在工作場所進行有效溝通的 10 個技巧

今天幾乎所有的工作都涉及共享信息和與他人交流。 無論是向員工提供績效反饋、接聽電話、參加團隊會議，還是發送有關公司更新的電子郵件，97% 的員工表示，溝通每天都會影響他們的工作任務（以及完成工作的能力）。

那麼什麼是有效的溝通，它在您的工作場所會是什麼樣子？ 良好的溝通是關於聯繫並確保相關信息在正確的時間到達正確的團隊成員。 這是為了確保每個人都覺得能夠提出問題並有效地溝通以完成他們的工作，並確保員工感到受到支持。

為什麼要改善您的工作場所溝通？

工作場所的有效溝通可以通過確保信息順暢流動、每個人都感到參與並擁有完成工作所需的資源來增強公司文化。 這可以轉化為更好的業務成果：使用社交技術，改善溝通的工作場所可以看到生產力提高多達 25%。

偉大的團隊溝通有哪些障礙？

在美國接受調查的員工中，只有 7% 的人認為他們組織的溝通是開放、及時和可靠的。 溝通問題可能源於多種因素，包括：

• 不斷變化的工作場所： 2020 年後的工作場所更加關注無辦公桌、混合和遠程員工。 目前，大約 9% 的員工主要在遠程工作，11% 完全遠程工作。 27 億工人，約佔全球勞動力的 80%，沒有辦公桌。 這些員工有不同的溝通需求。 他們在處理任務時可能非常獨立，並且可能需要更多信息（可能是異步傳遞的）來完成他們的工作。
• 團隊成員之間的溝通需求不同：經理可能更喜歡電子郵件，而一些員工可能更喜歡面對面交談。 一些員工可能希望獲得更個性化的反饋，而另一些員工可能希望獲得有關工作期望的更多一般信息。 一些團隊成員希望進行大量溝通，而另一些則更喜歡最少的聯繫，並在“需要知道”的基礎上提供信息。 團隊中的溝通偏好會因性格、年齡、背景、文化和其他因素而異，而且很難一直取悅每個人。
• 需要進行艱難的對話：工作場所溝通的一大挑戰是經理或領導者需要進行艱難的對話。 無論是告訴員工他們的績效評估表明需要改進，還是在傳達減少勞動力的需要，與壞消息的對話都會導致員工感到無所事事或心煩意亂。 當這種類型的溝通沒有得到敏感處理時，員工可能會變得不高興，甚至可能想要離開一個組織。

如果您對工作場所中可能出現的溝通問題更感興趣，Connecteam 有一個故障排除指南可幫助您找到解決方案。

現在讓我們來看看如何在您的公司建立強大的溝通實踐。

您如何創建出色的團隊溝通？

工作場所的有效溝通依賴於創造一個讓員工感到支持以及信息和想法正確流動的工作環境。 有十種方法可以在工作中促進這種溝通：

1. 創建清晰、簡單的溝通路線

如果您團隊中的某個人需要某條特定信息，他們是否知道該去哪里或向誰求助？ 良好的溝通始於定義您與團隊聯絡的所有方式，無論是通過聊天、電子郵件、演示文稿、會議、績效評估還是其他方式。 接下來，考慮您需要溝通的內容。 您是否需要幫助團隊成員了解他們的日程安排和輪班？ 您是否需要提供培訓和清單來幫助工人完成工作？

很有可能，貴公司的良好溝通涉及多種類型的互動。 列出您需要在組織中共享的所有信息以及您當前的溝通方式會很有幫助。 如果您正在使用許多通信工具和平台，那麼簡化可能會有所幫助。 例如，像 Connecteam 這樣的解決方案可以讓您在一個安全的應用程序中製定時間表、提供培訓、與員工聊天等等，所有這些都可以在一個平台上進行，您的員工可以從任何擁有計算機或移動設備的地方訪問該平台。 這樣，您的員工始終知道他們可以在一個位置獲得所需的所有信息。 一個系統或最少數量的系統意味著丟失的東西更少，並且員工可以轉向的地方更加清晰。

創建圖形或資源表也很有幫助，員工可以在其中查找特定類型的信息。 這樣，如果您的團隊需要確定在哪裡可以找到 HR 表格、特定的在線培訓資源，或者他們需要與誰討論他們遇到的特定問題，他們可以在指定的地方求助。

2. 鼓勵雙向溝通

最好的溝通方式是分享和傾聽。 即使您有遠程或無辦公桌員工，也要花時間尋求反饋並親自或通過視頻會議會面。

當您與您的團隊溝通時，請積極傾聽。 這個想法最初是由 Carl Rogers 和 Richard Farson 於 1957 年提出的，涉及以一種體現的、積極的和充分呈現的方式關註註意力。 通過積極傾聽，您可以通過向團隊成員展示您正在以專注、尊重和開放的心態進行溝通，從而提高員工敬業度。 您可以作為一個團隊一起練習積極傾聽。 該方法涉及：

• 在進行雙向溝通之前，先拋開所有的干擾。
• 全神貫注並傾聽說話的人。
• 在說話者完全停止說話之前，保留判斷並避免打斷或說話。
• 在回答之前允許片刻過去。
• 在談話過程中檢查你的身體，看看你是否有任何反應，例如肩膀收緊。 這可以防止你反應遲鈍。 如果您注意到您的身體緊張，請給自己額外的時間呼吸，然後努力保持溝通愉快和專業。
• 通過用你自己的話重述來總結和澄清所說的內容，這樣你就可以確定你理解了傳達給你的內容。
• 只有在你覺得你已經理解了演講者的想法和觀點之後，才介紹你自己的想法和回應。

如果您有無辦公桌或遠程員工，則雙向通信依賴於訪問。 Connecteam Chat 等安全應用程序允許員工在需要時與您聯繫，並允許您在在線一對一聊天和群聊中練習積極傾聽。

3. 定期入住

有效的溝通不僅僅在於你如何溝通，還在於溝通的頻率。 您希望取得平衡，以便您的溝通頻率足以讓員工感到被傾聽、支持和參與，但又不會經常讓員工因為頻繁的會議而打斷他們的工作任務而感到煩惱。 為了及時有效地進行溝通，您需要設置幾種類型的溝通渠道：

• 異步渠道：對於您的團隊完成工作所需的日常信息、培訓、更新和文檔，擁有一個在線或面對面的地方，每個人都可以在需要時輕鬆找到他們需要的東西。 每件物品都應該有清晰的標籤和有效的組織，以便您的工人可以輕鬆找到他們需要的東西。 淘汰或歸檔較舊的過時材料，以便您的團隊始終只擁有他們需要的東西。
• 實時溝通和協作：可能需要公司會議、團隊會議和個人會議來讓每個人都了解最新情況、宣布重大變化、就項目進行協作或提供績效反饋。 您可能希望每季度、每月或更頻繁地安排實時會議，具體取決於您的團隊規模和您的需求。
• 對時間敏感的溝通：有時，需要就可能影響工作的中斷、突然的緊急截止日期或天氣條件進行緊急溝通。 緊迫性會產生壓力，因此盡可能減少需要立即回复的消息數量。 如果您確實需要發送一些對時間敏感的內容，請考慮使用聊天應用程序等實時通信系統，並通過電子郵件和推送消息等多種渠道發送消息，以確保其到達需要重要信息的每個人.

4. 獲取有關公司溝通的反饋

在您建立組織的溝通技巧時，請獲取有關溝通需求和風格的反饋。 詢問您的團隊他們可能希望看到什麼——更多簽到，更少簽到？ 詢問是否有他們需要但沒有看到的特定類型的信息或交流。 每個人都對這種溝通方式感到滿意還是還有問題需要解決？ 雖然您可能無法解決每個人的擔憂，但如果您看到一種模式出現，您可能想要做出改變。

最重要的是，您需要定期衡量團隊溝通。 您是否看到更少的混亂、更少的挫敗感和更高的效率？ 是否有更少的信息從裂縫中流失？ 要正確評估，請閱讀我們的衡量公司溝通的指南。

5. 使溝通方式以人為本

一種更有效的溝通方式是消除行話，讓你的溝通，無論是面對面的還是文字的，都更人性化。 不要使用要點和零散的短語，而是使用完整的句子。 與其使用“範式轉換”或“迴圈”之類的行話，不如使用“改變”或“再次討論”等更簡單、更清晰的語言。 如果您必須使用首字母縮略詞，請先拼出首字母縮略詞，然後再包含首字母縮略詞，例如：“多樣性、公平性和包容性 (DEI)。” 與聽眾一起寫作並使用與專業聯繫人一起使用的語言可以使您的語氣聽起來更溫暖，更具吸引力。 它還可以使您的信息更清晰。

與個人或團隊交流時，通過與您首先聯繫的人簽到，使您的信息變得個人化。 例如，如果您要與團隊成員開會，首先要真誠地問“你好嗎？” 並充分聽取答案。 當您了解您的受眾和他們的需求時，以真誠的關懷為您的團隊建立融洽的關係可以使溝通變得更容易。

6. 團隊合作，共同提高個人技能

集體學習情商、口語技巧和寫作技巧等技能可以幫助您作為一個團隊更有效地分享想法和信息。 您可以聘請培訓師進行旨在提高您的溝通技巧並建立共同溝通指南的課程。 員工培訓應用程序使您能夠創建以溝通技巧為中心的課程，甚至跟踪參與情況。

7. 創建包容性溝通

根據美國殘疾人法案 (ADA) 的標題 I，美國的雇主必須為殘疾工人提供合理的便利，這意味著您可能有義務讓您的溝通無障礙。 您可以在會議錄音中提供隱藏式字幕，並在演講或口頭交流後提供書面在線筆記，以便所有員工都可以訪問信息。 聯合國有一個在線指南，其中充滿了使溝通具有包容性的其他想法，而 ADA 對有效溝通有一個概述。

8.解決你溝通的所有方式

您可能還想通過考慮四種主要的溝通類型來考慮包容性和有效的工作場所溝通：

口頭交流，包括電話、演示和人際對話

您可以提前練習通話和演示，並查看這些以確保沒有任何語言排斥任何人。 提供幻燈片或演示文稿的書面版本，以允許所有員工重新訪問信息或根據需要參考。

書面溝通，包括電子郵件、信件和報告

寫作時，請注意良好的寫作禮儀：例如，避免全部大寫或過多的感嘆號。 在發送之前務必檢查您的材料，以確保它沒有錯誤或任何可能對您的某些聽眾造成困擾的表達方式。 例如，避免使用“pow-wow”和“grandfathered in”等術語，因為它們源於種族偏見，可能會讓一些人感到被排斥。 警惕任何可能是種族主義、能力歧視、年齡歧視或其他有害的措辭。 由於語言總是在變化，因此在寫作時諮詢指南會很有用； 美國心理學會對包容性語言有一個有用的概述。 如果可能，請在分享之前讓某人查看您的書面材料是否存在任何問題。

通過書面文字發送信息時，請考慮視力障礙者如何獲取信息。 是否有員工可以使用的軟件或應用程序來大聲朗讀書面筆記？ 這不僅可以幫助有視力障礙的人，還可以幫助其他團隊成員。 通過有多種訪問信息的方式，員工可以選擇最有效、最讓他們感到舒適的方式。

在適當的情況下，創建允許其他人評論、添加或編輯文本的動態文檔。 這允許異步反饋，讓每個人都有機會參與，並為團隊成員提供另一種溝通選項。

視覺傳達，包括視頻和照片

分享照片和視覺效果時，請考慮該圖像是否會引起冒犯。 有沒有以別人為代價的笑話？ 如果是團隊中每個人的照片或視頻，是否有每個人的權限才能分享？

分享視覺交流時，使用隱藏式字幕或靜態照片描述來幫助有視力障礙的人。 這樣做還可以幫助使用較慢 Internet 連接且無法輕鬆查看加載緩慢的圖像的任何人。

9.解決非語言交流線索

非語言交流，包括您的姿勢、肢體語言和麵部表情，佔您信息的 55%，而您使用的詞語僅佔 7%。 然而，很少有專業人士意識到他們可能給人留下的印象。

在其他參與者的許可下，錄製會議和演示文稿，以評估您的語氣、音調、手勢和肢體語言。 從教練或團隊中的其他人那裡獲得反饋。 您的非語言交流是否使您的信息難以理解或參與？

與教練一起工作可以使您成為更有效的演講者。 媒體教練還可以幫助您掌握肢體語言、面部表情和信心，從而更好地進行口頭和非語言交流。

10.注意你自己的內部溝通

當我們談論公司溝通時，通常不會討論內部溝通，但它會影響您與他人的互動方式，有時以您可能不知道的方式。 我們都傾向於創造關於我們所經歷的“故事”。 例如，如果某人雙臂合攏，我們可能會將其解釋為某人感到不安，即使事實並非如此。 你可以在不知不覺中做出這個假設，你與他人的互動可能會受到你潛意識解釋的影響。

當你給自己講故事時，需要一些練習才能意識到。 與任何人交流時要養成的一個好習慣是經常（並且默默地）問自己幾個問題：

• 關於這種情況的事實是什麼？
• 它們真的是事實還是假設？
• 關於這種情況，我要告訴自己什麼故事？
• 我告訴自己的故事是真的，還是有其他可能的解釋？

如果你發現自己給自己講故事而不是堅持事實，那麼假設他人的最佳意圖然後澄清可能會很有用。 有時，如果你發現自己偏離了軌道，可以這樣說：“如果我沒聽錯，你的意思是。 . .但我發現自己將事情解釋為。 . . 請我們澄清一下，以確保我在同一頁上？” 這種直接的方法可以減少溝通不暢，這就是為什麼您可能想教整個團隊採用它的原因。

最後一個字

您一天中的大部分時間可能都花在接收信息或與他人共享上。 交叉線、掉線和誤解時有發生，但在您的組織中使用有效的溝通技術，您可以成為團隊成員在需要時體驗清晰、及時的信息和可靠資源的工作場所。