合規時間跟踪：正確使用時鐘

“記住，時間就是金錢” ，本傑明·富蘭克林 (Benjamin Franklin) 早在 1748 年就在他的文章中寫道。對於商業世界來說尤其如此； 失去時間意味著失去金錢，被競爭對手打敗並被淘汰。 工資單是大多數企業最大的一項支出，因為大多數員工都是按小時支付的。

從本·富蘭克林 (Ben Franklin) 撰寫他的論文開始，快進到 2021 年，技術浪潮正處於頂峰。 是時候最終用紙筆時間表換取智能時間跟踪軟件解決方案了。 實際上，許多企業，就像您的企業一樣，正在做出轉變。 不乏時間追踪技術； 從移動應用程序到具有薪資系統集成的便攜式生物識別系統。儘管為您的企業選擇合適的解決方案可能會讓人望而生畏，但這不僅僅是將您的業務需求與解決方案相匹配。

在管理時間和出勤方面，您必須確保您的公司遵守所有政府規章制度。 此外，我們在這裡談論的是人，因此您選擇的解決方案需要易於使用、舒適並且與現有系統兼容。

在我們討論時間跟踪系統的許多應用（和很少的挑戰）之前，了解是什麼促使企業採用此解決方案而不是其他解決方案，這有助於理解。

為什麼您的企業需要時鐘

《公平勞工標準法》(FLSA) 要求企業準確記錄員工工作時間，但允許業主選擇自己的計時方法。

“雇主可以使用他們選擇的任何計時方法。 例如，他們可以使用時鐘，讓計時員跟踪員工的工作時間，或者告訴他們的員工在記錄上寫下他們自己的時間。 任何計時計劃都可以接受，只要它是完整和準確的。” – 勞工部

FLSA 合規性規則要求您將工作時間跟踪文件保存至少兩年，並且需要便於政府代表檢查。可以肯定的是，您可以使用紙質時間表或打孔卡，但請記住，這些不僅會引起很多管理上的麻煩，而且很容易放錯地方或丟失或包含錯誤。

“工資計算所依據的記錄應保留兩年，即考勤卡和計件工作票、工資率表、工作和時間表以及工資增加或減少的記錄。 這些記錄必須公開供部門代表檢查，他們可以要求雇主進行擴展、計算或轉錄。 記錄可以保存在工作地點或中央記錄辦公室。” – 勞工部

最重要的是，如果您正在處理政府合同，DCAA（國防合同審計機構）有義務確保您的公司遵守他們必要的計時和會計規則，稱為 DCAA 要求。 這稱為 DCAA 合規性。

您不想發現您在污水氾濫中丟失了過去一年的所有員工工作時間記錄，或者讓心懷不滿的員工只是燒毀了他同事的所有打孔卡（是的，這確實會發生）。 除了數據丟失造成的不便外，當政府特工決定進行突擊審計時，這種情況還會給您帶來很多麻煩。

根據 FLSA，員工每週工作超過 40 小時必須及時支付半小時工資。 他們在那段時間獲得正常小時工資和額外一半的正常工資。 未能計算和支付加班費可能會對您的業務造成極大損害，即使政府不來敲門也是如此。 所需要的只是一名心懷不滿的員工，他認為你向他或她支付的報酬不公平。 這一點也不罕見； 根據 NERA 的研究，42% 的工資和工時法庭案件與加班有關，所以盡量不要被起訴。

FLSA 法規要求您支付加班費，即使是在未經授權的情況下也是如此，這可能會非常昂貴。 一個提醒您員工未經授權加班的系統有可能為您節省不少錢。 借助觸手可及的正確數據，您甚至可能會發現，僱用另一名員工比向已僱用的員工支付加班費更具成本效益。

為什麼要在您的企業中使用時鐘

儘管手動時間跟踪仍然存在並在世界某些地方使用，但這些技術已經發生了很大變化並適應於克服最流行的計時，尤其是薪資挑戰和錯誤。

如果您有一家本地小企業，使用電子表格或（上帝保佑！）紙張跟踪您的工人的計薪工時就足夠了，並且在需要寫支票時投入資源來管理時間表計算。

儘管編寫它們肯定也需要一些時間。 根據 Score.org 的數據，17% 的小企業每月花 6-10 個小時支付工資，而 11% 的小企業每月花費超過 10 個小時。

現在想像一下，當您的員工隊伍因您的業務取得如此巨大的成功而以指數級增長時，您不想不得不停止慶祝活動才能坐下來查看數十（或數百）份出勤報告和膝上的計算器。

由於您是那種以成功為目標併計劃未來的經理，您可能希望在它變得緊急之前檢查一個簡單但可擴展的解決方案。

您通常可以通過查看工作時間表和進行數學運算來判斷在月底（或週末）您需要支付給員工多少錢。 但是，當突如其來的流行病每天帶走隨機數量的員工，迫使他們的同事加班時，會發生什麼？ 當員工請病假時，您需要為加班費和病假支付多少費用可能會每小時發生變化。

智能打卡軟件可以幫助您實時計算工人工資的支出，並自動計算每週或每月的總計——這樣您就可以相應地調整預算，避免在支付時出現意外，或多付錯誤。

不僅僅是進出時鐘

今天的時間跟踪解決方案不是您爺爺在工廠車間的打卡時鐘。 今天的系統包括各種特性和功能，旨在讓您的員工更輕鬆地準確報告工作時間，並讓您更輕鬆地監控和管理出勤率和效率。

在此處找出 15 大最佳時間跟踪解決方案。

在選擇要在您的企業中部署的解決方案之前，請考慮您的企業需求及其與員工關係的性質。 例如，如果您有一個相對較小的團隊，由敬業和誠實的員工組成，那麼部署生物識別時鐘系統將是對您金錢的巨大浪費，儘管它看起來很酷而且很有未來感。

對於大多數企業而言，某些功能值得考慮，無論合規性或特定業務需求如何。

時鐘應用程序的主要優點之一是，員工在實時記錄時更有可能準確記錄他們的工作時間。 但是，如果您有現場員工、無辦公桌的員工或遠程員工，他們無法在辦公室的打卡時間排隊，會發生什麼情況？

今天提供的許多時鐘解決方案都允許安全地跨渠道訪問時間跟踪系統，讓員工可以通過他們的移動設備或台式電腦（如果有的話）打卡進出。有些甚至提供地理圍欄，這樣您不僅可以知道員工何時打卡，而且他們只能從指定位置打卡。

即使您碰巧使用物理打卡時鐘，能夠遠程訪問系統也是有幫助的。 如果員工忘記了，他們可以使用應用程序來打卡，而經理可以實時檢查哪些員工當前正在打卡。 此外，大多數在線時鐘還標記了員工的 GPS 位置，因此您可以確定他們在打卡和下班時確實在現場，而不是在大約 5 英里外的星巴克喝咖啡。

在管理不斷增長的勞動力方面，盡可能自動化薪資流程成為當務之急。在您的時鐘和其他人力資源系統之間建立順暢的連接可以節省時間和金錢，但不僅如此。確保信息順暢流動並在系統中明確定義流程可以防止數據丟失、重複記錄和可能的員工篡改。

另外，不必追著你的員工交上他們的時間表聽起來像是一個完美的夢想成為了現實。 使用時鐘應用程序只會讓整個過程更快、更準確、更省時。

今天提供的許多時間跟踪解決方案允許在特定條件下自動向員工和/或經理髮送通知。 例如，如果員工本週工作超過 40 小時，現在需要加班打卡，則可以通知經理。如果員工在預先指定的輪班時間之外簽到，他們會收到通知。

這些通知可以通過電子郵件、移動應用程序通知或短信發送，並且有可能在計算工作時間時防止出現差異和錯誤。

如前所述，現代時鐘遠遠超出了進出打孔卡系統。一些解決方案提供基於任務的時間跟踪，讓您為不同的任務支付不同的工資，衡量員工效率並優化您的勞動力。

管理人為因素

技術與否，時間和出勤問題的主要來源是人。 我們人類天生就是不完美的、焦慮的，有時甚至是不誠實的。 當然，您會盡力而為，從不妥協您的員工。 儘管如此，在集成智能時鐘的過程中仍存在一些常見障礙。

人們不喜歡被監視。 習慣於報告自己的工作時間的員工，或者只是不喜歡按小時量化他們對工作場所的價值的感覺，可能會對新引入的時鐘錶現出抵觸情緒。此外，由於打卡通常被認為對雇主而非僱員更有利，因此許多工人認為它們是不必要的。 有多種方法可以處理此問題。

首先，為您的企業製定一個時鐘政策，並讓您的員工閱讀並簽署它作為他們入職流程的一部分。 此外，通過傳達智能時間跟踪系統為員工帶來的好處，嘗試減輕員工的擔憂。

最後，也是最重要的，看看大公司是如何做到的。 擁有數千名員工的大公司面臨的最大挑戰之一是實施跨組織變革。 難怪，您將如何讓成千上萬的員工都接受他們做事方式的改變？

事實上，已經開發出一整套稱為變革管理的學科來創建促進組織變革的最佳實踐。底線是，如果你想讓你的員工接受新的時鐘，或者任何與此相關的改變，你必須首先讓員工參與進來，讓他們覺得對你的公司和它的目標有投入。敬業的員工生產力更高、更快樂。

這是常識。 但是，敬業的員工也可以成為“變革大使”，幫助您推動組織變革。

這就是Facebook流行背後的邏輯。 一旦您所有的朋友都加入了新的社交媒體，您就不想落伍了。如果您能讓第一批員工加入，您的變革大使，新的考勤軟件將不會被其他員工遺忘。

這就是您如何成功地為您的員工引入新的時鐘：

1. 將新的時鐘引入您認為會響應的員工樣本。
2. 讓他們在短時間內測試時鐘。
3. 借鑒試用經驗。
4. 與沒有被“選中”參加初始試點的其他員工一起，為新的時鐘設定預期。
5. 為所有員工啟動新的時鐘。

遵循這些步驟，我們保證您的員工將採用新的時鐘解決方案。

如果您從未遇到員工在報告工作時間時作弊，您可能會認為“夥伴打孔”是“搏擊俱樂部”的代號。 它不是，但很像“搏擊俱樂部”， “夥伴打卡”的第一條規則是員工不要談論夥伴打卡和其他時間竊取技巧。

有很多方法可以打擊為同事打卡打卡以從字面上偷你的東西的做法：

1. 你可以要求自拍來打卡，以確保時間戳上的名字和照片中的臉相匹配。
2. 您可以考慮將地理圍欄或實時麵包屑地理跟踪作為時間跟踪例程的一部分。
3. 您甚至可以使用生物識別打卡鐘。
4. 引入可穿戴時鐘以防止盜用時間。

根據我們的經驗，最好的解決方案不是技術上的，而是文化上的。明確定義禁止的時間跟踪做法，例如在員工簽署的時間跟踪政策中打卡，以及對任何形式的出勤和時間盜竊採取零容忍政策，是最好的方法。

但是，請注意，時鐘應用程序可以在員工上下班時標記員工的位置，此外，該應用程序不會四捨五入一秒或一分鐘。 小時數是從您的員工上班打卡到下班打卡的那一刻計算的。

優秀的員工更關心他們的工作質量，而不是他們工作時間報告的準確性。 因此，難怪即使是最敬業的員工有時也會忘記上班或下班，即使他們知道公司考勤政策要求他們這樣做。 當簽入和簽出的過程不夠順利或容易跳過時，這可能會變得混亂，你有大量員工，並且有人忘記打卡的可能性很高......

這被稱為“時間洩漏”，這對許多企業來說實際上是一個巨大的問題——超過 38% 的潛在可計費收入損失是由於在電子郵件、會議上花費的未跟踪時間，以及由於延遲填寫時間表，企業可以解決這個問題問題並加以解決，收益可觀，收入可增加 61%。

大多數在線時間跟踪解決方案允許經理和/或員工在必要時登錄系統更新和更改記錄（當然，根據權限）。 出於合規目的，這些系統通常還會保留此類更改的歷史記錄。

此外，時鐘應用程序允許您在員工應該上班前半小時或您選擇的任何時間向他們發送推送通知，以便提醒他們這樣做！

一個強大而穩健的時間跟踪解決方案，如 Connecteam，使企業主能夠通過實時 Breadcrumbs 地理跟踪來跟踪全天上班的員工，並將對他們的數據計劃或電池壽命的影響降到最低。 這為忙碌的員工提供了一個備用安全網，以防他們全天發生任何事情，並讓經理和企業主完全監督他們的員工所在的位置（和時間）。

合規時間跟踪的底線

確實（而且很明顯）不同的企業有不同的要求。 有些有員工在現場工作並遠程打卡。 其他人希望在工作日結束時停止在打卡時間排隊，讓員工等待輪到他們下班。

在選擇時鐘之前，您還必須牢記一些其他事項。 重要的是要記住您必須遵守法規，特別是如果您根據政府合同工作。 此外，強大的時鐘將能夠記錄加班時間，甚至可以在員工接近加班時通知經理。 您甚至可以向您的員工發送實時推送通知，提醒他們在加班前下班。 通過選擇正確的時鐘，您將更容易、更高效、更快速地處理時間表和工資單，尤其是通過 Connecteam 的 QuickBooks Online 和 Gusto 集成。 此外，不會有任何意外，因為您將能夠以數字方式實時計算員工工時。 從而減少手工筆和紙的錯誤或丟失的時間表。

強大的時鐘還可以讓管理層跟踪員工在任務上花費的時間，為管理層提供有關員工在時鐘上花費時間的寶貴信息。 使用正確的時鐘，您可以完全消除夥伴打卡和時間盜竊。 從而在偷來的時間上為您的公司節省大量資金。

如果員工難以接受您的新時間跟踪系統，請查看上述步驟以確保您的員工會感到興奮並期待將要發生的新變化。 只用幾名員工試用新系統，為新技術製造炒作和期待，然後向所有員工推出新的時鐘。

請記住，沒有“一刀切”的方法，但即使您不希望在您選擇的時間跟踪解決方案中尋找花里胡哨的功能和額外功能，您仍然需要遵守聯邦勞動法。 在線時鐘解決方案使任務變得更加容易。

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