新企業主的簿記基礎知識
已發表: 2015-04-30
大多數人傾向於成為一兩個領域的大師，而不是他們所涉足的所有領域。 在構思創意時，您可能是專家，在將這些想法變為現實時，您可能是藝術家。 您可能具有出色的人際交往能力，或者是所有技術方面的天才。 因此，如果您是一位天生的企業家，但無法說出三份重要的財務文件，那麼您並不孤單。 根據美國小企業顧問 SCORE 的說法，許多小企業主會在基本簿記方面不及格。
作為一個新的企業主，您不應該成為一個簿記嚮導——您聘請專業人士為您做這件事，這樣您就可以專注於經營和發展您的業務。 但請記住，您應該對簿記有基本了解的兩個原因：讓 IRS 滿意，並幫助您管理業務。 因此，您需要了解以下內容：### 常用術語 您會及時熟悉某些詞語和術語，但以下是您需要了解的最常用術語： * **資產負債表**是財務報表這顯示了公司財務狀況的概覽。 為了平衡您的賬目，請遵循以下公式：**資產 = 負債 + 權益** * **資產**是資源或公司擁有的東西，例如現金、庫存、設備和車輛。 * **負債**是公司欠他人的，包括向供應商支付的賬單、信用卡餘額以及您已借出的任何貸款。 * **股權**是其所有者投資於公司的所有資金。 * 會計方法： * **現金會計**是指您僅在付款時記錄交易。 * **應計會計**是指您在交易發生時記錄交易，無論您是否已收到付款。 * **損益表**是一份財務報表，顯示了公司在特定時期內的財務活動概況。 為了評估您所處的位置，請遵循以下公式：**淨利潤或虧損 = 收入 - 銷售成本 - 費用** * **淨利潤或虧損** - 正數表示您的企業賺錢，負數表示你虧本了。 * **收入** – 通過銷售商品和服務獲得的收入。 * **已售商品成本** – 用於生產商品和服務的資金。 * **費用** – 經營業務所花費的資金，不包括商品銷售成本。 * **應付賬款**是您支付賬單的賬戶。 * **應收賬款**是您從銷售或其他發票中存入資金的賬戶。 ### 基本技能 – 保持專業 小型企業協會 (SBA) 表示，小型企業應養成發送乾淨、專業的發票的做法。#### 怎麼做：確保您的公司發票包含您的徽標和其他相關的商業信息，例如地址、電話號碼、傳真號碼，如果有的話，還有執照號碼。 還要確保包含發票編號，以便您和您的客戶都可以更好地跟踪賬單。 這樣做的目的是讓您的客戶盡可能輕鬆地向您付款。 使用諸如“30 天內付款”之類的聲明，讓您的付款條款一目了然。 ### 基本技能 - 跟踪您的發票 沒有辦法繞過這樣一個事實，即過多的逾期和未付賬單會破壞您的業務。 發送發票後，請確保您知道何時應付款。 如果逾期，您有責任確保提醒客戶注意其付款義務。 #### 怎麼做：如果您沒有時間，請指定一名內部員工開具並收取您的發票。 每張發票都應說明發票逾期的時間以及罰款金額。 不要依賴客戶按時自動支付每張發票； 您有責任跟進並獲得應得的款項。 如果您沒有指定的會計師，請考慮使用 Hiveage 等在線計費和發票服務。 我們將對您的“好警察”扮演“壞警察”的角色，並發送發票、提醒、感謝和任何其他與發票相關的信函，以便您可以繼續做您最擅長的事情：經營和發展您的業務。 ### 基本技能 – 小心保護存款 作為企業主，您在任何特定時間都有大約 1,000 件事情需要完成。 不可否認，你很忙。 儘管如此，這不應妨礙您確保正確核算存款。 #### 怎麼做：創建一個系統來保持一切正常。 您可以使用簡單的筆記本、Excel 電子表格或在線軟件。 無論您選擇哪種系統，都要保持一致。 不要等待存款。 無論資金來自何處——無論是銷售收入、親戚的現金、房產租金還是銀行貸款——都必須立即存入和記錄。 不這樣做的麻煩是雙重的。 首先，如果您不知道資金在哪里或其原始來源，那麼您就是在與您的業務健康進行一場危險的遊戲。 其次，除非您正確記錄每筆錢的來源，否則您最終可能會繳納比您必須繳納的更多的稅款。 例如，假設您將 5,000 美元從您的個人儲蓄轉入您的企業賬戶。 如果您的記錄沒有清楚地說明這一事實，您或您的會計師最終可能會將其計為收入，從而導致您為已經被徵稅的錢納稅。 ### 基本技能 - 為稅收留出資金 嘗試建立具有吸引力的企業最困難的方面之一是資金可能很緊張。 儘管它很誘人，但要避免花掉你賺的每一分錢的陷阱。 山姆大叔也想要一些錢。 #### 怎麼做：養成習慣，比如刷牙。 全年系統地存錢，以支付您的收入應繳稅款。 如果您按季度向美國國稅局付款，請在您的日曆上標記並及時準備這些稅表。 無論您做什麼，都不要動用員工預扣稅款來度過停機時間。 國稅局不僅看不起它，而且您會發現自己還有一個財務漏洞可以擺脫。 你在年初就知道要交稅，所以要確保有足夠的資金，即使這意味著在另一個領域削減開支。 ### 基本技能 – 計劃重大費用 這很重要，因為通過計劃，當意外費用出現時，您不太可能瘋狂爭奪貸款。 此外，如果您有足夠的現金，您可以輕鬆地利用出現的商機。 #### 怎麼做：查看您肯定會產生的費用，例如昇級計算機系統，更換辦公樓的舊屋頂（如果您擁有它），購買新的公司車輛或進行維修，和納稅。 你沒有水晶球，也無法預測未來，但你可以做出合理的猜測。 即使您只是學習基礎知識，也足以為您提供衡量企業財務狀況的標準。 因此，請花一點時間建立一個簡單的簿記系統或聘請專業會計師，這樣您就可以自信而清晰地繼續發展您的業務。 _您對新的企業主如何管理他們的財務有更多的建議嗎？ 請在評論中分享它們！_
