什么是虚拟助理 – 以及他们可以为您完成的 47 项任务
已发表: 2023-07-31有读者问：
虚拟助理是做什么的？以及如何帮助我的业务？我经营一家小企业，但电子邮件和客户查询的数量呈爆炸式增长。保持井然有序是很有挑战性的。然而，我们无力聘请全职行政助理或办公室经理，也没有足够的空间，因为我们的办公室很小。一位同事建议我雇用一名虚拟助理。您能否介绍一下虚拟助理可以执行的任务类型？
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- 霍华德来自新墨西哥州阿尔伯克基
霍华德，这是一个很好的问题。 是的，我们将准确解释虚拟助手的作用。 我们会为您提供更好的服务。
在本文末尾，我们概述了虚拟助理 (VA) 可以为小型企业执行的 42 种不同任务，以便您可以借鉴示例。 但首先，让我们回答一些基本信息。
什么是虚拟助理？
虚拟助理（通常缩写为 VA）是在远程工作环境中工作的专业人员，在各个领域提供帮助，例如管理任务、业务开发计划、社交媒体管理、营销活动等等。
这些专业人员在小型企业、企业家和管理角色的日常运营中发挥着关键作用，通过管理重复性任务和处理原本会消耗宝贵时间的行政工作来提供支持。
虽然这些助理通常在家庭办公室工作，但他们的地理位置可以在任何地方——美国或海外。
过去十年，虚拟助理在小型企业中的受欢迎程度大幅上升，这主要是由于其灵活性。
根据您的业务需求，可以雇用兼职或全职 VA。 无论您需要 20 小时、30 小时还是一周 40 小时的服务，VA 都能提供多功能性来满足您的独特需求。
虚拟助理的薪酬模式可能多种多样。 有些人可能更喜欢按小时付费，而另一些人可能会选择每周或每月固定的津贴。
在许多情况下，出于以下几个原因，您可能会通过雇用全职虚拟助理来找到更好的价值主张：
- 价格可以令人惊讶地负担得起，特别是对于离岸工人来说。
- 将全职助理整合到常规工作流程中会更容易，并从这种安排中获得更深层次的好处。
- 全职 VA 将能够更好地学习您需要的任何特殊软件应用程序，与同事和客户建立友好的关系，并随着业务的发展与您一起成长。
虚拟助理主要有两种类型：独立自由职业者和与公司或机构相关的自由职业者。
当您与虚拟助理公司合作时，您经常与了解您需求的经理进行沟通，并确保您获得最适合您运营的虚拟助理。
虚拟助理的好处
在快节奏的商业世界中，使用虚拟助理可以显着提高您的工作效率。 考虑一下这一点——企业主或关键经理如何分配时间可能是企业成功的最关键决定因素。
因此，他们必须专注于高价值活动和战略事务，将日常和管理任务留给可靠的虚拟助手。
Work Better Now 主席罗布·莱文 (Rob Levin) 根据自己的经验这样说道。
“为了把时间花在高价值的活动上，对我来说，花更少的时间在低价值的活动上很重要。 这就是为什么我不仅在 5 年前聘请了虚拟助理，而且与他人共同创办了一家名为 Work Better Now 的公司，为其他企业主提供虚拟助理。”
Levin 的合伙人 Andrew Cohen 以及 Work Better Now 的首席执行官表示，该公司的潜在客户最常问的问题是“虚拟助理能为我做什么？”
为了回答这个问题，Cohen 列出了虚拟助手可以执行的 47 项任务。
虚拟助手可以执行的 47 项任务
虚拟助理是一位技术精湛的独立承包商，可以远程执行大量任务。 从安排预约到筛选和回复电子邮件，退伍军人事务部的职责意义深远。
然而，日程安排和电子邮件只是冰山一角。 如果一项任务可以在线完成，那么虚拟助理就完全有能力执行它。
该资源是您探索虚拟助理世界、阐明他们的角色并强调他们可以为您的业务带来的显着优势的综合指南。
日历管理
管理职业和个人日历的任务通常是企业家面临的最大挑战之一。
虚拟助手介入，通过提供提醒和安排预约，将一项艰巨的任务变成一个轻松的过程。 他们提供以下服务：
1. 协调和安排通话和约会。这项任务每周可以为企业主节省大约 10 个小时，使他们免于执行这些他们认为很麻烦的任务。
成功的关键是为您的 VA 提供有关日程安排的明确规则，包括安排人员和时间。 他们还可以协助协调其他团队成员的日程安排。
2. 确认预约。最佳做法是向您的 VA 提供一份需要确认的预约列表，尤其是第二天的预约。 这种做法可以防止因忘记约会或对方在最后一刻取消而造成的时间浪费。
3. 提供有关通话和约会的提醒。人们很容易忘记打电话，尤其是当您不在办公室或连续开会时。 VA 可以及时提醒您，在您做出承诺前几分钟打电话或发短信，以确保您记住。
4. 重新安排通话和约会。VA 还充当您的沟通桥梁，通知对方任何日程变更并确认重新安排的时间。
5. 向他人提供日程变更通知。虚拟助理也会通知对方并确认重新安排的时间。
6.保护时间。VA 还可以帮助保护您的时间免受不必要的干扰。 他们可以介入并礼貌地拒绝可能不是首要任务的会议请求。
7. 发送并维护“待处理列表”。虚拟助理可以为您提供每周未回复会议或通话请求的人员名单，并在可能需要您进行干预时提醒您。
8. 当您要出城时，通知重要的其他人。VA 还可以让您的亲人了解您的旅行日程。 他们可以共享包含外出日期以及您的航班和酒店详细信息的日历邀请，确保无缝沟通。
电子邮件和联系人管理和通信
在数字时代，大量电子邮件可能会淹没您的收件箱，维护最新的联系人列表本身就是一项任务。
这就是虚拟助理的专业知识发挥作用的地方。 通过将这些任务委托给 VA，您可以节省宝贵的时间。 以下是 VA 可以处理的活动范围：
9. 筛选电子邮件。虚拟助理可以根据您设置的特定规则管理您的收件箱。 他们可以执行删除、回复、转发电子邮件或标记重要邮件以引起您注意等任务。
10. 将人员添加到联系人中。每次您与新朋友接触时，无论是通话、会议还是任何其他形式的互动，您的 VA 都可以确保该人的详细信息立即添加到您的联系人中。
11.更新联系人信息。在某些情况下，您可能无法立即访问联系人的所有信息。 在这种情况下，VA 可以逐渐填补这些空白，在可用时向联系人添加信息，例如电子邮件签名中的详细信息。
12. 将联系人添加到 CRM。小型企业无法有效利用其 CRM 应用程序的一个关键原因是所涉及的耗时的数据输入。 您的 VA 可以承担此任务，添加并组织您的 CRM 系统。
电话任务
当您需要某人处理电话交互，甚至无需亲自在场的情况下执行简单的接待员职责时，虚拟助理就可以胜任。
13. 履行轻微接待员职责。有时您可能会接到重要电话，但可能无法亲自接听。 这就是虚拟助手变得无价的地方。
通过将此类呼叫重定向至您的 VA，您可以确保您不会错过任何重要的通信，同时还能够不受干扰地专注于手头的主要任务。
14. 转录语音邮件。在快节奏的数字时代，大多数语音邮件都可以通过电子邮件访问。 这些可以转发给您的 VA，他们除了转录语音邮件内容外，还可以进行任何必要的后续活动。
这可能包括联系呼叫者或设置提醒您进行回复，从而简化您的沟通流程。
旅行
为商务旅行安排航班和酒店的任务可能是一个非常耗时的过程，常常会让您远离核心业务运营。 这就是虚拟助手的技能不可或缺的地方。 VA 可以处理：
15. 研究飞行。根据您的具体标准，例如首选航空公司、座位安排和时间安排，VA 可以对各种航班选择进行全面分析。
然后，他们可以为您提供最佳选择，确保您不仅旅行舒适，而且在一年中节省大量时间。
16. 研究酒店。以类似于航班研究的方式，您的 VA 可以根据您的独特偏好深入研究酒店选择。
这可能包括住宿类型、位置、可用设施以及您可能有权享受的任何特价等因素。 然后，他们可以编制入围选择，为您省去浏览众多选项的麻烦。
17. 预订航班和酒店。在您做出决定并利用您的信用卡和飞行常客信息后，您的 VA 可以负责预订流程。
对于个人来说，这可能是一项繁琐的任务，但 VA 可以有效地管理此任务，从而节省您的时间并减少出错的可能性。
18. 研究交通选择。这包括各种可能性，从租车和拼车甚至当地公共交通，具体取决于您的偏好和旅行的性质。
19. 预订交通。一旦确定了最佳选择，您的 VA 就可以更进一步处理预订，类似于他们管理您的航班和酒店安排的方式。 这确保了从始至终的无缝旅行体验。
20. 安排活动。如果您的旅行涉及参加或举办活动，您的 VA 可以进行研究并做出必要的安排。 这可能包括寻找合适的餐厅举办商务晚宴、预订会议空间，甚至获得当地音乐会的门票。
21. 暂停报纸或邮件。当您离开时，您的 VA 可以确保您住所的常规服务（例如报纸递送或邮件）暂时停止。 这为您的旅行增添了另一层便利，并确保您不在时也能处理好您的家庭事务。
业务发展
当谈到业务发展的任务时，工作量可能是巨大的、多方面的。
从在 LinkedIn 等平台上研究潜在客户，到查找电子邮件地址等重要联系信息，这些活动通常需要耗时的基础工作。
虚拟助理可以接管这些任务，让您能够专注于对成功销售至关重要的人际互动。
22. LinkedIn 上的研究线索。对于 B2B 业务（有时还包括 B2C 业务）来说，维护潜在客户列表是一项势在必行的任务。 在深入了解您的需求后，虚拟助理可以在 LinkedIn 上进行彻底搜索，创建符合您理想客户资料的详尽潜在客户列表。
23. 查找电子邮件地址。VA 可以熟练地浏览数据库并采用有效的 Google 搜索策略来找到您想要联系的潜在客户的电子邮件地址。 这不仅可以确保您拥有正确的联系信息，还可以节省您自行查找的时间和精力。
24. 设计演示文稿。您的 VA 可以通过找到并插入潜在客户的徽标并相应地匹配文本颜色，为您的提案增添专业气息。 此外，他们可以根据需要通过动画幻灯片来增强演示文稿，从而为您的业务开发工作带来优势。
管理
随着业务的增长，不可避免地会导致对各种管理功能的需求增加。 这可能包括为客户组装报告等任务，这可能需要整理大量现有数据。
或者您可能正在寻求扩大您的团队并需要招聘活动方面的帮助。 您的虚拟助理可以承担这些职责，为您提供时间和灵活性，让您专注于业务的更具战略性的方面
25. 收集报告。 VA 可以设计并生成按预定时间间隔跟踪关键绩效指标 (KPI) 的报告。 这些报告提供了您业务绩效的清晰快照，帮助您做出明智的决策。
26.帮助招聘员工。寻找合适人才的斗争往往与争夺客户一样激烈，甚至更激烈。
您的 VA 可以根据您提供的标准筛选 LinkedIn 个人资料，编制可能适合您团队的潜在候选人列表。 这不仅简化了您的招聘流程，还确保您有更广泛的人才可供选择。
会计
如果管理企业的财务方面（例如维护账簿或发送发票）让您感到恐惧，那么可能是时候将这些任务委托给虚拟助理了。
27. 维护书籍。通过适当的培训和指导，您的虚拟助理可以处理财务任务，例如审查和匹配交易以及进行每月对账。 这可确保您的企业实现简化的记账流程和一致的财务记录。
28. 创建并发送发票。通过利用发票模板，虚拟助理可以起草专业发票并将其分发给您的客户。 这确保了及时、准确的计费，有助于健康的现金流。
29. 追踪预付款。建立应收账款流程对所有企业都至关重要。 您的 VA 可以按照此流程收取到期付款，其中可能包括在必要时将问题上报给企业主或相关人员。
个人事务
在业务蓬勃发展的同时管理个人生活责任可能会很困难。 预订餐厅或送礼物等任务对于维持个人关系至关重要。
然而，它们也可能很耗时。 通过利用虚拟助理的服务，您可以更有效地履行这些职责。
30. 进行个人餐厅预订。通过访问您的个人偏好和 Open Table 等预订平台的登录详细信息，您的 VA 可以代表您预订餐厅，甚至与客人进行协调。
31. 进行购买。有时，即使像亚马逊这样的平台也可能没有您需要的东西，或者购买过程可能过于繁琐。 您的 VA 可以帮助您进行网上购物，以确保您需要的物品。
32.研究并送礼物。如果通用礼品卡不够用，您的助手可以找到一些独特的礼品卡并安排送货。
33. 为你的爱好管理后勤工作。无论是为车库乐队排练寻找工作室还是组织读书俱乐部会议，VA 都可以减轻后勤负担，让您可以毫无压力地沉迷于自己的爱好。
34. 追踪问题订单。当订单未按时到达时，您的 VA 可以与供应商联络，处理保留时间并排除故障，并在整个过程中随时通知您。
35.管理家庭日历。您的虚拟助理可以无缝处理安排家庭活动和跟踪约会，从而腾出更多个人时间。
36. 安排医疗预约。有了出生日期和保险信息等相关详细信息，退伍军人管理局就可以安排医生就诊，甚至开始填写必要的文件。
37. 支付个人账单。对于不频繁的购买或不提供在线支付选项的供应商，虚拟助理可以管理账单支付。
38. 致电商店获取信息。无论您是在寻找一瓶稀有的苏格兰威士忌还是一份特殊的礼物，您的 VA 都可以拨打必要的电话来查找出售您正在寻找的物品的商店。
运营
作为小型企业主，您的重点应该放在公司未来的战略规划、构思新产品和服务以及推动可提升业务的举措上。 因此，填写在线表格和管理文件等操作任务可以委托给可靠的支持系统（虚拟助手）。
39. 填写在线表格。您的虚拟助理配备了相关的公司详细信息，可以填写各种表格，例如订阅软件即服务 (SaaS) 产品所需的表格，从而节省您宝贵的时间。
40. 做网络研讨会的笔记。当您对网络研讨会的内容感兴趣但无法分配时间观看时，即使是点播，您的 VA 也可以代表您“参加”，记下要点并为您提供全面的摘要。
41. 转换文件。如果您需要不同的文件格式，例如 JPEG 而不是 PDF，您的 VA 可以为您处理转换。
42. 进行研究。您的 VA 可以针对关键决策进行初步研究，例如评估各种 SaaS 产品以确定哪一种最适合您的需求。
43. 在项目管理系统中设置项目。VA 可以在您的项目管理工具中设置新项目并向相关参与者发出邀请，确保顺利启动。
44、办理档案管理。无论是 Dropbox 还是用于文件存储的本地服务器，您的虚拟助手都可以通过准确的命名约定确保适当的文件组织。 他们还确保正确分配访问权限。
45.安排社交媒体。您的虚拟助理可以根据您概述的流程安排您的帖子，从而简化您的社交媒体策略。
46. 校对和编辑信件、博客和演示文稿。巨大的工作负载有时会导致无意的错误。 您的 VA 可以帮助校对和编辑重要的通信内容，例如信件、博客和演示文稿，确保内容专业且无错误。
47. 维护虚拟助理手册。企业主通常更喜欢建立流程而不是严格遵守流程。 您的 VA 可以保留一份手册来记录他们的任务，这非常方便，尤其是在意外缺席的情况下。
以下是虚拟助手可以处理的各种任务的摘要，所有任务都整齐地打包在一个方便的比较表中。
| 任务类别 | VA 可以执行的任务示例 |
|---|---|
| 日历管理 | 安排约会、提供提醒、重新安排约会 |
| 电子邮件和联系人管理 | 筛选电子邮件、更新联系人、将联系人添加到 CRM |
| 电话任务 | 轻度接待员职责，转录语音邮件 |
| 出行安排 | 研究和预订航班/酒店、安排交通、暂停常规服务 |
| 业务发展 | 研究线索、查找电子邮件地址、设计演示文稿 |
| 管理任务 | 汇总报告，帮助招聘员工 |
| 会计 | 维护账簿、创建发票、管理应收账款 |
| 个人事务 | 预订、在线购物、管理个人日程 |
| 运营 | 填写表格、记录网络研讨会笔记、管理文件、安排社交媒体 |
| VA 不执行的任务 | 因特定 VA 服务、规则和边界而异 |
虚拟助理不做的事情
当然，有些事情你的虚拟助手不会做。 如果您要求虚拟助理做某事，您不必担心他们的态度。 VA 不：
- 他或她对你翻白眼。至少如果发生的话你不会看到它！ 而且您不会在任何通信中“听到”它。
- 需要更大的办公室或另一张桌子。这些人不会共用您的办公空间，因此无需腾出额外的空间。
- 插话剧。有了虚拟助手，你就不会再有太多的自负了。 您无需如履薄冰，也无需担心流言蜚语会压倒专业精神。 异地关系的本质意味着办公室戏剧是不存在的。
获取虚拟助理的后续步骤
- 确定您的企业中最适合外包的任务。提示：专注于不需要您专业知识的任务。问问自己，这项任务是否最能充分利用您的时间，还是由其他人来完成会更好？
- 使用 Work Better Now 等服务来识别适合您需求的虚拟助理。
无论您是想扩大业务规模、停止做那些让您烦恼的任务，还是只是想要更多的空闲时间，VA 都能改变游戏规则。 我认为您可以看到雇用虚拟助理可能是您成功的关键。 希望这可以帮助您确定 VA 是否适合您的业务。
祝你好运！
有关虚拟助理的更多信息，请阅读：
- 如何利用虚拟助理减少工作量并在小型企业中取得成功？
- 雇用合适虚拟助理的 22 个秘诀
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