什麼是生產力套件以及它如何幫助您的業務？

實施生產力套件

我們之前已經談到了製定備份和業務連續性計劃並確保您的遠程工作安全策略達到必要標準以確保您的數據安全的重要性。

本週，我們將探討如何通過實施生產力套件讓您的員工發揮最大能力。

我們將討論生產力套件是什麼，為什麼它們對您的員工效率很重要，以及它們如何為您提供運營靈活性以在困難時期有效響應。

什麼是生產力套件？

生產力套件是一組應用程序，包括文字處理器、演示文稿應用程序和製作電子表格的應用程序等應用程序——這三個應用程序通常是任何生產力套件的支柱。

大多數人都會熟悉市場上兩個最大的生產力套件； Google 的 G Suite 和 Office 365（已更名為 Microsoft 365）。

當然，人們已經使用 Microsoft Word 和 Excel 多年了——也許您甚至在您的一個桌面上安裝了 Word 2003。

88% 的上班族表示他們需要一個可靠、統一的數據搜索平台來幫助他們更好地完成工作。

定義生產力套件的是它通常會：

• 訂閱功能，意味著沒有一次性購買
• 自動更新到最新版本，這意味著您永遠不會擁有過時的軟件
• 將所有應用程序統一到一個一致的界面中
• 將您的數據備份到雲端，並為每位用戶分配在線存儲空間

生產力套件正在興起

雖然新十年的開始對全國各地的中小企業來說都是一個巨大的挑戰，但生產力套件是一種解決方案，已經引起了企業的極大興趣。

僅在 2020 年 2 月至 3 月期間，G Suite 就為其客戶群增加了多達 100 萬家企業，從 500 萬增加到 600 萬。

與此同時，微軟預計將比以往更強大地擺脫 COVID-19 大流行，其 Teams 應用程序（微軟對 Slack 的回應）已成為世界上最受歡迎的商業通信應用程序，其每日活躍用戶增加了一倍以上從 2019 年 11 月的 2000 萬到 2020 年 3 月的 4400 萬，然後到 2020 年 10 月達到驚人的 1.15 億 DAU。

為什麼微軟和谷歌看到對其生產力套件的需求如此增長？

答案很簡單：疫情導致辦公場所大量外流，員工需要一個可靠的雲解決方案，該解決方案附帶他們需要的應用程序，讓他們能夠像從未離開過一樣繼續在家工作。

雖然許多工人已經回到辦公室，但還有更多的人要么在家工作，要么在不確定的環境中工作。 企業希望為未來防範的正是這種不確定性。

協作團隊在一項任務上花費的時間比單獨工作的團隊多 64%

但是，如果您認為 SMB 只是因為當前事件而獲得這些解決方案； 再想想。

多年來，生產力套件一直在上升。 早在危機爆發之前。

事實上，許多等到現在才進行投資的組織可能會發現，無論如何他們都會進行投資。

生產力套件如何幫助我的業務？

談論其他企業如何通過購買生產力套件訂閱做出響應，這一切都很好，但您真正想知道的是您為什麼需要一個。

企業應該實施生產力套件有兩個主要原因； 效率和協作。

效率

對於沒有任何生產力套件的組織，他們的員工很可能會利用遺留應用程序來執行他們的工作。

遺留應用程序本身並沒有什麼問題，但它們有在業務環境中形成數據孤島的有據可查的趨勢，這會嚴重影響員工的工作效率。

當數據由一個人或一個部門持有並且其他人無法訪問時，就會出現數據孤島。

對於現代企業來說，這是一個巨大的問題，應該不惜一切代價避免。

數據孤島浪費時間、金錢和效率。

例如; 有人正在使用舊系統，他們想將文件傳輸給其他人； 他們試圖通過電子郵件將其發送給他們，但文件太大——如果他們將其簡化為將其放在 USB 記憶棒上並以物理方式將其傳輸給該人，那麼這是對時間和人力資源的巨大浪費。

如果您擁有 Office 365 等生產力套件，您可以立即與公司中的任何人共享來自相關應用程序的所有數據，讓您在工作日內完成更多工作。

不僅如此，無論您是否在辦公室，您都可以在任何設備上使用和訪問這些應用程序——如果您有任何遠程工作人員，這尤其有用。

合作

大多數決策者都知道協作和溝通在其業務中的重要性。

任何數字化轉型戰略最重要的方面之一是消除溝通障礙——不同部門使用的應用程序必須統一起來才能打破這些障礙。

69% 的 CFO 表示，將信息隔離在部門中是當今公司犯下的最大或最常見的財務錯誤

無縫溝通是實現這一目標的關鍵部分。

生產力套件不僅僅是在企業範圍內訂閱最新版本的 Office。 同樣重要的是將您的員工聚集在一起的通信應用程序。

正如我們剛剛簡單提到的，微軟的 Teams 應用程序自去年以來一路飆升，這主要是由需要通信和協作應用程序來幫助員工的企業推動的。

借助 Teams，您可以 - 除其他外：

• 即時消息個人和團體
• 分享文件
• 視頻和音頻電話會議
• 記錄通話

可以想像，允許用戶通過一個界面執行這些操作的應用程序之所以受歡迎是有原因的，企業都在爭相安裝它們。

此類應用程序的行業術語是統一通信即服務或 UCaaS。

相關文章：什麼是統一通信即服務？

在過去的幾年裡，UCaaS 在組織中非常受歡迎，因為他們試圖減少通信效率低下並改善公司內部的協作。

它對於將遠程工作人員聚集在一起也非常有用，因為它允許他們將所有通信保存在一個地方——不再使用 Facebook Messenger 或 WhatsApp 來聯繫同事。

具體來說，Teams 因其端到端加密而受到追捧，這是大多數其他通信平台所沒有的，例如 Slack 和 Google Hangouts。

現在，您擁有了一個專用的業務通信平台，可以在任何地方跨設備工作。

底線

在過去十年的後半段和本世紀初，基於雲的解決方案一直是中小企業的福音。

事實證明，這些解決方案對於安全性、業務連續性和業務運營的其他方面非常有用； 生產力套件也是該陣容的一部分。

使用 Microsoft 365 等生產力套件為您提供工具和靈活性，讓您的員工能夠在家中進行操作，就像他們在辦公室一樣。

不再擔心他們是否可以訪問這個應用程序或那個應用程序，也不再擔心安裝在辦公室桌面上的遺留軟件會被浪費掉。

在這場危機期間，對於正常的工作條件以及未來的挑戰，生產力套件將極大地幫助您簡化運營。

生產力套件是現代企業不可或缺的一部分，它使員工能夠有效地開展工作，並使企業能夠靈活地在困難的情況下做出響應，例如遠程操作工人的增加。

要了解有關云如何確保您的業務在未來保持良好狀態的更多信息，請下載我們的電子書“哪種雲選項適合您的業務？”