什么是 W9 表格以及如何使用它？

报税季即将来临！ 你准备好了吗？ 在报税或管理工资时，理解和使用正确的表格至关重要。 其中一种形式相对常见，但经常被误解。 本文将解释什么是 W9 表格、谁需要填写该表格，以及为什么它对企业和个人都很重要。 继续阅读以了解有关这份重要文件的更多信息！

什么是 W9 表格？

W-9 表格是 IRS 用来收集个人或企业信息的文件。 这包括他们的姓名、地址、雇主识别号 (EIN) 和其他重要信息。 该信息在报税或准备工资单文件时使用。 为了确保全年正确的税务报告，在表格上提供准确的信息非常重要。 通过该表格，向企业支付的任何款项都可以按时向适当的联邦、州和地方机构报告。

谁需要填写表格 W-9 - 纳税人识别号和证明表请求

任何从公司收到付款的供应商、承包商或小企业主都应填写 W-9 表格。 必须填写此表格才能接收与您有业务往来的公司的付款。 除此之外，所有在所得税申报表上申请税收协定优惠的个人也必须填写此表格。

• 为企业提供服务的独立承包商。 独立承包商是指不受公司雇用而是为企业提供自由职业或合同服务的个体经营者
• 来自各种收入来源的付款。 从房地产交易、债务取消、股息、抵押贷款利息和其他收入来源（例如特许权使用费）收到资金和付款的个人必须向付款人提供 W9。
• 企业的员工。 如果企业不从其收入中预扣税款，员工将需要填写 W9 表格。 这使得纳税人知道必须缴纳多少税款。
• 投资顾问和金融机构。 投资顾问和金融机构（例如银行和信用合作社）必须向每位客户提供 W9 表格，以便正确报告收到的任何收入。
• 有限责任公司。 任何有限责任公司都必须为其所有者填写 W9 表格，以便报告收到的任何收入。 这确保了缴纳适当的税款。
• 遗产或信托。 如果某人从遗产或信托收到资金，他们将需要通过 W9 纳税表报告这些资金。 虽然信托或遗产不必付款，但任何付款都需要报告。

如何填写 W9 纳税表

填写 W9 纳税表时，请务必密切关注所要求的所有信息。 不正确的信息可能会延迟您的纳税申报。 以下是您需要填写的填写表格的项目：

在此下载 W9 税表

你的名字

在所得税上显示的相应框中输入您的法定全名。 如果您是有限责任公司，请输入有限责任公司的名称，以确保遵守税法。 确保所有姓名拼写正确且准确。

公司名称

如果公司名称与第一行所示的法定名称不同，则应包含该公司名称。 如果相同则可以留空。

联邦税收分类

在此部分中，您需要选中表格姓名部分中列出的人员的正确税务分类复选框。 分类选项包括个人/独资经营者或单一成员有限责任公司、C 公司、S 公司、合伙企业、信托/房地产、有限责任公司等。

豁免代码

您将在此处输入您要申请的任何豁免的代码。 这些代码仅适用于某些实体，不适用于个人。 如果收款人免于预扣税款，则可以在此处输入免税收款人代码。

地址

在此输入您公司的邮寄地址，包括任何适用的编号，以确保税务文件发送到正确的位置。 确保此信息是最新的，因为它将用于税务报告。 犯这个错误可能会给你带来麻烦。

列出帐号

此步骤是可选的，允许您列出与您计划接收的任何付款（例如来自供应商的付款）关联的帐号。 这有助于跟踪目的，并且可以使报税变得更容易。

正确的纳税人识别号 (TIN)

您需要在此部分输入您公司的 EIN、社会保障号或个人纳税人识别号。 TIN 必须与第一框中给出的姓名相符，以确保收到退款时不会出现任何问题。

签名和日期

最后，不要忘记在表格上签名并注明日期。 当您签署本文件时，您证明您提供了正确的信息并且您是第一栏中列出的纳税人，否则愿受伪证罪处罚。 提交前请务必校对表格的准确性。

您什么时候应该申请 W-9？

企业应向与其进行业务交易的任何一方索取 W-9 表格，特别是当这些交易涉及为所提供的服务付款时。 具体来说，企业应向以下机构索取 W-9 表格：

• 独立承包商：如果您在一个日历年内向独立承包商支付 600 美元或更多，您需要在年底向他们发放 1099-NEC 表格。 要完成 1099-NEC，您需要 W-9 上提供的信息。
• 自由职业者：与独立承包商类似，如果您在一年内向自由职业者支付 600 美元或更多，您需要向他们收取 W-9 表格，为纳税季做准备。
• 供应商：如果您与提供商品或服务的其他公司或个人开展业务，最好收集 W-9。 未来的税务报告可能需要此信息。
• 律师事务所：在某些情况下，甚至向律师事务所付款也需要报告。 因此，您可能需要向他们索取 W-9 表格。
• 房东：如果企业将租金作为营业费用扣除，他们可能需要向房东签发 1099 表格。 W-9 表格将提供执行此操作所需的信息。
• 小型企业：如果您与小型企业开展业务，最好将完整的 W-9 表格存档。 这对于您企业的记录保存非常重要，并且可能是税务报告所必需的。
• 申请税收协定优惠的个人：这些个人需要填写 W-9 表格，向 IRS 提供必要的信息。

通过收集 W-9 表格，您可以确保拥有履行税务报告义务所需的信息，从而减少任何潜在的税务相关问题。 请务必安全存储此信息，因为它包含敏感详细信息。

对不遵守 W-9 表格的处罚

不遵守 W9 纳税表可能会对个人和企业产生重大影响。 所有相关实体必须准确、完整地填写此表格，以避免潜在的陷阱。 不遵守这一任务的一些后果包括：

• 罚款和处罚：国税局 (IRS) 可以对未能从其付款实体收集 W9 表格的企业处以罚款。 据我所知，截至 2021 年，未获得 W9 且未在需要时进行备用预扣税的处罚可能高达每次事件 530 美元。 如果表格上提供的信息不准确或不完整，美国国税局也可能会处以罚款。
• 延迟付款：如果您未能向与您合作的企业提供完整的 W9，他们可能会延迟或扣留付款。 这是因为他们需要 W9 上的信息来准确报告他们向您支付的款项。
• 备用预扣税：如果付款人未从收款人处收到正确填写的 W9 表格，付款人可能需要预扣向收款人支付的部分款项，称为“备用预扣税”。 截至 2021 年，备用预扣税率为 24%。
• 税务误报：如果 W9 上的 TIN 或其他重要信息不准确，付款可能会被误报给 IRS。 这可能会给收款人和付款人带来税务复杂化，包括潜在的审计。
• 法律后果：除了罚款和处罚外，不遵守税法还可能产生其他法律后果。 这可能包括潜在的民事或刑事诉讼，具体取决于不合规的规模和性质。

考虑到这些潜在的后果，确保在要求时正确、及时地填写 W9 表格至关重要。 如果您有任何疑问或疑问，请务必仔细检查所提供的信息并咨询税务专业人士。

IRS W-9 表格提示

准确、完整地填写 IRS 表格 W-9 非常重要。 以下是一些提示，可帮助您填写所需信息。

• 仔细、彻底地阅读说明。 这将确保您了解表格上所需的所有信息。
• 确保使用最新版本的表格。 美国国税局经常更新表格，因此请确保您使用的是最新版本。
• 确保包含所有必需的信息，包括您的姓名、地址和纳税识别号。
• 如果您申请税收协定优惠或备用预扣税，请务必随所得税申报表一起提交填妥的 W-9。
• 仔细检查您提供的所有信息，以减少出错的可能性。
• 为了让生活更轻松，请务必研究并使用适合自营职业者的最佳税务软件。
• 最后，保留一份填好的 W-9 副本作为记录。 你永远不知道什么时候会需要它。

W9 表格与其他类型的表格相比如何？

与其他类型的纳税表格相比，W9 表格的独特之处在于它仅用于报告目的。 不要求报告收入； 相反，它向国税局提供有关谁收到付款以及支付金额的信息。

虽然此表格上收集的信息可能用于其他与税务相关的目的，但 W9 本身并不用于提交纳税申报表或计算税债。

W9 表格与 W4 表格

与用于计算个人预扣税的 W4 表格不同，W9 表格仅用于报告目的。

虽然这两种表格都需要有关个人姓名、地址和纳税识别号的信息，但企业通常使用 W9 表格来报告向其他企业的付款，而个人使用 W4 表格来报告其收入和预扣税状况。

W9 和 W4 表格之间的其他主要区别包括 W9 表格通常仅由企业填写，而 W4 表格可由个人和企业共同填写。

IRS W9 表格与 IRS W2 表格

IRS W-9 表格和 IRS W2 表格之间的不同之处在于，W2 表格用于报告员工的工资和预扣税款，而 W9 表格用于报告企业向其他企业或个人支付的款项。

另一个区别是 W2 表格必须由雇主发送给 IRS，而 W9 表格通常由付款人填写并直接发送给收款人。

此外，W2 表格还包括有关员工的预扣税状况和社会安全号码的信息，而 W9 表格仅收集基本付款信息。

总体而言，W9 和 W2 表格对于确保全年纳税合规和报告付款都很重要。

1099 表格与 W-9 表格

1099 表格和 W9 表格之间的主要区别在于 1099 表格仅用于报告向独立承包商支付的款项。

两种表格都需要一些相同的基本信息，但 1099 表格需要更详细的报告。 确保您了解针对雇主的 1099 规则。

W-9 需要多久获取一次？

W-9 表格必须每年获取一次，或者对于新企业或新员工，只要其信息发生变化，就必须获取 W-9 表格。 为了确保全年正确的纳税申报和报告，保持这些信息的更新和准确记录非常重要。 无论频率如何，最好每年从收款人那里获取新的 W-9，以确保准确反映其信息或税务状况的任何变化。 这很简单，可以为您节省大量时间和麻烦。

我必须向 IRS 报告我的 W9 吗？

不，您不需要直接向 IRS 报告您的 W-9。 不过，最好保留一份已填写完毕的 W-9 副本作为记录，以备日后需要参考该信息时使用。 如果您不确定如何正确报税，可以通过 IRS 免费客户服务热线获取免费税务建议。

提交国税局 W-9 表格最安全的方式是什么？

向 IRS 提交 W-9 的最安全方式通常是通过电子文件或通过安全的在线门户。 这可确保您敏感的个人和财务信息始终受到保护。 您可能还需要考虑使用加密软件或其他安全措施来进一步保护传输过程中的数据。 无论您选择哪种方法，实践良好的在线安全和安保实践都很重要，例如使用强密码和绝不通过电子邮件共享敏感信息。

我应该在 W-9 表格上输入我的 EIN 或 SSN 吗？

这个问题没有明确的答案，因为 IRS 在报告向您支付的款项时可能会使用您的 EIN 或 SSN。 然而，一般来说，最佳做法是始终在 W-9 表格上输入您的 EIN，因为它提供了一层额外的保护，防止身份盗窃和欺诈。 如果您没有 EIN 并且您是个人或独资经营者，您始终可以使用您的 SSN。

我可以拒绝填写 W9 表格吗？

是的，您可以拒绝填写 W-9 表格。 但是，如果您这样做，提出要求的个人或企业可能有义务对其向您支付的款项预扣税款。 因此，遵守 W-9 表格的要求并提供必要的信息通常符合您的最佳利益。

谁可能会要求我填写 W9 表格？

W-9 表格请求通常由在纳税年度向其他人或企业付款的任何实体发送。 这可能包括雇主、银行、金融机构、贷方和其他因提供服务或购买商品而向个人或实体付款的企业。 如果个人从公司获得租金、特许权使用费、就业等收入，也可能会被要求填写此表格。如果您对为何要求填写此表格有任何疑虑或疑问，您应该直接联系该实体以了解更多信息信息。

需要报w9税吗？

是的，如果您收到要求提供 W-9 表格的收入或付款，则必须在您的纳税申报表上报告该收入。 这包括从雇主、金融机构和其他企业收到的购买商品和提供服务的任何付款。 租金、特许权使用费、受雇工资——所有这些都必须包含在报税时的应税金额中。 减去任何适用的税收减免或抵免即可得出应付总额。

W-9 是否适用于自营职业者？

是的，W-9 表格通常用于个体经营者和独立承包商。 这是因为他们通常负责缴纳自己的税款并报告其收入，而不是由雇主代扣代缴。 无论您是自由职业者还是小企业主，了解 W-9 以及它如何帮助您确保税务合规和报告都非常重要。 请务必研究有关小企业主和个体经营者的估计纳税额的答案。

最后的话

综上所述，W9表格对于企业和个人来说都是至关重要的文件。 它使他们能够准确报告全年的付款情况，并有助于确保正确扣缴或缴纳税款。 虽然乍一看这似乎是一项令人生畏的任务，但花时间了解表格上需要提供哪些信息可以帮助减少因错误或遗漏而受到的潜在处罚。

了解此表格与其他 IRS 表格（例如表格 W4 和 1099）的比较将帮助您更好地根据现行法规准备纳税申报表。 牢记这些提示，完成 W-9 不再令人畏惧，而是成为您常规会计例程的一部分。 您还可以通过寻找适合自营职业者的最佳税务软件来减轻填写表格的焦虑，以确保您做得正确。

图片：Envato Elements