 和 SharePoint 作为文档管理和文件存储平台的组合功能完美互补。

改善团队协作

SharePoint 和 Salesforce 集成不仅可以改善销售和服务团队之间的协作，还可以改善营销和法律等其他领域之间的协作。 让我们通过示例来看看这一点。

场景 1 –想象一位销售主管和内容撰写者的任务是创建客户提案。 借助 SharePoint 与 Salesforce 集成，销售主管对作者文档所做的更改将实时反映给所有团队成员（具有文档访问权限）。 这将确保每个人都在同一页面上，并降低版本控制的风险。

场景 2 –法律团队审查并批准存储在 SharePoint 中的合同，之后销售主管可以立即在 Salesforce 中查看这些更改。 这可以帮助销售团队在与客户分享重要更新时了解最新情况。

文件安全

Salesforce SharePoint 集成使企业能够访问 SharePoint 强大的安全功能，例如团队、角色和权限级别，这有助于他们遵守 HIPAA 和 GDPR 等合规性法律。该平台还附带另一个功能，可以为特定文件设置过期日期，这样，第三方供应商将无法在过期日期后访问该文件。

分析和报告

SharePoint Salesforce 集成可确保轻松的分析和报告功能，因为可以组合来自两个平台的数据来深入了解销售绩效、文档使用情况和客户交互。 例如，借助 SharePoint Online 报告和审核工具，团队可以分析销售流程中经常访问的文档，从而深入了解对交易完成或客户问题解决影响最大的资源。

[另请阅读：企业数据科学与分析完整指南]

更好的负载平衡

Salesforce 与 SharePoint 集成的主要优势之一在于负载平衡的改进。 单独使用这两个平台会给系统带来很大的负载，从而导致停机时间增加和性能下降。 然而，它们的集成可以在两个平台之间共享数据和文件，从而实现更好的负载平衡，并且由于重复和多个副本维护而实现零资源浪费。

这四项只是与 Salesforce 和 SharePoint 集成相关的高级优势。 在更日常的流程和工作流程层面上，其他一些优势也逐渐显现出来，例如外部共享控制、更好的数据管理、提高的生产力和可扩展性。

然而，在您的组织中见证这些优势的可能性完全取决于您执行 Salesforce SharePoint 集成的情况。 在进入该部分之前，让我们简要介绍一下可确保该过程成功的四个指导原则。

SharePoint Salesforce 集成的指导原则

在当今的数字经济中，成功的整合对于建立有效且高效的组织起着非常重要的作用。 确保您的公司能够实现这一目标需要您遵循一些指导原则。

1. 数据驻留——应确保数据位于其预先指定的地理边界内：数据创建的位置、访问的位置以及存储的位置。 当您必须遵守隐私和数据存储方面的合规性时，这一点变得更加重要。
2. 安全性 –您的 SharePoint Salesforce 集成应将安全性作为重中之重。 虽然这两个平台都具有强大的安全算法，但您应该注意文件可访问权限及其使用情况跟踪。 [另请阅读：云应用程序安全：保护云中的数据]
3. 数据架构——您使用的数据应该进行逻辑组织和结构化，以充分利用集成过程。 这通常包括在 Salesforce 和 SharePoint 上标记、分类和链接相关数据点。
4. 数据共享——数据组织和存储后，下一步是规划它们的访问和分发。 为了解决这个问题，SharePoint 提供了一系列功能，例如在文档中添加到期日期、用于查看和跟踪文档访问者的仪表板等。

现在讨论了 Salesforce SharePoint 集成原则，让我们深入了解如何连接这两个平台的过程以及是否存在任何需要准备的限制。

SharePoint 与 Salesforce 集成的分步说明

当您开始 Salesforce 到 SharePoint 集成的过程时，您通常会得到三个选项 - 使用 Files Connect、制作自定义集成工具以及使用第三方平台连接两个平台。

让我们在这里探讨所有三个选项。

Salesforce Files 连接 SharePoint 方法

1. 打开 Salesforce AppExchange 并搜索“Files Connect”。 接下来，单击“立即获取”按钮开始安装。
2. 安装后，您现在必须通过进入 Salesforce 设置菜单中的“权限集”部分并选择“文件连接”来授予权限。 从这里，您可以分配必要的用户权限，例如查看、编辑和删除文件的能力。
3. 接下来，通过导航到“身份验证提供程序”并选择“文件连接”来建立身份验证提供程序。 从这里，您可以创建和管理所需的设置，例如身份验证类型和授予访问权限的用户。
4. 之后，您必须配置 SharePoint 帐户。 进入“SharePoint”部分，然后选择“文件连接”。 您现在可以输入必要的信息，例如登录凭据和 SharePoint URL。
5. 现在是时候配置开发的应用程序了。 为此，请转到 Salesforce 设置菜单的“开发”部分，然后选择“文件连接”。 现在，您可以从这里配置所需的设置，例如集成类型和将在系统之间共享的数据。
6. Salesforce 到 Sharepoint 集成的下一个关键步骤是设置 Salesforce Files Connect 工具。 进入 Salesforce 菜单中的“设置”部分，然后转到“Files Connect”。 现在，您可以配置集成类型和将在系统之间共享的数据等设置。
7. Salesforce SharePoint 集成的最后一步是在两个平台之间建立链接。 要确定这一点，请转到 Salesforce 设置菜单中的“外部数据源”部分，然后转到“Files Connect”。 此时，您可以轻松配置集成类型和将在系统之间共享的数据等设置。

虽然这是 Salesforce 和 SharePoint 集成应用最广泛的形式，但 Files Connect 也存在一些令人担忧的限制，例如外部系统支持受限、没有上传选项、没有权限控制、外部共享的复杂性、延迟、搜索限制等。

第三方 Salesforce 到 SharePoint 集成应用程序

多个第三方连接器旨在解决 Files Connect 限制。 让我们看一下 Files Connect 与它们之间比较的表格视图。

自定义 SharePoint Salesforce 集成工具

企业在执行 Salesforce 和 SharePoint 在线集成时通常选择的最后一个选项是构建自定义工具。 与 Appinventiv 这样的软件开发服务提供商合作可以为您提供自定义集成所需的技能，从而解决 Files Connect 和第三方软件的各种复杂性和限制。

现在您已经了解了在规划 SharePoint 与 Salesforce 集成时通常会遇到的三个选项，我们希望帮助您做好应对可能出现的一些常见挑战的准备，无论您选择哪种集成模型。

SharePoint Salesforce 集成中常见的挑战以及克服这些挑战的方法

对于许多缺乏组合这两个大型平台技术细节的企业来说，将 SharePoint 与 Salesforce 集成可能是一个复杂的过程。

数据迁移

将数据从 Salesforce 迁移到 SharePoint（反之亦然）可能是一项极其复杂且耗时的任务，因为企业必须确保其数据已正确格式化、组织和迁移，没有任何重复或正确性错误。 为了解决这个问题，他们可以利用第三方数据迁移工具，甚至聘请专门的数据迁移服务来帮助解决这个问题。

数据安全

确保敏感数据受到彻底保护并且访问仅限于授权用户是 Salesforce SharePoint 成功集成的关键。 我们建议通过应用防火墙、加密和访问控制等安全功能来解决此问题。

定制化

当您采用 Files Connect 路线时，自定义集成及其结果非常困难。 缺乏这一点导致企业要么采用第三方解决方案，要么与有助于构建定制集成工具的软件开发公司合作。

至此，我们研究了 Salesforce SharePoint 集成的所有不同方面。 为了快速总结，我们讨论了 Salesforce 文档管理功能如何单独无法满足不断增长的业务的需求以及原因。 接下来，我们研究了集成的一些主要优势、将两者结合时可以选择的详细信息，以及最后可能遇到的挑战。

Appinventiv 如何帮助 Salesforce Sharepoint 集成？

在 Appinventiv，我们了解每个业务增长团队都在寻找一种提高生产力和以结果为导向的解决方案 - 这是 Salesforce 和 SharePoint 集成所承诺的。 但即使在这种集成中，一些明显的限制也可以通过使用自定义解决方案来解决。 这就是我们的专业知识发挥作用的地方。

我们拥有技术知识和商业意识，可以理解您因缺乏集成而面临的基本日常问题，并且拥有技术解决方案，不仅可以解决这些问题，甚至还可以构建两个平台的功能。

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常见问题解答

问：Salesforce 与 SharePoint 类似吗？

答：虽然Salesforce有一些文档管理功能，但本质上它是一个CRM平台。 另一方面，SharePoint的主要卖点是它是一个文档管理和存储系统。

问：Salesforce SharePoint 集成有什么好处？

答： Salesforce 和 SharePoint 的集成有很多好处。 以下是最重要的：

• 改善团队协作
• 文件安全
• 分析和报告
• 更好的负载平衡
• 外部共享控制
• 更好的数据管理
• 提高生产力
• 更高的可扩展性等等。

问：Files Connect 是连接两个平台的唯一选项吗？

答：虽然 Files Connect 是最常用的集成方法，但它并不是唯一的方法。 您还可以使用第三方集成工具或创建具有集成功能的自定义平台。