如何简化自由设计业务中最无聊的部分

大多数自由创意者都有一个共同的经历：那一刻他们意识到创意业务有多少涉及非创意事物。 对我来说，这是在完成我的第一个客户的任务并意识到还有多少“总结工作”要做之后。

成为一名自由设计师也意味着不时脱下你的设计帽子，成为一名簿记员、文案、销售人员等等。 您自己运行一切，当然，您可以外包并获得帮助，但您仍然需要对这一切有充分的了解。

毕竟你是老板。

那东西不是你的心所在，也绝对不是你想要的事业。 所以，你越成功、越熟练，你得到的客户越多，你需要做的管理工作就越多，这真的很糟糕——从你可以从事的其他设计项目中抽出时间。

不幸的是，在管理和营销以及其他业务方面至少花费一点时间是不可避免的。 但是对于这种情况肯定有止痛药。

你可以变得聪明，想办法尽可能少地花时间在这些东西上，这样你就可以越来越多地呆在你的“设计洞穴”里，然后把头伸出来处理基本的管理任务。

作为一个兼职的自由职业者，我别无选择，只能以非常聪明的方式工作。 我相信你可以联系起来。 当您每周只有 10 个小时左右的时间来发展您的业务时，即使在您的发票软件上花费一整小时也会感觉像是一种浪费，就像您被阻碍了让人们注意到您的出色工作一样。

所以这里有最好的方法来聪明地工作和简化无聊的事情。

四种类型的精简需要注意

在所有生活小窍门和改变生活的应用程序以及介于两者之间的所有东西之间，很容易被那里的所有生产力建议所淹没。 一些工具和老师做出甜蜜的承诺，感觉很诱人。

但是很多人把它复杂化了。 尤其是当你第一次掌握整个流线型的东西时，最好保持简单。

以下是我喜欢称之为聪明工作的四类：

1.外包给别人

将您的部分工作外包给其他人是摆脱待办事项清单上您不喜欢的事情的一种非常明显的方法。 这是最激进的策略（完全削减任务而不是仅仅节省时间），因此您将节省大量时间，但它也是更昂贵的方法之一。

开始的一个好方法是聘请通用虚拟助手来处理一些阻碍你的事情。 我喜欢 Indigo Colton 在 The Freelance to Freedom Project 中定义它的方式：“他们正在接管您的业务需要完成的任务才能顺利运行，但要么您讨厌这样做，要么占用您太多时间。”

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2. 使用应用程序自动化

这是我个人最喜欢的节省时间的方法。 现在的技术太聪明了，太疯狂了。 让它为我们做它所能做的一切。 工作流自动化可以帮助您跳过自由管理员的整个步骤或阶段。 它对于我们将在这篇文章中讨论的那种管理工作也特别有用，因为它主要是低能量、简单的任务。

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3. 批处理

将任何有一些共同点或在同一个工具中完成的管理或非创造性任务，将它们组合在一起，然后开始将它们视为单个任务或流程。 正如 The Muse 解释的那样，它之所以有效，是因为“这种方法可以帮助您避免在从一个项目跳到另一个项目时总是发生的疯狂切换，从而提高您的生产力。”

这可能意味着专门的一天开会（或不开会）。 也许是每天的固定时间，您发送所有电子邮件、发票和其他传出通信，而不是在主题弹出时发送。 任何经常出现在你的待办事项列表中的小任务或短任务，你都可以通过批处理成几个更大的会话来简化。

4. 创建模板

模板几乎可以用于自由设计业务的任何领域。 我相信您已经将设计过程的部分模板、基本合同和发票模板以及其他主要内容。 但是还有很多其他用途，比如社交媒体帖子、电子邮件，甚至是客户咨询电话。 您可能并不总是能够使用完全预设的回复，但为自己创建“填空”模板或提示也可以节省大量时间。

现在，让我们深入了解细节。

花更少的时间在电子邮件上

对于任何专业人士来说，电子邮件都是最必要的弊端之一。 没有办法避免与客户交谈，因此您必须专注于找出使用更少电子邮件并更快通过收件箱的方法。

使用自动回复

首先，为您收到的常见电子邮件类型设置自动回复，例如新客户查询、常见问题解答和联系表格提交。 如果你一遍又一遍地告诉不同的人同样的事情，你应该使用自动回复。

即使您仍然需要加入并回答某人的部分问题或提供更多信息，这封自动电子邮件也会为人们提供更多信息并为您争取时间回复！ 例如，您可以将自动回复连接到您的客户接收表格，其中包括有关下一步的信息和链接。

你仍然需要去看看你的新潜在客户，但不需要急于马上回复他们，因为这会自动消失。

大多数联系表单都内置了自动回复功能，CRM 或 Zapier 等工具可以帮助您为收件箱的其余部分设置它们。

创建预设响应模板

对于任何重复但需要过多自定义才能自动回复的回复，请通过创建可以编辑和发送的电子邮件模板跳过几个步骤。

想想电子邮件，比如向潜在客户解释您的可用性或定价——这取决于时间和情况，但只有该电子邮件的一部分（实际日期或价格）需要针对每个人进行定制。

这意味着它们非常适合电子邮件模板！ 这些可以在您的 CRM（我们将在稍后讨论）、Gmail Canned Responses 等内置工具中创建，或者简单地将模板从 Word 文档复制并粘贴到新电子邮件中。

自动过滤收件箱

我说的不仅仅是 Gmail 自动为您提供的几个收件箱标签，例如“促销”。 您实际上可以关闭这些并创建更高级的规则，以自动将内容移动到不同的标签和文件夹，将电子邮件标记为已读，以及更多基于其发件人、主题行或电子邮件中使用的字词。 其他电子邮件提供商也具有类似的功能。

当您确实需要离开客户工作来检查电子邮件时，您希望专注于重要的电子邮件。 回答任何客户、潜在客户、合作伙伴等，并在被时事通讯、折扣促销和冷淡推销你的人分心之前回到设计。

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发送自动更新

我经常忘记的一项任务是向客户发送每周或里程碑式的更新。 如果我有一个客户我应该在周二向其发送更新，它会在周三凌晨 12:01 发送不止一次。 围绕更新进行沟通很重要，但也会让人感到乏味，尤其是对于一直要求更新的客户。

解决这个问题的最佳方法是通过良好的项目管理和协作工具。 它们将具有电子邮件通知和摘要等功能，当您检查项目、沿管道移动产品以及其他“完成工作”项目时，它们会自动让您的客户知道。 而且您不必在每一项都从您的待办事项列表中划掉后发送电子邮件。

使用约会计划程序

您不讨厌安排约会所需的所有来回吗？ 它从来没有像“你现在有空吗？”那么简单。 “是的！” “伟大的！” 您正在与您的客户发送电子邮件并比较日程安排，试图找到适合你们双方的时间。

相反，像 Acuity 或 Calendly 这样的简化预约工具会向客户展示您的可用性，并让他们从那里在您的日历上预订一个位置。 很简单。

在更短的时间内找到并吸引新客户

营销自己和工作任何新的线索是另一个必要的邪恶。 如果没有营销，你就无法获得新客户，或者至少通过将自己的品牌塑造得足够好，以使你的企业能够自我营销。 当它开始起作用时，需要更多的轮子才能让某人从对您的服务感兴趣到为他们付费。 以下是您可以简化的部分。

创建电子邮件营销序列

您应该已经在为您的自由职业者使用电子邮件营销。 如果这样做，您可能会发送每周或每月的电子邮件通讯，并且可能会在您的网站上提供免费的选择加入服务。

您可以更进一步，将尚未填写“雇用我”表格的任何订阅者转变为知情和感兴趣的潜在客户。 使用欢迎序列来培养他们，让他们知道您可以如何帮助他们，并最终再次推销您的“雇用我”表格。

使用智能联系表格

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对于准备直接进入您网站上的“雇用我”表格的人，您希望这是无缝客户入职流程的第一步。 这意味着您需要有足够详细的联系表格，以便获得将它们转移到客户接收过程的下一步所需的所有信息，以最大程度地减少来回并减轻压力。 这可能意味着您的网站上有多个联系表。

但是，当您的表格很详细时，您可以轻松地将它们与后续步骤联系起来。 例如，详细的表单可以引导至自定义的电子邮件序列或自动回复电子邮件。

自动化或批量社交媒体推广

跳上 Facebook 或 Twitter 推销自己很容易浪费时间。 首先是实际营销工作每天或每周所需的时间。 但是，在您分心并开始滚动浏览提要之后，您会在网络上花费额外的时间。

通过使用 MeetEdgar 之类的工具自动发布社交媒体或在每周开始时一次性安排所有内容，您可以重新开始工作，并且仍然可以将您的名字放在那里。

使用 CRM 进行合同和入职培训

你的设计过程可能包括很多表格、合同和其他文件。 例如，有初始合同、任何发票、用于签署批准的表格，以及所有这些爵士乐。

CRM 可以轻松跟踪正在发生的一切。 最近在自由设计师中非常流行的一种工具是 Dubsado，它的产品专注于帮助有创造力的自由职业者和小企业主。

创建滴灌广告系列

当您使用 CRM（Dubsado 或其他工具）时，它们可以很容易地向客户发送一系列电子邮件。 这些与电子邮件营销序列的不同之处在于它们会自动通过客户文档、更新等发送，因此管理员在幕后进行，而无需您离开 Adob​​e。

得到报酬

还记得我告诉过你的那个瞬间吗？ 我刚刚完成了我的第一篇自由博客文章的撰写和编辑，并意识到在我真正看到我的钱之前还有很多工作要做。 更糟糕的是，在我做到这一点之前，我无法追求我的下一个客户。 我的，我已经走了很长一段路，这也是您可以简化的方法。

发送自动和定期发票

如果您要向某人发送多张发票，您应该尽一切可能一次完成所有工作。 大多数发票软件都可以让您轻松做到这一点。

您可以预先设置付款时间表并相应地发出自动发票，为正在进行的客户设置定期发票，或者将您的发票工具连接到您的项目管理工具，以便它们可以相互同步。

自动付款提醒

如果每个客户都渴望并按时向您付款，那就太好了，但这不是大多数自由职业者的生活。 相反，我们必须时刻关注他们，向他们发送即将到来的到期日的提醒，在更糟糕的情况下，还要追讨逾期付款。

还是我们？ 它可能不是每个 CRM 和发票工具中的一个明显功能，但它们中的大多数确实允许您设置由您设置的付款截止日期触发的自动电子邮件和提醒。

跟踪收入和支出

一旦你得到了报酬，就该庆祝了，而不是直接进入你的簿记软件。 记录收入和支出不是您应该花费时间的事情。

在将软件连接到您的银行和支付卡，以及能够通过 IFTTT 或 Zapier 在自定义电子表格中自动记录活动之间，您应该能够定期登录并且只查看您的财务状况，而不是组织它们。

通过在这里和那里进行所有这些简单的削减，您不必担心无法删除的更重要的管理任务。 在这里五分钟和那里五分钟很容易使您每周可以完成的设计时间增加数小时。

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