什么是 W9 表格以及如何使用它？

报税季快到了！ 你准备好了吗？ 在报税或管理工资单时，理解和使用正确的表格至关重要。 特别是一种形式，相对常见，但经常被误解。 本文将解释什么是 W9 表格，哪些人需要填写表格，以及为什么它对企业和个人都很重要。 继续阅读以了解有关此重要文件的更多信息！

什么是 W9 表格？

W-9 表格是 IRS 文件，用于从个人或企业收集信息。 这包括他们的姓名、地址、雇主识别号码 (EIN) 和其他重要信息。 报税或准备工资单文件时会使用此信息。 请务必在表格中提供准确的信息，以确保全年进行正确的税务报告。 该表格使向企业支付的任何款项都能及时报告给适当的联邦、州和地方机构。

谁需要填写表格 W-9 - 请求纳税人识别号和证明表格

任何从公司收到付款的供应商、承包商或小企业主都应填写表格 W-9。 必须填写此表格才能收到与您有业务往来的公司的付款。 除此之外，所有在其所得税申报表上申请税收协定优惠的个人也必须填写此表格。

• 为企业提供服务的独立承包商。 独立承包商是个体经营者，他们没有受雇于公司，而是为企业提供自由职业者或合同服务
• 来自各种收入来源的付款。 从房地产交易、取消债务、股息、抵押贷款利息和其他收入来源（如特许权使用费）中收取金钱和付款的个人必须向付款人提供 W9。
• 企业员工。 如果企业不从其收入中预扣税款，员工将需要填写 W9 表格。 这使付款人知道必须缴纳多少税款。
• 投资顾问和金融机构。 投资顾问和金融机构（如银行和信用合作社）必须向每位客户提供 W9 表格，以便正确报告收到的任何收入。
• 有限责任公司。 任何有限责任公司都必须为其所有者填写 W9 表格，以便报告收到的任何收入。 这确保支付适当的税款。
• 遗产或信托。 如果一个人从遗产或信托中收到资金，他们将需要通过 W9 税表报告这些资金。 虽然信托或遗产不一定要付款，但需要报告任何付款。

如何填写 W9 税表

填写 W9 税表时，请务必密切注意所有要求的信息。 不正确的信息可能会延迟您的纳税申报。 以下是您需要填写以完成表格的项目：

在此处下载 W9 税表

你的名字

在您的所得税中显示的相应框中输入您的法定全名。 如果您是 LLC，请输入 LLC 的名称以确保遵守税法。 确保所有名称拼写正确且准确。

公司名称

如果公司名称与第一行中显示的法定名称不同，则应包括公司名称。 如果相同，则可以留空。

联邦税收分类

在此部分中，您需要为表格姓名部分中列出的人员勾选正确的税种分类框。 分类选项包括个人/独资经营者或单一成员有限责任公司、C 型公司、S 型公司、合伙企业、信托/不动产、有限责任公司和其他。

豁免代码

您将在此处输入您要申请的任何豁免的代码。 这些代码仅适用于某些实体，不适用于个人。 如果收款人免于预扣税款，则可以在此处输入免税收款人代码。

地址

在此输入贵公司的邮寄地址，包括任何适用的套房号码，以确保将税务文件发送到正确的地点。 确保此信息是最新的，因为它将用于税务报告。 弄错这个可能会给你带来麻烦。

列出帐号

此步骤是可选的，它允许您列出与您计划从供应商处收到的任何付款相关联的帐号。 这有助于跟踪目的，并且可以使报税更容易。

正确的纳税人识别号 (TIN)

您将需要在此部分输入您公司的 EIN、社会保险号或个人纳税人识别号。 TIN 必须与第一框中提供的姓名相符，以确保收到退款没有问题。

签名和日期

最后，不要忘记在表格上签名并注明日期。 当您签署本文件时，您证明您提供了正确的信息，并且您是第一栏中列出的纳税人，否则将受到伪证处罚。 请务必在提交前校对您的表格以确保准确性。

您应该什么时候申请 W-9？

一般来说，您应该向与您有业务往来的任何一方索取 W-9，包括供应商、承包商和小型企业。

这确保您可以按照联邦和州税务机关的要求，及时报告向这些方支付的任何款项。

此外，在所得税申报表上申请税收协定优惠的个人也需要填写 W9 表格。

对不合规表格 W-9 的处罚

未能提供完整且准确的 W9 表格可能会受到多项处罚。

其中包括来自国税局的罚款、从您的业务合作伙伴处收到付款的延迟以及负面的税收影响。

请务必花时间正确填写此表格，以避免任何这些后果。

IRS W-9 表格提示

准确完整地填写 IRS 表格 W-9 非常重要。 这里有一些提示可以帮助您填写所需的信息。

• 仔细彻底地阅读说明。 这将确保您了解表格上要求的所有信息。
• 确保使用最新版本的表格。 IRS 经常更新表格，因此请确保您使用的是最新版本。
• 确保包括所有必需的信息，包括您的姓名、地址和税号。
• 如果您正在申请税收协定优惠或备用预扣税，请务必在您的所得税申报表中提交完整的 W-9。
• 仔细检查您提供的所有信息，以减少出错的机会。
• 为了让生活更轻松，请务必研究和使用最适合自雇人士的税务软件。
• 最后，保留一份已完成的 W-9 副本作为记录。 你永远不知道什么时候可能需要它。

W9 表格与其他类型的表格相比如何？

与其他类型的税表相比，W9 表的独特之处在于它仅用于报告目的。 它不需要报告收入； 相反，它向美国国税局提供有关谁收到付款以及支付了多少的信息。

虽然通过此表格收集的信息可用于其他与税务相关的目的，但 W9 本身并不用于提交纳税申报表或计算税款。

W9 表格与 W4 表格

与用于计算个人预扣税的 W4 表格不同，W9 表格仅用于报告目的。

虽然这两种表格都需要有关个人姓名、地址和税号的信息，但 W9 表格通常供企业报告向其他企业支付的款项，而 W4 表格则供个人报告其收入和预扣税状态。

W9 和 W4 表格之间的其他主要区别包括 W9 表格通常仅由企业填写，而 W4 表格可由个人和企业填写。

IRS W9 表格与 IRS W2 表格

IRS W-9 表格与 IRS W2 表格的不同之处在于，W2 表格用于报告员工的工资和预扣税款，而 W9 表格用于报告企业向其他企业或个人支付的款项。

另一个区别是 W2 表格必须由雇主发送给 IRS，而 W9 表格通常由付款人完成并直接发送给收款人。

此外，W2 表格还包括有关员工的预扣税状态和社会安全号码的信息，而 W9 表格仅收集基本的付款信息。

总的来说，W9 和 W2 表格对于确保税收合规和报告全年支付的款项都很重要。

1099 表格与 W-9 表格

1099 表格和 W9 表格之间的主要区别在于 1099 表格用于报告仅向独立承包商支付的款项。

两种表格都需要一些相同的基本信息，但 1099 表格需要更详细的报告。 确保您了解适用于雇主的 1099 规则。

W-9 需要多久获得一次？

W-9 表格必须每年获取，或者如果是新企业或员工，只要他们的信息发生变化。 重要的是要保持更新和准确的信息记录，以确保全年正确的纳税申报和报告。 无论频率如何，每年从您的收款人处获取新的 W-9 表格都是一种很好的做法，以确保准确反映其信息或税务状况的任何变化。 这很简单，可以为您节省很多时间和麻烦。

我必须向 IRS 报告我的 W9 吗？

不，您不需要直接向 IRS 报告您的 W-9。 但是，最好保留一份已完成的 W-9 副本作为记录，以备日后需要参考该信息时使用。 如果您不确定如何正确报税，您可以从 IRS 免费客户服务热线获得免费的税务建议。

提交国税局 W-9 表格的最安全方式是什么？

向 IRS 提交 W-9 最安全的方式通常是通过电子文件或通过安全的在线门户。 这可确保您的敏感个人信息和财务信息始终受到保护。 您可能还需要考虑使用加密软件或其他安全措施在传输过程中进一步保护您的数据。 无论您选择哪种方法，重要的是要养成良好的在线安全和安保措施，例如使用强密码和绝不通过电子邮件共享敏感信息。

我应该在 W-9 表格上输入我的 EIN 还是 SSN？

这个问题没有明确的答案，因为美国国税局在报告向您支付的款项时可能会使用您的 EIN 或 SSN。 但是，一般来说，最好始终在 W-9 表格上输入您的 EIN，因为它提供了额外的保护层，防止身份盗用和欺诈。 如果您没有 EIN 并且您是个人或独资经营者，您始终可以使用 SSN。

我可以拒绝填写 W9 表格吗？

是的，您可以拒绝填写 W-9 表格。 但是，如果您这样做，提出要求的个人或企业可能有义务为他们向您支付的款项代扣代缴税款。 因此，遵守 W-9 表格的要求并提供必要的信息通常符合您的最佳利益。

谁会要求我填写 W9 表格？

W-9 表格请求通常由在纳税年度向其他人或企业付款的任何实体发送。 这可能包括雇主、银行、金融机构、贷方和其他向个人或实体支付所提供服务或所购买商品的企业。 如果个人从公司获得租金收入、特许权使用费、就业等收入，也可能会被要求填写此表格。如果您对为何要求填写此表格有任何疑虑或疑问，您应该直接联系该实体以获取更多信息信息。

你必须报告 w9 税吗？

是的，如果您收到要求提供 W-9 表格的收入或付款，则必须在您的纳税申报表中报告该收入。 这包括从雇主、金融机构和其他企业收到的购买商品和提供服务的任何付款。 租金支付、特许权使用费、雇佣工资——所有这些都必须在报税时包含在您的应税金额中。 减去任何适用的税收减免或抵免额以得出应付总额。

W-9 是否用于自雇人士？

是的，W-9 表格通常用于个体经营者和独立承包商。 这是因为他们通常负责自己缴纳税款并报告收入，而不是由雇主代扣。 无论您是自由职业者还是小企业主，了解 W-9 以及它如何帮助您确保税务合规和报告都非常重要。 请务必研究有关小企业主和个体经营者的预估纳税额的答案。

最后的话

总之，W9 表格是企业和个人的重要文件。 它使他们能够准确报告全年支付的款项，并有助于确保正确扣缴或缴纳税款。 虽然乍一看这似乎是一项令人生畏的任务，但花点时间了解需要在表格上提供哪些信息有助于减少因错误或遗漏而受到的潜在处罚。

了解此表格与 W4 表格和 1099 表格等其他 IRS 表格的比较，将有助于您根据现行法规更好地准备纳税申报表。 牢记这些提示，完成 W-9 应该不再令人望而生畏，而是成为您常规会计程序的一部分。 您还可以通过查看最适合自雇人士的税务软件来减轻填写表格的焦虑，以确保您做对了。

图片：Envato 元素