業務流程自動化——自動化的好處、應用程序、示例和步驟

為了確保員工不會不必要地重複任務或在完成前放棄任務、忽略細節或不跳過工作流程中的步驟，企業建立了標準化流程。 這些業務流程確保了公司運營方式的合規性和一致性。 因此，業務流程需要在重複執行中保持一致。 這就是業務流程自動化 (BPA) 發揮作用的地方。

BPA 專注於自動化日常 IT 流程和業務功能，以最大限度地提高效率、降低成本並確保順利運營。 根據Markets and Markets的一份報告，到 2026 年，全球業務流程自動化市場規模預計將從 2020 年的 98 億美元增至 196 億美元，複合年增長率為 12.2%。

企業計劃將其 IT 基礎架構遷移到雲、提高業務連續性和改進業務運營等各種因素導致 BPA 在組織中的廣泛採用。

在接下來的文章中，我們將討論業務流程自動化方法的好處以及在業務流程中實現自動化的步驟。

但在我們開始之前，讓我們首先了解業務流程自動化和機器人流程自動化之間的區別，以便更清楚地了解這個概念。

所以，事不宜遲，讓我們開始吧！

BPA 與 RPA – 有什麼區別？

業務流程自動化經常與機器人流程自動化相混淆，但兩者各有不同。 但是，它們確實相輔相成，可以幫助您無縫實施公司範圍內的數字化轉型。

借助機器人流程自動化，軟件用戶可以創建可以學習、模仿然後執行基於規則的業務流程的軟件機器人或機器人。 RPA 自動化使用戶能夠通過觀察人類的數字行為來創建機器人。 每個機器人都是為單個特定任務而設計的。

例如，可以創建一個機器人來登錄系統、複製數據，然後將該數據粘貼到電子表格中。

另一方面，BPA 是一種從頭到尾優化和自動化業務流程的整體方法。 BPA 是用於自動化整個業務流程的端到端解決方案，而 RPA 是對可靠 BPA 方法的補充。 此外，BPA 提供了 RPA 中沒有的一系列功能。 其中包括增強協作並提供數據和洞察流程性能的功能。

既然我們已經研究了 RPA 和 BPA 之間的主要區別，讓我們進一步了解 BPA 如何使企業受益，以及為什麼它是尋求自動化手動流程的理想方法。

業務流程自動化的好處

在本節中，我們將討論業務自動化的主要優勢以及它如何提高組織的整體效率。

降低成本

當手動執行業務流程時，會浪費大量資源，並且效率低下的可能性更高。 根據一份報告，由於流程效率低下，組織每年會損失 20-30% 的收入。 從手動流程切換到自動化流程可以最大限度地減少錯誤。 這樣，無需花費時間和金錢來解決問題。 此外，資源得到最佳利用，並消除了浪費。

Generali 是歐洲領先的保險提供商，是最好的業務流程自動化示例之一。 它從耗費時間和金錢的紙質流程轉變為自動化業務流程。 這將承保複雜任務的時間減少了一半，並通過可重用流程節省了高達 90% 的成本。

增強的客戶體驗

BPA 最令人興奮的好處之一是它對您的客戶、他們對您的業務的體驗以及您為他們服務的方式產生了積極的影響。

使用 BPA，您可以更高效、更快地響應客戶，同時尊重客戶的時間並成功回答他們的請求和查詢。

過去需要幾個小時甚至幾天的時間，現在只需幾分鐘。 當然，這可以應用於任意數量的客戶交互，包括訂單處理。

這將通過積極的口碑和更強大的在線評論來提高您公司在受眾中的聲譽。

提高運營效率

實施業務流程自動化軟件帶來了許多運營優勢。 首先，自動化流程在很大程度上是無需干預的，這意味著您無需親自確保流程中的一項任務正在推進到下一項。

此外，業務流程自動化還可以識別和糾正工作流中的錯誤和瓶頸。 這有助於提高整體工藝效率。

例如，阿迪達斯實施了業務流程自動化軟件來標準化其流程並自動化各個部門，包括財務、營銷、電子商務和零售。 與傳統的內部開發相比，這一非常成功的計劃將產品上市時間縮短了三分之二，並將運營效率提高了 60%。

可見性和透明度

借助自動化，可以通過可定制的儀表板提高整個組織流程的可見性。 可以輕鬆跟踪多個流程的既定關鍵績效指標 (KPI)。 過程績效的深入報告可以為需要改進的領域提供有價值的見解。

自動化還有助於提高業務流程的透明度。 這有助於團隊隨時了解分配的任務並鼓勵問責制。

例如，一家全球資產管理公司 Insight Investment 希望記錄、發現和數字化業務流程以建立透明度。 通過使用可定制的儀表板來可視化數據，他們創建了一個報告系統的基礎，該系統降低了複雜性，為高級管理層提供了可見性，並使交接工作更加可靠。

提高員工士氣

業務流程自動化方法的一個關鍵優勢是更高的員工士氣。 通過自動化，員工可以輕鬆高效地完成工作。 審批速度更快，這意味著團隊無需花時間等待和提醒經理。

流程的透明度有助於高績效者獲得他們應得的認可。 自動化釋放的帶寬可以激勵員工創新和改進工作方式。

既然我們已經了解了什麼是業務流程自動化，並且已經了解了業務流程自動化示例的主要好處，那麼是時候深入了解企業流程自動化的關鍵用例了。

業務流程自動化的關鍵應用

業務流程自動化用例可以涵蓋廣泛的運營領域，從招聘到預算批准以及銷售和營銷。 讓我們更仔細地看一下其中的一些。

招聘和人力資源

由於需要管理的流程和文書工作的數量，招聘和人力資源是需要自動化的關鍵領域。

入職和招聘通常是一個乏味且耗時的過程。 但是，隨著自動化的實施，手動工作方式（例如發布招聘廣告或為新員工檢查合規性）可以實現自動化。

人力資源部門是另一個需要大量手動文書工作的部門——其中許多可以自動化。 其中一些任務包括跟踪員工時間表、離職面談、績效管理等。 自動化流程節省的時間將幫助人力資源人員專注於更重要的任務。 人力資源團隊可以更有效地管理員工的培訓、文化和健康。

發票處理

跟踪可枚舉的發票可能會讓人筋疲力盡，並且在手動處理時會導致錯誤。 使用 BPA，您可以自動處理髮票並確保為您的供應商及時付款。 這也將減少支付過程中的人為錯誤和不准確性。

通過自動化，您可以為客戶團隊節省大量時間，他們可以專注於預算決策和預測等高優先級任務。

訂單

採購訂單在整個採購流程中起著至關重要的作用。 它們允許組織採購他們運營所需的商品和服務。 然而，這個過程被物理形式和手動數據輸入所困擾。 員工每週將大部分時間花在重複性任務上，例如填寫相同的採購訂單。

借助業務流程自動化軟件，您可以毫不費力地簡化整個流程。 您可以將採購訂單表格數字化，甚至將它們連接到 SQL 數據庫以提取客戶信息。

費用索賠

手動管理費用報告會導致處理時間更長，並使組織容易受到費用欺詐的影響。 例如，員工可能會誇大其詞或做出虛假聲明。 使用 BPA，您可以創建一個自動化的工作流程，可以簡化每個步驟並降低人為錯誤的風險。

員工可以快速填寫電子表格，甚至包括收據。 提交費用報銷後，表格會自動發送給他們的經理，然後他們可以立即對其進行審核。

在整個過程中，員工可以跟踪他們的費用報銷。 自動化流程還確保員工按時收到報銷並減少費用欺詐，因為有明確的線索。

預算審批

在財務規劃方面，預算批准是必不可少的文件。 它們使組織能夠有效地管理他們的預算和規劃未來。 但是，手動管理預算審批可能既乏味又耗時，尤其是對於必須審查和批准預算的財務團隊而言。

使用自動化軟件，您可以輕鬆地創建定制的預算審批表格。 您還可以使用該軟件創建一個自動化工作流程，將所有表單發送給正確的審批者。

銷售和營銷

另一個將從業務流程自動化解決方案中受益匪淺的重要領域是銷售和營銷。 如果銷售代表和 BPA 解決方案協同工作，他們可以改進資源分配、銷售預測、管理任務等。 通過增加與客戶面對面的時間和客戶體驗，銷售代表可以變得更加以客戶為中心。

業務流程自動化解決方案在應用於營銷部門時，在電子郵件營銷和潛在客戶管理方面具有巨大潛力。 它提供了成本效益並提供了預期的業務成果。 它還有助於潛在客戶培養、潛在客戶捕獲、潛在客戶資格和潛在客戶評分。 此外，它還有助於自動響應/客戶支持。

休假請求

員工可能會因個人緊急情況或疾病而提交休假申請。 使用物理形式或電子郵件處理這些請求可能非常困難。 使用 BPA，您可以簡化此流程並讓員工更輕鬆地提交休假申請。 這帶來了流程的可見性，從而加快了審批速度。

此外，制定休假申請流程對於管理人員適當補償員工也很重要。

報價

當潛在客戶要求報價時，這意味著他們對與您開展業務非常感興趣。 但他們仍然需要詳細的定價信息來幫助他們做出明智的決定。 此過程中的任何延遲都可能使您失去潛在客戶。

您的銷售團隊可以使用 BPA 軟件快速匯總報價，並自動將其發送給經理進行審核。

自動化報價有助於給客戶留下良好的第一印象。 您只需將報價鏈接發送給您的客戶，他們就可以立即簽署文件——無需處理來回的電子郵件。

實施業務流程自動化的步驟

根據一項調查，75% 的組織認為 BPM 和技術幫助他們的組織實現了目標。 此外，73% 的受訪者表示他們的組織對 BPM 的興趣在過去幾年中適度或迅速增長。

這些統計數據展示了世界各地的組織如何轉向自動化以提高他們的生產力和改進他們的業務流程。

在本節中，我們列出了一些步驟，可幫助您在組織中成功實施企業流程自動化。

所以，讓我們直接進入。

識別重複性任務

選擇業務流程自動化服務的第一步是確定業務中可能有改進機會的重複性任務和領域。

要識別這些領域和問題，對業務的深入了解至關重要。 最好的選擇是在流程圖的幫助下對您當前的工作流程進行可視化表示。 這將幫助您更好地了解您的業務並識別重複性任務。

這是一個至關重要的步驟，需要與流程的實際用戶和關鍵利益相關者密切合作來完成。

您還應該考慮在有效節省成本和節省時間方面的淨業務流程自動化優勢。 這將有助於呈現一個清晰的業務案例，以支持這些業務流程的自動化。

定義你的目標

下一步是使用當前工作流程作為基準來定義您的業務目標。 您的目標可能是自動化日常任務，例如撰寫和發送電子郵件、通知團隊成員或更新任務狀態。

您可能還希望您的員工更多地關注流程洞察和優化，而不是花費大量時間在數據輸入上。

它可能是任何東西，但您應該能夠證明如何使用自動化來實現您的目標，以及您將如何衡量它們並跟踪您的績效。

選擇正確的自動化解決方案

您不必花費數百萬美元購買定制編碼軟件來自動化業務流程。 市場上有大量的業務流程自動化服務和數據分析服務可以幫助公司設計和自動化業務流程。 選擇適合您組織的軟件或定制軟件。 請求演示，並探索自動化工具如何支持業務目標。

根據您的具體需求，您可以篩選出三到五家供應商，然後進行比較分析以選擇最佳的供應商。 確保所選軟件簡單、用戶友好且易於用戶適應。

培訓用戶

一旦您在組織中實施了自動化工具，下一步就是培訓員工使用新軟件。

管理層帶來的任何新變化通常都會遭到員工的抵制，因為他們認為這是不必要的。 因此，必須從第一步本身就包括最終用戶。 讓他們成為您討論的一部分，以便他們能夠更好地理解流程並分享他們的想法和反饋。

提供從現有手動流程到新自動化系統的清晰過渡路徑，並為他們提供足夠的培訓，這將大大有助於成功過渡。

跟踪您的進度

一旦您在新的自動化系統上啟動並運行，重要的是繼續跟踪 KPI並改進工作流系統。

您的用戶將就該過程提供有價值的反饋； 確保實施該反饋以解決問題並改進當前的工作流程。

對自動化工作流程的持續監控和測量將有助於識別瓶頸並提出改進建議。 對您新升級的工作流程的持續評估將幫助您的團隊變得更有效率。

最後的想法

自動化業務流程可以幫助企業從線性增長到更快的增長。 從庫存管理到員工入職和核心流程數字化，您會發現簡化的自動化系統減少了手動處理，有利於流暢、無錯誤的操作。

如果您希望降低笨重的手動流程的成本並簡化您的業務流程，您可以聯繫Appinventiv 等知名的AI 軟件開發公司。 Appinventiv 完全擅長處理高效自動化業務流程所需的所有復雜技術。

例如，我們最近幫助一家全球銀行使用人工智能和機器學習技術實現銀行流程自動化。 我們的業務自動化解決方案幫助他們處理複雜的任務，例如實時解決客戶投訴和報告信用卡被盜案件。

自動化使客戶保留率提高了 20%，手動流程減少了 35%。

因此，如果您在自動化業務流程方面需要幫助，您可以聯繫我們。 我們的專家將提供價格合理且易於使用的綜合解決方案。 他們還將指導您了解可以包含在軟件中的業務流程自動化的重要功能。