2023 年 6 款最佳員工檔案管理軟件
已發表: 2023-03-26不良的文檔管理實踐可能會導致您的人力資源部門效率低下和頭痛。 使用員工文件管理軟件系統簡化您的員工記錄。
整理和歸檔物理文檔效率低下且耗時，但大多數電子系統也好不了多少。 問問曾經犧牲數小時解析過載的 Excel 文件的任何人。
這就是文件管理軟件系統的用武之地。這項創新技術可幫助您分類、歸檔和檢索重要的員工信息和文檔。 在本指南中，我們將介紹 2023 年排名前六的員工管理軟件系統。了解它們的優勢、劣勢和獨特功能。
如果您沒有時間通讀我們的研究，請跳轉到我們的快速比較表。
我們的首選
最好的多合一文件管理軟件
了解更多
適合數字化文檔
有利於合同管理
在員工檔案管理軟件中尋找什麼
最好的文檔管理系統可以減少低效的流程。 以下是他們提供的主要功能：
- 自動提醒會促使員工上傳丟失的文件，從而讓 HR 員工能夠專注於更高價值的任務。
- 即時通信讓每個人都在同一頁面上，並確保員工可以更快地開始工作。
- 簡單的導航工具甚至可以幫助最不了解技術的員工快速找到他們需要的東西。
- 無限存儲確保您可以上傳和整理對您的業務至關重要的所有文檔。
- 知識庫提供了一個中央樞紐來存儲和檢索內部文檔，例如例行表格或員工手冊。
採用像 Connecteam 這樣的移動優先文件管理系統，您可以與全球大約 80% 無法使用辦公桌的員工建立聯繫。
2023 年 6 款最佳員工檔案管理軟件
Connecteam — 最好的一體化文件管理軟件
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
Connecteam位居我們 2023 年最佳員工文件管理軟件榜首。它為員工提供了一個安全的位置來上傳他們的基本文件，因此您不再需要將員工帶到辦公室只是為了填寫文書工作。 對於擁有分散或高度移動勞動力的企業而言，這意味著可以節省大量時間和金錢。 讓我們仔細看看 Connecteam 提供的功能。
在一個易於管理的中心找到您的所有文檔
Connecteam 讓您可以將所有重要文檔集中在一個虛擬中心。 您可以從世界任何地方訪問您的員工文件、合同等。
高效且可自定義的排序機制意味著您不必擔心文件歸檔錯誤或文檔缺失。
快速協作工具讓您的員工保持聯繫
Connecteam 不僅僅可以讓您共享文檔和其他文件，例如視頻和照片。 它還具有警報功能。 使用它與您的整個公司、單個團隊或部門或僅與一名員工進行溝通。 您可以發送有關更改政策或需要完成持續教育要求的通知。
您還可以設置自動通知，提醒您的員工上傳所需文件或更新時間敏感的材料。
通過精細的權限設置維護員工隱私
人事檔案中充斥著敏感材料。 幸運的是，Connecteam 的直觀界面讓您可以通過其權限中心輕鬆管理誰可以看到什麼。 您可以授予特定用戶訪問相關文件或詳細信息的權利，並遵守法律和公司的內部政策。
在創紀錄的時間內入職新員工
Connecteam 讓員工直接上傳文件，從而加快入職流程。 您還可以收集電子簽名並以電子方式發送和接收相關文件。
使用全面的人力資源工具套件提高工作效率
Connecteam 超越了文件管理軟件。 它還配備了廣泛的員工管理功能，例如日程安排、工資單和時間跟踪功能。 人力資源部門幾乎可以通過 Connectstream 管理人事管理的各個方面。
此外，人力資源工作人員可以利用 Connecteam 的協作工具來共享文件以及發送和接收安全通信。 Connecteam 為 HR 員工提供多種消息傳遞工具。 例如，他們可以打開私人通信渠道與員工進行一對一聊天，或者通過群聊向全公司發佈公告。
主要特徵
它是移動優先的移動訪問
精細的隱私設置讓您可以通過權限設置控製文檔訪問
自動提醒讓員工知道何時上傳重要文件
在您的數字存儲空間中存儲無限的文檔
其簡化的入職流程減少了不必要的低效率
簡單的導航功能讓您毫不費力地找到任何文檔
優點
在一個安全位置管理所有員工文件
更快、更高效地入職員工
讓員工從他們的移動設備上傳重要文件
簡單的查找功能使文檔管理變得容易
缺點
培訓僅限數字
價錢
前 30 位用戶每月只需 29 美元起14 天免費試用提供免費計劃
14 天免費試用，無需信用卡
開始你的免費試用DynaFile — 適用於數字化文檔
可用時間
- 網絡
DynaFile為企業提供了一個基本的數字文檔管理系統，重點是數字化。 掃描時條形碼會自動添加到文檔中，以便於檢索。 其他功能包括批量掃描以更快地組織不相關的材料、雲協作、基於網絡的存儲和管理控制。 它缺少一些高級功能，但 DynaFile 允許工作人員通過安全的數字渠道共享和評論文檔。
Dynafile 專注於掃描和分揀，這使其適合仍然固守舊文件櫃的公司。 但是，尋找現代的一體化員工管理軟件系統的雇主可能在其他地方會得到更好的服務。
了解有關動態文件的更多信息主要特徵
- 自動分配條形碼以幫助文檔檢索
- 電子簽名採集
- 批量掃描能力
- 經理可以分配訪問權限
優點
- 基於 Web 的存儲使您可以輕鬆地隨時隨地訪問文檔
- 雲協作功能提高了位置之間的效率
缺點
- DynaFile 網站上未列出的價格
- 沒有免費試用
價錢
聯繫供應商了解價格試用：無免費計劃：無
Avokaado——適合合同管理
可用時間
- 網絡
Avokaado是一個具有員工文檔存儲功能的合同管理系統。 雇主可以從 Avokaado 的可定制模板創建合同，請求電子簽名，並在辦公室舒適地歸檔和分類合同。
雇主無需從頭開始重寫合同，而是可以使用 Avokaado 的基於條款的自動化功能來創建一個通用條款庫，以便在他們認為合適的時候換入或換出。 其他功能包括雇主可以為自己或員工設置的自動提醒。 例如，他們可以在員工的健康保險計劃開始公開註冊或需要更新行業特定認證時提醒員工。
遺憾的是，Avokaado 目前僅提供英文版本。 如果他們的工作跨越國際邊界，雇主可能需要另一個軟件系統。
了解有關 Avokaado 的更多信息主要特徵
- 訪問合同模板庫
- 電子簽名“發送和請求”能力
- 重要文件的集中中心
- 永久免費計劃提供強大的功能
優點
- 永久免費計劃可用
- 提供可修改的合同模板
缺點
- 僅提供英文版
- 模板數量有限
價錢
起價為 35 美元/用戶/月試用：是免費計劃：是
GoCo——適合新員工入職
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
GoCo是一款一體化的 HR 軟件解決方案，涉及多種工作場所功能。 它提供了詳細的工作流程創建功能，可以讓雇主通過詳細的任務清單和必要文件歡迎新員工，從而順利入職。
它還支持自動提醒和截止日期，因此管理人員不必手動創建提醒來向新員工發送他們的健康保險文件。
GoCo 還提供一系列標準的 HR 軟件功能，例如電子簽名收集功能和文檔歸檔。 用戶可以自動化各種可重複的人力資源實踐，從入職到績效評估。
與此列表中的其他一些條目不同，GoCo 不支持許多第三方集成。 尋求更靈活系統的雇主可能會發現 GoCo 不能滿足他們的所有需求。
了解有關 GoCo 的更多信息主要特徵
- 具有可構建的清單和提醒
- 通過電子郵件發送電子簽名收集請求的選項
- 包括專有的薪資軟件
- 針對各種 HR 任務的可定制工作流程
優點
- 移動應用適用於 Apple 和 Android 設備
- 提供多種自動化功能
缺點
- 模塊數量有限
- 沒有免費試用
價錢
起價為 5 美元/用戶/月試用：是免費計劃：是
DocuSign — 適合管理大量合同
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
DocuSign幫助人力資源部門在發送和接收大型合同時遵守國內和國際法律。 用戶可以通過突出顯示需要簽名的區域來加快簽名過程，並且可以讓他們為預期的收件人設置顏色代碼框。
雖然 DocuSign 保留了一些基本的員工文檔歸檔、分類和檢索功能，但很明顯該軟件的主要重點在於合同領域。 雇主可以發送具有電子簽名功能的數字合同，而不是親自追捕員工以獲得他們的簽名。 此功能對於擁有許多合同工、遠程員工和經常不在辦公室工作的員工的企業很有用。
但是，它缺乏深入的 HR 功能，這意味著它可能需要與其他軟件解決方案搭配使用才能達到最佳效果。
了解有關 DocuSign 的更多信息主要特徵
- 全面的合規性和數據治理標準
- 顏色編碼功能
- 重要文件的中央數字存儲庫
- 增強身份驗證
優點
- 使合同創建和簽名收集變得容易
- 提供大量第三方集成
缺點
- 沒有考慮到全面的人力資源功能
- 對文件數量和文件大小的限制
價錢
起價為 10 美元/用戶/月試用：是免費計劃：是
Eddy——適合小型企業
可用時間
- 網絡
- 視窗
- 蘋果
Eddy自稱是本地企業的人力資源軟件解決方案。 它的核心功能圍繞著為小型企業自動化日常人力資源任務。 它跟踪員工的工作時間，協助入職和離職，並讓用戶為員工創建檔案。 它還帶有內置分析的自動報告功能。
可定制的文件管理功能讓用戶可以根據內部流程對文檔進行分類。 與大多數文件跟踪系統一樣，所有內容都存儲在一個方便的中心。
不幸的是，Eddy 不允許用戶跟踪哪些文檔仍需要簽名，這可能會減慢它尋求自動化的 HR 任務。
了解更多關於艾迪的信息主要特徵
- 可隨時隨地跟踪和管理員工的移動時鐘
- 申請人招募和跟踪
- 具有詳細分析的關鍵指標跟踪
- 可以從中央文檔中心存儲和檢索員工文件
優點
- 全面的人力資源管理功能
- 員工目錄功能可用
缺點
- 必須致電定制報價
- 某些功能僅作為付費附加組件提供
價錢
起價為 49 美元/月 + 8 美元/用戶/月試用：無免費計劃：無
比較最好的員工文件管理軟件
| 話題 |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 點評 |   | | | | | |
| 價錢 | 前 30 位用戶每月只需 29 美元起 | 價格聯繫供應商 | 起價為 35 美元/用戶/月 | 起價為 5 美元/用戶/月 | 起價為 10 美元/用戶/月 | 起價為 49 美元/月 + 8 美元/用戶/月 |
| 免費試用 | 是的 14天 | 不 | 是的 | 是的 | 是的 | 不 |
| 免費計劃 | 是的 最多 30 個用戶 | 不 | 是的 | 是的 | 是的 | 不 |
什麼是員工檔案管理軟件？
員工文件管理系統將員工記錄和其他數字文檔存儲在中央數據庫中。 它通過將員工記錄從文件櫃移動到基於雲的電子文件，從而更容易檢索重要或機密信息，從而幫助人力資源專業人員簡化工作流程並提高效率。
軟件系統還可以幫助公司遵守各種法律法規。 例如，卡車運輸公司的員工文件管理軟件系統可以檢測到司機的 CDL 需要更新，並可以發送有用的提醒，以便司機和公司保持合法。
員工文件管理軟件如何工作？
員工文件管理軟件系統將快速通信與強大的網絡安全措施相結合，例如加密軟件、HTTPS 協議和雙因素身份驗證。 與傳統的紙質環境相比，敏感信息（例如帶有員工社會保險號的人事檔案）可以得到更安全的保護。
文檔定位器讓 HR 專業人員可以更高效地開展工作。 例如，如果 HR 需要將上述社會安全號碼提供給薪資人員，他們可以使用軟件的搜索工具功能在幾秒鐘內調出該文件。
其他功能可以加快日常業務流程。 例如，電子合同可以在幾分鐘內通過電子郵件發送、簽署、收集和歸檔。 在遠程工作時代，這已成為任何試圖在當前市場中保持競爭力的企業的必要條件。
該軟件還可以讓員工通過在線門戶提交文件，並將文件發送給相應的部門或個人，從而節省企業時間。
員工檔案管理軟件的好處
員工文件管理系統不僅僅可以使您的辦公室現代化。 它保護重要的員工信息，同時通過自動執行日常任務來提高員工效率。 輕鬆查找功能意味著不再需要篩選文件櫃或組織不當的桌面文件。
在公司內培養協作精神
該軟件作為單一事實來源，促進了部門之間更緊密的協作。 您可以將公司範圍內的所有數據集中在一個可訪問的中心，而不是依賴可能包含過時或錯誤信息的重複信息源。
提高工人的工作效率可以讓公司重新賺到錢。 通過提高效率節省的每一小時都意味著額外的一小時可以花在其他與工作相關的任務上。
完全遵守政府和行業法規
員工文件管理軟件可幫助公司遵守政府和行業法規。 例如，它可以微調權限設置以避免洩露敏感的員工信息，如社會保障或駕照號碼。 未經授權共享任何一條信息都可能導致企業違反 2020 年加州隱私權法案。
使用提高效率的工具收回您的時間
移動友好的文檔上傳選項讓員工可以從世界任何地方將重要的文書工作輸入到他們的員工檔案中，從而使人力資源經理的生活更輕鬆。 將您的 HR 員工解放出來從事更高附加值任務的 ROI 將為該軟件支付數倍的費用。
員工檔案管理軟件的成本是多少？
員工文件管理軟件的成本因公司而異。 雖然存在一些永久免費的軟件系統，但大多數程序都有每月訂閱的基本價格加上每位用戶的額外費用。 對於某些計劃，這可能會很快增加到每月數百美元。 例如，DocuSign 的 Business Pro 計劃每位用戶每月收費 40 美元。 如果您只向該計劃添加五名員工，您將每月支付 200 美元。
其他軟件公司會讓您打電話與銷售代表討價還價。 如果您正在尋找有競爭力的報價，缺乏透明定價可能會令人沮喪。 相比之下，Connecteam 全面提供低廉且透明的定價。 您甚至可以開始使用我們完全免費的小型企業計劃（最多 10 個用戶）。 前 30 位用戶的付費計劃每月收費29 美元至 99 美元，每增加一名用戶只需 0.50 美元至 3 美元，具體取決於選項。
常見問題
如何在我的計算機上組織我的 HR 文件？
使用專用的HR文件管理軟件，按用途編制文件。 Connecteam 等文件管理系統可以幫助您將所有員工文件集中在一個安全位置。
哪個是最好的人力資源軟件？
Connecteam 結合了可靠的功能和直觀的用戶界面。 其創新的移動就緒系統讓員工可以直接從智能手機上傳文件。 您還可以利用其強大的自動化系統，讓您的 HR 專業人員騰出時間來處理其他任務。
哪些軟件用於存儲員工的詳細信息？
您可以將您的員工信息存儲在文檔管理軟件系統中。 Connecteam 讓您可以輕鬆地從一個中央位置存儲、分類和訪問 HR 文件，因此您始終可以將重要的員工數據放在手邊。
員工檔案管理軟件的底線
員工檔案管理軟件通過加快日常人力資源流程來提高工作效率。 它還通過為員工信息和文檔提供單一真實來源來幫助企業運作。
Connecteam 是一款功能強大的一體式員工文件管理軟件系統。 它以其全面的功能集在競爭中脫穎而出。 其他軟件包無法觸及常見的痛點，但 Connecteam 提供了完整的員工文件管理工具集。