如何为您的企业制定有效的公司政策
已发表: 2021-11-18经营企业就像穿过雷区。 在任何时候，您都可能会偶然发现对您的公司来说具有爆炸性的问题。
所有企业都会发生事故，但公司政策可以帮助您重新站起来。
因此，我们知道编写政策和程序可能是乏味和乏味的。 但请相信我们，如果您制定了有效的政策，您将确保您的员工在职业、个人、身体和法律方面的安全。
如果您是企业主或人力资源经理，希望制定切实有效的公司政策，那就别无所求。 我们汇总了一些关键技巧，您可以使用这些技巧来准备、编写和实施适合您的业务模型的政策。
但在开始之前，了解您可能需要制定自己的公司政策的原因很重要。
为什么编写公司政策很重要？
为什么所有公司都应该制定和实施员工应该遵守的政策，原因有很多。
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给新员工的第一印象
根据研究，22% 的员工离职发生在入职后的前 45 天内，因此第一印象就是一切。 新员工应该收到的第一件事就是所有相关的公司政策。 尽早让新员工入职并设定关键目标将为他们的就业定下基调和步伐。
每个人都在同一页上
公司政策是确保所有员工在公司目标、价值观和规则方面达成一致的独特机会。
减轻压力
当员工遵循一项政策时，他们就不太可能犯不必要的错误和误解。 这减轻了员工和管理层的工作压力。
所有的决定都是公平的
如果所有员工都必须阅读、接受并遵守相同的公司政策，那么他们就是在一个公平公正的环境中工作。 没有人受到任意惩罚。
提供法律保障
公司政策可以让您的员工感到安全，特别是如果它明确规定了他们的权利和义务。 促进问责制和员工关系管理的政策提高了整个董事会的透明度。
提高员工忠诚度
公司政策可以确保员工始终致力于公司的事业，尤其是在员工福利被包括在内的情况下。
在多个行业中，大量新员工因在入职期间未能阅读公司政策（例如员工手册）而臭名昭著。 从上面的信息图中可以看出这一点。
如何准备公司政策
不幸的是，您不能简单地开始写作并期望最终结果是完美的政策。 企业主需要仔细准备他们将包含的内容以及他们将如何向所有必要的各方表达这一点。 采取以下步骤可以使一切变得不同。
各方应同意制定公司政策
无论您是开办建筑企业还是酒店，管理层和员工都需要对拟议的公司政策表示一致支持。 应提出正当理由来支持相关政策。 一旦各方都同意，真正的计划就可以开始了。
组建公司政策制定团队
公司政策应始终是协作的结果。 贡献想法的人越多，政策的最终信息就会越统一。 但是你不能随便招募任何人来做这份工作。 使用在相关主题方面是专家的优秀经理和员工非常重要。
建立标准的公司政策结构
最重要的准备工作之一是确保公司拥有标准化的公司政策结构。 这种结构会根据公司的需要而有所不同，但无论您是零售经理还是水管工，它都应该包括政策的目标、指导方针以及适用对象。
创建优先列表
您可能需要创建涵盖各种主题和需求的多项公司政策。 因此，为了防止您公司的政策制定团队不堪重负，请尝试按照您公司首先需要的顺序排列政策的优先级。 任何提供短期利益的政策都应排在优先列表的首位。 无论您是培训清洁人员还是管理制造商工人，您都需要集思广益，想出哪些政策需要立即关注。
做你的研究
在开始编写公司政策之前，您需要做足功课。 对您的公司和您希望在政策中涵盖的主题有深入的了解是至关重要的。 研究还可以帮助改进已经存在的公司政策，用相关信息填补空白。
您可以通过以下几种方式对公司政策进行研究：
- 就相关主题咨询专家。
- 进行公司调查并采访员工。
- 及时了解与您希望创建/更新的政策相关的最新法律（例如各州的用餐和休息时间法律）。
如何为您的公司制定政策
在谈论如何为您的公司制定政策时，重要的是要确保勾选所有方框并包括雇主和雇员都应遵循的所有细节。
一般而言，雇主应考虑在每项公司政策中包含以下内容。
目的声明
这向读者解释了公司开始实施该政策的原因以及它旨在通过使用该政策实现的目标。
规格部分
公司政策的这一部分包括员工应遵守的具体规则、指南和法规变更。 例如，“员工应在周一至周五穿着店内制服。 工作人员可以在周六遵循商务休闲着装要求。”
实施科
本节明确规定了哪些各方应遵守该政策以及他们可以遵循的方式。 “允许餐厅经理决定着装是否合适。”
生效日期
公司政策生效的日期。 例如，“自 2024 年 1 月 1 日起，所有各方都必须遵守此政策。”
词汇表
整个公司政策中使用的常用术语列表，包括定义。 例如，“制服：零售公司提供的职业装。”
值得注意的是，政策不应被误认为是合同或一系列严格的规则，应严格遵守这些规则的编写方式。 公司政策应以灵活的语言编写，使员工易于理解并欢迎其遵循。
如何格式化和设计公司政策
这不仅仅是关于您在公司政策中所写的内容。 您编写的风格和格式也提高了可读性，从而提高了员工敬业度。
以下是编写策略时的一些重要格式提示：
- 选择专业字体，例如 Arial、Calibri、Georgia 或 Times New Roman。
- 选择易于阅读（12 号）并在整个文档中保持一致的字体大小（标题、标题、副标题除外）。
- 避免使用多种颜色来使文档具有专业的外观。 坚持在白色背景上使用黑色字体。
- 适当地分隔段落和部分。
无论您是从事房地产业务还是杂工，都没有关系。 关于公司政策的写作风格，有几件重要的事情需要注意：
- 把政策写清楚，切中要害。
- 用第三人称写——例如，“他”、“她”和“它”。
- 如果你写的是一个组织（例如，世界卫生组织），请确保完整地写下它，然后你可以在末尾包含实际的首字母缩略词 (WHO)。
- 在描述员工应该如何行动时，不应使用“将”、“必须”、“仅”、“总是”和“从不”等绝对词。 相反，雇主应该使用“通常”、“通常”和“可能”等术语，让管理人员在处理不同情况时更加灵活。
查看您的草稿并获得批准
编写公司政策的一个重要部分是审查过程。 让整个政策制定团队有机会编辑初稿、提供反馈、发现错误并添加任何可能遗漏的内容。
当团队对最终草案感到满意时，将其转发给公司的执行成员批准。
制定公司政策后，您需要考虑如何实施它。
使用最好的工具来实施您的公司政策
考虑如何与公司其他人分享公司政策至关重要。 每次雇用某人时都要打印它，这很乏味。 此外，员工很容易丢失打印版本，这绝对是您希望所有各方都能轻松访问的东西。
Connecteam 是一款屡获殊荣的管理应用程序，专为移动工作人员设计，例如远程团队和无办公桌的员工。
来自 90 多个行业的 10,000 多家公司使用 Connecteam 的一体化培训管理应用程序来创建文档和政策，并轻松地将它们分发给每位员工，无论他们在哪里工作。
以下是 Connecteam 带来的一些好处：
- 如果员工需要查看政策，他们只需参考该应用程序，而不是将时间浪费在杂乱无章的纸质文档上。
- 员工可以在数字表格中添加签名和图片，以确保涵盖所有内容。
- Connecteam 具有时间管理（包括 QuickBooks Online 和 Gusto 集成以实现流畅的工资单）、团队沟通和知识中心功能，满足您公司的所有需求。
- 这款一体化员工培训软件可免费使用。
Connecteam 为企业主和 HR 提供必要的工具，使公司政策数字化并根据需要随时更新，无需打印。
向员工传授公司政策
Connecteam 让您可以为整个团队创建您自己的知识库，您可以在其中实时附加所有公司政策。 您甚至可以按关键字搜索特定政策。 它可以在员工自己的手机上访问，因此他们可以随时直接访问该政策（从您更新它的那一刻起）。
减少混乱并为员工提供特定的学习资源。 将多个知识库分配给不同的部门，以及包含文件夹、子文件夹、项目和文件的多个部分。
与您的团队就您的公司政策进行沟通
实施经常被忽视的公司政策的一个步骤是将其有效地传达给您的员工。 仅仅将政策强加于公司员工是不够的。 您需要清楚地传达该政策的价值，以及为什么首先要让所有各方都遵守该政策。
虽然会议、备忘录和电子邮件都是更新员工的有效方式，但员工参与软件可以使沟通更加有效和高效。
Connecteam 还允许管理人员使用图像、视频和其他文件发送员工可以享受和理解的简单、引人入胜的公司更新。 此外，他们还可以看到哪些员工阅读了更新，并在需要时通过提醒或一对一聊天轻松跟进。
上传您的公司政策并随时随地更新您的员工
更新您的公司政策
即使在您完成编写、审查和实施之后，您的政策仍未一成不变。 它应该是一个活生生的文档，您可以随时更新。
当政府和州通过可能影响您公司的新法律时，这一点尤其适用。 例如，如果贵公司所在州的最低工资发生变化，那么您可能希望在公司政策中包含公司将如何处理这一进展。 （一旦您更新了 Connecteam 中的政策，您的所有员工都将拥有最新的最新版本。）
有关公司政策的常见问题解答
公司政策究竟是什么？
一般而言，公司政策是一份文件，其中包含有关如何在您的业务中正确执行某些操作的说明。
公司政策有助于塑造企业主和员工每天做出的决策。 它可以影响公司生活的多个方面，例如职业道德、公司文化、办公行为以及健康和安全。
每家公司都需要一套自己独特的政策，这取决于它设定的短期和长期目标，以及它的总体使命。
我的公司应该使用哪些公司政策示例？
您的企业所在的行业和您公司的需求将决定您需要制定什么样的公司政策。 公司政策有很多不同的例子。 虽然并非所有这些政策都适用于您的特定公司，但在大多数公司中都可以找到以下许多公司政策，以某种形式：
- 工作场所安全政策（基于城市/国家/州/联邦法律）
- 员工行为（着装规范、骚扰政策、安全程序、适当的行为）
- 工作介绍
- 人事政策（工作时间、雇佣条款、国家工资、工资/奖金、假期/病假/产假、保险/福利、退休计划）
- 公司治理（公司文化和价值观）
- 公司结构（图表说明每个员工的姓名和他们在哪个部门工作）
- 平等机会/非歧视政策（种族、性别、性取向、宗教、文化）
- 出勤政策（时间表、休假、工作场所缺勤）
- 物质滥用政策（酒精、毒品、烟草）
- 纪律政策（表现不佳、行为不端、不诚实）
- 技术政策（设备、手机、电子邮件、互联网）
- 财务政策（不同类型的补偿、福利、追溯工资、支出授权）
- 隐私政策
- 客户服务政策
值得注意的是，此列表并未包括公司使用的所有政策。 但是很多公司政策都属于上述公司政策示例。
撰写公司政策的底线
作为企业主（或人力资源经理），我们理解您是否对所提供的所有步骤感到不知所措。
虽然这似乎需要遵循很多，特别是如果您正在编写您的第一份公司政策，我们建议您花点时间看看什么对您有用。 最终，政策越详细，您的员工就越安全。 最好的公司政策需要时间、专业知识和人力来制定。
但是，一旦您制定了公司政策，实施它就会变得快速、简单且负担得起。 使用像 Connecteam 这样的数字解决方案，管理人员和员工等都可以轻松访问您的政策。
只需点击几下，您就可以下载、阅读和签署所有相关文件。 此外，您还可以使用此通讯应用程序发起有关政策的对话、提交反馈以改进政策并发送提醒以确保每个人都已阅读并理解政策。
因此，放下笔和纸，开始数字化——因为准备、编写和实施公司政策从未如此简单。
