如何充分发挥小型企业虚拟会议的价值

小企业可能无法提供大公司所提供的资源，也无法 100% 确定地预测几年后内部情况会如何。 毕竟它们仍在增长，而且当前的经济前景有时看起来很严峻。 不过，小企业可以提供的是在员工所在的地方与他们会面。

可靠、强大且灵活的视频会议平台可以为小型企业带来奇迹，即使它们不举办很多会议。 虚拟会议软件技术已经发展到将分析、任务和时间管理以及工作流程监控融入到每位员工中。 它为发展中的小型企业增加员工并建立持久、可持续的协议奠定了基础，无论它们规模有多大。

以下是小型企业在购买此核心业务工具时需要记住的一些关键注意事项：

安全又可靠

在 COVID-19 大流行之初，“Zoomombing”成为一个流行的笑话，当时全球大多数工作运营都转移到了网上。 这个想法是，陌生人可以侵入正在进行的视频通话，造成混乱并攻击参与者。 一开始无伤大雅的烦恼升级为安全风险，让 Zoom 损失惨重：该公司在 2021 年支付了 8500 万美元的诉讼费用。

对于视频会议软件来说，除了最高的安全标准之外，其他任何东西都不再被接受，大多数供应商都加强了他们的保护措施。 首先优先考虑支持甚至需要双因素身份验证的软件。 它引入了一个额外的步骤，但它可以有效地锁定任何诈骗者，而无需访问单个用户拥有的多个设备。 一些软件供应商提供自己的身份验证软件，将两者结合使用可以简化安全工作。 此外，尽管许多现代视频聊天软件都是基于云的，但有必要偏向运行物理数据中心的供应商，这为黑客增加了一个额外的障碍。

当软件向运行呼叫的人员授予权限时，可以避免许多问题。 寻找允许主持人“锁定”正在进行的通话的产品。 这可以确保没有新人可以进入，即使他们已被邀请或设法获得了通话链接。 优先考虑通过运行虚拟会议的人员路由屏幕共享和录制请求的软件。

永远在一起

由于 SaaS 的发展，特别是自动化功能的发展，会议软件能够专注于会议前后发生的事情。 例如，如果一家公司正在举办网络研讨会，该软件可以允许用户自定义邀请或发送活动前调查，然后通过电子邮件向所有与会者发送自动生成的对话记录。

小型企业应考虑投资运行其余应用程序的同一供应商提供的会议平台。 这产生了许多好处，包括由于供应商能够从集中位置监控问题而提高了安全级别。 该选项还可以解锁大多数视频会议软件中嵌入的分析功能。 作为上述网络研讨会示例的延续，正确的技术解决方案可以在会议结束时自动提取信息，例如民意调查的结果或幻灯片中讨论的关键人物，处理一些数字，并将结果发送给每个与会者，员工。 后者的接收者会发现他们的日历中添加了重要的任务，跟踪电子表格中嵌入了详细的数字——所有这些都是可能的，因为不同的软件可以无缝地相互通信。

对于小型企业来说，放弃这个过程并简单地选择提供最便宜解决方案的供应商可能很有吸引力。 真正的节省来自多个相关工具的互操作性，这些工具作为协作应用程序包进行捆绑和定价。

近或远

合适的视频会议软件可以为员工体验带来奇迹。 当与其他应用程序统一时，员工可以鸟瞰日常工作，并可以快速调整任务以执行任何所需的关键点。 它还可以在虚拟会议之前分发议程并允许在通话期间使用虚拟白板，从而最大限度地延长员工时间。

然而，一款功能强大的会议软件会传达这样的信息：公司了解员工的工作方式。

小型企业应优先考虑带有移动组件的会议软件。 这听起来似乎是理所当然的——所有的科技公司不都应该构建移动应用程序来补充他们的桌面产品吗？——但是生产可靠的会议软件和受支持的、最先进的、技术精湛的移动应用程序的供应商很难找到比有些人想象的要多。 此外，当该软件在统一系统中运行时，甚至移动会议也会被挖掘以获取有用的数据来指导和更新工作流程。

由于从理论上讲，员工将使用来自世界各地的软件，因此对于小型企业来说，使用维护活动日志以供主管事后查看的技术非常重要。 如果发生安全漏洞，这可能是追踪发生的情况并修补漏洞以使其在整个增长时期持续的宝贵资源。

虚拟会议的标准和实践

小型企业在构建自己的软件套件时必须考虑到效率。 当只有少数员工可以对每条规则做出例外时，很容易忽视这一点，但一旦公司发展壮大，为新员工，特别是新经理上任时建立最佳实践就变得很重要。

该软件还开创了先例：现在，当发生重要事情时，员工会被激励召开虚拟会议来传播信息，因为他们知道信息将得到有效传达，并且会存在虚拟文件记录，以防电线交叉。

最重要的是，视频会议软件可以节省小型企业的时间，这是各种规模的企业必须不惜一切代价保护的商品。