什麼是多合一協作軟件以及為什麼要使用一個？

在當今的數字時代，協作是每個企業的重要組成部分。

隨著遠程工作變得越來越普遍，企業需要有效的方式來在一個地方進行交流和協作、共享文件、管理任務和跟踪項目。

這就是多合一協作軟件的用武之地。

多合一協作軟件在一個平台中集成了多種通信和協作功能，使團隊更容易協同工作。

在這篇博文中，我們將探討什麼是一體式協作軟件、它如何使您的業務受益以及為什麼您應該考慮使用它。

什麼是一體化協作軟件？

傳統協作軟件的歷史始於 30 多年前，當時公司開始組建其 IT 部門，需要將來自不同供應商的產品拼湊在一起，以獲得執行工作所需的全部功能。 當時，協作軟件是團隊單一用例的單一解決方案，無論是任務管理、數據還是聊天。

快進到技術先進的現在，這些稱為單點解決方案的協作軟件仍然存在，但長期以來一直被一體化協作解決方案超越。

多合一協作軟件旨在幫助團隊提高生產力和工作效率，使他們能夠共享、管理文檔、文件和其他類型的數據，並在任何位置和任何設備上協同處理項目和任務.

一體化協作軟件的優勢

協作軟件有很多好處。 也許最重要的是有機會提高不一定在同一辦公室、同一國家或同一時區工作的團隊的生產力。

以下是一體式協作軟件的其他一些好處，以及它們如何帶來高效的團隊合作：

改善溝通

他們說，溝通是團隊合作的關鍵。

面對面的交流和協作固然很棒，但如果無法做到這一點，在線工具（如一體式協作軟件）可以幫​​助我們保持對話、反饋和想法的暢通。 有效的溝通不僅可以提高生產力，還有助於更快地預防和解決問題。

增強的項目管理

管理一個項目可能是一項簡單的任務，但同時管理數十個項目又如何呢？ 如果沒有協作工具的幫助，您如何避免在活動或項目的組織和協調中迷失方向？

幸運的是，您不必為此擔心。 多合一協作軟件可確保一切按計劃進行，以避免可能延遲項目或個別任務的錯誤和混亂。

更好的組織

當使用各種工具來管理任務、交流和存儲文件時，很容易忘記已經完成的事情、沒有完成的事情、誰說了什麼以及他們指的是哪個任務。 一切都是一團糟。 但保持項目和任務的所有方面井井有條並不一定很複雜。 多合一協作軟件通過開放式溝通以及項目和事件的協調，將所有內容都放在一個平台上，不會莫名其妙地丟失任何內容，從而幫助您在團隊的工作流程中保持冷靜和組織。

數據驅動決策

借助數據分析解決方案的強大功能，您的團隊將不再需要浪費時間嘗試分析電子表格來獲取他們的數據，而是有更多時間專注於收集到的見解並根據事實做出選擇，這將有助於您影響公司目標和目標更快。 將它與所有其他生產力工具放在一個地方可以為數據驅動的決策過程帶來即時的輕鬆和有效性。

試試彈弓

多合一協作軟件的主要特點

每個協作軟件都是不同的，但大多數工具將（或應該）包括以下功能：

項目管理——組織項目的所有方面，從計劃和調度到資源分配和執行。

任務管理——管理任務從計劃到執行的整個生命週期所需的一切。 設置截止日期、依賴項和優先級，並確保項目保持在正軌並按時完成。

文檔管理——文檔管理功能對於每個一體化協作軟件都很重要。 它允許用戶通過輕鬆地將第三方雲存儲應用程序集成到平台中來共享和處理文檔。 此功能還有助於將文檔整齊地組織在一個地方，這樣每個人都可以隨時輕鬆訪問它們。

跨職能協作——組織內的每個人（市場營銷、銷售、人力資源、後勤、開發人員、支持等）齊聚一堂，共同致力於一個目標或項目的單一場所。

內部消息——這是一個必備的功能，可以幫助保持溝通有條理和切合主題。 能夠在應用程序內進行交流並就單個任務和項目進行協作，共享評論、反饋和想法，同時保留每個人都可以隨時參考的歷史討論記錄。 大多數一體式協作工具還為用戶提供了對任務和項目級別進行評論以及附加文件以進一步支持任務和項目的能力。

數據分析——該功能不是很常見，但對您的業務健康非常有益。 通過訪問實時數據，用戶可以做出更明智的決策，這些決策不是基於直覺，而是以關鍵數據洞察力為後盾。 如今，數據分析對每個公司來說都是必不可少的。 初創公司也不應忽視它——數據可以幫助初創公司更快地成長。

通知——及時了解對任務、提及、討論等所做的所有最新修改。

集成機會——使用一體化協作軟件，用戶應該能夠訪問所有類型的文檔、文件和資源，其中一些存儲在第三方應用程序中。 因此，對於您選擇的一體式協作軟件解決方案而言，提供與 Dropbox、Google Drive 等工具的強大集成機會非常重要。

直觀的界面——優秀的一體式協作軟件應該直觀且用戶友好，並且不應該花費超過幾天的時間來適應。 這些工具的目的是簡化工作流程並提高效率，因此任何協作軟件最重要的功能之一就是簡單明了。

移動友好型設計——多合一協作工具也應該能夠在手機和平板電腦上正常運行。 遠程員工或需要四處走動的員工並不總是在桌面前，因此為他們提供一個解決方案，使他們即使在旅途中也能保持高效並完成任務應該是重中之重。

安全性——在關註一體化協作軟件解決方案提供的功能時，您不應忘記數據保護和安全性的重要性。 雖然一些免費的協作軟件工具提供的保護不如企業工具，但它們都需要登錄名和密碼來保護平台上共享的數據和信息。 如果協作軟件提供雙因素身份驗證，那就更好了。 它有助於防止安全漏洞並驗證用戶的身份。

多合一與點協作軟件

協作工具很棒，因為它們可以提高團隊的效率和生產力，您希望它能用於您的業務，但隨後您會面臨實際應該選擇哪種解決方案的困境：一體化解決方案還是單點解決方案？

為了幫助您更好地了解一些關鍵差異以及每種解決方案的優缺點，我們製作了該比較表以供參考：

選擇一體化協作軟件時應考慮什麼？

為您的團隊獲取一體化協作軟件是一項關鍵的業務決策。 您不想浪費時間和金錢來測試市場上可用的每個解決方案。 我們幫助您縮小選擇範圍，這樣您就可以為您的團隊和企業做出最佳決策。

以下是選擇一體化協作解決方案時要牢記的 6 個主要因素：

1. 需求——選擇一體化協作軟件的第一步是了解您組織的需求——您的團隊目前如何工作，在他們的工作流程中可以和應該改進什麼，他們的工作是結構化的還是非結構化的？ 要找到這些問題的答案，您不僅應該遠距離觀察您的團隊合作，還應該與他們協商。 畢竟是要用這個協作軟件的人，所以他們的需求和對事情的看法才是你最應該關心的。

在這第一步中您還應該考慮的是解決方案是網絡託管的還是內部部署的。 您組織的數據和文件是否安全？ 確定您的具體需求後，您可以繼續下一步。

2. 功能——一體化協作軟件提供的功能是您的組織所缺少的拼圖。 該軟件應提供您需要的所有功能，使其成為您團隊的有效生產力工具。 它們必須響應迅速、易於使用，當然，它們還應該幫助您的團隊更高效地完成工作。

3. 成本——您的預算允許使用這種軟件多少？ 您的投資必須合理，並且必須考慮該軟件可以為您的團隊和組織帶來的長期價值，以及可能隨之而來的所有其他成本，例如未來的升級、維護等。

4. 支持——可靠的支持是必須的。 您的團隊需要接受培訓，並且應該能夠訪問教程和知識庫。 如果供應商不提供此服務，那麼您最好轉到下一個。

5. 與其他工具集成——你需要找到可以與你的團隊已經使用的工具集成的協作軟件。 如果您選擇的工具無法與團隊所需的其他工具集成，請不要忽略這個因素，那麼該軟件將不會有太大幫助——您的團隊仍然需要在應用程序之間切換才能訪問所有內容需要完成它的工作。

6. 安全性——安全性很重要，因此無論如何，您都應該選擇一個具有安全功能的解決方案，以保證您的數據安全。 您還應該能夠選擇數據的存儲位置。 如果供應商不提供安全功能或僅提供較弱的安全性，請與它揮手告別並繼續尋找更好的解決方案。

Slingshot，一款完整的多合一協作軟件

Slingshot 通過將現代項目和團隊文件管理、聊天和數據分析全部整合到一個應用程序中來簡化協作。 當您可以輕鬆地將所有這些元素集中在一個地方與團隊成員共享並與外部團隊成員共享項目時，平靜就會恢復。 開箱即用的強大生產力流程旨在無縫工作以實現持續的協作工作流程。 這有助於團隊跨越協作孤島，防止工作中斷，並使團隊更容易更好地合作。