2023 年 7 款最佳文件工作流程軟體

2023 年 7 款最佳文件工作流程軟體

1. Connecteam — 最佳一體化文件工作流程軟體

   可用於

   • 網路
   • iOS系統
   • 安卓

   免費開始

   

   Connecteam 是一款多功能員工管理軟體，非常適合作為文件工作流程平台。 它提供了多種專為高效文件管理而客製化的功能，簡化了各種文件的建立、管理和分發。

   我選擇 Connecteam 的原因：Connecteam 的吸引力在於其簡單的工作流程建立工具。它提供易於使用的表單，有助於保持高效的營運。 它還允許輕鬆分配與文件相關的任務，並提供範本庫來協助日常操作任務。

   

   下面，我將探討 Connecteam 的主要功能，這些功能可增強其管理文件和相關工作流程的能力。

   透過增強的文件管理和控制消除紙張混亂

   Connecteam 的文件管理系統可讓您將所有文件和表單儲存在基於雲端的安全性儲存庫中，隨時隨地存取。 其直覺的介面可讓您輕鬆地對文件進行分類和檢索，無論是政策、手冊、標準作業程序還是團隊文件。 您甚至可以設定到期日期，以確保您的重要文件始終是最新的。

   系統支援多種文件格式，確保與您現有文件的兼容性。 您可以拖放或批次上傳文件，然後對它們進行分類和標記，以便高效檢索。 進階搜尋功能可以快速定位文件。

   該平台提供版本控制，維護精確的文件編輯和更新歷史記錄。 此功能對於追蹤一段時間內的變化至關重要。 您也可以自動同步文件，以確保您的團隊始終使用最新的文件。 此外，您還可以透過精細的使用者權限控制誰可以檢視、編輯和刪除文件。

   Connecteam 的文件管理解決方案與您現有的 HR 或客戶關係管理 (CRM) 軟體無縫集成，創造一個緊密結合的工作流程環境。

   透過智慧群組和直覺的任務管理優化文件工作流程

   Connecteam 的自動化系統簡化了文件工作流程，減少了人工錯誤並提高了效率。 您可以建立智慧型群組，根據角色、部門或技能集等條件自動將員工分類。 然後，系統可以自動將文件定向到正確的群組。

   我也很欣賞 Connecteam 如何指導文件相關任務的完成。 借助 Connecteam 的員工任務跟踪，您可以在文件任務中嵌入清晰的說明，確保準確的後續行動。 此外，您可以將複雜的流程分解為可管理的序列，並從中央儀表板監控進度。

   此外，您可以將任務指派給個人或小組，系統會更新任務進度。 多個使用者可以即時協作處理文檔，進行即時更改、評論和@提及。 您還可以透過中央儀表板獲得工作流程進度的即時警報和更新，通知您每個文件在每個階段的狀態。

   另一個出色的協作功能是 Connecteam 的特定於任務的通訊通道，可實現員工和經理之間的直接雙向通訊。 此功能可協助您消除對文件相關任務的誤解，確保工作人員有效且準確地執行這些任務。

   透過可自訂的表單提高效率和資料收集

   Connecteam 直覺的拖放建構器可讓您拋棄紙張，在幾分鐘內製作自訂數位表單和工作流程，無需編碼。 您可以新增文字、複選框和下拉清單等欄位。 此外，結合影像和影片等元素，使表單更具吸引力和資訊量。

   此外，Connecteam 可讓您建立動態、適應性強的表單。 這些表單使用條件邏輯根據使用者先前的答案向使用者提供相關資訊和欄位。 您可以只建立一種動態表單，而不是為不同的場景建立各種靜態表單（例如為不同部門進行多項調查）。

   此外，Connecteam 透過範本庫豐富您的表單創建，提供各種預先設計的表單來快速啟動您的流程。 此功能可以節省時間並確保不同類型資料收集的一致性。

   您可以透過該平台有效地分發、填寫和提交表單，從而簡化資料收集流程。 該軟體還支援電子簽名，為您的表單添加額外的驗證層和真實性。 提交的表格會自動儲存和組織在公司知識庫中，輕鬆存取和分析收集的資料。

   促進無縫整合和移動可訪問性

   Connecteam與各種雲端儲存平台（例如 Google Drive、Dropbox 和 OneDrive）集成，增強了檔案可存取性和協作。

   另一個好處？ Connecteam 作為行動應用程式運行，適用於 iOS 和 Android 。 這使您和您的員工能夠直接從行動裝置存取、審查、編輯和共用文件。

   

   此外，行動擷取功能可使用手機相機輕鬆掃描和上傳文檔，進一步簡化文件管理流程。

   最後，推播通知讓您隨時了解文件更新和批准情況，確保及時完成任務。

   以及更多

   除了其主要功能之外，Connecteam 還提供一系列附加工具，包括員工日程安排、員工考勤表等，使其成為多功能的勞動力管理解決方案。

   Connecteam 也提供終身免費方案 – 立即開始！

   主要特徵

   • 增強的文件管理和控制

   • 工作流程自動化

   • 可自訂的表格

   • 電子簽名和多媒體集成

   • 版本控制

   • 工作管理

   優點

   • 可客製化

   • 所有企業都負擔得起

   • 可透過行動裝置存取

   • 與其他平台集成

   缺點

   • 更多整合即將推出

   價錢

   提供終身免費方案高級方案起價為29 美元/月，可供 30 位用戶使用

   14 天免費試用，無需信用卡

   開始你的免費試用
2. 

   DocuPhase — 適合人工智慧驅動的資料捕獲

   可用於

   • 網路
   • 視窗
   • 蘋果

   

   DocuPhase是一家軟體公司，主要致力於透過應付帳款自動化、人工智慧驅動的資料擷取以及與各種企業資源規劃 (ERP) 系統的整合來實現財務相關流程的自動化。

   我為什麼選擇 DocuPhase ：它簡化了財務操作，顯著減少了手工工作。透過工作流程自動化，您可以自訂文件審核、審核和路由。 此外，您還可以建立自動觸發器（在某些事件（例如文件提交）時啟動的預設操作），以確保流程毫不延遲地向前推進。

   我發現特別有用的一項功能是人工智慧驅動的數據捕獲，允許用戶將紙本文件數位化並導入電子文檔。 它支援文件索引和分類，從而實現文件的高效組織和檢索。

   該軟體包括網路表單和電子簽名、無需 IT 參與的可自訂工作流程自動化以及整合的供應商付款。 它還與各種 ERP 系統同步數據，以便做出更好的決策。

   然而，由於它主要以財務為重點，因此可能無法滿足更廣泛的組織需求。 此外，它的設置可能很複雜，並且對於某些企業來說可能成本高昂。

   了解有關 DocuPhase 的更多信息

   主要特徵

   • 文件捕捉
   • 工作流程自動化
   • 電子簽名
   • 文件索引

   優點

   • 提供可自訂的工作流程
   • 與其他工具集成

   缺點

   • 複雜的
   • 對某些企業來說成本高昂

   價錢

   起價 250 美元試用版：是免費方案：否

3. 

   Jotform — 適合拖放表單產生器

   可用於

   • 網路
   • iOS系統
   • 安卓

   

   JotForm是一款線上表單產生器、工作流程和文件管理軟體，提供一系列簡化文件相關流程的功能。

   我選擇 Jotform 的原因：它的突出特點是直覺的表單產生器，可以輕鬆建立各種表單（從調查表到登記表）。它的形式支援條件邏輯。

   此外，Jotform 允許您在表單中新增簽名欄位。 它還與許多業務工具集成，例如 Google Drive、Dropbox、Slack 和 Zapier。 這有助於簡化資料收集和管理流程。

   我遇到的另一個有用的功能是其龐大的模板庫，為幾乎任何表單類型提供了起點。 然而，JotForm 對表單的關注可能會限制其高階文件工作流程管理功能。

   了解有關 Jotform 的更多信息

   主要特徵

   • 拖放表單產生器
   • 條件邏輯
   • 範本庫
   • 工作流程自動化

   優點

   • 靈活且可擴展
   • 性價比高

   缺點

   • 有限的文件管理能力
   • 有限定制

   價錢

   起價為 34 美元/月，最多 25 份表格試用：無免費方案：是 — 是，最多 5 張表格

4. 

   M 文件 — 適合用 AI 理解文檔

   可用於

   • 網路
   • iOS系統
   • 安卓
   • 視窗
   • 蘋果

   

   M-Files是一個文件管理工作流程系統，專注於自動化工作流程。 它提供了一系列功能，包括文件建立、管理、流程自動化和外部協作。

   為什麼我選擇M-Files ：M-files的生成式AI技術M-Files Aino給我留下了深刻的印象。它使用上下文（如文檔元資料）來確定它所使用的每種文件類型。 此外，它還可以根據說明產生各種內容格式，例如摘要、報告和電子郵件。 它還可以將這些翻譯成各種語言。

   根據文件屬性（如文件類型）或元資料（如專案名稱或負責部門），M-Files 的工作流程可以自動將文件路由到正確的審查者、核准者或目的地。 此外，它還提供版本控制、審計追蹤以及與其他系統的整合。

   然而，M-Files 的定價結構對於小型企業來說可能不太適合預算。 此外，習慣於基於資料夾的系統的用戶可能會發現元資料驅動的方法不太直觀。

   了解有關 M 文件的更多信息

   主要特徵

   • 元資料驅動的文檔組織
   • 工作流程自動化
   • 版本控制
   • 上下文搜尋和導航

   優點

   • 高效率的文檔分類
   • 增強安全性和合規性

   缺點

   • 潛在的高定價
   • 元資料驅動方法的學習曲線

   價錢

   請聯絡供應商以了解價格試用：是免費方案：否

5. 

   Fluix — 適合現場和辦公室工作人員

   可用於

   • 網路
   • iOS系統
   • 安卓

   

   Fluix是一個基於雲端的平台，可協助公司數位化文件流程並自動化日常任務。 它為辦公室和現場團隊提供服務，旨在提供快速、安全的資料收集，同時優先考慮安全性和合規性。

   我選擇 Fluix 的原因：它提供文件擷取和數位化工具，可將紙本文件轉換為數位文檔，並提供註釋功能，可將註釋和標記直接添加到文件中。

   Fluix 還支援建立用於文件審批和路由的自訂工作流程，支援電子簽章以實現安全審批。 它提供檢查和審計功能，以簡化現場操作。 它對安全性和合規性的關注是一個重要的優勢。

   值得注意的是，Fluix 主要關注行動裝置的使用可能會限制其與嚴重依賴桌面平台的組織的兼容性。

   了解有關流體的更多信息

   主要特徵

   • 文件收集和數位化
   • 註釋工具
   • 可自訂的工作流程自動化
   • 電子簽名

   優點

   • 行動裝置相容性
   • 加強現場工作人員的協作

   缺點

   • 可能不適合以桌面為中心的組織
   • 需要學習曲線

   價錢

   起價為 20 美元/用戶/月試用：是 — 14 天免費方案：否

6. 

   DocuSign — 適合電子簽名和合約管理

   可用於

   • 網路
   • iOS系統
   • 安卓

   

   DocuSign是一款受歡迎的文件工作流程軟體，專門從事電子簽名和合約管理。 它提供電子簽名、電子公證、合約分析和文件生成等功能。 主要服務於金融服務、保險和房地產行業。

   

   我選擇 DocuSign 的原因： DocuSign 的核心功能可讓您上傳文件、為收件者新增簽名欄位以及傳送它們以進行電子簽名。簽署者可以從世界任何地方的任何設備存取和簽署文件。

   我很欣賞 DocuSign 對安全性和合規性的重視。 它使用業界領先的加密和安全協議來確保資料隱私並幫助您滿足各種監管要求。

   我發現特別有用的另一個功能是合約生命週期管理 (CLM)，它管理整個合約生命週期——從文件準備和談判到批准、執行和簽署後分析。

   然而，DocuSign 對電子簽章和合約管理的主要重視可能會限制其作為更全面的企業文件工作流程解決方案的適用性。

   了解有關 DocuSign 的更多信息

   主要特徵

   • 電子簽名
   • 合約管理
   • 文件安全
   • 工作流程建構器

   優點

   • 多種集成
   • 全球可訪問性

   缺點

   • 電子簽名之外的範圍有限
   • 對於小型企業來說可能會很昂貴

   價錢

   起價為 10 美元/用戶/月試用：是免費方案：是

7. 

   DocuWare — 適合人工智慧自動分類

   可用於

   • 網路
   • iOS系統
   • 安卓
   • 視窗

   

   DocuWare是一款以雲端為基礎的文件管理軟體，提供人工智慧輔助的文件分類、任務管理和電子簽章。 它與 Microsoft Teams 和 Outlook 等工具整合良好。

   我為什麼選擇 DocuWare ：該平台提供了一套全面的文件管理套件，從匯入和組織文件到簡化審批流程。其電子表格和 Outlook 整合對於管理通訊和文件工作流程特別有效。

   另一個突出的功能是它的智慧索引，它使用人工智慧根據內容自動組織文件。 它透過識別和標記文件中的基本資訊來簡化文件檢索和管理。

   我注意到 DocuWare 的一個潛在限制是其成本，這對於預算有限的小型企業或組織來說可能是一個障礙。

   了解有關 DocuWare 的更多信息

   主要特徵

   • 索引和分類
   • 條碼識別
   • 工作流程自動化
   • 電子簽名

   優點

   • 使用者友善的設計
   • 多種集成

   缺點

   • 複雜的初始設置
   • 有限定制

   價錢

   請聯絡供應商以了解定價試用：無免費方案：無