如何在 Excel 中創建時間表
已發表: 2021-10-28完全公開，我從來不需要在 Excel 中創建時間表。 到目前為止。 讓我告訴你一件事，我想在 10 分鐘後拔掉我的頭髮！
是的，準確跟踪員工工時和創建時間表確實是業務管理的必要組成部分，而 Excel 似乎是合乎邏輯的選擇，因為它是免費的。
然而，僅僅因為 Excel 是免費的並不能使其成為創建員工時間表和計算工資單的最佳工具。 這不是一個簡單的時間跟踪方法。 這就是為什麼。
為什麼不應該使用 Excel 時間表來創建時間表和計算工資單
使用 Excel 創建時間表起初可能是一個很好的解決方案，但從長遠來看並不是一個有效的時間表。
使用 Excel 創建時間表時有幾個主要缺點……
- 創建它們需要很長時間，尤其是在您不熟悉 Excel 的情況下。
- 因為必須手動輸入小時數，所以它們可能充滿錯誤和錯誤。 這只會導緻美國國稅局的巨額罰款。
- 在沒有監督的情況下，員工可以操縱時間，也稱為時間盜竊。
- 必須使用公式來計算正常工作時間、總工作時間和加班時間。 還必須使用公式在月底根據這些時間表計算工資單。
- 創建報告很困難，因為 Excel 不是作為報告工具創建的。
這些只是創建 Excel 時間表的一些缺點的幾個例子。 最後，由於愚蠢、粗心的錯誤，使用 Excel 創建時間表可能會使您的公司損失數千美元。
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使用員工時間跟踪應用程序確實是最佳選擇。 借助 Connecteam 等員工時間跟踪應用程序，企業主可以準確跟踪員工時間並使用數字員工時鐘應用程序創建時間表。 不再有手動流程，不再有錯誤，也不再浪費時間。
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如何在 Excel 中創建時間表模板
如果您以前使用過，創建 Excel 時間表非常簡單。 它包括您會在普通時間表上看到的大部分詳細信息，例如員工信息、日期、完成的任務、開始和結束時間、正常工作時間、加班時間和缺勤時間。
在您添加了您希望員工填寫 Excel 時間表的所有詳細信息後，您需要將公式放置在正常工作時間單元格、加班工作時間單元格和總工作時間單元格中； 以便 Excel 可以計算已輸入的小時數。
此外，您必須以時間格式格式化具有上班和下班打卡時間的單元格，以及每個付薪期的總工作時數、正常工作時間和加班時間以數字格式工作。 此外，任何具有“收入金額”的單元格都需要採用會計格式。
重要的是要記住，如果您的員工寫入的值不正確，您最終可能會在發工資時大量多付或少付員工工資。
如何計算 Excel 中的總工作時數
這是它變得有點複雜的地方。 為了讓 Excel 計算總工作時數，您必須使用該員工的相應單元格輸入公式“=（結束時間 - 開始時間 * 24）”。
如何在 Excel 中計算正常工作時間
計算正常工作時間，需要您設置允許員工在變成加班之前的正常工作時間。 為此，請輸入公式“=IF(總小時數 >= (最大正常小時數), (最大正常小時數), (最大正常小時數)。在本例中，允許工作的正常正常小時數為 9。
如何在 Excel 中計算加班時間
要在 Excel 中計算加班時間，您還必須輸入另一個公式。 為此，請輸入公式“=if（總小時數<=最大正常小時數，0，（總小時數 - 最大正常小時數））。
如何使用 Excel 公式計算工資單
您還可以使用 Excel 計算工資單。 請務必記住，如果您的員工輸入的工時不正確，那麼您的工資單也將不正確。
首先，您必須計算包括加班在內的總工作時間。 計算總小時數的公式是“sum(first:last row)”。 之後，您必須使用相同的公式來計算所有加班時間。 要計算工資，只需將小時費率乘以工作小時數即可。
對於此示例，我們將使用每小時 15.00 美元的時薪。
對加班時間和總小時數重複此過程以計算工資單，並確保為加班的員工輸入正確的小時工資。 然後，您必須將所賺取的金額與所賺取的加班費相加，以計算所賺取的總工資。
為什麼鎖定時間表很重要
在與員工共享時間表和為工資單創建準確的時間表時，能夠鎖定您的時間表至關重要。 未鎖定的時間表可以更改或操縱，這將導致薪資錯誤。
使用 Excel，您可以通過只允許某些員工訪問 Excel 電子表格來鎖定您的時間表。 您還可以在一天中的特定時間關閉共享，在員工輸入完他們的時間後，這樣員工以後就無法更改或添加時間。
好消息是您不必執行任何這些操作。 有一些很棒的員工時間跟踪軟件解決方案，只需點擊幾下即可創建時間表並導出到工資單。
如何使用數字解決方案實現流程自動化：Connecteam
Excel 確實有一些缺陷……
- 如果您不熟悉 Excel，則需要花費大量時間和精力。
- 它沒有組織。
- 公式可能會中斷並影響計算。
- 不可能通過 Excel 輕鬆地與員工溝通他們的時間表。
- 所有小時數必須手動輸入。
- Excel 不在線，因此幾乎不可能進行協作。
如果製作 Excel 時間表對你和我一樣困難，那麼你會很高興知道有一種方法可以在不使用 Excel 的情況下自動完成整個過程！ 像 Connecteam 這樣的員工管理軟件可以讓您完成 Excel 可以做的一切，甚至更多。
使用 Connecteam，您可以通過以下方式準確跟踪員工工時：
- GPS 跟踪供電時鐘允許員工直接從他們的移動設備打卡進出。
- 完全可定制的時間表。
- 通過直接在管理儀表板上查看和批准時間表來節省時間。
- 輕鬆鎖定時間表，這樣員工就無法在未經批准的情況下更改時間，並減少員工盜用時間的情況。
- 還可以通過使用地理圍欄技術防止工資單問題，例如時間盜用和夥伴打卡，創建員工可以上下班的虛擬邊界。
- 設置薪資週期，並在員工查看時間表時自動通知員工。
- 輕鬆將時間表導出到薪資軟件，例如 Connecteam 與 QuickBooks Online 和 Gusto 的集成，以實現 100% 準確的薪資。
- 自動通知提醒經理加班、時間限制、雙倍時間等。
- 管理人員可以通過應用程序內的聊天功能輕鬆地聯繫員工了解他們的時間表，並解決任何問題或差異。
員工時間跟踪軟件，如 Connecteam，可以輕鬆高效地創建時間表。 使用 Connecteam，無需手動創建 Excel 時間表或輸入令人困惑的公式。 一切都是自動化的、準確的和簡單的。
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底線：如何在 Excel 中創建時間表以及為什麼不應該這樣做
如前所述，如果您還不熟悉如何使用 Excel，那麼創建時間表可能會很困難並且會花費很多時間。
更不用說，它們可能充滿了錯誤或錯誤——在計算工資單時會讓你花錢。
隧道盡頭有一盞燈！ 您現在可以使用 Connecteam 等數字解決方案自動執行流程。 擺脫創建手動 Excel 時間表的麻煩，開始準確跟踪員工工時，在幾分鐘內創建時間表，並導出到工資單。