什麼是應付賬款？ 過程和優勢

“應付賬款”是您在管理任何企業的財務時經常聽到的術語。 由於它在解決商業交易中發揮的重要作用，任何企業主都應該清楚它的含義，以及它如何適用於自己的業務。 在本文中，我們為您詳細解釋應付賬款，並分享一些管理應付賬款的實用技巧。

應付賬款一詞源於財務會計，是指處理債權人（即為公司工作的供應商、供應商或服務提供商（臨時或聘用人員））開具服務發票的會計子類別。 應付賬款與應收賬款不同，後者記錄和處理公司向其客戶或其他業務提供的服務。

應付賬款的總體目標是維持良好的供應商關係。 應付賬款始終與採購密切配合，適用於跟踪所有未結髮票並按時支付的重要任務。 這是確保產品和服務按時交付以及採購流程順利進行的唯一途徑。

不僅僅是大公司必須處理大量的應付賬款。 清晰的應付賬款系統還可以幫助初創企業和小型企業跟踪一切。 畢竟，沒有什麼比支付逾期罰款或與不滿意的供應商打交道更煩人的了。

基於這個初步了解，現在讓我們深入挖掘應付賬款！

什麼是應付賬款 (AP)？

應付賬款 (AP) 是組織應就已收到但尚未支付的商品或服務向其供應商或供應商支付的款項。 在會計中，AP 是總賬中的一個賬戶，代表公司有義務償還其債權人或供應商的短期債務。

AP 也可能指負責向供應商和其他債權人支付公司欠款的業務部門或部門。 因此，AP負責管理AP！ 我們將在本文中介紹該術語的兩種用法。

在公司內部，應付賬款與採購密切相關； 它包括對外部供應商和服務提供商、他們的服務範圍和訂單處理類型的概述。 在大型組織中，可能有一個單獨的應付賬款部門處理與傳入發票相關的流程，而在較小的企業中，這是會計師/會計團隊的職能。 在此過程中，他們會記錄供應商的完整公司名稱、地址、稅號，並在必要時記錄其他數據，例如與折扣、付款條件和定期授予的回扣有關的數據。

應付賬款流程

組織收到供應商的發票後，通常會用收據印章進行分頁以記錄打印副本的日期，或者使用數字系統跟踪在線發票。 應付賬款還為每張收到的發票提供唯一的序列號。 然後需要檢查以確保事實準確性和正確的發票金額。 在較大的公司中，應付賬款文員與負責訂購相應商品和服務的各個部門密切合作。 發票驗證的結果直接在收到的發票上用複選標記和名稱縮寫記錄。

應付賬款確保所有收到的發票都按時支付。 還必須注意確保扣除現金折扣、回扣或質量缺陷。 在較大的公司中，應付賬款文員編制付款建議清單，另一名員工必須會簽以確保符合雙重控制原則。 此列表包含債權人的銀行詳細信息和要轉移的金額。 如今，銀行轉賬幾乎完全是在線進行的，如果交易量較大，則通過 API 進行自動數據交換。

應付賬款部門還處理傳入發票的科目分配。 它創建處理相應供應商帳戶和費用帳戶的過帳記錄。 這項任務特別重要，因為只有將收到的發票分配到正確的費用賬戶才能確保有意義的成本績效會計和控制是可能的。 過帳時，必須考慮通常存儲在供應商主數據中的控制鍵。 供應商為他們的貨物和服務開具發票，如增值稅 (VAT)、銷售稅等。在增值稅的情況下，接收公司可以從其應納稅額中扣除以這種方式開具發票的增值稅金額作為進項稅負擔。 因此，發票中的增值稅成為不影響企業收益的臨時項目。

應付賬款部門的任務

如上所述，應付賬款流程需要在組織內非常系統化和組織化。 應付賬款工作流最關鍵的任務之一是處理供應商和供應商向公司開具的發票：所謂的供應商發票或進貨發票（我們在 Hiveage 中將這些稱為“賬單”）。

應付賬款部門的核心任務還包括：

• 供應商主記錄維護
• 供應商發票驗證和帳戶分配
• 輸入供應商發票
• 未清項目管理
• 付款和結算

應付賬款示例：差旅費會計

應付賬款中經常發生的活動之一是處理公司員工為出差提交的差旅費用報告。 這些報銷必須符合特定的法律要求，尤其是稅收要求； 另一方面，公司內部法規也可能包含對員工更有利的附加協議，應付賬款部門當然必須考慮這些協議。 在這裡，應付賬款部門的任務是檢查各個項目，如有必要，要求補充收據，要求開具替代收據或拒絕不可報銷的費用。 最後，檢查正確輸入的所有收據的差旅費用報告，然後發出付款指令。

應付賬款自動化的好處

自動化應付賬款和減少手動數據輸入可以在很多方面幫助企業。 以下是我們認為可以幫助任何企業的 AP 自動化軟件的最大優勢：

綜合成本節約

AP 自動化可實現全面和全面的成本節約。 除了降低與捕獲發票數據和手動處理相關的勞動力成本外，公司還受益於供應商的自助服務門戶、重複發票（和重複付款）的減少、現金折扣收益的增加（例如，提前付款折扣）和消除因延遲付款而產生的滯納金。

現金流優化

減少手動流程的自動化應付賬款流程可以準確規劃預期的現金需求。 流程可見性允許應付賬款將其優先級集中在對現金流影響最大的活動上。 因此，所有發票都可以按時支付，動態現金折扣還為供應商提供更及時的付款以換取付款折扣，這可以產生可觀的年度回報。 如果沒有自動化，動態現金折扣可能不可行。

改善與供應商的關係

應付賬款必須在內部和外部達到龐大的客戶群。 手動過程需要使用通常難以破譯的表格進行郵件和電子郵件交換。 自動化流程簡化了基於瀏覽器的供應商查詢、未清項目和批准處理。 這些程序可在台式機、平板電腦和移動設備上使用，同時結合了企業安全標準。 迅速採取行動並與供應商溝通肯定會改善對發展業務至關重要的商譽和長期關係。

優化可見性

所有發票類型的集中接收、立即捕獲、提取、驗證和路由數據有助於準確過賬應付賬款。 創建一個完整的路徑來驗證每個步驟和流程中涉及的每個員工。 同時，管理層可以在潛在問題發生時解決它們。 由於員工、財務管理團隊和供應商可以自助訪問發票和付款記錄，因此消除了查詢和來回溝通。

改進的內部控制和流程

隨著世界因新的監管而轉向電子形式的發票，嚴格遵守內部控制以防止欺詐和確保財務結果的完整性變得越來越重要。 這擴大了應付賬款的責任範圍。 通過手動過程可靠地實施此類控制幾乎是不可能的。 採用手動 AP 流程的組織依賴於增加成本的審計，同時確保合規性的能力有限。 通過在自動化流程中嵌入規則，應付賬款可以減少合規負擔、成本和保持工作流程順利運行所需的寶貴時間。

質量改進

具有高質量發票數據的自動化工作流程可以根據 ERP（企業資源規劃系統）數據對其進行驗證，從而確保准確性，並可以幫助企業避免錯誤（包括數據輸入錯誤和人為錯誤）、延誤和不必要的成本。 在需要適當步驟的例外情況下，這是在工作流程中完成的，而不是在單獨的流程中。 這種單獨的過程通常是昂貴的、不受控制的、未經測試的，並且在不合規的情況下發生。

運營靈活性

應付賬款流程必須支持業務戰略。 這可能意味著由於增長或收購而增加的交易量。 在自動化過程中，“切換”的成本遠低於在很大程度上是手動和非標準化過程中不斷增加的勞動力成本。 自動化還使外包功能變得更加容易。 在合併和收購的情況下，該流程可以輕鬆擴展，以低成本提供效率。

使用 Hiveage 簡化的應付賬款

作為一種發票服務，Hiveage 提供了跟踪您收到的發票並有效組織它們的能力。 收到的發票在 Hiveage 中稱為“賬單”。 使用賬單功能，您可以記錄從供應商和供應商那裡收到的發票——您自己的小型應付賬款部門

首先填寫基本信息，例如供應商名稱、地址、項目詳細信息和稅金。 您還可以將原始發票附加到 Hiveage 內的賬單上，這有助於您將所有記錄組織在一個位置。

如果您是一家大型企業，有一個團隊處理您的帳戶，您可能希望擁有雙重控制，讓團隊中的其他人在批准付款之前檢查帳單。 可以使用“標記為應付”選項進行審批。 當賬單被標記為“應付”時，它們將開始出現在儀表板中按供應商名稱組織的“應付帳款”部分下，幫助您跟踪應付每個供應商的總金額。

向供應商賬戶支付到期款項後，您可以通過添加付款信息來更新賬單。 通過此步驟，您將完成 Hiveage 中的應付賬款工作流程並從儀表板中清除餘額。

為簡化您的應付賬款流程並讓您高枕無憂，請立即註冊在 Hiveage 中免費試用 14 天的全功能試用版。 通過我們直觀且易於使用的工作流程，您將意識到應付賬款流程不必復雜和繁瑣。 開票快樂！

應付賬款的好處常見問題解答

應付賬款自動化的主要優勢是什麼？

應付賬款自動化軟件使通過單一數字平台管理髮票和支付處理變得更加容易。 它提供了對財務流程和數據收集的更清晰的可見性和更強的控制。

應付賬款最重要的目標是什麼？

應付賬款的目標包括：按時向供應商付款、維護準確的數據、與供應商保持積極關係以及研究節省資金和提高利潤的方法。

AP流程的主要功能是什麼？

關鍵的 AP 流程包括：計算、過帳業務交易、發票處理和驗證用於維護記錄的財務數據。