使用領先的清潔服務應用擴展您的清潔公司

開辦一家清潔公司可能是一個有利可圖的決定，因為工作量大，需求量大，而且管理費用低，而且沒有通常的運營成本。 然而，管理一家清潔公司也面臨著一系列挑戰。 從僱用和培訓最好的團隊、規劃和擾亂有效的時間表、準確跟踪時間以輕鬆計算工資、保持健康的內部溝通、吸引回頭客並確保客戶滿意度，清單可能會不斷增加。

許多清潔企業主發現，依靠筆和紙，甚至 Excel 電子表格以及無休止的短信和凌亂的 WhatsApp 群組是行不通的。 它只是不削減它！ 鑑於技術的進步，轉向數字解決方案來管理日常運營是理所當然的。

數百家清潔公司正在使用 Connecteam 來應對運營清潔公司的日常挑戰。 因此，我們根據它們的使用情況創建了一份指南，為您提供克服挑戰和擴大清潔業務的最佳實踐。

清潔公司在 Connecteam 之前面臨的挑戰

• 來自現場的報告經常放錯地方

“當清潔工需要提交報告時，比如清潔確認表，如果幸運的話，我通常要到那天晚些時候才能收到。 如果他們弄錯了或忘記在表格上簽名，我必須追著他們去獲取這些信息，所以我需要兩倍的時間來處理這些信息。”

“有時我的員工通過短信向我發送確認信息，這變得難以追踪而且非常混亂！”

• 跟踪時間可能會導致錯誤

“時間跟踪和工資單可能需要我一兩天的時間，因為我必須篩選數百張 Excel 表格或紙上的塗鴉，有時可能會出錯。 一點效率都沒有。”

“如果我發現錯誤或我需要他們接聽時間，這只是與我的員工進行無休止的乒乓球比賽。”

• 分配班次需要幾個小時

“如果輪班開始，我必須尋找替代者，而且要兼顧這麼多員工和地點使這項任務成為我真正想避免的苦差事。”

• 入職時間長且耗時

“我需要新的清潔工在同一天啟動並運行，但我們卻被困在一個房間裡，我們浪費了一整天的時間來處理員工手冊中的小事。 當我一半的新員工在第一個月內辭職時，這完全是浪費。”

• 內部溝通混亂

“當我需要發送緊急更新時，我要么一個一個地打電話給我所有的清潔工，要么組織一個電話會議，要么我發短信，但我不知道誰收到了信息，甚至懶得去讀它。”

“我的清潔工有時很難找到我，因為我忙於處理十幾個不同的任務，當我回到他們身邊時，它已經無關緊要了。”

• 提供最好的客戶服務可能很困難

“那裡有很多競爭，我真的很想擁有競爭優勢，但我需要一個可以幫助我管理一切的工具，這樣我就可以專注於大局。”

直到我們發現了Connecteam的清潔服務應用程序，我們最大的挑戰才逐漸成為過去！ – BnB清潔服務

在此處詳細了解 BnB Clean Service 使用 Connecteam 清潔服務應用程序的體驗。

Connecteam 如何幫助清潔經理應對工作場所的挑戰

1. 自動化每日清單、報告和表格

日常運營是高效運營清潔公司的核心職能，因此通常使用清單和報告來減少日常活動中的摩擦、自動化信息流、縮短響應時間並建立監督。

以下是清潔公司定期創建的清單和表格的示例：

• 清潔確認表
• 每日清潔清單
• 每周清潔清單
• 每月清潔清單
• 現場或設施檢查
• 設備退貨和設備訂單
• 維修訂單票
• 報告問題
• 庫存盤點清單
• 庫存訂單（項目和數量）
• 存貨退貨表格
• 客服審批
• 事件報告
• 費用報銷
• 員工績效考核

所有清單、報告和表格都以數字方式記錄，可以輕鬆地以 PDF 格式共享，也可以導出到 Excel。 此外，存儲的文檔數量沒有限制，提交的數量也不會影響定價。

最重要的是，您可以與客戶分享這些信息，讓他們感覺自己的需求得到了滿足。

2. 準確記錄時間

員工的智能手機上可以進行時間跟踪，因此您可以更輕鬆地準確管理時間跟踪和工資表。

• 使用 GPS 位置標記進行簡單的進出計時
• 發送自動提醒以確保員工準時上下班
• 利用標籤、班次附件和註釋來準確了解為每個客戶或工作類型分配了多少時間
• 管理和批准請假和休假請求
• 按班次或總計導出工資表。
• 與 QuickBooks Online 和 Gusto 集成，實現簡單直接的工資單處理

3.輕鬆分配班次和服務電話

為了調度和管理服務用戶的電話，清潔公司依靠 Connecteam 的工作安排功能從一個地方輕鬆地向清潔工提供所有相關信息：

• 根據不同要求分配清潔工進行服務
• 為每個地點和客戶提供所有相關信息，包括時間、地址和特別說明。
• 發送提醒和通知以確保清潔工準時到達，並在有人遲到時通知經理。
• 記錄上下班時間和地點，並在需要額外信息時啟用班次註釋和評論。
• 知道員工何時打卡並完成輪班——此外，員工可以在必要時為每個班次添加圖片和評論。
• 允許員工接受或拒絕輪班（可選 - 可以禁用）。

4. 確保各級合規

對於大多數清潔公司來說，合規是必須的，因此“閱讀並簽署”表格和定期進修培訓課程是司空見慣的。 所有文件都被記錄下來，並通過應用程序自動以 PDF 副本發送到預定義的電子郵件，此外，任何表格都可以自定義，摘要報告可以隨時導出。

• 員工手冊確認
• 使用危險材料
• 健康和安全
• 統一協議
• 性騷擾政策
• 事故調查報告
• 其他閱讀和簽署文件。

5.有效地入職和培訓你的員工

清潔公司經常面臨高周轉率，並且必須為每項工作提供一流的服務水平，因此使用 Connecteam 來簡化您的入職流程非常重要。 使用該應用程序，一切都變得更加高效和快捷。

• 一封正式的歡迎信
• 新員工清單
• 個人信息表
• 背景和安全檢查合規性表格
• 員工製服訂單及協議書
• 保密協議
• 提前預定假期的聲明
• 閱讀並簽署適當的表格

除了入職，重要的是在必要時培訓您的清潔工，這樣就沒有知識差距。 清潔公司使用 Connecteam 來跟踪員工的進度並創建培訓材料，例如：

• 健康與安全培訓
• 正確使用有害物質培訓
• 性騷擾培訓
• 設備使用與維護
• 測試和測驗。

在這裡了解更多有關清潔人員有效培訓的信息。

6.加強內部溝通

當您的員工分散且不坐在一個位置時，內部溝通就不太容易實現。 因此，Connecteam 通過包含以下功能輕鬆克服這一挑戰：

• 員工目錄：只需搜索姓名、位置、職位等，即可輕鬆找到員工或客戶的聯繫方式。
• 聊天組和頻道：為工作地點或小團隊創建一個內部組，這樣每個人都可以更輕鬆地保持聯繫。員工可以互相告知道路是否封閉，或者他們是否沒有產品並且附近有人可以提供幫助。
• 實時推送通知和更新：用於正式和非正式公告，如人力資源更新、首席執行官的來信、員工表彰或公司政策更新等。更進一步，將來自客戶的驚人反饋發送給您的所有員工，以幫助提高士氣。

7. 輕鬆訪問公司協議

為確保全面合規，必須單擊按鈕即可使用所有公司協議。 此外，當您更新協議時，您只需在數字清潔服務應用程序上執行一次，每個人都擁有更新的版本。 無需再打印數十份實體副本並在員工之間打擾。

• 標準操作程序 (SOP)
• 安全和應急協議
• 地毯清洗程序
• 員工手冊
• 道德準則
• 性騷擾政策
• 統一政策

8. 提高工作場所安全

清潔公司通過讓員工實時報告、提供安全信息以及交流安全相關主題來提高安全標準並營造“安全第一”的意識。 一些最佳實踐包括：

• 快速簡便的報告：員工可以實時輕鬆地發送有關危險或事件的報告，相關主管會立即收到報告以進行進一步評估。
• 安全數字資源：確保所有安全規程、提示和資源以及“經驗教訓”、事故調查結果和定期安全提示都可通過單擊獲得。
• 持續的安全培訓：定期向員工發送培訓材料，以確保沒有知識差距，員工了解某些更新，而且可以輕鬆發送測驗以確保內容被理解。管理員可以關注進度並發送提醒以完成培訓。
• 安全第一的溝通：只需輕按一下，您就可以分發和交流與安全相關的更新和協議，例如事件發現報告、更新以及使用危險材料和設備的指南、實時更新等。

9. 簡化人力資源需求

人力資源團隊和高管更喜歡通過以下方式實現流程自動化並更好地控制與勞動力相關的問題：

• 推薦朋友：可以很容易地推薦朋友在公司工作，以幫助擴大招聘範圍。
• 休假或病假請求管理：如果請求被批准或拒絕，員工會收到即時更新。
• 個人信息表：新員工入職時，可以輕鬆獲取個人信息、聯繫方式、緊急聯繫人、稅表等文件、帶照片的身份證件等。
• 更新聯繫信息：即時接收員工信息的更新，例如姓名、地址、銀行帳戶等。
• 員工滿意度調查或績效評估。

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