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在家进行视频会议：成为专业人士的技巧

已发表: 2023-08-11

由于越来越多的人远程工作，在家进行视频会议变得越来越普遍。

无论您是暂时远程办公、永久在家工作，还是计划在办公室召开视频会议，在这些视频通话期间尽可能表现得专业都很重要。 以下是一些提示，可帮助您充分利用这种沟通方式。

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在家召开会议

在家召开会议时需要解决三个方面的问题：

• 看起来很专业——当您在视频中与他们交谈时，人们首先注意到的事情之一就是您的外表。 无论是灯光、声音还是服装，您的视觉效果都需要表现得专业。
• 表现专业——视频会议是一项与工作相关的活动。 因此，即使您在家，也应该像在办公室一样做好准备。 避免同时处理多项任务或在办公桌周围筛选材料。 如果您需要与家人交谈或发出任何无关的噪音，请务必使用静音功能！
• 避免分心——与家人、宠物和门铃铃声进行视频会议可能会很困难。 然而，在与同事或客户通话时，尝试限制这些干扰非常重要。

在视频通话中看起来很专业

在视频通话中看起来和听起来很专业意味着掌控您的环境。 这不仅仅是关于你的个人外表； 它还涉及在周围环境中获得最佳的外观和声音。 以下是一些需要考虑的最重要的领域。

灯光

没有人希望自己看起来像坐在山洞里。 以下是有关如何优化视频通话光源的一些提示。

• 面对你的光源：当光线从你身后射来时，你的背景会被照亮，但你的脸会变暗。 视频通话中的人希望看到您，因此请将灯光放在您面前，或将笔记本电脑放在窗户或灯前，以获得最佳图像。
• 包括多个灯光：单个光源可能会产生大量阴影，这可能会在会议期间分散注意力。 如果可能的话，去一个有多个窗户的房间，或者使用头顶的灯和台灯，这样你就能从多个方向获得光线。
• 尽可能使用自然光：与人造光相比，阳光看起来更均匀且不那么刺眼。 因此，如果您在白天举行视频会议，请尝试找到一个有足够窗户的空间，以利用最佳的自然光。
• 考虑环形灯：有时，自然光不是一个选择。 如果您倾向于在晚上进行视频会议或者您的家庭办公室位于地下室，则专用光源可能会有所帮助。 环形灯可在计算机前面提供最佳、均匀的覆盖范围。
• 测试您的灯光：只需在相机上观察自己即可帮助您确定是否需要更多或更少的光线，或者是否需要改变方向。

衣服

视频通话中的着装与面对面的着装同样重要，因此请务必保持最佳形象。 这里有一些关于如何穿着得体的提示。

• 不要穿格子或细条纹：当您在视频通话中穿着这些图案时，这种动作可能会分散其他参与者的视觉注意力。
• 坚持使用适度的色调：当您在办公室环境中工作时，黑白可能很专业，但它们会影响视频通话的灯光设置。 例如，如果相机检测到大量亮白色，它可能会进行调整并使屏幕的其余部分看起来更暗。
• 着装商务休闲：即使您大部分时间都在大汗淋漓的工作中，视频通话也需要一定的专业精神。 如果您不想穿着某件衣服去见客户或同事，就不要穿它。
• 穿得完整：您可能会想只穿腰部以上的衣服，因为这可能是人们唯一能看到的部分。 然而，您永远不知道您是否需要起床去获取演示材料或其他东西。 为了安全起见，请穿着全套商务休闲装。
• 穿着让您感到自信的衣服：虽然专业精神很重要，但您仍然希望感到舒适和自信。 穿着让您感觉准备好自由交流并专注于会议内容的服装。

相机

您的相机使您能够以视觉方式与其他参与者进行实际联系。 使用这些提示可确保顺利连接。

• 将相机放置在眼睛水平位置：将相机放置在下方或上方，可以为视频创建一个奇怪的角度。 此外，如果屏幕与眼睛处于同一高度，您将更有可能真正看着相机，而不是屏幕上的自己。
• 找到正确的位置：理想情况下，您的相机应该显示您的头部和肩膀，或者可能是您躯干的上半部分。 尝试调整电脑和椅子的放置位置，找到合适的距离。
• 使用中性背景：办公室背景中的大量杂乱可能会分散注意力并且不专业。 找到一个看起来整洁且不包含任何潜在敏感或尴尬的地方。
• 考虑虚拟背景：一些程序（例如 Zoom）提供使用虚拟背景的选项，因此您可以选择在天际线或您选择的其他照片前举行会议。 您需要一个纯色背景才能使用此功能。 只有在不会分散参与者注意力或看起来不专业的情况下，您才应该使用此选项。
• 限制延迟：如果您的互联网连接压力很大，您的相机有时会延迟移动或冻结。 在通话时，请尽可能关闭计算机上的其他选项卡并断开其他设备的连接。

声音

当轮到您分享时，其他参与者也需要能够听到您的声音。 这些提示可以帮助您清楚地传达信息。

• 注意声音延迟：有时通话过程中声音延迟，这可能会导致参与者尝试同时讲话。 在介入并谈论某人之前，请务必先表示您想发言。
• 考虑购买麦克风：如果您经常进行视频通话，则计算机上的内置声音可能达不到您的质量标准。 您可以购买一个单独的麦克风并将其连接到您的计算机，以便人们可以更清楚地听到您的声音。
• 使用耳机：当声音从计算机扬声器发出时，有时会循环回麦克风并产生回声。 使用耳机可以避免这种情况。
• 找一个安静的地方：你家或办公室的某些地方可能比其他地方更安静。 如果可能的话，找一个有门或有隔音设施的地方，以限制额外的噪音。
• 说得清楚：当轮到您分享、阐述和表达时，以便人们可以清楚地听到您的声音，就像您在面对面会议中一样。

在会议之前，测试您的摄像头和音质，以确保您的连接良好。 这可以防止通话过程中的延误和混乱，这看起来特别不专业。

在视频通话中表现专业

遵循正确的视频会议礼仪可以帮助会议进行得更加顺利，并确保您不会粗鲁。

在下次通话时牢记这些因素，以保持专业性和效率，充分利用每个人的时间。

重点

通话期间不要同时处理多项任务。 即使人们看不到您，他们也能辨别出您何时不注意。

许多视频会议平台都具有指示您何时未积极参与的功能，例如当您正在浏览另一个窗口时。 保持专注不仅表示尊重，而且还能确保您积极贡献和处理信息。

沉默的

静音不仅仅是一种礼貌，而且是必要的。 不说话时将麦克风静音可避免意外评论被广播。

这种做法可确保您环境中的背景噪音（例如电话铃声或门铃）不会干扰会议的进行。 通过静音，您可以保证每个人通话的清晰度。

使用议程

结构化会议是有效的会议。 议程提供了讨论的路线图，使参与者能够有效地准备和参与。

主持时，提前拟定主要议题大纲并分享。 这可以确保所有与会者做好准备，使会议更加富有成果，并最大限度地减少偏离主要主题的情况。

将材料放在附近

预期是关键。 参加虚拟会议时，请将所有相关材料整理好并放在触手可及的地方。 当您忙着寻找特定文档或演示幻灯片时，这可以最大限度地减少干扰和尴尬的停顿。

井然有序的设置彰显出专业精神，并确保每个参与者都能获得更顺畅的通话体验。

清除屏幕

准备工作延伸到您的数字工作空间。 如果您打算共享屏幕，请确保关闭不相关的选项卡和应用程序。

关闭任何潜在的弹出通知——无论是来自消息应用程序还是软件更新。 这种主动的方法可确保会议保持重点，并且参与者不会无意中接触到不相关或机密信息。

要准时

准时是专业精神的证明。 迟到加入视频会议会无意中传达出不尊重或漠视他人时间的信息。

正如您不会迟到地参加面对面会议一样，同样的原则也适用于虚拟会议。 优先考虑时间管理，以确保您始终保持准时。

眼神交流

虚拟会议带来了独特的挑战，其中之一就是保持真正的联系。 即使在数字环境中，眼神交流也起着至关重要的作用。

克制住观看自己视频的冲动，否则就会分心。 直视镜头，尤其是在讲话时，可以增强对讨论的参与度和注意力。

避免视频通话中的干扰

远程工作环境会带来各种潜在的干扰，可能会降低视频通话的效率和专业性。 以下是几种常见的干扰因素以及应对策略。

家庭

孩子和配偶可能会走进您的办公室或在外面发出噪音。 虽然家庭成员感到好奇或需要帮助是很自然的，但向他们传达会议的重要性也很重要。

通过设定界限并提前通知他们，您可以最大限度地减少干扰并保持专业的氛围。

宠物

我们毛茸茸的朋友可以成为工作日的好伙伴，但他们可能不理解虚拟会议的重要性。 一只急切的狗可能会在最不合时宜的时候吠叫，或者一只好奇的猫可能会在你的键盘上游行。

为了减轻这些潜在的干扰，建议您找到一个安静、封闭的空间来进行通话。

如果这不可行，也许您可​​以在会议期间设置一个游乐区或玩具来让他们玩耍，甚至可以考虑让一名家庭成员让他们在另一个房间里玩耍。

户外噪音

户外的声音，无论是交通的嗡嗡声、孩子们玩耍的声音，还是零星的门铃铃声，都可能是不可预测且令人不安的。

虽然有些噪音是我们无法控制的，但采取预防措施可以大大减少其影响。 在家里寻找一个受外部声音影响最小的位置——无论是面向后院的房间还是隔热的地下室。

厚窗帘或窗密封条可以进一步抑制室外噪音，确保您的通话保持专业且不间断。

电话

在这个不断连接的时代，我们的手机总是充满通知、短信或电话。 虽然它们对于沟通至关重要，但在视频通话期间可能会分散您的注意力，从而产生不利影响。

除了将手机设置为静音之外，还可以考虑将其面朝下放置或完全放在另一个房间中。

目的是创造一个让您可以完全沉浸在视频通话中的空间，表现出对当前对话的尊重和承诺。

电子邮件

随着我们的生活日益数字化，大量的电子邮件通知、弹出窗口或聊天提醒可能会像任何物理干扰一样分散注意力。

这些干扰不仅会分散您的注意力，而且在您共享屏幕时还可能会转移其他人的注意力。

在致电之前，请分配几分钟时间整理您的数字工作空间。 关闭无关的选项卡和应用程序，如有必要，请在任何可能导致中断的应用程序上激活“请勿打扰”模式。 这营造了一个有利于富有成效的讨论的数字环境。

访客

即使在远程工作环境中，也可能会发生邻居、朋友或大家庭的意外拜访。 这些善意的旁听者可能不知道您的视频会议承诺。

与周围的人分享您在家工作的习惯是有益的。 考虑在重要会议期间在前门张贴礼貌的“请勿打扰”标志或通知。

通过设定这样的界限，您可以确保您的职业活动得到​​应有的尊重。

无关紧要的谈话

会议的效率常常因离题而受到影响。 虽然进行轻松的玩笑或分享个人轶事是人类的天性，但保持平衡至关重要。

如果你在主持谈话，如果谈话偏离主题，请轻轻地将谈话带回正轨。 分配特定的时间进行随意聊天也很有用，也许是在通话开始或结束时，确保核心议程不受影响，同时仍然培养参与者之间的友情。

视频会议注意事项

浏览视频会议的世界可能有点让人不知所措，尤其是要考虑这么多因素。

为了帮助简化流程并确保您以尽可能最好的方式展示自己，这里有一个比较表，突出显示了成功视频通话的基本注意事项。

无论您是偶尔使用还是每天进行视频通话，此表都可以作为方便的快速参考，以保持您的虚拟交互专业且高效：

结论

在家进行视频会议是小型企业及其员工在家工作时保持联系的好方法。

有了这些技巧，您就可以做到最好，看起来更专业，同时在每次训练中取得更大的成就。

图片来源：Depositphotos.com