10 個常見的發票錯誤（以及如何避免它們）

每個人都會犯錯，但這並不意味著你不應該盡力避免它們。 當涉及到在線發票時尤其如此。 諸如非最佳付款條款之類的錯誤可能導致收入損失和現金流問題，甚至更糟的情況。

與生活的大多數領域一樣，您對這些計費錯誤的最佳防禦是知識和準備。 了解可能出現的錯誤會讓你保持警惕。 此外，制定計劃以防止錯誤（或在發生錯誤時進行處理）將有助於將其影響降至最低。

在本文中，我們將討論十種最常見的開票錯誤，例如延遲開票、不跟進或發送付款提醒，以及包含意外費用。 我們還將討論您可以採取哪些步驟來確保您不會重複這些步驟。 讓我們來看看！

1. 不一致地向客戶開具發票

不一致地發送發票——例如，通過延遲發票或以其他方式在每個月的不同日期發送發票——是一個容易犯的錯誤。 這是可以理解的，因為每月的日期不會在一周的同一天。 許多人會簡單地選擇週一早上或週五下午，然後開始工作。

但是，這可能會給您和您的客戶帶來問題。 客戶幾乎不知道何時收到發票，這可能導致付款延遲。 解決方案是使用日曆，並將您的發票週期設置為每個月的固定日期。 這通常是第一天或最後一天，儘管中點可以提供同樣多的一致性。 展望未來，您的客戶將有更多時間為您的付款做準備，因為您的結算週期是可預測的。

2. 不追究未付發票的債務人

開具發票是一回事，但是一旦你按下發送，工作就沒有結束。 事實上，追討未付發票不僅僅是簡單地結束你一個月的工作。 不這樣做會嚴重阻礙你的成長能力。

在基本層面上，解決這個錯誤的方法是更好的組織。 發送發票後，您可以在自己喜歡的日曆應用程序中設置提醒，這樣您就可以記住追債。 當那個時候到來時，給每個客戶的一封電子郵件應該足以激勵他們採取行動。

但是，Hiveage 用戶還可以利用發票狀態跟踪和帳戶帳齡報告，提供全面的審計跟踪，幫助您管理每筆付款的當前狀態。

此外，像 Hiveage 這樣的大多數發票軟件都包含針對整個客戶群的自動提醒功能，這意味著追回年邁的債務人可以變得更加簡單。

3. 提供不明確的付款條款

您可能會認為被指派處理您的發票的人員會熟悉與簿記相關的所有各種術語和行話，這是可以原諒的。 當然，任何稱職的金融工作者都不會缺乏該行業的基本知識。 但是，提供不明確的付款條件仍然會擾亂付款流程。

例如，付款日期：考慮有多少企業提供“淨 15”付款條件。 這意味著付款應在發票開具後 15 天內到期。 然而，它只是足夠模糊的消息傳遞，它可能會在金融鏈的某個地方被誤解。

例如，“淨 15”是否僅包括工作日，是否不包括公司仍在營業的周末？ 提供一個明確、固定的術語，如“15 個工作日”更有意義，而且足夠直接，每個人都能理解。 幸運的是，Hiveage 使您能夠設置特定的發票到期日期，因此您可以避免這些混淆。

4. 在您​​的發票上包含帳單錯誤

如果你是認真的，你就不會故意在任何可交付成果中包含錯誤。 更重要的是，您在提交之前肯定會檢查您的作品是否符合合適的標準。

對您的發票也應同樣小心，尤其是在您希望按時獲得付款的情況下。 否則，你犯錯的是你客戶的錢和生意。 看到發票上的分項或（甚至更糟）的貨幣差異會導致缺乏關心和關注。 期望因此類發票錯誤而擔心的客戶會尋找替代供應商，這並不是想像的飛躍。

為了保持客戶的信任，您需要努力創建發票。 雖然 Hiveage 默認包含時間跟踪功能，但首先輸入正確的詳細信息是無可替代的。 就像您交付的工作一樣，在發送之前仔細檢查您的發票可以使一切變得不同。

5. 讓您的客戶難以付款

您可以做其他所有事情，但如果您未能為客戶提供順暢的付款方式，您可能會看到他們中的許多人加入您的老年債務人名單。 避免這種情況的一種簡單方法是提供多種付款方式。

我們不應該向你推銷這裡的好處。 簡而言之，您的整個發票流程應該旨在使付款成為您的客戶整個月必須完成的最簡單的任務。 涉及復雜指令和細節的複雜付款流程與延遲付款之間存在直接關聯。

雖然有很多方法可以解決這個問題，但我們為我們的定期付款系統感到非常自豪：

使用此功能，您可以設置每月同一時間自動開具發票，並選擇特定的“發生”次數。 更重要的是，您可以包含多種不同的付款選項，所有這些選項都可以直接從您發送的發票中一鍵訪問。

6.不在發票上使用公司品牌

接下來，我們將研究一個通常優先級較低的發票元素，即使它可能會產生重大影響。 品牌對於您業務的幾乎每個面向客戶的方面都很重要，這包括您的發票。

從實際的角度來看，為您的發票打上商標意味著您的客戶立即知道您是誰，並希望了解發票的相關內容。 使用引人注目的徽標和清晰的整體品牌有助於確保您的發票會在一堆中被發現，這意味著您的客戶不太可能忽略它們。 更重要的是，品牌發票具有內在的專業氣息，可以提高您的認可度和地位。

幸運的是，Hiveage 具有幫助您創建自定義發票模板並根據您的特定要求添加品牌元素所需的功能：

幾乎每個元素都可以根據口味進行定制。 這為您提供了良好的合作基礎，並提供了另一個提高品牌知名度的機會。

7. 不提供清晰和明細

建立客戶群將不可避免地導致一定程度的人員流動。 即便如此，您的核心可能還是有長期客戶，而且您的發票在您的賬簿上存在的時間越長，您的發票就有可能變得“鬆懈”。 最終，這種熟悉感可以讓您簡單地發送一張包含總計的發票，或對已完成內容的模糊描述。

這是可以理解的，主要是因為你們都知道已經完成了哪些工作，以及將花費多少。 但是，保持高度清晰並逐項列出每項工作可以使客戶與業務關係保持在專業的基礎上。 對於一家小型企業來說尤其如此，在這些企業中，按工作獲得報酬比對大型組織而言意味著更多。 此外，作為您的作案手法，每張發票的詳細程度更高，查詢的範圍更小。

在我們看來，這是一個組織問題。 確保您清楚地標記您所從事的工作，並從項目開始時逐項列出各個方面。 我們建議選擇一個短語（例如，“主頁重新設計”）並不斷引用它。 這包括在任何內部文檔中將其用作電子郵件的主題，最重要的是，用作客戶發票上的條目。

8. 向錯誤的人發送發票

我們會直言不諱地說，將發票發送給不正確的人可以說是您可能犯的最大的發票錯誤之一，尤其是考慮到潛在的結果。

從客戶的角度考慮。 您已經花時間執行一個項目，但您甚至無法將付款信息發送給正確的人。 如果您在這項較小的任務中犯瞭如此明顯的錯誤，他們會想知道您的工作中可能會出現哪些其他問題。 就像此列表中的許多其他發票錯誤一樣，一個簡單的錯誤可能會產生嚴重的後果。

對於 Hiveage 用戶來說，這個問題已經成為過去。 您的每個客戶都有自己的個人資料，該個人資料與您設置的電子郵件地址相關聯。 因此，沒有任何藉口將發票寄給錯誤的人。 這是個好消息，因為將它們送到正確的地方意味著您可以更快地收到付款。

9. 不備份您的發票

如果您閱讀過任何有關管理您的網站的文章，您可能會遇到建議在每一個機會備份您的內容。 這是必不可少的，因為一個網站在沒有辦法恢復的情況下崩潰是白白浪費錢。

您的發票對於備份同樣重要，尤其是因為（取決於您的司法管轄區）您在法律上有義務將它們存檔一段時間。 此外，能夠根據要求提供客戶發票存檔表明您正在正確管理他們的帳戶。

幸運的是，Hiveage 提供了使用冗餘存儲空間的自動備份選項，以確保您的文件安全無虞。 由於每天都會進行備份，因此無論您的企業規模和開票頻率如何，您的信息都是安全的。

10. 在發票上包含隱藏或意外費用

我們的最後一個發票錯誤是您甚至在進入付款階段之前就需要防止的錯誤。 沒有人喜歡隱藏成本，將它們包含在發票上是一種糟糕的形式，可能會花費你很多生意。

如果您曾經是令人驚訝的費用的受害者，您就會知道您的客戶來自哪裡。 坦率地說，一個意想不到的指控附加在一個騙局的總臭味上。 至少，現在有一個信任問題在起作用。 這通常以客戶前往您的競爭對手之一而告終，永遠不會回來，並在此過程中對您說壞話。

答案是簡單地提前與您的客戶溝通所有費用。 這是一個看似簡單的解決方案。 您不僅需要詳細說明您的項目成本，還需要詳細說明任何“終止費用”、附加費用、稅收等：

在稅收方面，Hiveage 甚至包括一項靈活的功能，可幫助您逐項列出成本並節省每個客戶的特定設置。 這可以顯著加快您的發票流程。

結論：避免發票流程中的錯誤

發票是開展業務的核心部分，尤其是對於自由職業者和小型團隊而言。 按時獲得報酬可能是一個月好壞的區別，因此確保您的發票流程無懈可擊至關重要。

在這篇文章中，我們研究了所謂的輕微發票錯誤，例如將它們發送給錯誤的人或放棄品牌，會如何阻礙您獲得報酬的能力。 解決方案是選擇功能強大的在線發票解決方案，例如 Hiveage，然後回到您最擅長的領域。

您是否犯了我們在此列表中遺漏的任何發票錯誤？ 在下面的評論部分告訴我們您的經歷！