为什么技术文档很重要（附示例）

作为企业主，永远不要低估专业技术文档的重要性。 许多人甚至将其视为贵公司将创建的最重要的内容之一。

在本指南中，我将确切地讨论为什么会出现这种情况，以及为什么您需要开始将此内容视为您组织的支柱。

让我们开始吧。

什么是技术文档？

技术文档是一种描述如何做某事的写作类型。

在基本层面上，您可以将技术文档视为一组说明，因为大多数技术文档通常包含有关如何做某事的分步说明，无论是解释如何使用软件或如何设置产品。

但是，技术文档可能远不止这些。

研究、人口普查和医疗记录等文件也称为技术文件。 在这种情况下，它甚至可能包括主题的背景和历史等信息，以及技术术语的定义。

结合所有这些，将技术文档描述为展示产品、服务或操作的应用程序、目的、架构、使用或创建的文章可能更准确。

另请阅读； 为什么我们需要产品文档？

为什么技术文档很重要？

从业务的角度来看，该文档对于跟踪业务中的程序和流程非常有用，甚至可以用作培训工具。

例如，如果您管理一家制造工厂并安装一台新机器（或执行任何流程），您将需要创建技术文档来描述机器的工作原理以及您的员工应如何安全操作它。 机器供应商还应提供有关机器工作原理的技术文档，以便您的工程师对其进行维护。

您可能还需要进行检查和审计，以确保您在公司的法律和法规范围内运营。 同样，您需要技术文档来确保准确执行和监控。

当新员工加入您的公司时，您将使用技术文档来培训他们并向他们展示如何解决问题。

有哪些技术文档示例？

技术文档最清晰的例子是用户手册。 这些可以有各种形状和大小，并且通常包含在新推出和更新的产品中。

如今，您可能不会经常获得纸质手册，而是快速设置指南，然后可以在需要时在线访问更多内容。

对于您的企业或您的员工，技术文档可能包括：

• 政策与程序
• 职位介绍
• 员工手册
• 工艺流程
• 培训教材

作为一个广泛的列表，其他形式的技术文档可能包括：

• 商业提案
• 用户和客户指南
• 员工手册和说明
• 宣传册
• 备忘录
• 营销计划
• 项目管理文件
• 病历
• 通讯
• 操作流程
• 维修手册
• SDK 参考

也可以看看; 什么是产品所需文件。

我应该优先考虑编写技术文档的目的是什么？

在创建自己的“技术文档”时（你认为这会流行起来吗？），首先要弄清楚你应该写什么。 当然，您在使用工作计算机或访问服务器时可能需要一些文档，但是如何使用咖啡机呢？

有趣的是，是的，您可能应该拥有业务中所有内容的技术文档。 它只是咖啡机文档，通常只是前面的贴纸，显示一些说明图。

一切都是为了优先考虑。

您应该首先优先考虑对您的业务最重要的事情。 这可能包括对您的业务日常运营至关重要的程序和流程，以及新员工的培训材料。

请记住，技术文档不必冗长而复杂。 它可以像一张纸一样简单，详细说明机器的使用方式以及需要采取的安全措施。

如果您不确定从哪里开始，一个很好的起点是创建一个您认为对您的技术文档最重要的事情的列表。

一旦你有了这个清单，你就可以开始写作了！

您如何创建自己的技术文档？

既然我们已经了解了技术文档是什么以及它为何如此重要，您可能想知道如何创建自己的技术文档。

这无疑是一项艰巨的任务，但幸运的是，您可以使用许多不同的工具和资源来创建技术文档。

这是有关如何处理它的分步指南。

1. 定义你的目的

在创建技术文档时牢记目标很重要，因为您需要牢牢把握想要的方向。 否则，您的文本将到处都是，并且可能无法涵盖对您而言重要的内容。

问自己这些问题以帮助指导您的思考：

1. 您希望您的技术文档实现什么目标？
2. 您想将其用作新员工的培训工具吗？
3. 您想将其用作需要解决问题的员工的参考点吗？
4. 文件是给客户的吗？
5. 是产品或服务的文档吗？

一旦你确定了你的目的，你就可以更好地决定你需要创建什么类型的技术文档。

2. 选择你的格式

有许多不同的格式可用于技术文档。 一些常见的格式包括用户手册、流程和培训材料。

你将如何展示你的文件？

您是否使用物理文件夹和纸张？ 数字培训视频？ 数据库？ 一个网页？

这完全取决于您，但重要的是以对您的用户最有利的方式格式化您的文档。 毕竟，他们应该快速轻松地吸收信息，并且应该没有误解的余地。

问问自己，以最快、最简洁的方式向与您合作的目标受众传达必要信息的最佳方式是什么？

这将为您提供您需要使用的最佳格式。

3. 收集信息

不幸的是，您不能只写技术文档。 您需要花时间收集所有信息来源，甚至可能进行事实检查，以确保您使用的信息准确且最新。

这些信息可以来自各种来源，例如公司政策、职位描述和员工手册。 一旦你收集了所有你需要的信息，你就可以开始创建你的技术文档了。

4. 创建你的文档

现在是有趣的一点。 创建您的内容。

最简单的方法是使用文字处理程序，如 Google Docs 或 Microsoft Word。 两者都有内置模板，您可以使用它来开始并允许您填写空白。 但是，毫无疑问，您需要某种程度的自定义，并且某些主题需要更高级的文本处理。

值得庆幸的是，有很多可用的工具，包括：

• Docsie：如果您想让流程变得简单，并且希望您的技术文档看起来很完整并最大限度地发挥功能，那么 Docsie 是前进的方向。 这是一款屡获殊荣的产品文档应用程序，可让您使用向导自动创建文档。 还有大量的协作工具和发布
• Monday.com 提供多种产品，包括许多用于工作管理和开发的功能。
• Whatfix：这是一个数字采用平台，旨在打破用户与新技术之间的界限。 虽然小众，但它对于简化您的创作过程和分析您可以改进的地方非常有帮助。

创建技术文档后，您需要将其保存为员工可以轻松访问的格式。 最常见的技术文档格式是 PDF。 但是，您可能还需要考虑将技术文档保存为易于打印的格式，例如 Word 或 HTML。

别担心，虽然这感觉像是一个强大的过程，特别是因为您可能有无限的东西可以为其创建技术文档，但还有很多其他工具可以提供帮助。

5.检查您的文档

技术文档的重要之处在于它是正确的。

毕竟，如果信息不正确，拥有详细说明如何使用机器的技术手册是没有好处的。 这就是为什么让熟悉该主题的人检查您的技术文档很重要的原因。 检查完技术文档后，您可以将其分发给员工。

6. 分享您的文档

一旦您的文档已创建并可供全世界使用，就该分享它了，这意味着要传达您创建的内容、原因、它将如何提供帮助以及如何访问它。 毕竟，你知道雇主在这种事情上会是什么样子。

首先，让您的内容易于访问。

您可以通过多种方式发布您的技术文档，例如在您的公司网站或 Intranet、员工门户或公司新闻通讯或邮件列表中。

发布技术文档后，您可以与员工和其他利益相关者共享。

发布后，您需要允许业务级别之间进行通信。

您的文档可能充满了技术术语和困难的概念，需要以每个人都能理解的方式传达。 因此，您应该主持会议并为人们提供反馈的机会，允许您调整和改进内容，直到它适合目的为止。

7. 审查和更新

到目前为止，许多企业都忘记了这个过程中最低调的一步。 仅仅因为您的技术文档已经发布，并不意味着它已经完成。 标准和程序一直在变化。 产品和服务已更新。 工作方法变得更加精简，或者引入了新技术。

这些因素会影响技术文档，因此定期查看和更新​​您的技术文档非常重要。

如果您遵循这些步骤，您将能够创建准确且最新的技术文档，最终确保您拥有充分利用技术文档所提供的一切所需的一切。

需要一个工具来帮助您创建技术文档？ 看看Docsie！