2023 年 6 個最佳電子文檔管理系統
已發表: 2023-03-29電子文檔管理系統為存儲和管理文檔提供了一個安全、集中的位置。 我們回顧了 2023 年 6 種最佳 EDMS 軟件，以幫助您選擇最適合您業務的軟件。
如果沒有合適的工具，文檔管理可能會成為一個耗時且令人沮喪的過程。 使用可靠的電子文檔管理系統 (EDMS) 可以幫助您更有效地組織文件，實現更順暢的協作並減少錯誤。
現代電子文件管理系統非常安全，可以取代雜亂無章、有時價格昂貴的物理存儲。 所有數字文件都通過加密和訪問控制權限進行保護。 此外，大多數平台都附帶工具來幫助您遵守數據安全法規。
為了幫助您了解更多信息，我們匯總了 6 個最佳電子文檔管理系統指南以及選擇一個系統時應考慮的事項。
如果您沒有時間通讀我們的研究，請跳轉到我們的快速比較表。
我們的首選
最好的一體化電子文檔管理系統
了解更多
適用於自動文件歸檔
適合在文檔上進行協作
在電子文檔管理系統中尋找什麼
最好的文檔管理軟件不僅僅可以存儲您的文檔。 以下是一些需要注意的關鍵功能：
- 文檔管理和檢索。添加標籤、類別和描述等元數據的功能可以讓您更輕鬆地存儲和組織您的電子文檔。 此外，還可以使用搜索功能快速定位和檢索任何文檔。
- 自定義訪問權限。允許某些員工訪問特定文檔，確保敏感信息的安全。 例如，Connecteam 允許您創建用戶和用戶組並分配批量權限。 一些系統也有密碼保護和加密功能。
- 協作功能。輕鬆共享文檔並與團隊成員協作處理文檔。 多個用戶可以同時編輯和評論文檔，促進團隊合作並簡化工作流程。
- 版本控制跟踪。查看過去的文檔版本和更改歷史記錄以供審計。 這也有助於更好地進行事實核查和協作。
- 合規性。企業必須遵守數據存儲和保護法規，因此尋找具有保留政策和審計追踪等功能的文件歸檔系統。
- 電子簽名功能。使您能夠與員工共享重要文檔，員工可以從自己的設備對這些文檔進行數字簽名。
- 分析和報告。生成報告以查看有關文檔活動、性能、使用情況等的數據。
- 移動應用。隨時隨地從任何設備訪問和管理文檔。
2023 年 6 個最佳電子文檔管理系統
Connecteam — 最好的一體式電子文檔管理系統
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
Connecteam在我們的列表中名列前茅，成為最好的一體化電子文檔管理系統。 它提供保護文件的安全功能，包括加密和訪問控制，並具有時尚、用戶友好的界面。
以下是 Connecteam 的突出功能，可幫助您輕鬆管理文檔。
通過集中式儀表板簡化文檔管理
使用 Connecteam，您可以在一個位置存儲和管理所有公司文檔。 員工可以直接上傳文件——包括證書、表格、個人和監管文件等。 一切都可以在集中式儀表板中查看，即使對於那些不太精通技術的人也可以輕鬆瀏覽。
使用Connecteam 的移動應用程序，您和您的團隊成員可以隨時隨地上傳和訪問文檔。 用戶友好的界面使導航到您需要查看的任何文檔變得簡單。
最重要的是，Connecteam 提供無限存儲空間。 這意味著您可以上傳和存儲的文檔的數量或大小沒有限制。
安全存儲和用戶權限以確保敏感信息安全
Connecteam 將您的所有文檔存儲在高度安全的雲中，並進行端到端數據加密。 這可以防止未經授權的第三方在您上傳、編輯或查看文檔時訪問您的文檔。 Connecteam 還運行行業標準的 256 位 SSL 加密。
此外，Connecteam 允許您為公司的所有用戶設置自定義權限。 您可以完全控制哪些員工可以訪問哪些文檔，以及他們是否可以編輯這些文檔。 這確保只有適當的人才能訪問敏感信息。
通過設置到期日期保持合規並使文檔保持最新
Connecteam 將向您顯示您已上傳文件的所有到期日期。 您還可以根據條目或類型在文檔上設置自定義到期日期。
此外，Connecteam 會在文件即將過期時自動通知您。 這樣，您就可以快速採取行動，確保重要文件和證書永遠不會過時。 它還可以更輕鬆地遵守有關文檔存儲的相關法律法規。
通過即時文件共享更順暢地入職
Connecteam 的文檔管理功能還可以簡化入職流程。 您的新員工可以直接從他們的移動設備上傳所需的文件和證明。 這些可以包括稅表、簽署的合同、個人文件等。 您將可以立即訪問這些文件，並且只需輕觸您的設備即可向員工索取其他文件。
您還可以提醒新員工上傳文件並創建清單，以便他們在入職期間打勾。 這樣可以確保沒有任何漏洞，因此新員工可以更快地完成入職。
應用內聊天和公司新聞提要，以實現更好的溝通
借助Connecteam 的內置聊天功能，您可以與團隊成員實時交流，無論他們何時何地工作。 在幾秒鐘內設置安全的一對一或群聊，並創建自定義用戶權限以確保對話的安全和上下文。
您可以在消息中發送圖像、視頻、音頻筆記和其他文件。 此外，推送通知可確保您的消息不會被遺漏。
Connecteam 還有一個社交媒體風格的公司新聞源，您可以使用它與您的整個團隊立即共享更新和公告。 安排帖子在最佳時間發布，查看誰查看了您的帖子，並使用 GIF、圖像等自定義公告。
關於文檔管理，這些功能使您能夠即時交流有關文檔的信息。 要求員工提交文件，讓他們知道一項重要的認證即將到期，或者同時向整個團隊索取文件。
以及更多
Connecteam 不僅僅是一個電子文檔管理解決方案。 它還具有培訓、任務管理、員工調度、獎勵和認可等功能。
Connecteam為員工人數不超過 10 人的團隊提供永久免費的小型企業計劃。 最多 30 個用戶的付費計劃起價僅為每月 29 美元，您還可以免費試用。
主要特徵
用於存儲、編輯和管理文檔的集中位置
無限文件存儲
自定義文檔訪問控制
文件上的有效期
即時文件共享
用於個人和群組消息傳遞的內置聊天
優點
易於使用，即使對於不太懂技術的用戶也是如此
移動應用程序，讓您可以隨時隨地上傳和訪問文檔
最多 10 人的團隊終身免費
一站式工作管理解決方案
缺點
更多集成即將到來
價錢
前 30 位用戶每月只需 29 美元起14 天免費試用提供免費計劃
14 天免費試用，無需信用卡
開始你的免費試用eFileCabinet 的 Rubex — 適用於自動文檔歸檔
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
eFileCabinet 的 Rubex是一個基於雲的文檔管理系統，具有自動文檔歸檔、團隊協作等功能。 它可以自動化文檔審批流程並提供文檔數據的可視化。 Rubex 提供搜索功能，可以按日期或關鍵字訪問和檢索文檔。 它可以作為移動或網絡應用程序使用。
管理人員可以設置用戶權限以防止某些用戶訪問或編輯特定文檔。 Rubex 還提供版本控制功能、文檔模板、電子簽名、文件共享和文件請求。
通過 eFileCabinet 了解更多關於 Rubex 的信息主要特徵
- 電子簽名
- 文件自動歸檔
- 移動和網絡應用程序
- 用戶權限和版本控制
優點
- 提供與第三方軟件的集成
- 可以搜索丟失的文件
缺點
- 未公開定價
- 基本付費計劃中的功能有限
價錢
聯繫供應商了解價格試用：是免費計劃：否
Zoho Docs — 非常適合文檔協作
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
Zoho WorkDrive是一個基於雲的文檔管理系統，專注於團隊協作。 憑藉其團隊文件夾功能，用戶可以實時彼此共享文檔。 多個用戶還可以同時處理文檔。
用戶可以離線備份文檔，當他們重新連接到互聯網時數據將同步。 他們還可以在文件夾和子文件夾中組織文檔，並按位置、類型、關鍵字或名稱搜索它們。
該軟件還提供版本控制、訪問權限和報告，包括審計跟踪和文件訪問統計。 此外，它還具有安全功能，並為用戶提供對 Zoho 辦公套件的訪問權限。
Zoho WorkDrive 擁有適用於 Android 和 iOS 設備的移動應用程序以及桌面應用程序。 不幸的是，沒有可用的免費計劃。
了解有關 Zoho Docs 的更多信息主要特徵
- 團隊文件夾
- 版本控制和訪問權限
- 離線數據備份
- 移動應用
優點
- 可以將文件夾設置為“公共”或“私人”
- 快速檢索文檔的搜索功能
缺點
- 沒有免費計劃
- 較低級別計劃中的文件上傳限制可能會受到限制
價錢
起價為 5 美元/用戶/月試用：是免費計劃：是
PandaDoc — 適合接受電子簽名
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
Pandadoc是一個基於雲的文檔管理程序，帶有用於電子簽名和合同管理的工具。 雇主可以使用拖放式文檔創建工具來創建自己的文檔。 有一個模板庫，可為各種類型的文檔提供起點。
雇主還可以查看文件歷史記錄並使用版本跟踪來監控隨時間的變化。 應用程序內提供文件共享。 可以創建訪問控制來限制誰可以查看哪些文件。
不幸的是，Pandadoc 對於較大的團隊來說可能變得非常昂貴。 每位用戶每月 19 美元起。 對於一個 100 人的團隊來說，這相當於每月 1,900 美元。
了解有關 PandaDoc 的更多信息主要特徵
- 拖放式文檔創建
- 版本歷史
- 訪問控制
- 文件共享
優點
- 便於使用
- 大型模板庫
缺點
- 高價
- 可能有點慢
價錢
起價為 19 美元/用戶/月試用：是 — 14 天免費計劃：是
DocuWare — 適用於發票管理
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
- 視窗
DocuWare是一個自動化文檔管理系統，帶有發票和電子簽名工具。 雇主可以使用中央管理儀表板來組織文件。 所有存儲的信息都通過其他安全措施進行加密和保護，並且有一些第三方集成。
員工、客戶和其他具有訪問權限的人可以使用移動應用程序查看和編輯文檔。 經理可以設置帶有截止日期的行動項目。 有一個內置的文件搜索，文檔可以按文件類型排序。 可以使用精細的訪問控制來確保合適的人可以看到合適的文檔。
一個潛在的問題是 DocuWare 的計劃都帶有存儲限制。 即使是最高端的套餐也僅提供 250GB 的存儲空間，最多可供 100 位用戶共享。
了解有關 DocuWare 的更多信息主要特徵
- 安全文件存儲
- 精細訪問控制
- 內置文件搜索
- 第三方集成
優點
- 良好的訪問控制
- 易於使用的移動應用程序
缺點
- 所有計劃都有存儲限制
- 沒有免費試用或免費計劃
價錢
聯繫供應商了解定價試用：無免費計劃：無
Oneflow——適合合同管理
可用時間
- 網絡
Oneflow是一個專門的合同管理程序。 雇主可以與合同創建者一起從頭開始建立數字合同，並且有可定制的模板。 訪問權限確保只有相關人員才能查看合同並與之交互。
還有協作工具，包括實時編輯業務文檔的能力。 每個人都可以通過可配置的通知隨時了解最新信息，並且可以使用電子簽名工具在線簽署 Oneflow 合同。
主要缺點是 Oneflow 專為合同創建和管理而設計。 它對更一般的文檔管理沒有用。
了解有關 Oneflow 的更多信息主要特徵
- 合同管理
- 合約建造者
- 訪問控制
- 協作工具
優點
- 快速創建合約
- 可定制的合同模板
缺點
- 限於合同管理
- 比較貴
價錢
起價為 18.42 美元/用戶/月試用：是免費計劃：是
比較最好的電子文件管理系統
| 話題 |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 點評 |   | | | | | |
| 價錢 | 前 30 位用戶每月只需 29 美元起 | 價格聯繫供應商 | 起價為 5 美元/用戶/月 | 起價為 19 美元/用戶/月 | 聯繫供應商定價 | 起價為 18.42 美元/用戶/月 |
| 免費試用 | 是的 14天 | 是的 | 是的 | 是的 14天 | 不 | 是的 |
| 免費計劃 | 是的 最多 30 個用戶 | 不 | 是的 | 是的 | 不 | 是的 |
什麼是電子文檔管理系統？
電子文檔管理系統 (EDMS) 是一種基於雲的軟件，允許組織以數字方式存儲、管理和訪問重要文檔。
這些系統取代了物理存儲解決方案，例如將紙質文件存儲在文件櫃中。 相反，它們提供了一個安全的中央位置來存儲文檔。 可以把它想像成電子文件管理，訪問和檢索都很簡單。 企業可以存儲從發票和合同到員工記錄和培訓材料的所有內容——還有更多。
EDMS 軟件還可以自動執行文檔工作流程，例如批准和審查流程。 這有助於提高生產力並節省企業時間。 此外，這些系統通常具有控制對某些文檔的訪問和跟踪對文檔所做編輯的功能。 這有助於提高數據安全性。
此外，這些系統減少了紙張使用並消除了丟失或錯放的文件。 從長遠來看，這可以為企業節省資金。
電子文檔管理系統如何工作？
電子文件管理系統通過安全地存儲企業員工上傳的所有文件來工作。
要使用其中一個系統，企業首先需要下載 EDMS 軟件。 大多數都可以作為移動和/或桌面應用程序使用。 有些還可以通過網絡瀏覽器訪問。 員工可以將應用程序直接下載到他們的移動設備或在他們的台式計算機上訪問該軟件。
然後，企業需要培訓員工如何使用該系統，並製定上傳和組織文件的流程。 員工和經理都可以上傳文件，雇主可以為員工可以上傳的文件類型設置自定義規則。
文檔上傳到系統後，員工可以隨時隨地訪問它們。 他們可以按標題、日期、作者、關鍵字或其他條件搜索文檔。 這些系統還允許員工在文檔上相互協作。 多個員工可以同時處理同一個文檔，系統可以跟踪每個用戶所做的更改。
管理人員可以使用這些系統來確保文件得到安全存儲，並為需要它們的員工提供訪問權限。
電子文件管理系統的好處
易於訪問和檢索
這些系統使您可以隨時隨地快速輕鬆地訪問文檔。 這使您和您的員工更容易彼此訪問和共享文檔。
同樣，EDMS 軟件為用戶提供了工具，可以快速搜索他們正在尋找的確切文檔。 他們可以按關鍵字、標題、作者、日期和各種其他標准進行搜索。 無需再翻閱堆積如山的文檔來找到您要查找的文檔。
節省時間
電子文檔管理系統使文檔工作流程中許多耗時的部分自動化。 它們消除了手動文檔審查、批准和處理的需要。 這可以騰出您的時間，讓您可以回到更重要的工作上。
增強協作並提高生產力
這些系統使員工可以輕鬆地協作處理文檔。 多人可以同時編輯文檔，EDMS 軟件將自動跟踪每個用戶所做的獨特更改。
通過改進協作和簡化文檔工作流程，這些系統最終也將提高生產力。
提高安全性
大多數 EDMS 軟件解決方案允許您為某些文檔和/或用戶設置自定義訪問權限。 這確保只有授權人員才能訪問敏感甚至機密材料。 同樣，該軟件可以跟踪用戶對文檔所做的更改。 這樣，您就可以很容易地看到誰負責某些更改。
增強合規性
這些系統使您可以輕鬆確保根據相關法律法規存儲和管理文檔。 通過可靠的方式來存儲和訪問文檔，您可以維護準確、最新的記錄，並在需要時立即生成它們。
降低成本
使用 EDMS 軟件，您不必擔心打印和存儲紙質文檔的費用。 通過將文檔數字化並以電子方式存儲它們，這些系統還消除了對可能昂貴的物理存儲空間的需求。 從長遠來看，這可以為您的企業節省大量資金。
電子文檔管理系統的成本是多少？
大多數係統按每個用戶每月定價。 例如，Panadoc 向每位用戶收取每月 19 美元的費用。 另一方面，Zoho WorkDrive 的基本計劃每月向每位用戶收取 3 美元多一點的費用。 但是，它不包括對其所有功能的訪問。 您必須每月為其他工具支付更多費用。
一些解決方案不會公開列出他們的定價計劃。 這意味著您必須直接聯繫供應商以獲取定價信息。
Connecteam 的定價透明，為各種規模的企業提供負擔得起的選擇。 最多 10 人的團隊可以終身免費使用 Connecteam。 較大的團隊可以利用付費計劃，起價僅為每月 29 美元，最多可容納 30 位用戶。之後，每個額外的用戶每月只需支付 0.50 美元。
Connecteam 還提供免費試用，您可以在使用付費計劃之前對其進行測試。
常見問題
什麼是電子文件的例子？
電子文檔是可以以電子方式創建、編輯和存儲的任何文檔。 一些示例包括 PDF 文件、Excel 電子表格和 Microsoft Word 文檔。 您可以使用電子文檔管理系統（例如 Connecteam）以數字方式存儲和管理您的文檔。
什麼是電子文檔管理系統的示例？
市面上有許多電子文檔管理系統，例如 Microsoft SharePoint、Google Drive 和 Alfresco。 但是，這些都沒有 Connecteam 提供那麼多的功能。 Connecteam 具有強大的文檔管理功能以及日程安排、活動規劃、入職和培訓等工具。
EDMS 和 ERMS 之間有什麼區別？
電子文檔管理系統 (EDMS) 用於存儲和管理電子文檔。 電子文件管理系統 (ERMS) 更為全面，用於在整個生命週期內管理文件。 電子記錄不僅包括文檔，還包括電子郵件、圖像、社交媒體帖子等。
簡而言之，EDMS 專注於文檔存儲和管理。 同時，ERMS 具有更高級的記錄管理功能，其中可以包括文檔。
電子文檔管理系統的底線
電子文檔管理系統 (EDMS) 使各種數字文檔的存儲、管理和協作變得容易。 用戶可以隨時隨地訪問和檢索它們。
使用 EDMS 軟件，企業可以從節省時間、降低成本以及提高生產力和協作中獲益。 此外，他們可以放心，因為該軟件可以確保他們的業務合規和數據安全。
市面上有許多 EDMS 軟件解決方案，但Connecteam 是最好的。 憑藉時尚的中央儀表板、文件共享功能、應用程序內聊天等等，Connecteam 擁有您的企業輕鬆管理文檔所需的一切。 最多 30 個用戶的起價僅為每月 29 美元。 擁有最多 10 個用戶的企業可以終身免費訪問 Connecteam。
註冊 14 天免費試用，親身體驗 Connecteam 的價值。