2023 年 6 個最佳知識庫軟件平台
已發表: 2023-03-20知識庫軟件可以幫助您為員工和客戶組織信息，提高效率並降低客戶服務成本。 我們回顧了 2023 年的 6 個最佳知識庫系統。
無論是培訓新員工、回答客戶詢問，還是跟上最新的行業趨勢，企業都需要可靠的知識庫系統來幫助他們保持井然有序和高效。
知識庫軟件使公司能夠輕鬆存儲和管理重要信息，如培訓材料、產品信息、常見問題 (FAQ)、內部政策和程序等。 它提供了一個集中的知識庫，因此所有團隊成員都可以訪問相同的準確和最新信息。 該軟件還可以幫助公司降低支持成本並提高客戶滿意度。
在本文中，我們討論了當今可用的 6 個最佳知識庫系統，以及如何為您的業務選擇正確的解決方案。
如果您沒有時間通讀我們的研究，請跳轉到我們的快速比較表。
我們的首選
最好的一體化知識庫軟件
了解更多
適合提供客戶支持
適合從網絡導入信息
如何選擇知識庫軟件
最好的知識庫平台將具有以下大部分或全部功能：
- 全面的搜索功能：知識庫系統應該有一個強大的搜索引擎，可以從文章、常見問題解答和其他資源中快速檢索相關信息。
- 內容創建和內容管理工具：優先考慮擁有自己創建、編輯和管理文章及其他資源工具的知識庫軟件。這包括創建內容、向作者分配權限以及跟踪文章使用和反饋的能力。
- 協作功能：您的知識庫工具應該支持員工之間的協作，例如評論文檔和提出改進建議的能力。
- 自動文件同步：因此員工始終使用每個資源的最新版本。
- 無限存儲：最好的軟件可以讓您根據需要存儲盡可能多的信息。
- 訪問控制：訪問控制確保員工只能訪問與其角色相關的信息。您還可以切換權限，以便只有某些員工可以編輯知識庫中的資源。
- 安全功能：最好的系統還將提供基於角色的權限和加密等安全功能。例如，Connecteam 使用端到端數據加密，因此您公司的內容始終是安全的。
- 與其他工具集成：系統應與員工使用的其他工具和系統集成，例如 HR 軟件、項目管理工具和電子郵件。
- 分析和報告：選擇可以提供分析和報告功能的軟件，以跟踪員工如何使用知識庫並確定需要改進的領域。
- 移動訪問：使員工能夠隨時隨地訪問知識庫。例如，Connecteam 為 Android 和 iOS 提供用戶友好的應用程序。
2023 年 6 個最佳知識庫軟件平台
Connecteam — 最好的一體式知識庫軟件
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
Connecteam 是一個一體化的員工管理解決方案，具有內置的知識庫功能，以及用於日程安排、任務管理、時間跟踪、溝通、培訓等的工具。
使用 Connecteam，創建一個您的員工可以從任何地方訪問的中央信息存儲庫非常簡單。
讓我們仔細看看 Connecteam，重點關注其出色的知識庫功能。
毫不費力地為您的團隊創建和組織信息
Connecteam 使建立有用的知識庫變得輕而易舉。 它具有拖放界面，因此您可以快速創建用戶友好的頁面，員工可以輕鬆瀏覽。
您可以通過直觀的創建工具向頁面添加視頻、文檔、語音消息、圖像等。
Connecteam 可用於存儲許多不同類型的文件——手冊、指南、員工手冊、教學視頻、設備和庫存清單、客戶和合同信息等。
您不僅可以將所有公司信息保存在一個地方，還可以根據需要創建任意數量的知識庫。 您甚至可以為組織中的每個部門建立不同的知識庫。
控制誰可以查看、創建和編輯內容以提高安全性
Connecteam 提供精細的用戶設置。 這意味著您可以控制哪些員工可以查看、編輯或創建內容。 例如，您可以設置權限，使某些內容僅對高級管理人員可見。
這不僅對數據安全很重要，而且還有助於為每個用戶簡化您的知識庫，因為他們只能看到與他們相關的數據。
移動應用程序使員工無論身在何處都可以訪問有用的文檔
Connecteam 具有適用於 Web、iOS 和 Android 的用戶友好型應用程序。 員工可以從任何地方在他們的移動設備或瀏覽器中查看知識庫。 在工作期間，他們還可以直接在 Connecteam 應用程序中檢查班次、與團隊成員溝通並提交表格。
當重要文檔存儲在一個可以從任何地方訪問和編輯的地方時，管理人員和員工會方便得多。 Connecteam 確保每個人都能隨時掌握最新信息。
深入了解員工如何使用您的知識庫
Connecteam 提供有關您的團隊如何使用知識庫的報告和分析。 您可以查看他們訪問最多的文檔以及人們進行的搜索類型。
您可以使用這些見解來決定如何最好地改進您的文檔以及將來要關注的重點。
盡可能多地存儲
Connecteam對您添加到知識庫中的文件的數量或大小沒有限制。 您可以根據需要存儲盡可能多的內容，以維護一個全面的知識庫。 添加書面指南、圖片、視頻、有用的提示、培訓手冊等！
確信您的公司數據是安全的
Connecteam 是為數不多的提供真正端到端數據加密的知識庫解決方案之一。 這意味著數據在從發送方到接收方的整個過程中都受到保護。 數據也在 Connecteam 的數據庫中加密，使任何未經授權的人幾乎不可能訪問您的數據。
文件不會存儲在員工的設備上，您可以在員工離職時立即撤銷知識庫訪問權限。
提供有吸引力的員工培訓
Connecteam 超越文件和文檔，為您的員工提供動態培訓體驗。
您可以快速創建課程、測驗和現場小組討論，讓新員工的入職培訓變得方便、有趣和吸引人。 您還可以在 Connecteam 的儀表板中查看每個員工在培訓中的進展情況。 另外，您可以發送調查和投票以收集團隊成員的反饋。
主要特徵
拖放內容編輯器
端到端數據加密
無限存儲空間
精細的用戶權限設置
關於知識庫使用情況的報告和見解
參與員工培訓功能
優點
可從任何地方訪問，因此員工始終了解最新信息
存儲許多不同類型的媒體和文件
通過測驗、視頻和教程使培訓變得有趣
滿足您業務需求的多合一員工管理工具
缺點
作品中的其他集成
價錢
提供終身免費計劃30 位用戶的高級計劃起價為每月 29 美元
14 天免費試用，無需信用卡
開始你的免費試用Help Scout——適合提供客戶支持
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
Help Scout是一種面向企業的客戶支持工具，可通過電子郵件、信使和聊天提供跨渠道支持。 它還提供自助服務支持選項，包括知識庫。
Help Scout 的客戶知識庫非常基礎。 可以使用 HTML 或文本創建頁面，用戶可以從模板設計中選擇頁面的外觀。 知識庫可以通過側邊欄和彈出窗口嵌入到其他頁面中。
由於 Help Scout 專注於面向客戶的知識庫，因此對於尋求私有內部知識庫系統的公司而言，它並不是最佳選擇。
了解有關 Help Scout 的更多信息主要特徵
- 快速幫助中心網站部署
- 顯示用戶交互趨勢
- 支持多種知識庫
- 知識庫可以用密碼保護
優點
- 響應式設計適用於移動設備
- 關於人們如何使用知識庫的數據
缺點
- 私人員工知識庫的有限功能
- 昂貴的
價錢
起價為 20 美元/用戶/月試用：是免費計劃：否
Guru——適合從網絡導入信息
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
Guru是一個知識管理系統，它使用 AI 來幫助管理者改進他們的知識庫內容。 它可以向管理人員發送提醒以更新知識庫並提出改進意見。
Guru 可以從 Slack 和網絡導入信息，以加速知識庫的創建。 雇主還可以要求特定員工（例如主題專家或高級管理人員）定期驗證知識庫文章。
但是，Guru 的搜索功能相對較慢，並且其用戶訪問權限系統受到限制。 這使得難以與特定人員而不是整個組織共享內容。
了解有關大師的更多信息主要特徵
- 瀏覽互聯網以獲取信息以填充知識庫
- 與大約 40 個第三方應用程序集成
- 使用集合、板和標籤組織信息
- 檢測重複內容
優點
- 人工智能可以提出改進建議
- 可以從各種來源導入數據
缺點
- 基本用戶訪問權限系統
- 相當慢
價錢
起價為 5 美元/用戶/月試用：是 — 30 天免費計劃：是
Document360 — 適用於自助式客戶知識庫
可用時間
- 網絡
- 視窗
- 蘋果
Document360是一個用於創建客戶或員工知識庫的平台。 它可用於創建具有自定義主頁和域名的公共或私人知識庫站點。
Document360 提供了一個可嵌入的小部件，可以放置在網站上，供客戶從知識庫中訪問自助服務答案。 該軟件還可以與第三方網站工具集成，如 Drift、Intercom 和 Disqus。
雖然 Document360 可用於內部知識庫，但其主要重點是面向客戶的文檔。 私人知識庫僅適用於價格最高的計劃。
了解有關 Document360 的更多信息主要特徵
- 公共和私人知識庫
- 提供額外的語言本地化
- 從 50GB 驅動器存儲
- 自定義域名
優點
- 可用於面向客戶和內部知識庫
- 提供有關客戶如何使用網站的報告
缺點
- 比較貴
- 私人知識庫僅適用於高級計劃
價錢
起價為 99 美元/項目/月試用：是 — 14 天免費計劃：否
概念——適合管理項目
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
- 視窗
- 蘋果
Notion是一種項目管理工具，可將信息存儲在中央位置。 它的功能很像 wiki，允許所有團隊成員編輯頁面。 創建的頁面主要是基於文本的，但管理人員可以從概念的模板創建頁面。
Notion 可以用作項目管理工具，其中包含項目狀態、時間表和任務的概覽。 它還與 GitHub 和 Jira 等計算工具集成。 這使得它成為工程、產品和設計團隊合作完成項目的可靠選擇。 然而，其他公司可能更喜歡更傳統的知識管理系統。
了解有關概念的更多信息主要特徵
- Wiki 風格的文檔編輯
- 可導入的頁面模板設計
- 項目管理功能
- 與 GitHub 等版本跟踪軟件配合使用
優點
- 適合在開發過程中記錄軟件
- 用於多功能性的可導入模板
缺點
- 基本頁面編輯器
- 信息難以瀏覽
價錢
起價為 4 美元/用戶/月試用：無免費計劃：是
Helpjuice — 適用於客戶支持門戶
可用時間
- 網絡
Helpjuice是一種知識庫工具，主要側重於客戶支持。 它提供模板和主題來創建客戶支持門戶。 基於網絡的界面允許用戶根據他們的互動為訪問者創建具有不同答案的多項選擇題。
Helpjuice 還可用於為員工創建有限的內部知識庫。 管理員可以在內置編輯器中創建文檔並設置訪問控制。 但是，它缺乏對圖像、視頻和交互頁面的良好支持，並且沒有移動應用程序。 但它可能適合主要分享基於文本的文章的公司。
了解有關 Helpjuice 的更多信息主要特徵
- WYSIWYG（所見即所得）文檔編輯器
- 知識庫頁面使用和搜索分析
- 超過 12 個可定制的主題
- 簡單的文檔搜索
優點
- 文章可以設置為公開或私有
- 為網絡程序員定制的 HTML
缺點
- 第三方集成很少
- 高價
價錢
4 位用戶每月 120 美元起 試用：是免費計劃：否
比較最佳知識庫軟件平台
| 話題 |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 點評 |   | | | | | |
| 價錢 | 前 30 位用戶每月只需 29 美元起 | 起價為 20 美元/用戶/月 | 起價為 5 美元/用戶/月 | 起價為 99 美元/項目/月 | 起價為 4 美元/用戶/月 | 4 位用戶每月 120 美元起 |
| 免費試用 | 是的 14天 | 是的 | 是的 30天 | 是的 14天 | 不 | 是的 |
| 免費計劃 | 是的 免費最多 10 個用戶 | 不 | 是的 | 不 | 是的 | 不 |
什麼是知識庫軟件？
知識庫系統是一種將信息、文檔和資源存儲在中央位置（有點像數字儲藏室）的軟件應用程序。
該軟件通常由企業、組織和教育機構用來存儲和共享信息。
員工、客戶和其他相關人員可以快速輕鬆地訪問信息。
該軟件可用於為員工或客戶提供客戶支持、培訓和教育資源，以及管理內部知識和最佳實踐。
知識庫工具如何工作？
現在您知道什麼是知識庫軟件，讓我們來討論一下它是如何工作的。
知識庫工具的工作原理是提供一個中央平台，組織可以在該平台上存儲和管理與其產品、服務或流程相關的信息。
可以將數據組織成類別、子類別和標籤，使用戶更容易找到相關信息。
用戶可以使用關鍵字或短語搜索信息，或者瀏覽類別和子類別。
當用戶搜索信息時，知識庫工具會搜索整個存儲庫並檢索相關文章和其他資源。
這些文章通常寫得清晰簡潔，並附有分步說明、屏幕截圖和其他視覺輔助工具，使它們易於理解。
除了文章之外，知識庫工具還可能包括常見問題解答 (FAQ)、操作指南、視頻和其他資源。
協作是知識庫工具的另一個重要特徵。 用戶可以發表評論、提供反饋或建議對文章進行編輯，以使信息保持最新和準確。
管理員還可以跟踪用戶活動，例如文章瀏覽、搜索和評論。
然後，他們可以使用這些數據來確定可以改進知識庫的領域。
知識庫平台的好處
使用知識庫軟件，企業可以體驗到許多好處。 這些包括：
提高生產力
員工可以快速輕鬆地找到他們需要的信息，從而減少完成任務所需的時間和精力，並提高整體工作效率。
改進協作
知識庫平台可以培養員工之間協作和知識共享的文化，有助於提高整體效率和生產力。
更規範的流程
通過提供中央信息存儲庫，知識庫平台可以幫助確保所有員工都遵循相同的程序並使用相同的術語。
一致的消息傳遞和更好的客戶滿意度
知識庫平台可以幫助確保所有團隊成員向客戶傳遞一致的信息。 這減少了混亂並改善了整體客戶體驗。
降低培訓成本
內部知識庫軟件可用於為員工提供培訓材料和教育資源，例如常見問題 (FAQ) 文檔和分步指南。 這減少了對昂貴的現場培訓課程的需求。
更好的知識保留
通過提供可搜索的信息存儲庫，內部知識庫軟件使員工可以在需要時輕鬆溫習基本知識和最佳實踐。 這樣可以更好地保留知識，因為員工更有可能保留易於訪問的信息。
改進的客戶支持
面向客戶的知識庫，也稱為外部知識庫或客戶服務知識庫，允許企業為客戶提供自助服務選項。 這可以提高客戶滿意度並降低支持成本。
客戶無需通過實時在線聊天或提出支持請求來聯繫員工，而是可以在公開的知識庫文章中找到問題的答案。
知識庫解決方案的成本是多少？
知識庫系統通常按月或按年收費。 訂閱費用通常因用戶數量和所需功能而異。 例如，Helpjuice 的無限用戶費用為每月 499 美元。
其他平台按月向每位用戶收取費用。 例如，Help Scout 向每個用戶每月收取 20 到 65 美元的費用。 這種定價模式對小型團隊有利，但對於大型團隊來說很快就會變得昂貴。
一些供應商混合使用這些定價模型，按月收取固定費用，並向每個用戶收取額外費用。 Connecteam 的定價非常優惠。 最多 30 個用戶每月只需29 美元，每增加一個用戶每月只需 0.50 美元。
您可以免費下載開源知識庫軟件，但隨著時間的推移，開源軟件的設置和管理通常比商業解決方案更具挑戰性。 相反，您可以使用 Connecteam 訪問免費的知識庫軟件。 它為最多 10 個用戶提供永久免費的小型企業計劃。
常見問題
什麼是最好的知識庫？
知識庫軟件有多種類型，適合您的取決於您的需要。 但對於員工知識庫，Connecteam 是最好的。 它具有直觀的拖放式內容編輯器、無限的存儲空間、可定制的用戶訪問權限，並支持廣泛的文檔類型。
微軟有知識庫軟件嗎？
Microsoft 不提供知識庫工具。 它確實銷售 SharePoint，一種用於在組織內共享文檔的文檔管理工具。 但是，這不提供 Connecteam 等更強大軟件的高級搜索、內容結構和內容生成功能。
知識庫是數據庫嗎？
知識庫是一種專門用於知識共享和管理的數據庫。 但是，知識庫不僅僅是一個簡單的信息數據庫。 Connecteam 等系統包括搜索功能、分類、標記和協作功能。
知識庫軟件平台的底線
知識庫軟件將重要信息保存在一個便於員工訪問的中央位置。 該軟件提高了工作效率，確保您的消息傳遞標準化，並增強了員工之間的協作。 通過選擇正確的知識庫工具，您還可以降低培訓成本並確保更好地保留公司的知識。
Connecteam 因其易用性、可定制性和強大的安全性而脫穎而出，成為最好的免費知識庫軟件。 除了提供更多功能外，Connecteam 的價格也低得多。
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