您可以将商业银行账户用于个人用途吗？

有读者问：

最近，我被一家小型制造企业聘为簿记员。我的老板，所有者，将商业银行账户用于个人用途- 这让我发疯！他用借记卡提取资金用于个人开支。

上周，他的妻子用他从企业帐户上签署的空白支票为家里购买了一台大屏幕电视。一天到一天，我永远不知道这家公司能赚多少钱。

我已经解释过，最好的做法是将企业和个人资金分开，但他告诉我这并不重要，因为该企业是一家有限责任公司，而他是唯一的所有者。谁是对的？我的老板？或者我？我该怎么办？

— 来自纽约的罗克珊

为什么不使用商业银行账户作为个人账户

1. 现金流管理变得更加困难

当您将企业和个人资金混合在一起时，公司的现金流状况可能会变得混乱且更难以预测。

例如，当重要的业务账单到期时，企业可能没有足够的资金。 发生这种情况是因为所有者选择同时从企业帐户支付个人费用。

一些企业主只是查看他们的银行余额，看到积极的数字，并认为他们可以自由支出。 这种心态可能会迅速导致现金流危机，破坏企业的财务稳定性。

2. 削弱个人责任保护

如果公司或有限责任公司 (LLC) 的所有者将个人资金和企业资金混合在一起，则可能需要对企业债务承担个人责任。

许多所有者成立有限责任公司或公司正是为了限制其个人对商业债务的责任。 然而，如果所有者模糊个人财务和企业财务之间的界限，这种责任保护可能会受到损害。

在某些情况下，法院会“揭开公司面纱”，让所有者对企业债务承担责任。

对于单一所有者有限责任公司和公司来说，这种风险尤其高，其所有者可能认为资金分离并不重要，因为他们是唯一所有者。

这可能会适得其反，特别是如果企业倒闭，留下企业债务，未付清的债权人可能会追索所有者追偿。

3. 多报或少报税收减免

要被视为营业税减免，费用必须用于商业目的。 当个人账单通过企业银行账户支付时，实际业务费用的识别就会变得复杂。

因此，您可能会错过合法的扣除额。 或者，您可能会错误地将个人支出归类为与业务相关的支出，从而导致在接受审计时受到美国国税局的处罚和巨额税款。

当企业主忽视保持最新的财务记录时，这个问题的严重性就会升级。

很多时候，业主会等到纳税时间才对费用进行分类。 当那个时间到来时，记忆已经消失，业主发现自己在成堆的收据中筛选，努力区分商业费用和个人费用。 这种情况很容易出现代价高昂的错误。

4.使会计变得不必要的复杂

5. 引起其他利益相关者的反对

明确区分个人财务和企业财务对于保持透明度和与其他利益相关者的信任至关重要。

如果股东、投资者和业务合作伙伴认为您将企业视为您的个人存钱罐，他们很快就会感到担忧。

这种行为可能会引发对企业财务管理诚信度的严重质疑，并削弱投资者对其成功的信心。

WeWork 的创始人经历了惨痛的教训才发现了这一点。 这家雄心勃勃的公司曾估值 470 亿美元，于 2019 年夏季申请 IPO。文件披露披露了创始人的自我交易行为，包括他以低于市场利率从公司获得的个人贷款。

换句话说，创始人将公司资金挪用于个人目的。

该公司最大的投资者迫使他辞去首席执行官职务。 最终，他不得不从自己创办的公司辞职！

WeWork 就是一个引人注目的例子。 但请记住，即使在没有首次公开募股计划的小企业中，利益相关者也可以因挪用资金、欺诈或违反信托义务而提起诉讼。

因此，如果有其他所有者或投资者，从企业帐户支付个人费用最终会追上你。

6. 可能会取消部分 S 章节的福利

混合账户可能会破坏最佳的 S 章节税收计划。

S 章节是您与 IRS 做出的一项选择，旨在将税收视为转嫁税并避免公司和所有者双重征税。

Subchapter S 的另一个优点是它可以减少所有者的就业税（医疗保险和社会保障税）。

下面是它的工作原理。 所有者成为公司的雇员。 只要他领取合理的工资，所有者就不必为工资之外的企业分配缴纳就业税。

然而，如果业主在没有很好地记录自己的支出情况下接受非工资分配，他可能会与国税局发生冲突。

如何？ 通过领取远远超过他工资的分配。 税法要求所有者的工资与利润分配相比不能过低。

可能发生的情况是，所有者忘记了他出于个人目的从公司取出了多少钱。 当您混合个人和业务支出并且没有良好的会计控制时，这很容易做到。

正如 Nolo.com 所说，“如果国税局得出结论认为 S 公司所有者试图通过将员工工资伪装成公司分配来逃避工资税，它可以将分配重新定性为工资，并要求缴纳就业税和罚款，其中可能包括工资税最高 100% 的处罚加上疏忽处罚。”

7. 增加盈利和增长的难度

企业在财务方面越自律，成功的可能性就越大。 如果您在处理银行账户时漫不经心，可能会导致您的企业在其他方面缺乏财务纪律。 这给你带来了不必要的障碍。

任何财务报告都可能显示不准确的业务情况，因为它们可能包括个人开支。 如果没有干净的数据，您到底如何生成有用的损益表 (P&L)？

至少您必须先停下来清理数据。 这会剥夺您的实时报告功能。

总体而言，通过混合个人和企业资金并且不遵守纪律，管理企业以实现利润和成功变得更加困难。

商业和个人开支的最佳实践

对于小型企业来说，所有者使用个人资金来启动企业是很常见的。 因此，从所有者的角度来看，继续混合个人和企业财务似乎是完全可以接受的。

事实上，一项调查显示，27% 的企业主承认将同一帐户用于个人和商业目的。

然而，一旦业务全面运营，资金混合就会出现问题。 因此，为了保持财务透明度并避免潜在问题，建议遵循以下八项最佳实践：

独立的企业和个人银行账户

小企业主应该始终拥有两个支票账户：个人账户和企业账户。

当您将业务和个人生活分开并井井有条时，事情就会变得容易得多。 阅读税务专家 Barbara Weltman 的更多内容，了解为什么需要分离企业财务。

拿工资

小企业主应该为自己设定一致的薪水。 如果业务结构是公司或 S 章节，则所有者应成为雇员。 这创造了定期收入流，加强了企业和个人资金的分离。

对于独资经营者来说，每两周定期提款或转入个人账户会很有帮助。

这种结构化方法可以防止出于个人需求而不可预测地侵入企业帐户。 它不仅促进良好的财政纪律，还提高财务透明度，这两个因素对于企业的可持续增长和长寿至关重要。

一次性获利分配

许多独资经营者和有限责任公司所有者经常在工资之外获取利润分配。 这种做法是完全可以接受的，并且可以提供额外的财务灵活性。

然而，负责任地做到这一点至关重要。 不定期提款或从企业账户随机支付个人账单可能会造成财务混乱。 相反，分配应按计划一次性支付，每年一次或几次。

此类计划的活动可以纳入税务和退休计划，并构成企业增长战略的一部分。

这种方法有助于保持企业财务健康状况的清晰性，并确保资金得到明智使用，而不是浪费在冲动支出上。

使用单独的信用卡

保留良好的税务记录

全年保持您的税务记录最新。 拖延的影响可能代价高昂。

良好的记录保存可以帮助您避免税务麻烦。 通常，让小企业主与国税局和其他税务机关陷入困境并不是恶意的。 相反，糟糕的簿记和缺乏文件会导致不必要的问题。 这是一个被迫的错误。

不良记录保存也会导致您缴纳更多税款。

当您没有清晰的财务状况时，良好的税务规划就会变得困难。 因此，您很可能到了报税时间才发现您可以采用一些策略来减少税收。

但因为你没有好书，也没有能力在纳税年度结束前展望未来，所以你错过了。

管理预算

在商业上，如果您设定目标和预算，您就更有可能蓬勃发展并取得成功。

这包括制定一个预算来支付自己的“薪水”。

不要只是从银行帐户中一点一点地提取资金。 您将不清楚企业每月的费用消耗率是多少。 你的燃烧率应该铭刻在你的大脑中！

作为所有者，您还需要知道每个月必须完成多少销售额才能满足您的资金消耗率。

如果您始终确切地知道每个月需要什么才能盈利，那么您就更有可能实现目标。 简而言之，您必须始终知道：

• 您的企业需要赚多少钱，以及
• 可以花多少钱。

请务必运行每月损益表和其他财务报告。 他们帮助您保持正轨。

始终按时支付义务

按时支付债务对于企业管理至关重要。 忽视履行这些财务责任可能会对个人使用商业资金发出危险信号。

一切看起来都很顺利，直到企业开始拖欠付款，然后问题迅速滚雪球。 因此，按时偿还所有欠款是商业上的既定经验法则。

这种负责任的做法有助于避免许多法律问题，并促进您的企业与其合作伙伴或债权人之间的信任。 此外，它还可以确保您的业务顺利运营，防止因未支付关键服务或用品而造成任何中断。

尊重其他利益相关者

如果您的业务涉及投资者、合作伙伴、股东或有限责任公司成员，那么以最诚信的方式处理资金至关重要。 请记住，这些利益相关者对商业资金的使用方式拥有合法权益。

他们需要透明度并有权参与有关财务事务的决策。 通过将业务和个人开支分开并遵守最佳实践，您可以坚持透明、负责任的业务方法。

这不仅可以增强利益相关者的信任，还可以防止出现不当财务行为，从而提高企业的声誉。

总之，使用企业账户来满足个人财务需求是一种不明智且危险的做法。

这种做法可能会破坏企业的财务健康和稳定性，并可能导致法律后果。

做一个更聪明的企业主。 遵守财务纪律，在个人财务和企业财务之间保持清晰的界限，并坚持最佳实践以成功经营您的企业。

以下是一个简化的比较表，总结了将商业银行账户用于个人用途的潜在问题以及避免这些问题的最佳实践：

对读者问题的所有回答均来自小型企业趋势编辑委员会，该委员会拥有 50 多年的综合商业经验。如果您想提交问题，请在此处提交。

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