什麼是臨時勞動力管理？ （+ 最佳軟件）

臨時工，也稱為零工工人，作為自由職業者而不是長期僱員與公司簽訂合同。 這使得根據需要雇用或解僱他們變得很容易。 另外，他們無權享受公司福利。

另一方面，臨時工感覺與公司及其使命的聯繫較少。 它們通常還分佈在不同地點，因此管理起來很困難。

但是，如果您希望臨時工保持敬業度並為您的公司做出超越，那麼管理好臨時工就勢在必行。 在本指南中，我們將告訴您有關臨時勞動力管理的所有信息。 我們還分享用於招聘、吸引和管理臨時團隊的最佳軟件。

什麼是臨時勞動力？

臨時工是指企業臨時聘用的員工。 他們通常會在特定的時間內受僱從事專門項目、滿足季節性需求或填補人員缺口。

臨時工通常被稱為以下人員：

• 獨立承包商
• 工作說明書 (SoW) 顧問
• 零工
• 自由職業者
• 臨時工，或“臨時工”——儘管這些人仍可能被歸類為僱員

臨時工沒有獲得與長期僱員相同的福利和福利。 他們經常感到與同事以及公司的使命和目標在社會上孤立。

臨時工的使用因工作性質、需求、公司預算和可用人才庫而異。 他們通常由公司直接聘用，通過在線職位列表平台，或通過人事代理機構、招聘人員或其他人才供應商。

一些臨時工轉為正式員工，但大多數人在實現目標後就會終止與公司的合同。

數字平台和零工經濟的興起導致過去幾年臨時工作的增長。 人們希望靈活工作，公司希望零工工人具有流動性和成本效益。

使用臨時工的行業示例

如今，當您想到自由職業者時，您可能會想到圖形設計師、內容作家、視頻編輯器、IT 或法律顧問。 但臨時工作安排還延伸到許多其他行業。

以下是使用臨時員工的行業的一些示例：

• 零售：商店經常僱用季節性工人來滿足不斷增長的需求（例如在假期期間）。

• 活動和酒店：活動管理或酒店公司經常僱用服務員和調酒師等零工。 他們可以幫助實現特定活動或旺季的目標。

• 醫療保健：醫院和診所僱用臨時工來解決人員短缺問題是很常見的。 例如，96% 的醫療保健機構在大流行期間僱用了臨時工。

• 製造業：在生產需求旺盛期間，通常會僱用臨時工來幫助裝配線、質量檢查和其他物流。

• 建築：許多承包商被雇用於某些需要專業技能的項目。 除了建築工人，項目還需要電工、水管工、木匠等。

• 運輸和送貨：快遞員、送餐服務和拼車服務通常將零工工作作為他們的主要就業形式。 隨著時間、地點等方面的需求不斷變化，這些公司需要能夠靈活工作的員工。

使用臨時員工的好處

臨時工帶來很多好處。

首先，它們有助於應對波動的工作負載，因此您的企業可以應對不斷變化的市場狀況。 例如，當市場繁榮且客戶支出增加時，您可能需要額外的員工來幫助滿足不斷增長的需求。 相反，當經濟下滑且需求低迷時，您可能需要削減資源。 對於臨時工，您可以根據需要擴大或縮小規模。

您還可以僱用臨時工來彌補技能差距。 例如，您可能需要針對特定項目或在有限時間內使用特定技能。 僱用臨時工，您無需為固定員工支付費用，仍然可以從創新中受益並繼續發展。

此外，您沒有義務為臨時工提供健康保險、退休計劃、帶薪休假 (PTO) 或其他福利。 這使它們具有成本效益，尤其是在困難時期。

管理臨時勞動力的最佳實踐

評估您的人員需求

首先，考慮為什麼您可能需要臨時工以及他們在您的業務中適合的位置。 例如，您可能需要一個特定項目的專家，而您現有的勞動力缺乏這些項目的技能。 或者，您的產品和服務需求可能會暫時激增，需要額外的員工來滿足業務需求。

無論是什麼原因，請評估您是否需要臨時工或長期工來從事特定工作。 您可能會發現，對於某些角色，永久僱員可能比臨時工更合適。 當該角色可能成為公司的長期固定成員時，這種情況很常見。 在這種情況下，它更適合可以長期堅持的永久團隊成員。

將時間投入到良好的人才招聘和供應商管理上

僱用臨時工通常是直接完成的，或者是在代理機構或其他自由職業平台的幫助下完成的。 無論您如何尋找他們，請確保您做出正確的招聘選擇。

確保您的臨時工具備您分配給他們的特定項目所需的技能。 您還需要檢查他們是否擁有工作所需的任何許可證和證書。

此外，即使您是通過代理機構招聘，也要親自與他們面談，以確保他們能夠很好地適應企業文化並融入您現有的員工隊伍。

最後，當您管理臨時勞動力時，您要與多方打交道，例如代理機構或招聘人員。 您必須為合適的職位簡介選擇合適的人才供應商。 例如，如果您在假期期間需要額外的保險，您可能會選擇專門從事季節性接待工作人員招聘的招聘人員。

您還需要管理多個供應商合同，了解合同何時需要續訂，並確保滿足條款。

通過在不同的人力資源經理之間分配工作，您可以保持與供應商的溝通和關係井井有條。

然而，管理這些持續關係的最佳方法是使用專門的供應商管理系統。 這些簡化了選擇、管理和評估供應商和機構有效性的過程。

明確概述工作範圍和條款

在招聘階段為臨時工設定SMART（具體、可衡量、可實現、相關和有時限）目標。 將這些添加到承包商協議中的工作說明書 (SoW) 中，他們可以在其中籤署。

這可以確保臨時工充分了解他們的工作範圍以及對他們的期望。 通過這種方式，它還可以防止您的公司犯下代價高昂的招聘錯誤，例如，僱用尚未準備好執行任務的人員。

此外，將此簽署的文件作為臨時工了解他們的報酬的證據很有用。 有時，公司最終會與未完成任務但要求獲得報酬的工人打官司。

最後，在協議中概述臨時工對公司的法律責任至關重要。 預先包含保密協議、保密協議和其他重要條款，以減少未來發生爭議的空間。

對臨時工進行分類並加入正確的系統

工人的錯誤分類可能會因不合規而受到法律處罰。 如果您將 1099 承包商歸類為 W2 僱員但不符合 W2 僱傭法，您可能會被勞工部或美國國稅局罰款。

例如，公司在發工資時扣除 W2 工人的稅款，並且在法律上有義務確保這些稅款由員工支付。 然而，承包商會收到全額工資——沒有任何扣除——並且需要自行處理稅款。

臨時工不會參加公司福利或工資單。 他們的付款條件也與 W2 員工不同。 例如，他們更有可能按小時支付或有固定的項目費率。 他們通常會每月為他們的服務開具發票，並由財務團隊支付。 向您的財務團隊提供這些詳細信息非常重要，這樣他們就可以每月支付正確的款項。

在某些情況下，您將向代理機構而不是直接向工作人員付款。 確保您的財務團隊掌握有關向誰付款、何時付款以及應如何計算薪酬的準確信息。 例如，根據協議，除了工人工資之外，您可能還要向該機構支付聘用費。

一旦分類，您需要讓您的臨時工訪問您的企業使用的任何系統。 您可能還需要向他們提供公司電子郵件和身份證。

讓他們參與並跟踪項目進度

定期與您的臨時員工核實，了解他們的進展情況以及他們是否需要任何支持。 儘管他們不是正式員工，但他們仍在為您的業務增加價值。

首先使用時鐘來跟踪他們如何在任務中花費時間。 這將幫助您確保他們按時完成並按要求工作。 有些打卡器甚至支持 GPS，因此您可以驗證您的臨時工是否在正確的位置，防止零工工作中常見的時間盜竊等挑戰。

此外，定期向員工提供績效反饋，讓他們知道什麼有效、什麼無效。

最後，臨時工常常會感到與公司和同事孤立。 我們建議將他們添加到公司聊天中並邀請他們參加社交活動，以幫助他們培養對您組織的歸屬感。 這樣，他們更有可能保持參與並致力於公司的目標。

正確地教育和培訓他們

培訓是一種投資，一些公司在培訓不會長期存在的臨時工時可能會想偷工減料。 但對他們進行適當的教育至關重要，否則您可能會面臨績效不佳、負面客戶體驗、產品質量低等問題。

確保您讓他們了解特定角色的技能、公司價值觀和工作實踐。 重要的是，他們必須像正式員工一樣遵守行為準則並滿足客戶的期望。 您可以通過課堂培訓、在線學習和在職見習來做到這一點。

努力與他們聯繫

當臨時工離開時，他們會帶走他們的技能和知識。 與他們建立良好的工作關係。 這樣，他們更有可能幫助將至少部分知識傳授給您的團隊成員。 例如，他們可以創建一份移交指南來幫助您的員工在離開後繼續執行特定的項目或任務。

與臨時工建立聯繫還有另一個關鍵優勢：您可以為未來的項目重新僱用他們，甚至可以將他們添加到您的人才管道中以進行永久僱用。 如果他們感覺與團隊的其他成員以及整個公司有聯繫，他們會更傾向於全職加入。

考慮外部幫助或內部自動化流程

管理臨時勞動力需要時間和精力。 他們的僱傭和支付方式與您的正式員工不同，對於臨時工，您需要遵守一套不同的法律法規。 （例如，除了我們之前概述的付款和稅收外，W2 員工還有權享受通常不適用於 1099 承包商的失業救濟金。）

許多公司沒有能力在內部管理所有這些。 您可以通過管理臨時工的專門機構尋求外部幫助。 但是，與自己管理它們相比，這可能會很昂貴。

最好的解決方案是使用勞動力管理系統並在內部對其進行管理。 這些軟件系統可幫助您從一個平台管理您的正式員工和零工。 他們提供多種工具來幫助您僱用和聘用員工、組織文書工作、保持合規性等。

為了幫助您入門，我們在下面討論了 3 種最佳的臨時勞動力管理軟件。

3 款最佳臨時勞動力管理軟件

最好的一體化臨時勞動力管理軟件

Connecteam 在最佳臨時勞動力管理解決方案列表中名列前茅。 它提供了管理和聘用臨時工所需的所有工具。

Connecteam 使用簡單，提供實際客戶支持，並且可以通過移動應用程序在旅途中使用。

讓我們仔細看看 Connecteam 的主要功能。

拖放調度讓您快速靈活地分配資源

使用拖放式安排工具，您可以在幾分鐘內創建班次並將其分配給您的員工。 您可以使用模板創建計劃、複製以前的計劃，甚至從 Excel 導出它們。

您的員工可以說明他們的位置、可用性和偏好，以便您可以高效地分配工作。 此外，您還可以查看他們的資歷，以確保您為他們安排正確的輪班並充分發揮他們的技能。

此外，Connecteam 還允許靈活的輪班交換。 您可以將臨時工分配到員工無法再進行的任何輪班，或者他們可以從空缺輪班中進行選擇（無論是否經過批准）。 如果輪班發生任何變化，您的所有員工都會收到智能警報。

借助這些功能，您可以始終配備人員，但也可以為您的長期員工提供靈活性。

GPS 時鐘可讓您監控臨時員工

Connecteam 的打卡時鐘使您的員工能夠使用任何桌面或移動設備上下班打卡。 您還可以將 Connecteam 用作信息亭應用程序，讓工作人員在中央位置的共享設備上打卡和打卡。

無論您選擇哪一個，時鐘都會精確到秒地跟踪工人的時間。 當您計算他們的計費時間時，這特別有用，因為許多臨時工是按小時支付工資的。

Connecteam 還具有內置 GPS 功能。 您可以實時跟踪員工的位置，以確保他們在需要的地方。

最後，Connecteam 允許您設置地理圍欄——工作地點周圍的虛擬邊界。 如果工作人員在地理圍欄之外，則無法打卡。 當他們離開工作區域時，系統會提醒他們打卡下班。 這可以為您節省大量不必要的加班費用。

全功能任務管理，讓您可以跟踪項目進度

借助 Connecteam，您可以快速輕鬆地創建任務和子任務並將其分配給您的員工。 此外，您可以將註釋、圖像和文件附加到每項任務，以便工作人員可以在一個地方訪問他們需要的所有信息。

Connecteam 向所有工作人員發送自動提醒以完成任務。 此外，您可以實時跟踪進度並向工作落後的人員發送推送通知。 您可以隨時隨地查看工作人員和項目的完成狀態。

可定制的表格和清單幫助承包商入職和合規

Connecteam 提供完全可定制的表單，您的員工可以使用它們來完成多種任務。 您可以創建和分配入職和離職表單來收集重要信息，工作人員可以使用表單來執行重要的合規任務，例如事件報告。

除了表單之外，您還可以為員工創建自定義清單。 這樣，您可以確保他們完成重要任務，例如安全檢查、庫存檢查和工作結束協議。

您可以實時跟踪表格和清單，以確保所有員工都完成他們需要的工作。

培訓和知識庫使臨時工能夠快速上手

Connecteam 的培訓功能可讓您創建自定義培訓課程並將其分配給您的員工。 您可以提供針對具體工作的培訓、合規培訓等，以便他們能夠快速開始為公司目標做出貢獻。 此外，可定制的測驗使學習變得有趣且引人入勝，並讓您測試他們對關鍵概念的了解。

Connecteam 的培訓適合移動設備，因此員工可以在任何地方完成課程。

知識庫也是員工獲取重要培訓材料的好地方。 您可以上傳圖像、PDF、視頻和音頻剪輯，以便可以使用您選擇的媒介進行培訓。 員工可以查看標準操作程序 (SOP)、公司政策等。 這使他們能夠更好地了解公司的文化和工作實踐。

集中文檔管理可幫助您保持井井有條和合規性

使用 Connecteam 的文檔管理工具安全地存儲承包商協議和合規文檔，例如 1099 稅表。 它還可以存儲 W-9、工人執照、證書和其他員工記錄。

在此處保持文檔井井有條有助於防止諸如丟失和重複記錄之類的錯誤。 您還可以設置文檔的到期日期，以確保定期審查和更新它們。

使用應用內聊天、調查等與您的零工保持聯繫

Connecteam 的應用內聊天是一種很好的方式 與您的員工保持聯繫。 您可以在一對一或群組對話中即時、安全地向他們發送消息。

還有更新功能，您可以使用它立即與整個員工共享重要信息和公告。

最後，調查和民意調查可以幫助您收集員工（包括臨時工）的反饋，並使他們感到受到重視和參與。

多種套餐，價格實惠

Connecteam 以非常實惠的價格提供所有這些功能以及更多功能。 付費套餐起價為每月 29 美元，最多可容納 30 名用戶。 用戶少於 10 名的小型企業可以永久免費使用該應用程序。

立即註冊 14 天免費試用。

主要特徵

• 拖放調度
• GPS定位追踪
• 準確的時鐘
• 功能豐富的任務管理
• 強大的培訓和入職工具
• 集中和安全的文檔管理

優點

• 移動應用
• 用戶友好的界面
• 支持性客戶服務
• 智能警報和推送通知

缺點

• 開發中的更多第三方集成

有利於人才庫管理

Avature 是一個人才招聘和管理解決方案。 公司可以使用其客戶關係管理 (CRM) 工具來管理其承包商池。 Avature 還與其他供應商管理系統鏈接。

它具有電子郵件、短信、社交媒體和 WhatsApp 等功能來接觸人才庫。 還有一個報告和分析儀表板，以便機構和公司可以跟踪進度並獲得見解。

Avature 有助於吸引人才庫中的零工，但它缺乏工作聊天、調查等讓他們保持工作熱情的功能。 它也沒有時間跟踪和日程安排等項目管理工具。

主要特徵

• 客戶關係管理能力
• 申請人跟踪系統
• 社交媒體廣告
• 報告和分析

優點

• 移動優化
• 與其他供應商管理系統的鏈接

缺點

• 沒有工作聊天或調查
• 沒有時鐘或班次安排

價格

• 聯繫供應商了解定價
• 提供免費計劃：否
• 免費試用：否

適合入職和離職

SAP Fieldglass 是我們最佳臨時勞動力管理解決方案列表中的最後一個。 經理或人力資源團隊可以通過應用程序與利益相關者協作，使用職位模板或創建新的職位申請。 職位申請可以發送到供應商平台進行發布。

借助 SAP Fieldglass，管理人員可以按狀態查看候選人資料，例如活躍員工或活躍求職者。 可以使用與 Microsoft Outlook 的集成進行採訪。

SAP Fieldglass 還提供了在執行任務時管理臨時工的功能。 這包括入職、時間表管理和跟踪發票。

最後，經理可以使用該應用程序解僱臨時工，並給他們評級或重新僱用/不重新僱用標籤。 然而，SAP Fieldglass 缺乏一個集中的文檔中心來存儲和管理零工工人的文書工作。

主要特徵

• 職位申請模板
• 候選人資料視圖，包括可用性狀態
• 時間表管理
• 發票和付款跟踪

優點

• 工作人員可以在任務結束時獲得星級評級
• 支持第三方集成

缺點

• 沒有應用內聊天
• 沒有文檔中心

臨時勞動力管理的底線

隨著勞動力成本的上升和需求的波動，越來越多的公司開始使用零工來滿足業務需求。 他們為您的企業帶來靈活性和特殊技能，但您沒有義務為他們提供公司福利，這使他們成為具有成本效益的招聘解決方案。

儘管他們不是永久僱員，但正確管理臨時工至關重要。 您需要確保遵守相關法律，並且必須在不使用員工津貼和福利的情況下讓他們繼續工作。

管理臨時工可能很棘手，但採用我們上面概述的最佳實踐，這項工作的壓力應該會小得多。

為了進一步簡化臨時工的管理，我們建議為您的臨時工使用勞動力管理解決方案。 最好的是 Connecteam ，它提供了大量功能來管理和吸引您的臨時工。

立即免費開始使用 Connecteam！

常見問題解答

我如何找到臨時工？

臨時工可以由公司直接採購。 您可以在 LinkedIn 或特殊的自由職業者平台等工作板上列出工作。 許多公司還使用專門招聘臨時工的外部機構和招聘人員。 他們在採購、招聘和入職流程中為您提供支持。

我應該如何管理我的獨立承包商？

使用勞動力管理軟件來管理您的獨立承包商。 Connecteam 是最好的勞動力管理解決方案。 它提供時間跟踪、日程安排、文檔管理、培訓等功能。 它還有一個移動應用程序，您可以使用該應用程序隨時隨地與您的臨時工保持聯繫並與之互動。

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