使用 WhatsApp 进行内部沟通？ 是时候放弃该应用程序的 7 个原因

在过去十年中，全球许多组织已将 WhatsApp 作为其主要的内部沟通工具。

• 它易于使用
• 大多数人已经在手机上下载了该应用程序
• 这是一个免费的解决方案
• 总的来说，这很方便

仅这些原因就吸引了企业主使用该解决方案作为他们的主要工作聊天工具。

然而，许多管理人员和员工都对将应用程序用于组织目的的困难表示担忧。 例如，大量无关和分散注意力的信息或产品崩溃。

随着 WhatsApp 宣布了将于 2021 年 2 月生效的新隐私变更，其 20 亿用户——尤其是那些依赖 WhatsApp 进行业务通信的用户——正在寻求转向更好、更安全的解决方案。

WhatsApp 的新政策有哪些变化？简而言之，WhatsApp 的数据收集是引起轩然大波的第一个标志，现在是 2021 年，他们正在向用户施加全新的服务条款，要求他们与 Facebook 共享数据。 （WhatsApp 于 2014 年被 Facebook 收购）。

WhatsApp 有限的隐私设置已经引起了人们的关注，事实上，“从美国国家漏洞数据库（美国政府漏洞库）收集的数据在 2019 年披露了 12 个漏洞，其中 7 个被归类为“严重”漏洞。”

福布斯的扎克·多夫曼 (Zac Doffman) 也评论道，“这并不是 WhatsApp 与 Facebook 分享比现在更多的你的一般数据，而是关于使用你的数据和你与其平台的互动来实现购物和其他商业服务，提供一个企业可以与您交流并向您销售产品的平台，所有这些都是他们将支付给 WhatsApp 的价格。”

现在，由于 2021 年的这些新漏洞导致他们决定与 Facebook 共享数据，WhatsApp 有很多问题要解决。

企业主认识到，这些新的 WhatsApp 隐私法只是使用企业专用内部通信软件的催化剂，该软件使公司能够增强通信流程。

因此，许多企业正在转向 Connecteam 的员工通讯应用程序。 它是一种创新的内部沟通工具，专为组织的需求量身定制，为员工提供一站式服务，以专业、安全、智能和高效的方式相互沟通以及与公司本身沟通。

数以千计的组织已经依靠 Connecteam 来简化沟通、提高员工敬业度、限制知识流失并提高员工生产力。

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您是否还在为职场通讯工具而难以割舍？

下面我们深入探讨七个问题，这些问题将进一步说服您考虑一个更有效的替代方案来与您的员工保持联系和互动。

每个经理都遇到过这种情况：您开始与新员工或供应商合作，需要给他们发短信以传递重要的公司新闻和更新，或者只是与他们互动。 但要做到这一点，您首先需要将他们的号码添加到您的私人联系人列表中——否则，您将无法在 WhatsApp 上向他们发送消息。这就是应用程序的工作原理。

当然，您不必保存他们的电话号码，但您能仅根据他们的电话号码记住每个人是谁吗？

这成为一项令人沮丧的任务。 每次有新员工或供应商加入公司，您都必须手动添加、编辑和删除联系信息。

这只是在 WhatsApp 上管理工作联系人的开始。

• 如果联系人的姓名不准确，那么您将浪费大量时间来搜索他们的详细信息
• 如果供应商已更改但您不知道这一点，所以您的信息已过时怎么办？ 那你找谁呢？
• 或者你开始和一群员工一起做一个项目，项目完成后你会做什么？ 是否删除整个组？ 这只会导致所有信息被删除，因此您无法返回参考项目通信。

因此，所有这些示例归结为完全不必要的头痛。

自然地，新员工加入组织、改变职位或辞职。 面对那样的场景，你是否做好了以下场景的准备？

• 是否有人负责将员工从所有与他们不再相关的聊天组中删除？
• 您如何处理被解雇的员工以及什么时候将他们带出团队？
• 您如何帮助刚加入的新员工获取他们错过的所有信息和更新？
• 您如何确保他们无法访问可以用来对付您的关键公司信息？

这里有一些故事一定会让你脊背发凉：某零售公司的前副总裁开始为比赛工作，但在群文本中呆了很长时间，并不断收到重要的未经授权的信息。 是的，这真的发生了！

或者某大公司的人事部门员工在新员工“通过测试”后才将新员工加入群聊，这意味着该通讯工具成为了一个私人“俱乐部”，并不欢迎所有人。 这导致员工满意度、敬业度严重失衡，并挑战公司文化。

此外，没有可用于管理 WhatsApp 中用户的管理控制，这证明了应用程序中可能发生个人和未经授权通信的巨大风险。 由于您无法监控应用程序内发生的通信，任何人都可以创建未经授权的群组并私下通信。

WhatsApp 群组文本问题的例子还有很多，从错误的联系人姓名开始，到对组织造成实际损害结束。

数据安全会严重损害组织，甚至导致组织彻底崩溃，这使其成为公司最关键的问题之一。 一个被解雇的员工，即使他已经被从群聊中移除，仍然保存着敏感的公司信息，如照片、文件、聊天记录和联系方式。 所有这些信息都自动存储在员工的智能手机中，无需他采取任何行动。 这位心怀不满的员工可以向竞争对手伸出援手，并可以分发所有这些信息，只是出于恶意。

此外，在涉及公司的法律案件中，他也可以获得这些信息。 但归根结底，真正的问题是 IS（信息系统）部门将无法监控这些信息并找出员工选择使用它做什么，直到为时已晚。

“如果没有提供公司批准的云工具，一线员工可能会冒着公司和数据安全以及法规遵从性的风险使用自己的工具。出于与工作相关的原因，53% 的一线员工每天最多使用 WhatsApp 和 Facebook Messenger 等消息应用程序六次，但其中 68% 的人表示，如果获得批准的内部通信工具，他们会停止使用。”- 谷歌

最重要的是，您确实存在的消息内容可以未加密：

• 备份未加密。这意味着，如果您或与您交谈的任何人备份他们的 WhatsApp，那么该内容实际上并未加密。
• 聊天的导出未加密。您所属的任何 WhatsApp 群组中的任何人实际上都可以将群组的整个聊天记录导出为纯文本文件，并将其发布到任何地方或将其发送/存储到任何未加密的地方。\

因此，您必须假设 WhatsApp 中的敏感和私人商业信息可以在任何给定时刻轻松暴露，尽管 WhatsApp 本身采用了端到端加密。

很明显，出现在私人家庭或朋友群聊中的内容类型不适合或不适合工作环境或组织的群聊。

无论是鸡肋的玩笑、侮辱、脱口而出的公司信息、性骚扰，还是刚被解雇心怀不满的员工随便发表粗鲁的言论，更不用说员工误发私人照片的真实案例了团体。

您可能会猜到这些情况的后果，但最重要的是了解控制、删除和监视组文本的重要性。 不仅重要，而且必须！

“我的 WhatsApp……它真的是 91% 与工作相关的聊天，甚至在周末也让我烦恼……它混入了我的个人生活，我讨厌它……。 我想继续使用 WhatsApp 和我的朋友聊天，而不是处理工作，或者被提醒工作，”一位用户说

当私人群发短信和工作聊天之间没有绝对的区别时，混淆的可能性就会大大增加。 假设员工和管理层不希望他们的私人 WhatsApp 照片出现在组织的通信系统中也是非常合理的——没有人希望在同事或业务合作伙伴面前展示一张令人尴尬的个人照片。

这会造成不寻常的溢出，并可能导致重要信息在所有混乱中消失。 例如，乔安娜有一个儿子？ 恭喜！ 您现在可以期待每个人都希望她“恭喜！”的 200 条推送通知。 每个经理都知道在每日更新、CEO 公告、有争议的信息等中创建的不相关对话。 这就是为什么两者之间必须有明确的区分！

换句话说，不应在单一界面中模糊地混合个人和业务对话，因为这只会导致混乱，甚至缺乏真正工作的动力。

公司不仅需要与员工聊天的工具，还需要提高参与度、共享更新、与同事联系、提高生产力、更好的协作等等。

工作场所的交流侧重于交换口头和非口头的信息和想法。 如果你做对了，你就会拥有强大的公司文化。

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无论出现什么紧急情况，您的公司都需要能够立即处理。 紧急情况的例子包括性骚扰、人为灾难、工作场所暴力、网络安全攻击等。 如果遇到紧急情况，您的员工需要知道如何报告以及向谁报告。 之后，HR需要马上处理。

经理们还需要知道他们的消息已经通过，员工看到并阅读了更新。 WhatsApp 在这种情况下受到限制。

别忘了全球流行病 COVID-19，它迫使许多公司迅速做出反应。 管理人员需要能够让每个人都保持一致、分发实时信息、管理压力水平等等，以帮助避免严重的反作用力。

WhatsApp 和内部沟通的底线

在工作环境中使用 WhatsApp 似乎既舒适又轻松。 可以肯定的是，在组织中快速成功地实施 WhatsApp 似乎很容易，即使不是正式的，但如果你仔细观察，你会发现很多故障，最终会证明代价非常高。

归根结底，企业主很清楚，他们的公司已准备好将员工通讯应用程序作为公司的下一个通讯工具。

如今，全球越来越多的公司使用员工通讯应用程序来满足其所有组织需求。

什么是员工沟通工具？这是一款适合移动设备的工具，专为组织的需求量身定制，以便在一个地方轻松地实时相互交流。

该解决方案旨在应对组织领域的不同挑战，现在全球成千上万的公司使用 Connecteam 员工应用程序来跟踪组织的数据、自动管理组、添加限制和授权、创建多样化的渠道、生成报告和运行组织成功和专业的沟通。

聊天功能可帮助员工保持参与和联系。 我们创建了聊天家庭团队，员工可以在这里庆祝成就并发送有关任何事情的更新。

Total Compass Care 首席运营官 Brian Jolliff

归根结底，将您的公司切换到安全的通信工具（如 Connecteam）会让您高枕无忧，因为您的数据和文档是完全安全的，具有最高的安全性要求。