您的代理向客戶收費的方式是否正確？

如果您像大多數代理機構一樣，從客戶那裡獲得報酬總是感覺像是一場胜利，而且它可以讓團隊保持運轉和專注。 但是，在計費和開票過程中可能會有很多壓力。 事實上，如果做得不正確，這對您和您的客戶來說都是一個令人困惑、尷尬的過程。 這也可以說是與客戶合作最重要的一步——不僅是為了確保您按時獲得報酬，而且是建立您的專業精神和建立積極的長期客戶關係的一種方式。 我們將向您展示您今天可以做些什麼來將痛苦的計費流程轉變為戰略優勢，從而為您的客戶和您的代理機構創造出色的體驗。

1. 以明確的期望避免意外

沒有什麼比客戶來找您並詢問：“這張發票怎麼了？”這個問題會引起恐慌和懷疑：這是否比他們預期的要多？比他們預期的要早？他們沒有預料到的項目/服務和費用？客戶質疑您的發票可能會首先扼殺新客戶帶來的所有良好感覺。

這裡的關鍵是花時間預先設定清晰、詳細的估計和工作範圍，並在一開始就讓您的客戶參與進來。

一旦您和客戶就您將提供的條款、範圍和服務或商品達成一致，請在合同中寫下所有內容，突出關鍵可交付成果和日期。 讓您的客戶審核並簽字，並讓您的代理機構的其他人檢查它，以確保您已將所有 i 都打上點並劃掉所有 t。

2.為每個客戶輕鬆定制付款

使用基於雲的計費服務

這是確保每個人都知道他們的發票在哪裡的最簡單方法。 客戶不必搜索一堆電子郵件或嘗試打開他們無法訪問的文件，因為他們沒有合適的軟件。 像 Hiveage 這樣的基於雲的計費服務意味著客戶可以隨時隨地訪問他們需要的發票。

基於雲的軟件還意味著客戶將始終可以訪問舊發票。 這在報稅時很有幫助，並有助於與您的客戶建立融洽的信任關係。 對於您的整個機構來說，能夠在一個地方跟踪財務狀況也有好處。

包括簡單的付款方式

您與客戶的每一個接觸點都是一個給人留下深刻印象的機會。 確保與您合作很容易，他們會不斷回來。

• 提供多種支付方式的一鍵支付選項。 如果您像點擊按鈕一樣輕鬆獲得付款，那麼忙碌的客戶更有可能在發票到達收件箱時支付您的發票。 越困難，他們就越拖延。
• 為電子轉賬設置自動存款，以避免創建和發送密碼/安全問題。
• 盡可能地鞏固。 作為代理商，您可能有多個團隊為一個客戶處理多個項目。 與客戶核實，確保您按照他們和他們的財務部門希望的方式向他們收費，但盡可能合併到一張發票上。 如果可以，請務必包括明確的工作細目，並避免多次計費。
• 提供部分付款。 分階段計費的靈活性對於客戶來說是關鍵，無論您是收到定金、從事大型項目還是出於客戶的財務原因：能夠容納您的客戶向他們表明您是一起參與其中的。
• 擁有靈活的付款方式：確保您可以接受多種付款方式和多種貨幣，以方便國際客戶。

專業計費不僅僅是客戶如何向您付款——您如何提交賬單也很重要。

使用包含編號系統的專業模板，清楚地細分費率和服務，包括付款條件（在收到時到期、30 天內到期等）、滯納金和付款方式。

3. 讓您的計費流程為您和您的客戶服務

回想一下您自己最糟糕的客戶服務體驗：也許您正試圖與互聯網或電話提供商打交道，在電話上花費數小時卻只被一個人告訴一件事，而另一個人告訴您另一件事。 畢竟，問題並沒有解決，您不得不再次回電，卻得到完全不同的答案。 通過清晰的溝通和消除人為錯誤的機會，可以解決很多問題。

使用基於雲的發票服務意味著您可以自動化幾乎每一步。

• 自動化您的計費周期。 發送發票的過程可能非常耗時——追踪電子郵件、確保為每個客戶設置正確的計費周期等，尤其是在您要發送大量發票的情況下。 使用發票軟件可以節省大量時間，該軟件讓您設置一次，然後為您自動執行整個過程。 此外，您的客戶將高枕無憂，確切地知道何時收到他們的發票——尤其是如果他們是經常性客戶。
• 發送自動跟進。 通過為過期發票創建自動提醒來節省時間和精力。 標準化這些電子郵件也意味著它們將永遠是專業的——即使你對延遲付款感到沮喪。
• 設置自動定期計費。 一旦您讓您的客戶讚歎並獲得了固定合同或定期合同，通過定期計費讓事情變得更加容易。 這還可以確保您始終在正確的計費期內開具發票。 就像你不應該做追踪預付款的工作一樣，你的客戶也不應該做額外的工作來付錢給你。
• 發送自動付款收據。 與上述提示一樣，這可以節省您的時間並更好地自動化您的工作流程，因此您不必發送手動收據。 它還有助於與您的客戶建立良好的關係，並為他們提供交易收據以供記錄。 您甚至可以通過溫馨的信息對此進行個性化設置，以進一步建立您的關係並讓他們知道您欣賞他們的業務。

使用計費加強您的客戶關係

歸根結底，您需要為您的工作獲得報酬。 但計費過程不僅僅是交易，精明的代理商會抓住每一個機會給人留下深刻印象。 你付出了很多努力來吸引你的客戶，而你最不想要的就是用一個草率的計費流程來破壞這種關係。 您希望客戶將與您一起工作視為讓他們的生活更輕鬆而不是麻煩的事情，並且延伸到您關係的各個方面。

小細節加起來。 從一開始就清楚明了，花時間引導您的客戶完成您的流程，並向他們展示他們支付的確切費用（和金額），並讓他們盡可能簡單地向您支付所有費用專業精神，並增加了良好的客戶體驗。 正確的開票軟件可以讓整個流程變得輕鬆，讓您和客戶一樣順利開票。